Как стать event-менеджером: где учиться и получать практические навыки

О том, как стать ивент-менеджером, рассказала

Юлия Сюмаченко-Дроздова

Руководитель рекламного направления одного из ведущих брендов мототехники в России.

Профессиональный организатор мероприятий с 2007 года. Автор научных статей по управлению потребительскими впечатлениями, спонсорству, PR-поддержке мероприятий. Работала с Mercedes-Benz, Chrysler, Jeep, Dodge, Jaguar, Land Rover, Mobil 1, Michelin, Polaris, Indian, Klim.

Проверяющий куратор на курсах Skillbox «Основы контент-маркетинга», «Ивент-менеджер с нуля», «Спецпроекты и нативная реклама» и «Профессия Ивент-менеджер».

Освоив ивент-менеджмент, можно устроиться в штат компании и зарабатывать до 200 тысяч рублей. Также можно брать заказы на фрилансе и получать 10, 20 и даже 120 тысяч рублей за один проект. Ивент-менеджмент востребован, поэтому даже в небольшом городе у хорошего специалиста будет много работы.

В этом материале Skillbox Media рассказываем, как стартовать в этой сфере.

• Кто такой ивент-менеджер
• Сколько зарабатывает ивент-менеджер
• Что нужно знать и уметь, чтобы управлять событиями
• Как стать ивент-менеджером без опыта
• Где искать первые проекты
• Как узнать больше об ивент-менеджменте

Кто такой ивент-менеджер

Ивент-менеджер (event-менеджер) — это специалист, который организует мероприятия. Мероприятия могут быть любые — юбилеи, свадьбы, конференции, деловые завтраки.

Ивент-менеджер управляет всеми этапами подготовки события, отвечает за его реализацию и подведение итогов. Менеджер может делать всё самостоятельно, а может руководить командой: ставить задачи и отвечать за результат перед заказчиком.

Задачи ивент-менеджера зависят от типа события. Перечислим задачи специалиста, который занимается организацией деловых мероприятий. На них ивент-менеджер:

• Общается с заказчиком — выясняет, зачем проводят мероприятие, каким оно должно быть, какой бюджет на него готовы потратить.
• Разрабатывает идею и содержание мероприятия. Также составляет программу события и смету проекта.
• Работает со спикерами. Ищет подходящих, договаривается о выступлениях, организует их.
• Подготавливает площадку, на которой пройдёт событие. Ивент-менеджер ищет подходящую площадку, определяет список необходимого оборудования, занимается брендированием и кейтерингом.
• Работает с подрядчиками. Ищет подрядчиков, заключает с ними договоры, ставит задачи, контролирует их выполнение.
• Координирует мероприятие. Следит за тем, чтобы всё шло по плану, и решает возникающие проблемы.
• Проводит постивент. Контролирует демонтаж оборудования, составляет отчёты и следит за KPI проекта. KPI — ключевые показатели эффективности. Это метрики, позволяющие оценить эффективность ивента. Например, метрикой может быть количество гостей или уровень удовлетворённости гостей.

Набор задач зависит от целей и формата мероприятия. Например, ивент-менеджер может работать со спонсорами и партнёрами, отвечать за анонсирование и продвижение мероприятия, заказывать билеты, отели, трансферы, управлять командой волонтёров, взаимодействовать со спикерами и участниками события.

Ивент-менеджмент — большая отрасль. Ивент-менеджеры нужны компаниям, которые проводят свои мероприятия, рекламным и ивент-агентствам, ивент-пространствам. Кроме того, менеджеры могут работать на фрилансе — организовывать мероприятия для разных клиентов. Хорошие специалисты всегда обеспечены работой — и в мегаполисе, и в небольшом городе.

Сколько зарабатывает ивент-менеджер

В сфере большой разброс зарплат. Зарплата ивент-менеджера зависит от региона, масштаба мероприятий, опыта работы, сложности задач. Рассмотрим доходы специалиста в штате и на фрилансе.

