Kanban: главное об одном из самых популярных методов управления проектами

Многие слышали о методе Kanban, но не до конца понимают, что это такое. Чаще всего его представляют как доску со стикерами и задачами. Но на самом деле Kanban — это не только визуализация, а набор практик, которые помогают превратить хаос в задачах в систему.

В этой статье от редакции «Управление» Skillbox Media вы узнаете:

• что такое Kanban;
• из чего состоит метод;
• как внедрить Kanban в свою работу;
• какие есть плюсы и минусы у метода;
• какие есть сервисы для работы по нему.

Что такое Kanban

Kanban — это метод управления проектами с помощью визуализации задач и ограничений незавершённой работы. Идея в том, чтобы работа над проектом строилась по принципу конвейера. Специалисты не тратят время на планирование и приоритизацию — они берут задачу с доски и сразу приступают к её выполнению.

«Kanban — это не методология. Это метод. Метод = набор инструментов, подходов, способов».

Юрий Юрков,
delivery manager «Кайтен», канбан-коуч

Метод Kanban входит в семейство методологий Agile. Его изобрели в Японии и применяли в автомобильном производстве. Позже метод начали использовать в IT, а затем — и в других сферах.

Главное преимущество Kanban — гибкость. Его может использовать практически любая команда, а сам подход легко адаптируется к изменениям на рынке, новым требованиям заказчика и целевой аудитории.

В Kanban нет строгих дедлайнов, поэтому он подходит для проектов, где много неопределённости. В них не всегда понятно, каким будет итоговый результат, или нет понимания, как к нему прийти. Кроме того, метод может подойти проектам R&D и PMO, считает Юрий Юрков.

«Мы выбрали методологию Kanban, так как разработка ИИ-ассистентов — это не классическая продуктовая разработка с фиксированными спринтами. В процессе разработки ИИ-ассистентов возникают задачи разного масштаба и срочности, например локальные правки в системе нормоконтроля, исследование новой LLM-модели».

Алексей Борщов,
бизнес-архитектор проектов ИИ экосистемы «Авандок», ГК «КОРУС Консалтинг»

Из чего состоит метод Kanban

В начале важно отметить — Kanban можно трактовать по-разному. Одни специалисты упоминают только его основные принципы, другие говорят о ценностях и практиках метода. В этом материале мы будем опираться на мнение экспертов и книгу «Канбан. Краткое руководство» Дэвида Дж. Андерсона и Энди Кармайкла.

Разберём шесть основных практик метода, перечисленных в книге и названных спикерами. Delivery manager «Кайтен», канбан-коуч Юрий Юрков делит их на операционные и менеджерские. Операционные практики — визуализация, ограничение незавершённой работы и управление потоком.

Визуализация. Все задачи в Kanban должны быть визуализированы. Для этого есть канбан-доска. Раньше это были физические доски — например, магнитные или пробковые с бумажными карточками. Сегодня чаще используют цифровые сервисы — о них подробнее мы поговорим ниже.

На доске есть колонки — это этапы работы над задачами. Самые распространённые колонки — «К работе», «В работе» и «Готово», но их может быть сколько угодно, и называться они могут по-разному: всё зависит от процессов.

Сами задачи оформляют в виде карточек — в них пишут название и сохраняют всё, что нужно для выполнения. Члены команды берут эти задачи и перемещают их по колонкам в зависимости от того, на каком они этапе, — это движение называется Kanban flow. Благодаря этому каждый видит картину целиком и понимает, что происходит с проектом.

Ограничение незавершённой работы. Эту практику ещё называют WIP-лимиты (Work In Progress). В каждой колонке на доске должно быть ограниченное количество задач. Ограничение задают, исходя из возможностей команды. Например, устанавливают такое правило: нельзя, чтобы в колонке «Тестирование» лежали больше пяти карточек одновременно.

Лимиты позволяют сохранять порядок и контроль актуальных статусов задач, уверен бизнес-архитектор проектов ИИ экосистемы «Авандок» в ГК «КОРУС Консалтинг» Алексей Борщов.

Управление потоком. Задачи не должны хаотично попадать на доску и к исполнителям. Это должен быть подконтрольный процесс, чтобы система не перегружалась, не рос WIP (количество задач в работе) и не падала предсказуемость, утверждает delivery manager «Кайтен», канбан-коуч Юрий Юрков.

«Да, Kanban фокусируется на потоке работы, но не в том смысле, что исполнители должны брать всё подряд и просто делать. До начала исполнения есть upstream-часть системы: там разбираются вопросы „Кому это нужно?“, „Точно ли это нужно?“, „Стоит ли делать это вообще?“, „Если делать, то когда и с каким уровнем срочности?“».

Поэтому в Kanban за приоритизацию и попадание работы на доску отвечает не принцип „Кто взял, тот и делает“, а явные политики системы: replenishment, pull, классы обслуживания, критерии отбора и ограничения по мощности».

