Управление
#статьи

Как управлять коммуникациями в проекте, чтобы он не провалился: подробный гайд

Перевели статью Элизабет Харрин: что такое управление коммуникациями, как составить коммуникационный план и какие коммуникативные навыки осваивать.

Кадр: фильм «Цельнометаллическая оболочка»

56% бюджета проекта может быть потрачено впустую из‑за плохой коммуникации. Это данные исследования Института управления проектами (Project Management Institute, PMI). Управление коммуникациями — один из базовых навыков менеджера, руководящего проектом.

Мы перевели и пересказали руководство по управлению коммуникациями, написанное Элизабет Харрин (Elizabeth Harrin) — проектным менеджером, ментором и тренером, автором 24 книг по проектному управлению. Также мы добавили в статью пересказ её инструкции «Как составить коммуникационный план».


Что такое управление коммуникациями в проекте и зачем это нужно

Управление коммуникациями в проекте — это сбор, создание и распространение информации между людьми, задействованными в проекте. Правила таких коммуникаций должны быть заранее определены.

Что дальше произойдёт с информацией, зависит от ситуации: участники могут принять её к сведению или отреагировать. В среднем менеджеры тратят от 60 до 90% рабочего времени на общение с участниками проекта.

Почему это важно? Покажем на примере. Менеджер проекта работал над международным консалтинговым проектом, которым раньше занимался другой управленец. При переходе проекта из рук в руки часть информации потеряли.

Новый менеджер сосредоточился на общении с удалённой проектной командой и забыл об одном из стейкхолдеров, который жил в другой стране. В итоге стейкхолдер стал жаловаться, что его бросили на произвол судьбы. Так плохое управление коммуникациями привело к конфликту. Проблему решили, когда менеджер обновил план коммуникаций и включил в него все заинтересованные стороны.

Управлять коммуникациями нужно на протяжении всего жизненного цикла проекта. Сохранение коммуникаций особенно важно, когда проект переходит от одного менеджера к другому. Работу менеджера проекта можно сравнить с клеем, который удерживает вместе всех участников.

Коммуникации в проектах: какими они бывают

Как мы уже говорили, менеджеры тратят на коммуникации до 90% рабочего времени. Поэтому способы передачи информации очень разнообразны. Перечислим наиболее часто встречающиеся механики коммуникаций в проектах:

  • стартовая встреча проекта;
  • презентация проекта для заказчика, руководителя и других заинтересованных лиц;
  • ежедневные стендапы;
  • еженедельные или ежемесячные совещания;
  • встречи по этапам работы: на них обсуждают прогресс, риски и дальнейшие действия;
  • встречи для представления результатов проекта и их обсуждения;
  • ретроспективы — обсуждение ошибок за период работы над проектом.

Как работает управление коммуникациями

Управление коммуникациями — это повторяющийся цикл. Четыре этапа коммуникационного процесса представлены на диаграмме.

Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Ниже мы подробно разберём каждый из этапов.

Планирование. На старте проекта менеджер предлагает план коммуникаций и спрашивает мнения участников команды и заинтересованных сторон. В плане указывают:

  • кто обеспечивает коммуникацию;
  • с помощью каких каналов и как часто передают информацию;
  • какие действия нужно предпринять после получения информации.

Адаптируйте план коммуникаций под задачи команды и стейкхолдеров. Уделите особое внимание влиятельным стейкхолдерам: уточните у них, как часто и насколько подробную информацию они хотят получать. Подробнее о том, как составить коммуникационный план, читайте в следующем разделе статьи.

Ведение коммуникаций. Планирование закончено, проект стартовал — теперь нужно начать коммуникации с участниками и стейкхолдерами. На этом этапе нужно обеспечить эффективную и комфортную коммуникацию со всеми заинтересованными сторонами.

Главная задача менеджера на втором этапе — вовремя собирать и передавать информацию заинтересованным лицам по ранее оговорённым каналам связи. На этом этапе менеджер, например, составляет протоколы собраний, отчёты, списки предложений по проекту.

Коммуникации поддерживают другие процессы, связанные с управлением проектом. Например:

  • Вовлечение заинтересованных сторон — каждый из участников знает, в каком статусе находится проект, какие есть проблемы и какие действия нужно предпринять, чтобы достичь успеха.
  • Отчётность и мониторинг работ — участники отслеживают прогресс проекта и достижение целей. Анализ помогает планировать следующие шаги.
  • Документирование решений — нужно для того, чтобы сохранить информацию, распространить её среди членов команды и использовать в будущем.
  • Укрепление команды — участники регулярно общаются, обсуждают проблемы и решения. Это создаёт доверие в команде.

Мониторинг. На третьем этапе менеджер проекта просит стейкхолдеров и команду дать обратную связь. Узнайте, нужно ли им больше или меньше информации. Выясните, работает ли план, который вы согласовали на первом этапе.

Нужно понять, удовлетворены ли коммуникацией все люди, имеющие отношение к проекту. С ними можно поговорить напрямую или провести опрос.

Фото: Dmitry Tkachuk / Shutterstock

Изменения с учётом обратной связи. Скорректируйте план управления коммуникациями на основании обратной связи. Цель этапа — убедиться, что ожидания заинтересованных лиц и команды полностью совпадают с тем, как происходит общение на самом деле.

