Управление
#статьи

Большой гайд по созданию презентаций: как сделать убедительный текст, дизайн и структуру

Пошаговое руководство для профессионалов и новичков. Разбираем все этапы — от изучения целевой аудитории до оценки эффективности выступления.

Кадр: фильм «Скрытые фигуры» / Fox 2000 Pictures

Презентации нужны везде: их используют для продажи продуктов, выступлений на мероприятиях, отчётов перед руководством. Умение подготовить хорошую презентацию пригодится и предпринимателям, и менеджерам, и стартаперам, и студентам.

В этом материале Skillbox Media рассказываем, как сделать презентацию для любой цели.

Пошаговая инструкция с универсальными советами:


Зачем и как изучать целевую аудиторию презентации

Целевая аудитория — это не все, кто будет присутствовать в зале или читать вашу презентацию. Это люди, от которых зависит результат. Они принимают решение, выделить ли бюджет на покупку вашей продукции или инвестировать ли деньги в проект.

Чтобы достичь цели с помощью презентации, важно изучить целевую аудиторию и найти к ней подход. Чем больше данных об аудитории вы соберёте, тем лучше.

«Портрет целевой аудитории должен быть полным. Учитывайте не только сферу деятельности, но и возрастную категорию. Однажды мой коллега успешно представил концепцию проекта менеджерам среднего звена, используя образ супергероя Marvel. Аудитория состояла из молодых людей не старше 30 лет. С той же динамичной презентацией он явился к топ-менеджеру старше 50 лет. Провал! Руководитель не знал, что за персонажа он постоянно видит на экране и в каком контексте соотнести его с темой презентации. Ассоциация не сыграла».

Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»

Чтобы изучить целевую аудиторию, можно сделать портрет слушателя, или карточку целевой аудитории. Портрет может быть условным, когда вы сами себе отвечаете на несколько вопросов. Или подробным, «на бумаге», когда предстоит судьбоносная презентация и вы работаете над ней в команде.

Первый вопрос, на который нужно ответить при разработке карточки, — какую выгоду аудитория получит от вашей презентации. Получат ли инвесторы перспективный товар, а покупатели — продукт, который закроет их потребности. Если конкурентов мало, на этом можно остановиться. Достаточно будет описать ваше предложение, его преимущества и пользу для целевой аудитории.

«Лучшая тактика презентации — определить систему ценностей ваших слушателей, найти атрибуты этой системы и сделать на них акцент. Знаете, как старший руководитель ценит искренность? Честно расскажите о возможных рисках».

Александр Зубрицкий,
сертифицированный проджект-менеджер (сертификат PMP)

Если конкурентов много, можно разработать более подробную карточку клиента. Описать цели и задачи, глубинные мотивы, потребности, интересы, барьеры, страхи и даже психотип аудитории по моделям Censydiam, «Психея», классификации Личко или адаптации архетипов Юнга.

Так может выглядеть карточка клиента
Изображение: студия VisualMethod

Получить эти данные можно разными способами. Самый простой — изучить профили целевой аудитории в соцсетях, интервью и комментарии в СМИ. Более сложный — провести глубинные интервью с представителями ЦА.

Сколько слайдов должно быть в презентации

Выбирать количество слайдов нужно исходя из типа презентации. Бывают презентации для чтения и презентации для выступления.

Презентацию для чтения обычно отправляют по почте. Человек сам изучает её, поэтому нужно дать ему исчерпывающую информацию: рассказать всё о продукте, проекте, компании.

Одновременно с этим презентацию нужно сделать короткой. Человек может держать фокус около десяти минут — нужно, чтобы он успел изучить информацию за это время. Чтобы заинтересовать его, можно начать с самых важных слайдов.

Универсального количества слайдов в презентации для чтения нет — всё зависит от цели, продукта, целевой аудитории. Но чем короче будет презентация, тем выше вероятность, что её прочитают до конца. Поэтому на слайдах обычно показывают самое важное: фото продукции, схему процесса, портрет аудитории проекта, прототипы. Остальное отправляют в пояснительной записке — в письме или в отдельном документе.