Юрий Юрков,
delivery manager «Кайтен», канбан-коуч

Также практика управления потоком помогает увидеть в работе «узкие» места. Если задача застревает на каком-то этапе, значит, в процессе есть проблема, которую нужно исправить.

Теперь разберём менеджерские практики метода Kanban: делать правила явными, внедрять механизмы обратной связи, улучшать совместно и развивать через эксперименты.

Делать правила явными. Важно, чтобы они были простыми и находились на видном месте. Например, сотрудник должен чётко понимать, когда задача считается завершённой и её можно переносить в следующий столбец.

Внедрять механизмы обратной связи. Один из инструментов обратной связи — это канбан-каденции: регулярные встречи команды. В методе Kanban их семь видов: ревью стратегии, операционное ревью, ревью рисков, ревью сервиса поставки, собрание по пополнению, канбан-митинг и собрание планирования поставки.

У каждой встречи есть цель. Например, на канбан-митинге обсуждают рабочие процессы и то, нет ли в нём трудностей. На ревью рисков команда анализирует и оценивает проблемы за прошедший период, обсуждает, как избежать их в будущем, и при необходимости вносит изменения в канбан-доску или рабочие правила. Необязательно сразу вводить все виды каденций — всё зависит от потребностей команды.

Также, чтобы понимать, что идёт не так, используют метрики. Например, Lead Time и Cycle Time. Lead Time показывает всё время работы над задачей — от момента, когда её добавили в колонку «Нужно сделать», до завершения. Cycle Time — это время, когда специалисты работают над задачей. Если показатели ухудшаются, то команда ищет причину этому и исправляет её.

Улучшать процессы совместно и развивать их через эксперименты. В Kanban поощряется самостоятельность команды: сотрудники участвуют в принятии решений и помогают улучшать рабочие процессы, отмечает Head of Content Weeek Елизавета Романова.

Кроме того, в эту практику входит правило «начинать с того, что уже есть». Kanban — не про кардинальные изменения, а про постепенные улучшения через метод проб и ошибок.

«Не стоит идти крупными революционными изменениями. Лучше много маленьких J-образных кривых, чем одна огромная. То есть лучше меняться эволюционно: небольшими, осмысленными и постоянными шагами».

Юрий Юрков,
delivery manager «Кайтен», канбан-коуч

Как внедрить Kanban в свою работу

Каждый специалист или руководитель по-своему внедряет метод Kanban. Здесь мы приведём два примера, о которых нам рассказали эксперты. Первый скорее про интуитивное внедрение, а во втором примере есть инструкция по поэтапному введению.

Пример №1. Как можно внедрить Kanban интуитивно

В этом случае важно соблюдать принципы Kanban. Поэтому ещё до создания доски и добавления задач стоит разобраться в методе. Нужно заранее изучить основы Kanban и только после этого переходить к внедрению, считает Юрий Юрков.

«Прежде чем садиться за руль и выезжать на дорогу, нужно хотя бы понимать, как управлять автомобилем и что вообще происходит. С Kanban так же. Без этого любое внедрение быстро превращается в историю „нарисовали доску — и вроде что-то делаем“.

Поэтому на старте важно разобраться, чем канбан-метод отличается от обычной доски с колонками и из чего состоит канбан-система. Также стоит изучить, какие бывают способы визуализации работы, в чём разница между WIP и WIP-лимитами и как управлять потоком задач. Кроме того, важно разобраться, как развивать и масштабировать систему дальше и какие подходы для этого использовать».

Юрий Юрков,
delivery manager «Кайтен», канбан-коуч

Если вы понимаете, что Kanban вам подходит, его можно начать использовать. Мы специально не используем термин «внедрять», потому что, по мнению Юрия Юркова, такой подход не совсем применим к методу Kanban.

Юрий считает, что главное — соблюдать принцип «начни с того, что уже есть». Прежде чем что-то менять, важно понять, как на самом деле устроена работа. Только после этого можно переходить к поэтапному решению проблем.

Пример №2. Как поэтапно внедрить Kanban

Метод Kanban можно внедрить в три этапа, считает бизнес-архитектор проектов ИИ экосистемы «Авандок», ГК «КОРУС Консалтинг» Алексей Борщов:

• Начать с того, что есть. Нужно визуализировать текущий процесс таким, какой он есть, а не таким, каким должен быть в идеале. Это поможет увидеть «узкие места», которые можно будет исправить с помощью приоритизации и выполнения задач.
• Договориться о WIP-лимитах до запуска. Игнорирование этого шага практически всегда приводит к бардаку в списке задач. Для команды из 4–6 человек можно установить лимит 2–3 задачи в колонку. На этом этапе нужно определить и уровень детализации задач: они не должны быть слишком большими, но и до микроменеджмента опускаться не стоит.
• Ввести регулярный разбор метрик потока задач. В первую очередь нужно обращать внимание на среднее время решения задачи. Если оно увеличивается, это значит, что где-то есть проблема.

«Мы не делали „большого запуска“ с обучениями и сертификациями, а решили ограничиться переносом текущих задач в „Яндекс Трекер“ и настройкой доски под наш текущий рабочий процесс.

