Что такое event-менеджмент и где ему учат: ликбез для тех, кто выбирает профессию

Об ивент-менеджменте рассказала

Юлия Сюмаченко-Дроздова

Руководитель рекламного направления одного из ведущих брендов мототехники в России.

Профессиональный организатор мероприятий с 2007 года. Автор научных статей по управлению потребительскими впечатлениями, спонсорству, PR-поддержке мероприятий. Работала с Mercedes-Benz, Chrysler, Jeep, Dodge, Jaguar, Land Rover, Mobil 1, Michelin, Polaris, Indian, Klim.

Проверяющий куратор на курсах Skillbox «Основы контент-маркетинга», «Event-менеджер с нуля», «Спецпроекты и нативная реклама» и «Профессия Event-менеджер».

Ивент-менеджмент востребован. Освоив его, можно устроиться в штат крупной компании или брать проекты на фрилансе и зарабатывать 150 тысяч рублей в месяц.

В этом материале Skillbox Media рассказываем главное об ивент-менеджменте.

• Что такое ивент-менеджмент
• Какие бывают мероприятия
• Какие задачи есть в ивент-менеджменте
• Кому подойдёт работа в этой отрасли
• Сколько зарабатывают ивент-менеджеры
• Как стартовать в ивент-менеджменте с нуля

Что такое ивент-менеджмент

Event-менеджмент, или ивент-менеджмент, — управление событиями, то есть организация и проведение мероприятий. Мероприятия могут быть любыми — от свадеб до зимних Олимпийских игр. Гонка «Формулы-1», теннисный турнир St. Petersburg Open, фестиваль «Алые паруса», Каннский кинофестиваль, Международный экономический форум — всё это мероприятия.

Планированием и проведением мероприятий занимаются ивент-менеджеры. Они работают:

• в штате компаний, которые проводят свои мероприятия;
• в ивент-агентствах, которые организуют мероприятия для клиентов;
• в местах проведения событий — например, в выставочных центрах.

Ещё ивент-менеджер может работать на себя как фрилансер — организовывать корпоративы, свадьбы, дни рождения и другие события.

Обычно ивент-менеджеры обеспечены работой и в мегаполисе, и в небольшом городе. О видах мероприятий, которые они могут проводить, мы расскажем дальше.

Какие бывают мероприятия

Чтобы разобраться, какие бывают ивенты, давайте посмотрим на их классификации и примеры событий каждого вида. Распространённые классификации — по территориальному признаку и по сфере проведения.

По территориальному признаку выделяют такие виды мероприятий:

• Локальные — проходят на небольшой территории. Пример: студия красоты проводит вечеринку, приуроченную к своему дню рождения.
• Региональные — проходят на территории региона. Пример: сеть салонов красоты проводит клиентское мероприятие в честь своего десятилетия на всех площадках сети.
• Федеральные — проводятся по всей стране или для гостей со всей страны. Примеры: тест-драйв снегоходов в ключевых городах России, российская премьера нового автомобиля Mercedes-Benz в Москве.
• Международные — на них приглашают гостей из разных стран. Пример: гонка «Формулы-1».

В классификации по сфере проведения выделяются такие типы мероприятий:

• политические: шествие или митинг в поддержку политического деятеля;
• культурные: концерт музыкальной группы, презентация новой книги писателя или открытие выставки;
• научные: студенческая конференция;
• образовательные: лекции от Эрмитажа, AI Journey Junior — онлайн-конференция «Сбера» по искусственному интеллекту для учащихся средних и старших классов;
• социальные: серия экскурсий по Санкт-Петербургу для воспитанников детских домов, зимний бал, организованный благотворительным фондом;
• деловые мероприятия, или бизнес-мероприятия: презентация новой линейки чая, день открытых дверей в автосалоне.

Бизнес-мероприятия можно также поделить на B2C и B2B. B2B-мероприятия называют профессиональными. Это, например, обучающие семинары для врачей или презентация нового оборудования для технических специалистов. А проведение дегустации новой коллекции вина для гостей ресторана — B2C-ивент.

Ивенты всех видов организуют по одному принципу. Поэтому теоретически ивент-менеджеры могут работать с любыми событиями.

При этом у событий каждого вида есть свои особенности. Поэтому часто ивент-менеджер специализируется на одном виде мероприятий — например, организует только свадьбы и юбилеи или занимается преимущественно деловыми мероприятиями.

Что входит в ивент-менеджмент

Чтобы понять, что входит в ивент-менеджмент, нужно рассмотреть, что необходимо для управления событием. Перечислим основные блоки задач, которые ивент-менеджер решает в крупной компании или в ивент-агентстве при подготовке и проведении ивента.

Сбор информации от заказчика. Ивент-менеджер выясняет, зачем проводят мероприятие, каким оно должно быть, какой бюджет на него готовы потратить. Для этого специалист брифует заказчика: задаёт ему вопросы и записывает ответы, выясняет детали. А также получает от заказчика все исходные материалы, например брендбук и гайдлайны, если заказчику важно, чтобы мероприятие было в фирменном стиле.

После ивент-менеджер анализирует клиентский бриф и предлагает заказчику концепцию ивента. Когда она утверждена, специалист составляет и согласовывает с заказчиком смету проекта.

Разработка идеи и подготовка содержания. Концепцию ивента согласовывают с заказчиком, после разрабатывают программу, а уже потом составляют смету.

Вот какие задачи решает ивент-менеджер на этом этапе:

• ставит креативному отделу задачи по разработке идеи и креативной концепции;
• выбирает мероприятия, которые подходят для решения задач ивента;
• определяет, сколько времени займёт каждое мероприятие, и составляет общую программу;
• определяет список макетов и ставит задачи дизайнерам.