Важный нюанс: сетевой этикет предполагает, что файл будет весить не больше 10 МБ. Некоторые компании и почтовые сервисы не принимают письма с тяжёлыми вложениями или отправляют их в спам. Поэтому делайте презентацию лёгкой. Как уменьшить размер файла, можно прочитать здесь.

Презентация для выступления дополняет монолог спикера. Она нужна, чтобы донести самые важные мысли и показать то, о чём сложно рассказать. Дублировать в презентации всё выступление — распространённая ошибка. По данным опроса студии VisualMethod, 36% организаторов конференций сталкиваются с ней в выступлениях спикеров.

«Если текст выступления и презентации совпадает, это показатель слабой подготовки. Нахождение спикера на сцене бессмысленно — мы можем просто отправить презентацию по почте. А когда презентация создаёт мультимедийный эффект, подтверждает и иллюстрирует слова — это успех».

Дмитрий Степанов,
генеральный директор и сооснователь компании InterForum, лектор РАНХиГС по направлению организации деловых мероприятий

Разница между презентациями для чтения (слева) и для выступления (справа)
Изображение: студия VisualMethod

Количество слайдов в презентации для выступления зависит от его продолжительности. В среднем аудитория воспринимает данные с одного слайда на две-три минуты выступления спикера. В вашем случае может быть по-другому. Но учтите: если спикер переключает слайды слишком часто, это отвлекает всех. Аудитория сосредотачивается не на выступлении, а на слайдах, чтобы успеть всё изучить.

«Мы проанализировали известные форматы презентаций — от питчей перед инвесторами до выступлений на экономических форумах. Пришли к выводу, что самая популярная временная граница выступления — 20 минут, а общее количество слайдов не превышает десяти. Чем выше статус спикера, тем меньше слайдов, потому что основное внимание приковано к говорящему. Я рекомендую подготовить текст выступления из расчёта 120–150 слов в минуту, а уже на основе этого делать слайды, которые проиллюстрируют вашу историю».

Виктория Рындина,
сооснователь студии VisualMethod, MBA по коммуникациям

Как составить план презентации

План презентации нужен, чтобы представлять, какие слайды делать и в какой последовательности их показывать. Он должен быть понятным и интересным. Расскажем, как этого добиться, и приведём пример готовой структуры.

Чтобы презентация была понятной, начните работу над планом с цели. Поймите, чего вы хотите добиться от целевой аудитории. Потом ответьте на вопросы: почему ЦА должна это сделать, какую выгоду она получит, почему она должна выбрать именно ваш продукт или проект, какие опасения у неё могут возникнуть и как можно их снять.

Ответы на эти вопросы запишите в документе. Подберите факты, которые будете использовать, — кейсы, статистику, модели, инструменты. Распределите всё на логические блоки. В итоге у вас должен получиться сценарий: заголовки, связанные в одну историю, и факты под каждый из них.

Чтобы презентация была интересна целевой аудитории, важно вызвать у слушателей эмоции. Люди принимают решение на основе фактов, но пропускают их через призму ощущений. Эмоции рождаются, когда аудитория видит развитие сюжета, интересные факты или переходы. Поэтому при создании структуры презентации можно использовать адаптированную модель «трёхактной классики».

Модель состоит из трёх элементов:

  • Завязка. Интересный факт, нестандартная ситуация, вызов или проблема. Вы погружаете аудиторию в ситуацию. Эту часть презентации можно сравнить с «побуждающим событием» в кино или постановке.
  • Перипетия. Это резкий поворот — рассказ об угрозе или интересной возможности. Его обычно помещают в середину презентации.
  • Развязка. Финал, или окончание истории. Для презентации это выводы и рекомендации: что нужно делать, чтобы всё закончилось в пользу аудитории.

Лучше всего люди запоминают начало, конец и то, что выбивается из общей логики или вызывает сильные эмоции. Поэтому использование в середине резкого поворота позволяет удерживать внимание на протяжении всего выступления.