Изучите, какие методы работают, а какие — нет, и внесите коррективы. Самый простой пример: если вы не получаете ответа по электронной почте — возможно, придётся обзванивать стейкхолдеров. Это нужно сделать правилом и записать его в плане коммуникаций.

Вы пытались делать, но не получили результатов Тогда попробуйте это
Отправляли электронные письма Общайтесь по телефону
Просили об обратной связи в документе Забронируйте время, чтобы обсудить документ вместе
Встречались для обсуждений в небольших группах Общайтесь один на один
Публиковали объявления во внутренней сети компании Оставьте листовки с объявлением на столах сотрудников
Делали самостоятельно Делегируйте
Отправляли протокол встречи, чтобы подтвердить, что всем понятна информация Дайте время на обсуждение и вернитесь к теме на следующей встрече, чтобы обобщить ключевые решения
Общались по конференц-связи Используйте для общения видеоконференции
Делились видением в разговоре Проведите официальную презентацию

Как составить коммуникационный план

Коммуникационный план, или план коммуникаций проекта, — это документ, в котором написано, как вы собираетесь коммуницировать в проекте и кто и какую информацию по проекту должен получать. Цель плана коммуникаций — определить всех людей, которые заинтересованы в проекте, и задокументировать, как и когда они будут общаться с менеджером и другими участниками команды.

Когда менеджер планирует коммуникации, он должен проанализировать список заинтересованных в проекте сторон и ответить на ключевые вопросы:

  • Кто? Заинтересованные стороны, которые должны получать информацию и обновления по проекту.
  • Что? Какие ожидания от проекта есть у заинтересованных сторон и какую информацию им нужно получать.
  • Почему? Почему проект важен для заинтересованных сторон.
  • Уровень влияния? Как каждый из стейкхолдеров влияет на результаты проекта.

Сначала определите, кто заинтересован в вашем проекте. Не забудьте о группах людей и специалистах, которые не работают в нём. Отдел маркетинга — пример такой группы.

В коммуникационном плане необязательно перечислять по именам всю команду, если все участники должны получать одну и ту же информацию. Также, возможно, в рамках проекта вам придётся взаимодействовать с государственными органами — их тоже нужно вписать в план.

После этого продумайте, как управлять коммуникациями с каждой группой и с заинтересованной стороной. Для каждого пункта из списка определите:

  • какая информация требуется участнику или группе;
  • кто будет её передавать;
  • как часто нужно её передавать;
  • по каким каналам связи её будут передавать.

Например, в руководящей группе проекта от трёх до пяти менеджеров. Раз в неделю они встречаются, чтобы проанализировать прогресс. Им нужен отчёт о состоянии проекта — укладывается ли он в сроки и бюджет. План должен выглядеть примерно так:

  • Менеджер проекта предоставляет нужную информацию руководящей группе до встречи.
  • Протоколы встреч распространяют среди заинтересованных лиц по электронной почте в течение трёх дней после встречи. Протоколы получают все участники руководящей группы.
  • Информация и отчёт по проекту будут доступны в формате Excel.
  • Протокол встречи будет подготовлен в Word.

Не забывайте о том, что коммуникация бывает не только письменная. В плане должны быть указаны люди, с которыми проектный менеджер общается устно. Такие коммуникации будут менее формальными. Многие участники предпочтут устное общение переписке по почте или в мессенджерах.

Фото: AnnaStills / Shutterstock

Ориентируйтесь на цель коммуникаций. Если цель — повысить осведомлённость о проекте, то вы должны передавать информацию как можно большему числу людей. Если цель — обеспечить финансирование проекта, то вы должны обращаться адресно к людям, которые распределяют бюджет.

Чётко определяйте, что и кому вы будете говорить. В идеале — у всех членов команды должна быть одинаковая информация. Если одна группа будет говорить, что дедлайн наступает через полгода, а другая — что без изменений в проекте в такие сроки закончить ничего не получится, то многие запутаются. Из‑за этого компания будет терять ресурсы.

Вместо заключения: какие коммуникативные навыки важны для проектного менеджера

Назовём главные навыки, которые нужны для коммуникаций в рамках проекта:

  • Активное слушание: вы должны слышать и понимать, что вам говорят собеседники.
  • Последовательность: выполняйте свои обещания.
  • Ясность: говорите кратко и по делу.
  • Доступность: следите, чтобы коммуникации проходили в формате, удобном для всех.
  • Уважение: относитесь к членам команды и заинтересованным лицам с уважением и уделяйте внимание каждому.

Управляете проектами? Вам пригодятся другие материалы Skillbox Media по проектному менеджменту:


Учись бесплатно:
вебинары по программированию, маркетингу и дизайну.

Участвовать

Курс

Профессия Менеджер проектов

Научитесь управлять бюджетом, сроками и командой, применять Agile-подход, Scrum-фреймворк и методологию Double Diamond. Пополните портфолио сильным кейсом и найдёте высокооплачиваемую работу.

Узнать про курс
Обучение: Профессия Менеджер проектов Узнать больше
Понравилась статья?
Да

Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies 🍪

Ссылка скопирована