Наш совет: не пытайтесь сразу сделать идеально, а начните визуализировать реальность, привыкайте к новому инструменту с текущей визуализацией 2–3 недели, а уже потом занимайтесь корректировками. Попытка внедрить идеальный Kanban с нуля обычно заканчивается тем, что через месяц никто им не пользуется».

Алексей Борщов,
бизнес-архитектор проектов ИИ экосистемы «Авандок», ГК «КОРУС Консалтинг»

Какие есть плюсы и минусы у метода Kanban

Вот какие плюсы отмечают эксперты:

• Гибкость. В методе нет жёстких рамок. Есть практики, принципы, ценности и мотивации, но соблюдать их все необязательно, говорит delivery manager «Кайтен», канбан-коуч Юрий Юрков. Можно выбрать только то, что подходит лично вам.
• Улучшение качества работы. Когда на сотрудников не сыплются десятки срочных задач одновременно, команде проще сосредоточиться на важных задачах и не терять фокус, считает Елизавета Романова.
• Наглядность. Любой участник команды или новый сотрудник может быстро понять, как движется работа и на каком этапе сейчас находится задача.
• Сразу видны недочёты в процессах. На канбан-доске можно сразу увидеть, где замедляется работа. Когда задачи начинают скапливаться в одной колонке, это помогает выявить проблемную зону, которая замедляет процесс, и разобраться в причинах ситуации, считает Алексей Борщов.

«В одном из стартапов в сфере биотехнологий, где я работал, благодаря применению инструментов канбан-метода удалось запустить приложение за три месяца, хотя планировали за 12. Вокруг был полный хаос: постоянные изменения приоритетов, дробление команды, редизайн прямо по ходу работы. Но благодаря Kanban удалось выстроить систему.

Также я применял Kanban в международном стартапе с нуля. Я визуализировал и систематизировал бизнес-процессы, за счёт чего время поставки по основному потоку сократилось на 25%. Изменил оценку работы — создал систему обещаний на прогнозных данных. Кроме того, за счёт работы с лидами и командами удалось сократить cycle time на отдельных стадиях на 30–50% на отрезке в один год».

Юрий Юрков,
delivery manager «Кайтен», канбан-коуч

Минусы Kanban:

• Нет дедлайнов. С одной стороны, это хорошо — команда работает на результат, а не лишь бы сдать задачи. Но это подходит не всякому проекту.
• Обязательно нужно следить за приоритизацией задач. Если не следить за бэклогом, то команда начнёт брать только интересные задачи, а остальные будут висеть недоделанные, говорит Алексей Борщов.
• Хуже работает на старте продукта. Когда нужно быстро создать пилотную версию товара или услуги, лучше использовать Scrum, утверждает Алексей Борщов.
• Сложный для понимания. Kanban может казаться простым, но на деле это не так. Недостаточно просто выучить практики или запомнить принципы — важно понимать, что именно применять, когда, в каком объёме и в каком контексте, говорит Юрий Юрков.

«Скорее Kanban подходит не всем. Если использовать вилку, чтобы есть суп, так не наешься.

Например, если проект требует жёсткого долгосрочного планирования и фиксированных этапов, одного Kanban может быть недостаточно — тогда стоит присмотреться к Scrum или гибридному подходу.

Кроме того, Kanban требует высокой дисциплины. Система работает только тогда, когда команда регулярно обновляет доску. Если участники забывают передвигать задачи или игнорируют WIP-лимиты, доска быстро теряет актуальность и перестаёт приносить пользу».

Елизавета Романова,
Head of Content Weeek

Какие есть сервисы, которые помогают работать по методу Kanban

Один из самых популярных сервисов для работы по методу Kanban — Trello, но сейчас он недоступен российским пользователям. Мы рассмотрим пять случайно подобранных сервисов, в которых тоже можно работать по этому методу и которые доступны россиянам.

«Яндекс Трекер»

«Яндекс Трекер» — облачный сервис, который помогает управлять рабочими процессами.

EnDocs

EnDocs — это система для автоматизации рабочих процессов.

«Кайтен»

«Кайтен» — сервис для управления рабочими процессами.

Weeek

Weeek — это российский сервис для управления задачами и командой.

LeaderTask

LeaderTask — таск-менеджер для личных задач и рабочих процессов.

Главное о методе Kanban в 3 пунктах

• Kanban — это метод управления проектами с помощью визуализации задач и ограничений незавершённой работы. Он подходит для работы в условиях неопределённости: в нём нет жёстких дедлайнов, а задачи движутся непрерывным потоком.
• Основа Kanban — система практик. Важно визуализировать задачи, ограничивать их количество в работе, управлять потоком и регулярно анализировать процессы. Именно это помогает находить узкие места и улучшать работу.
• Kanban строится на постепенных изменениях. Вместо резких реформ команда тестирует небольшие улучшения, анализирует результат и закрепляет удачные решения. Такой подход делает процессы более устойчивыми и предсказуемыми.