Инфографика: Skillbox Media

Структура презентации будет зависеть от цели и особенностей целевой аудитории. Задачи могут быть разными — обучить, продать, привлечь инвестиции, развлечь. Мы приведём пример универсальной структуры для продаж. Она состоит из семи модулей.

Заявочный слайд. Первый слайд, который знакомит аудиторию с презентацией или выступлением. Он должен заинтересовать зрителя, поэтому на него обычно выносят самое важное: проблему целевой аудитории, уникальное предложение или преимущества компании.

На первый слайд можно вынести главный вопрос целевой аудитории
Изображение: студия VisualMethod

Содержание. Другое название модуля — план взаимодействия. Это краткое содержание презентации. Оно нужно, чтобы показать общую логику выступления. Вместо простого списка на слайде с содержанием лучше использовать подходящие по смыслу иконки, а сам план разбить на логические блоки.

Пример того, как может выглядеть модуль с содержанием
Изображение: студия VisualMethod

Проблема. Это описание потребностей целевой аудитории и главной проблемы, которую поможет решить ваш продукт.

Проблема может занимать один слайд или несколько — в зависимости от того, как глубоко вы в неё погружаетесь
Изображение: студия VisualMethod

Аналитика. Это подтверждение того, что проблема актуальна, и демонстрация последствий: что будет, если её не решать.

Также в модуле могут быть перечислены существующие решения. Тогда рассказывают, как проблему решают разные структуры, страны, конкуренты. Это необязательно, но эти данные помогут выделить ваше предложение на фоне предложений конкурентов.

Пример модуля с аналитикой
Изображение: студия VisualMethod

Перспектива. Ваше решение проблемы — как вы закроете потребности целевой аудитории и что она получит.

Можно привести цифры или показать продукт в действии
Изображение: студия VisualMethod

Подтверждение. В этом модуле подтверждают, что продукту можно доверять. Например, говорят о преимуществах компании, дают гарантии или показывают кейсы — как продукт уже решил проблемы других клиентов.

Подтверждать качество продукта лучше фактами
Изображение: студия VisualMethod

Тайминг и призыв к действию. В последнем модуле рассказывают, что нужно сделать, чтобы получить продукт. Обычно используют призывы к действию, которые можно выполнить сразу: сохранить задачу в календарь, записаться на вебинар, заказать демонстрацию, получить скидку, написать консультанту и так далее.

В документе можно сделать гиперссылки, в презентации на большом экране — оставить контакты или QR-код
Изображение: студия VisualMethod

Как оформлять слайды презентации

В презентации важно донести информацию до целевой аудитории как можно быстрее. Сделать это можно, если визуализировать данные, использовать крупные объекты и соблюдать базовые правила дизайна.

Визуализация упрощает восприятие. Вместо того чтобы читать или слушать текст, человеку достаточно посмотреть на объект один раз.

Эффективно будет показать фото с тем, о чём вы говорите. Если фото нет — сделать рисунок. Если это невозможно — начертить схему. Дальше по пирамиде восприятия идут буллиты, таблицы, графики, выделения объектов маркером или подчёркиванием. Чем крупнее объект, тем быстрее мозг получит сигнал.

«Визуальная история работает лучше самого классного рассказа. Особенно если нужно передать информацию ещё кому-то. Если ваша аудитория послушала презентацию и потом цитирует её руководителю, то исходная идея может быть сильно искажена. Поэтому мы визуализируем наши идеи. Партнёрам намного понятнее, чего от них хотят, когда они видят, как это будет реализовано».

Иван Живица,
PR-директор Wargaming

Крупные объекты тоже упрощают восприятие. Чтобы понять смысл одного объекта, человеку понадобится 0,25 секунды. Для сравнения — чтобы понять фразу из трёх слов, нужно уже две секунды.