Зарплата в агентстве или в штате компании — от 60 тысяч до 200 тысяч рублей в месяц. По данным сервиса Zarplan, средняя зарплата в отрасли в мае 2023 года составляла 93 860 рублей.

Доход ивент-менеджера на фрилансе — от 30 до 150 тысяч рублей в месяц. Заработок напрямую зависит от количества клиентов, масштаба и вида события. За организацию одного события можно получить и 10 тысяч, и 300 тысяч рублей. Как правило, ивент-менеджер получает 15–20% бюджета мероприятия.

Допустим, ивент-менеджер организует небольшой мастер-класс с бюджетом 100 000 рублей. Его доход — 15–20 тысяч рублей. А если менеджер возьмётся за организацию презентации продукта с бюджетом 800 тысяч, он может заработать 100–120 тысяч рублей, но и задач у него будет намного больше.

Ивент-менеджер может зарабатывать намного больше, если откроет своё ивент-агентство. Например, можно открыть несколько агентств со специализацией на разных видах событий, а можно — ивент-агентство полного цикла и, кроме основных услуг, продавать онлайн-курсы и консультации специалистов.

Ивент-менеджер, работающий на фрилансе, тоже может увеличить доход, став специалистом в узкой, сложной ивент-нише. Если менеджер хорошо выполняет свою работу, он станет востребован и всегда будет иметь рекомендации и заказы.

Что нужно знать и уметь, чтобы работать ивент-менеджером

Вот что должен знать и уметь специалист:

• Управлять командой. Ивент-менеджер руководит рабочей группой, поэтому он должен уметь ставить задачи, обеспечивать команду ресурсами и инструментами для эффективной работы, контролировать результаты, мотивировать и вдохновлять.
• Знать основы маркетинга. А именно — как устроена разработка продукта, ценообразование, продвижение. Благодаря этим знаниям ивент-менеджер понимает, как решить задачи заказчика с помощью мероприятия, как назначать цену на билеты и анонсировать событие, чтобы собрать желаемое количество участников или зрителей.
• Вести переговоры. Ивент-менеджер общается с заказчиками, подрядчиками, спикерами, партнёрами. Иногда ивент-менеджерам приходится общаться с представителями администрации, которые согласовывают проведение мероприятия.
• Публично выступать. Ивент-менеджер должен уметь защищать идею и концепцию проекта перед заказчиком, показывать преимущества мероприятия потенциальным партнёрам и ключевым спикерам. Для этого он должен не бояться публичных выступлений.
• Знать основы копирайтинга. Важно хотя бы на базовом уровне разбираться в нём, потому что ивент-менеджер пишет тексты для писем, презентаций, коммерческих предложений. Он также может отвечать за посты в соцсетях, анонсы, пресс-релизы и новости о ходе события.
• Составлять презентации. Презентации показывают заказчикам, спонсорам, спикерам. Ивент-менеджер должен уметь делать «продающие» презентации, которые убедят принять участие в событии.
• Работать в Excel и «Google Таблицах». Это базовые программы для составления ряда документов. Например, в таблицах делают сметы, тайминг мероприятия, диаграммы Ганта, технологические карты событий и многое другое.
• Знать законодательство. Ивент-менеджер обязательно должен знать законы, которые регулируют деятельность по организации мероприятий. Например, Гражданский кодекс РФ, ФЗ №38, ФЗ №54 2003 года, ФЗ №54 2004 года, ФЗ №436, Основы законодательства Российской Федерации о культуре.
• Работать в графических редакторах. Этот навык пригодится при создании технических макетов — например, карты площадки, схемы брендирования, схемы рассадки участников. Если ивент-менеджер умеет работать в графических редакторах, ему не придётся обращаться к дизайнеру.

Ещё для ивент-менеджера важны стрессоустойчивость, развитые коммуникативные навыки, системное мышление и способность работать в режиме многозадачности.

Как стать ивент-менеджером, если нет опыта

Стартовать в отрасли можно с нуля. Для этого сначала нужно изучить теорию, а потом приступить к практике.

