Отказное письмо: для каких товаров нужно и как его оформить

Виктория Пушкарева

Эксперт в аналитике маркетплейсов Wildberries, Ozon, «Детский мир». Проверяющий куратор курсов Skillbox «Основы работы с маркетплейсами» и «Как продавать на Wildberries». Куратор учебного чата «Как продавать на Wildberries».

По закону продавцы должны представлять документы, которые подтверждают качество товара. Один из документов, которые можно использовать, — отказное письмо. В этом материале Skillbox Media разбираемся:

• что такое отказное письмо и кому оно нужно;
• на какие товары необходимо оформлять отказные письма;
• где получить письмо и сколько это стоит;
• что нужно для оформления письма;
• каким должно быть отказное письмо;
• сколько действует отказное письмо;
• что будет, если его не оформить.

Что такое отказное письмо и кому оно нужно

Отказное письмо — документ, который подтверждает, что товару не требуется сертификат качества или декларация соответствия. Оно нужно почти всем, кто производит и продаёт товары.

Отказные письма на продукцию могут запрашивать покупатели, контролирующие органы или площадки для торговли — например, маркетплейсы. Поэтому существуют разные виды отказных писем. Например:

• пожарные письма подтверждают МЧС, что товар не подлежит пожарной сертификации;
• санитарно-эпидемиологические письма подтверждают Роспотребнадзору, что продукция не подлежит особому контролю;
• таможенные письма подтверждают, что товар не должен проходить карантинный контроль и получать сертификат по стандартам РФ или ЕАЭС.

Самый распространённый вид — торговые отказные письма по сертификации. Их предоставляют покупателям и маркетплейсам: Wildberries, Ozon, «Яндекс.Маркету» и другим. Ниже мы рассказываем об этом виде писем.

На какие товары нужно получать отказные письма

Все товары можно условно поделить на две группы: подлежащие сертификации или декларированию и не подлежащие. Отказные письма оформляют на вторую группу товаров. Разберёмся в этом подробнее.

По закону продавцы и производители некоторых видов товаров должны оформлять на них сертификаты и декларации. Полный перечень таких товаров указан в Постановлении Правительства РФ №2425. К ним относятся, например, принадлежности для новорождённых, медицинские изделия, термосы и нательное бельё.

Отказные письма нужно оформлять для всех остальных товаров. Например, для зонтов, искусственных цветов, зеркал, сувениров, ёлочных украшений и многих других.

Где получить отказное письмо и сколько это стоит

Документ можно получить у производителя товаров, если вы их перепродаёте. Ещё отказное письмо может сделать аккредитованный сертификационный центр. Полный список таких центров можно посмотреть в реестре.

Цена отказных писем начинается от 3 тысяч рублей и может достигать 6 тысяч. Стоимость зависит от вида отказного письма и типа продукции, на которую оформляют документ.

Что нужно для оформления отказного письма

Оформить отказное письмо могут и индивидуальные предприниматели, и юридические лица, и самозанятые. Для этого нужно обратиться в один из сертификационных центров и предоставить пакет бумаг.

Требования к пакету документов могут различаться у разных центров. Чаще всего просят:

Можно отправить все эти данные по электронной почте или принести документы лично. Отказное письмо отправят с курьером или почтой.

Каким должно быть отказное письмо

Законом не установлен образец отказного письма. Известно только, что в нём обязательно должны быть:

• сведения о сертификационном центре, который выдал документ;
• название компании или данные человека, который обратился за отказным письмом;
• дата составления документа;
• исходящий номер отказного письма;
• сведения о продукции и её код;
• обоснование того, что товару не нужны декларации и сертификаты;
• срок действия письма.

Обоснованиями служат ссылки на нормативные и законодательные акты. Например, в отказном письме могут сослаться на технические регламенты Таможенного союза, на Постановление Правительства РФ №2425, Решение КТС №299 и другие нормы. О сроках действия документа мы подробно поговорим ниже.

Сколько действует письмо

Срок действия отказного письма по закону — год. Ещё его могут выдать без указания срока действия: тогда оно считается бессрочным и действует, пока в список товаров для обязательной сертификации не внесут изменения.

За этим нужно следить. Например, действующее сейчас постановление вступило в силу 1 сентября 2022 года. Все бессрочные письма, оформленные до первого сентября по старому постановлению №984, теперь действуют до первого сентября 2025 года. После нужно будет получать их заново.

Что будет, если не оформить отказное письмо

Официально производители и продавцы не обязаны оформлять отказные письма. Но лучше сделать это — по двум причинам.

Первая причина — возможная потеря времени. Контролирующие органы могут усомниться в том, что товарам не нужны сертификаты и декларации. Всё время, пока идёт разбирательство, вы не сможете продавать товары или пересекать границу с ними. А если представить отказное письмо, вопрос будет решён сразу.

Вторая причина — возможная блокировка на маркетплейсах. Маркетплейсы могут запросить документы на товар сами или после жалоб от покупателей. Если не представить сертификат или отказное письмо в течение срока, указанного в оферте, маркетплейс может заблокировать товар. Если документов не будет на большую часть товаров, могут заблокировать весь аккаунт. Блокировка сохранится до момента, пока вы не представите документы.

Главное об отказных письмах

• Отказное письмо — документ, который подтверждает, что на товар не нужно оформлять сертификат и декларацию.
• Письма оформляют на все товары, которые не подлежат обязательной сертификации или декларированию.
• Получить документ можно у производителя или в аккредитованном сертификационном центре — услуга стоит от 3 тысяч рублей.
• Для оформления отказного письма нужно заполнить заявление, указать данные о заявителе и товаре.
• В документе должны быть дата составления, название центра, номер письма, сведения о продукции и обоснование, почему на неё не нужны сертификаты.
• Отказное письмо действует год — или бессрочно, если срок не указан, но тогда оно теряет силу, когда в перечень товаров для обязательной сертификации вносят изменения.

Как узнать больше о торговле на маркетплейсах

• Wildberries — самый популярный маркетплейс в России. В Skillbox Media есть подробный гайд по торговле на Wildberries. Мы разобрались, как выбрать модель работы, как оформить карточку товара и вывести её в топ, когда нужны сертификаты, а когда — отказные письма.
• Ozon — ещё один популярный маркетплейс. Прочитайте этот гайд, чтобы узнать, как начать торговать на Ozon. Мы рассказали, как получать больше отзывов, как работать с ценами на товары и какие способы продвижения лучше использовать.
• Торговать на маркетплейсах невозможно без продвижения. В этом материале разобрались, как работает платное и бесплатное продвижение на Wildberries: какие характеристики указать в карточке товара и какую рекламу лучше запустить.
• Чтобы успешно торговать на маркетплейсах, нужно уметь анализировать рынок, разрабатывать стратегию продвижения и общаться с покупателями. Приходите на курс Skillbox, где учат работать с крупнейшими российскими и зарубежными площадками.