Чтобы не нагружать аудиторию, лучше использовать правило: один слайд → одна мысль → один крупный объект. Оно работает, даже если на слайде много данных. Например, если вам приходится показывать сложные таблицы и графики. Можно выделить главную цифру или факт либо вынести их в заголовок.

Пример, того как работают крупные объекты на слайдах
Изображение: студия VisualMethod

Базовые правила дизайна помогают подавать информацию так, чтобы аудиторию ничего не отвлекало от чтения. Вот они:

Не больше трёх стилей оформления. Это относится в том числе к шрифтам и цветам текста. Не стоит сочетать на одном слайде выделение цветом, курсивом, полужирным и другими инструментами форматирования. Это создаёт визуальный шум.

Не больше двух читаемых шрифтов. Можно использовать один шрифт для заголовка, другой — для основного текста. Важно, чтобы оба шрифта были читаемыми. Прописной или шрифт с засечками подойдут для стилизованной презентации, но тогда текста должно быть минимум.

Текст без капса. Слова, набранные прописными буквами, воспринимаются как крик. Избегайте этого даже в заголовках.

Единое оформление всех слайдов. Лучше оформлять презентацию в фирменном стиле компании — использовать её логотип, цвета, шрифт, персонажей. Благодаря единому стилю аудитория будет воспринимать каждый слайд как продолжение предыдущего, а не отвлекаться на новый дизайн.

Контрастные цвета. Контрастные цвета противостоят друг другу на цветовом круге. Таковы, например, белый и чёрный. Если использовать цвета низкой контрастности — например, разместить красный шрифт на голубом фоне, — аудитории придётся вчитываться. Подобрать удачные сочетания можно в сервисах вроде Color Scheme.

Иерархия элементов. Важно создавать иерархию элементов исходя из их значимости — чтобы аудитория сначала смотрела на самое важное. Например, можно сделать крупный заголовок и центральное фото, а два-три буллита разместить справа на ⅓ слайда.

Пример важности единого стиля: сравните, какая презентация воспринимается легче
Изображение: студия VisualMethod

Как написать текст для презентации

Текст должен вовлекать целевую аудиторию и быстро доносить до неё суть.

Сделать вовлекающий текст можно, если выбрать правильный tone of voice. В этом поможет портрет целевой аудитории. Оцените, как люди привыкли воспринимать информацию, и подберите интонацию, настроение, дистанцию, эмоциональность.

Например, если целевая аудитория привыкла к жаргонизмам, можно использовать их. Если общается исключительно на «вы», применяйте это обращение в тексте.

Сделать текст понятным поможет информационный стиль. Он предполагает общение на основе фактов и пользы для аудитории. Вот как сделать текст в информационном стиле:

«Подсушить». Убрать всё лишнее — вводные предложения, слова-паразиты, смысловые повторы, канцеляризмы вроде «в лучших традициях». Отказаться от информации, которая не раскрывает тему выступления, — например, от рассказа об истории компании, если он не помогает аудитории принять решение.

Конкретизировать. Исключить метафоры, эпитеты и качественные прилагательные вроде «лучший». Используйте точные данные, предоставьте факты: например, что продукт занимает первое место по объёмам продаж или получил престижную премию.

Объяснить. Рассказать всё простыми словами и сделать однозначные выводы. Непонятные аббревиатуры и термины расшифровать или заменить, если вы предполагаете, что целевая аудитория не поймёт их.

Проверить текст на соответствие информационному стилю можно в сервисе «Главред». Он находит словесный мусор и помогает сделать текст проще.

«Ещё один совет. Используйте на слайдах одни и те же термины, описывая что-то. В русском языке богатые синонимические ряды, но применять их не стоит. Если для описания софта по ходу презентации вы используете разные слова: „ресурс“, „платформа“, „информационная система“, „сервис“, то аудитория теряется в понятиях, внимание рассредоточивается».

Евгений Рындин,
арт-директор студии VisualMethod

Дополнительные советы по подготовке презентации

Следуйте закону Миллера. Используйте его для заголовков и другой важной информации. Закон Миллера утверждает, что человек может сфокусироваться на семи словах. Современные эксперименты установили, что фокус держится уже на пяти словах. То есть длинные заголовки и описания фактов люди будут воспринимать с чуть большим трудом.