Не обязательно получать высшее образование, но знания приобрести необходимо. Например, ивент-менеджер должен разбираться в том, какие этапы включает организация мероприятия, какие ресурсы и инструменты нужны в работе, как запланировать KPI проекта и оценить результаты. Ещё нужно знать, как искать персонал, выбирать площадку, работать с подрядчиками, спикерами, волонтёрами.

Знания можно получить на курсах по ивент-менеджменту. Можно прийти в ивент-менеджмент и после программы высшего образования, но на это придётся потратить больше времени, а если поступить на платное отделение — и больше денег. Курсы обходятся дешевле, длятся меньше, а некоторые программы позволяют сразу закрепить теорию на учебных кейсах.

Наработать практический опыт можно разными способами. Три самых распространённых — стажировка, волонтёрство и самостоятельная организация мероприятий. Рассмотрим каждый подробнее.

Стажировка. Стажёр участвует в подготовке мероприятий, но выполняет простые задачи. Например, ищет подрядчиков, ведёт документооборот, закупает материалы, заказывает полиграфические услуги. Стажёр не общается с заказчиком, не занимается бюджетированием и не ведёт переговоры с ключевыми участниками мероприятия. Он учится взаимодействовать с командой, изучает процесс организации события и получает опыт работы на площадке.

Когда стажёр поучаствует в подготовке нескольких крупных ивентов, он может перейти на позицию ивент-менеджера. Но для перехода на эту позицию нужна качественная рефлексия, подробный командный разбор ошибок и успехов после каждого события. Командный разбор означает, что команда обсуждает свои ошибки и успехи.

Волонтёрство. Волонтёр работает на мероприятии безвозмездно. В волонтёры обычно идут, чтобы достичь своих целей: стать участником масштабных событий, увидеть закулисье известных мероприятий, познакомиться со знаменитостями, приобрести новые знакомства и полезные связи.

Волонтёр обычно не участвует в подготовке события, а работает в день мероприятия на площадке. Он отвечает за один участок работы — например, регистрирует участников, аккредитует СМИ, встречает гостей, выдаёт сувенирную продукцию, помогает гостям в навигации.

Волонтёр не видит всех этапов подготовки мероприятия и не взаимодействует со всей командой проекта. Но на этой позиции можно натренировать насмотренность, проникнуться атмосферой мероприятий, поучаствовать в разных событиях и выбрать интересующую область работы.

Самостоятельная организация мероприятий. Самостоятельный старт даёт максимальную свободу действий. Начинающий ивент-менеджер может организовывать события на заказ — отвечать за проведение свадеб, выпускных, мастер-классов — или реализовывать собственные проекты.

Но это самый рискованный вариант. Нужно быть очень осторожным и внимательным — на старте неизбежны ошибки и провалы. Если их будет слишком много, это испортит репутацию.

Где искать первые проекты

Искать работу можно разными способами. Всё зависит от того, чего вы хотите — устроиться в штат, стать волонтёром или начать организовывать мероприятия самостоятельно.

Если вы хотите попасть на стажировку или найти работу ивент-менеджером без опыта, можно искать вакансии на агрегаторах или на сайтах компаний.

Агрегаторы вакансий — HeadHunter, «ГородРабот», «Яндекс Работа», SuperJob, «Карьерист.ру» и так далее. Есть и отраслевые площадки, на которых можно искать вакансии, — например, event.ru.

Ещё можно самому обращаться в компании. Ивент-менеджеры могут быть нужны компаниям, которые проводят свои мероприятия, — например, «Пеноплэксу», хоккейному клубу «СКА», РБК. Также специалисты часто нужны в рекламных и ивент-агентствах, ивент-пространствах: на выставочных площадках, в детских и развлекательных центрах, арт-галереях, на концертных площадках, в ресторанах, на автодромах.

Если вы хотите стартовать с позиции волонтёра, можно мониторить соцсети и сайты интересующих вас проектов и компаний. Например, следить за новостями Петербургского международного экономического форума или футбольного клуба «Зенит».