Используйте «правило трёх». Человеческий мозг устроен так, что нам легче воспринимать информацию, разбитую по группам. Лучше всего мы запоминаем аргументы доклада, главных героев рассказа, выводы из книги. Это можно использовать при подготовке к презентации.

«Этот принцип хорошо использовать, даже когда аргументов больше. Всегда можно найти что-то общее в них и сгруппировать. Допустим, вы рассказываете о проблемах проекта. Отметьте три основных пункта: нормативные ограничения, дефицит ресурсов, дефицит бюджета. Далее, раскрывая подробности, вы будете уверены, что аудитория сосредоточена на самом важном.

Что делать, если ключевое сообщение одно? Повторите его трижды. Объявите в начале, раскройте его смысл в середине и закрепите в конце».

Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»

Нумеруйте страницы. Эта маленькая деталь покажет, что вы ответственно подошли к делу, и поможет управлять вниманием аудитории. Если человек не знает, сколько слайдов в вашем докладе, он может промотать презентацию до конца и увидеть их в неправильной последовательности.

Если выступление очное, слушатель может отвлечься от вашего выступления. А когда вновь сосредоточится на нём, не поймёт, сколько уже пропустил. Непредсказуемость и отсутствие контроля заставит его нервничать и воспринимать информацию в напряжении.

Вместо нумерации можно использовать таймлайн — шкала заполняется по мере листания слайдов
Источник: студия VisualMethod

Репетируйте выступление. Запишите всё, что планируете сказать, и прочитайте это вслух. Ещё лучше — выступите перед кем-то, чтобы избавиться от проблем, которые могут отталкивать слушателей. Недостатком для выступления будет слишком быстрый или монотонный темп речи, опущенные в блокнот глаза, чтение со слайдов, паузы и лишние фразы.

Проверяйте технические нюансы. Спрашивайте, нужно ли вам транслировать презентацию с вашего устройства. Если да, то какой тип подключения — HDMI или VGA. Не уточните это и выберете неверный — не сможете подключиться к экрану.

Оценивайте разрешение экрана. Если готовить презентацию для одного разрешения, а показывать её в другом, шрифты и объекты могут сместиться. Чтобы избежать этого, сохраняйте презентации в формате PDF — даже если правите в последний момент.

«На заре карьеры я летела во Владивосток с презентацией, которой невероятно гордилась. Но разрешение экрана в зале для выступлений оказалось не тем, на которое я рассчитывала. Слайды выглядели совсем не так: шрифты поехали, картинки сжались — жалкое зрелище. Пришлось спешно редактировать на чужом ноутбуке. Я расстроилась, и это сказалось на всём докладе. Поэтому учитывайте все технические нюансы и опробуйте аппаратуру заранее, если это возможно».

Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»

Призывайте к действию. Слайд «Спасибо за внимание» подчёркивает, что вы завершаете общение с людьми. Лучше вместо этого призывать к действию — предложить подписаться на вас в соцсетях, задать вам вопрос по email или получить специальное предложение. Так вы продолжаете коммуникацию с аудиторией.

Как оценить эффективность презентации

После демонстрации презентации важно оценить, была ли она успешной. Есть шесть способов сделать это:

  • По достижению цели. Оцените, получили ли вы нужное — скачивания лид-магнита, инвестиции в проект, премию за отчёт и так далее.
  • По переходам. В презентации для чтения можно оставить ссылку с UTM-меткой, в презентации для выступления — QR-код. Посмотрите, сколько переходов вы получили и что посетители делали на посадочной странице.
  • По реакции аудитории. Сделайте голосование в зале или онлайн. Лучше делать его простым: например, предложите выбрать один из пяти эмоджи. Просить заполнять большую анкету не стоит — люди вряд ли захотят тратить на это время.
  • По обратной связи. Можно провести опрос: сделать онлайн-форму или попросить организаторов отправить анкету участникам мероприятия. Этот способ подходит, если аудитория заинтересована в вашем выступлении.
  • По упоминаниям. Можно посчитать, сколько упоминаний в СМИ и соцсетях вы получили после презентации. Для этого есть специальные сервисы: «Медиалогия», «СКАН-Интерфакс», Brand Analytics.
  • По тиражированию. Если вы разместили презентацию в открытом доступе, оцените количество скачиваний.

Выбирать способ нужно исходя из целей. Например, обучающую презентацию чаще оценивают по реакции и обратной связи, продающую — по достижению цели или переходам. Можно использовать одновременно несколько способов оценки — главное, чтобы они соответствовали цели презентации.

Главное, что нужно знать о подготовке презентации

Перед тем как сделать презентацию, нужно изучить целевую аудиторию. Это люди, от которых зависит достижение целей. Можно провести глубинное интервью или посмотреть информацию о них в открытых источниках — соцсетях и публикациях в СМИ.

Есть два типа презентации: для чтения и для выступления. Презентация для чтения должна быть такой, чтобы донести до аудитории всю информацию. Но её вес не должен превышать 10 МБ, иначе письмо с ней может попасть в спам. В презентации для выступления лучше использовать не больше 10 слайдов на 20 минут выступления.

Создание презентации лучше начинать с плана. Чтобы сделать его понятным, нужно идти от цели — решить, чего вы хотите добиться, и сделать тезисы, которые объясняют, зачем ваше предложение аудитории. Чтобы презентация была интересной, нужно вызвать эмоции — включив в план какой-то интересный или неожиданный факт.

В оформлении слайдов нужно визуализировать данные и использовать крупные объекты — так аудитории будет легче воспринимать информацию. Есть базовые правила дизайна: не больше двух шрифтов на слайд, контрастные цвета, единый стиль оформления. Также важно соблюдать иерархию, не использовать капс и больше трёх стилей оформления объектов на одном слайде.

Текст для презентации должен быть вовлекающим и понятным. Чтобы сделать его вовлекающим, нужно подстроить стиль под привычный для вашей ЦА. Понятный текст можно написать, если следовать правилам информационного стиля: убирать из текста лишнее, использовать факты вместо оценок и расшифровывать непонятное.

Есть дополнительные советы, которые помогут достичь цели презентации. Используйте закон Миллера и «правило трёх», чтобы быстрее доносить информацию. Нумеруйте страницы, репетируйте выступление и проверяйте аппаратуру заранее. Оставляйте призыв к действию на последнем слайде, чтобы не заканчивать коммуникацию с аудиторией.

Оценить эффективность презентации можно разными способами — по достижению цели, переходам, реакциям, результатам опроса, упоминаниям и тиражированию. Подбирать способ нужно, исходя из целей презентации.

В Skillbox есть курс «Мастер сильных презентаций: PowerPoint и Google Slides» для тех, кто хочет научиться создавать эффективные презентации. Этот навык станет конкурентным преимуществом в карьере и откроет возможность получать дополнительный доход. Услуги по созданию презентаций требуются многим компаниям.

На курсе дают готовые шаблоны продающих презентаций, учат оформлять эффектные слайды и рассказывают, как искать заказы и работать на фрилансе. За месяц можно получить навыки, которые позволят зарабатывать удалённо.

Полезная литература для подготовки презентации

  • Нэнси Дуарте, «Slide: ology» — о композиции слайдов.
  • Максим Ильяхов, Людмила Сарычева, «Пиши, сокращай» — о работе с текстом.
  • Александр Митта, «Кино между адом и раем» — о драматургии повествования и сторителлинге.
  • Барбара Минто, «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений» — о логике подачи фактов и иерархии смыслов.

Эти материалы Skillbox Media научат вас искусству коммуникации

Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в «1С», готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.
Узнать больше
Понравилась статья?
Да

Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies 🍪

Ссылка скопирована