Те, кто хочет принимать участие в разных ивентах, могут мониторить новости ивент-агентств. Они часто ищут волонтёров для мероприятий. На сайтах некоторых агентств даже есть специальный раздел — «Волонтёрам». А ещё можно стать членом волонтёрских организаций — например, Ассоциации волонтёрских центров (АВЦ) или Центра городских волонтёров Санкт-Петербурга. Они работают с большим числом проектов и постоянно объявляют набор волонтёров.

Если вы хотите начать организовывать свои мероприятия, искать клиентов придётся постоянно. Вот что можно использовать:

• Нетворкинг на профильных мероприятиях. Знакомства с опытными ивент-менеджерами нужны не только чтобы развиваться, но и чтобы получать заказы: специалисты могут предлагать вам проекты, за которые не взялись сами.
• Коллаборации с подрядчиками и площадками. Например, если вы хотите заняться организацией свадеб, договоритесь о партнёрстве с салоном свадебных платьев. Продавцы будут рекомендовать вас тем, кто готовится к свадьбе.
• Онлайн-маркетинг. Например, можно запустить таргетированную рекламу, создать свой сайт и заняться SEO, покупать рекламу в городских сообществах в соцсетях, вести блог или страницы в соцсетях.

Для старта важно сделать хорошее портфолио — это повышает доверие потенциальных клиентов. Собрать портфолио можно уже после первых проектов: рассказать, какими мероприятиями занимались, какие задачи решали, какие результаты получили.

Портфолио нужно дополнять фотографиями. Для этого можно сделать тематическую студийную съёмку и профессиональные фото с мероприятий. Последние покажут вас в работе — как вы выглядите, с каким настроением работаете, как в целом проходит событие.

Главное об ивент-менеджерах в 4 пунктах

• Ивент-менеджер — это специалист, который организует мероприятия: свадьбы, юбилеи, конференции, деловые завтраки и многое другое. Чтобы организовать их, ивент-менеджер решает много задач — от общения с заказчиком до подготовки площадки.
• В ивент-менеджменте можно зарабатывать до 200 тысяч рублей в месяц, если устроиться в штат компании. Доход на фрилансе зависит от количества клиентов и масштаба мероприятий. За организацию одного события можно получить и 10, и 120 тысяч рублей.
• Для успешной работы ивент-менеджеру нужно знать основы маркетинга, копирайтинга и законодательства, уметь управлять командой, публично выступать, создавать презентации, вести переговоры, работать в графических редакторах, Excel и «Google Таблицах».
• Стартовать в отрасли можно без опыта. Для этого нужно изучить теорию и получить практические навыки. Изучить теорию можно на курсах, попрактиковаться — в роли стажёра, волонтёра или самостоятельного организатора мероприятий.

Как узнать больше об ивент-менеджменте

• Если вы только начинаете изучать тему, прочитайте гайд по ивент-менеджменту и обзор профессии ивент-менеджера. В гайде рассказали главное, что новичку нужно знать об отрасли. В обзоре профессии практикующий ивент-менеджер рассказал о своём опыте.
• Если вы планируете работать в этой сфере, прочитайте другие материалы Skillbox Media. Мы рассказывали, как управлять бюджетом проекта, как создавать эффективные презентации и как организовывать PR-кампании.
• Если хотите начать зарабатывать на организации событий, обратите внимание на курс Skillbox «Профессия Ивент-менеджер». Он на 84% состоит из практики — позволяет получить навыки, необходимые для того, чтобы брать заказы на фрилансе или устроиться в штат. В программу обучения входят дополнительные модули по управлению командами, работе в «Google Таблицах» и созданию презентаций.
• Также в Skillbox есть курс «Ивент-менеджер с нуля». Он подойдёт тем, кто хочет освоить профессию с нуля, и начинающим ивент-менеджерам. Курс входит в программу «Профессия Ивент-менеджер».