Работа со спонсорами. Спонсоров привлекают, чтобы они взяли на себя часть расходов на организацию мероприятия. Взамен спонсоры получают что-то выгодное для себя — например, упоминание о них на ивенте или контакты посетителей.

Вот что делает ивент-менеджер:

• определяет круг потенциальных спонсоров или партнёров;
• составляет презентацию, в которой рассказывает, какую выгоду спонсоры получат от участия в мероприятии;
• формирует и реализует спонсорские пакеты;
• заключает договоры со спонсорами.

Выбор и подготовка площадки. Площадкой называют место проведения мероприятия. Это может быть, например, конференц-зал, банкетный зал, главная площадь города, концертный зал. Чтобы понять, где лучше провести ивент, менеджер определяет необходимые параметры площадки, подбирает несколько вариантов и согласовывает их с заказчиком.

После ивент-менеджер:

• договаривается об изготовлении брендированных элементов, составляет карту брендирования;
• определяет технические требования к ивенту, составляет список оборудования, заказывает его;
• организует кейтеринг — составляет бриф, согласовывает меню и дегустирует блюда.

Работа с подрядчиками. Подрядчики нужны, например, для подготовки площадки, производства сувениров, анонсирования мероприятия. Ивент-менеджер сам подбирает подрядчиков, ставит им задачи, контролирует ход работы. А ещё занимается документооборотом — подписывает договоры и готовит закрывающие документы.

Продвижение мероприятия. Это нужно, чтобы привлечь больше гостей или участников. Для этого ивент-менеджер ставит задачи маркетинговому отделу, копирайтерам, медийному отделу или другим специалистам в команде.

Координация мероприятия. Когда проводят мероприятие, ивент-менеджер постоянно находится на площадке. Сначала он контролирует монтажные работы, координирует работу всех специалистов. Потом контролирует работу всех зон и событий, быстро решает возникающие проблемы.

Пост-ивент. Ивент-менеджер контролирует демонтаж оборудования на площадке, обменивается документами с подрядчиками и заказчиком и подводит итоги — составляет отчёты и оценивает KPI проекта.

Ивент-менеджер может решать многие другие задачи — бронировать отели и билеты, организовывать трансфер для рабочей группы или гостей, искать ведущего и так далее. Часть задач ивент-менеджер выполняет сам, часть передаёт команде или подрядчикам.

Кому подойдёт работа в сфере ивент‑менеджмента

Для работы ивент-менеджером нужно иметь несколько развитых личных качеств. Для специалиста важны прежде всего:

• Стрессоустойчивость. Работа в сфере ивент-менеджмента связана со стрессами, потому что специалисты отвечают за бюджет и соблюдение сроков. Они работают с большим количеством людей и постоянно разрешают проблемы — например, когда поставщик задерживает доставку оборудования.
• Коммуникабельность. Ивент-менеджер общается со многими людьми — например, с клиентом, членами команды, подрядчиками, партнёрами, представителями площадок. Ему важно уметь находить общий язык со всеми, а для этого нужна коммуникабельность.
• Креативность. От специалиста часто требуется предлагать идеи для мероприятий клиентам. Кроме того, креативность помогает в создании презентаций для клиента, спонсоров и участников события.
• Системное мышление. Оно важно, потому что специалист управляет событием на всех этапах — от идеи до реализации на площадке.
• Критическое мышление. Это нужно, чтобы специалист мог отбирать подрядчиков и оценивать их работу на площадке.

Кроме личных качеств, ивент-менеджеру также пригодятся навыки управления командой. Он должен уметь ставить задачи и контролировать их выполнение, при этом вдохновлять и мотивировать людей.

Сколько зарабатывают в ивент‑менеджменте

Доход ивент-менеджера зависит от формата работы и масштаба проводимых мероприятий. Мы рассмотрим уровень дохода специалиста в штате и на фрилансе.

В штате компании или ивент-агентства доход специалиста зависит от его опыта и региона. Новичкам без опыта на должности ассистента или помощника готовы платить 40–50 тысяч рублей. Опытным специалистам — от 60 тысяч рублей. Верхняя граница зарплат — около 200 тысяч рублей.

Доход ивент-менеджера на фрилансе зависит от того, какие виды мероприятий он проводит, и от количества клиентов. Цифры могут варьироваться от 30 до 150 тысяч рублей в месяц.

Ивент-менеджер может зарабатывать больше. Один из вариантов развития — открыть своё агентство. Владелец ивент-агентства может продавать не только услуги по организации мероприятий, но и консультации, коучинг, онлайн-курсы. Для этого нужно развивать бренд компании или личный бренд её основателя.

Как стартовать в ивент‑менеджменте с нуля

Можно начать работать ивент-менеджером, даже если вы почти ничего не знаете об этой отрасли. А можно сначала изучить теорию. Разберём варианты подробнее.

Есть три способа начать работать по профессии с нуля:

• Устроиться на позицию стажёра в ивент-агентстве или помощника ивент-менеджера в компании со своим ивент-отделом. Так новичок сможет научиться всему на практике под руководством опытных коллег.
• Работать волонтёром на крупных ивентах. Если участвовать в разных событиях, можно приобрести широкую насмотренность и понять, какой формат мероприятий нравится больше.
• Начать самостоятельно организовывать несложные мероприятия: дни рождения, детские праздники или небольшие образовательные события.

Последний способ сложнее других. Есть риск ошибиться и получить негативный отзыв от недовольного клиента.

С теоретическими знаниями стартовать легче. Теоретическая база даёт понимание основных процессов в ивент-менеджменте и системный взгляд на мероприятия. Есть разные способы получить знания. Самый популярный — обучение в вузе или на курсах.

Опыт в отрасли ценится больше, чем высшее образование, потому что ивент-менеджмент — прикладная профессия. Стартовать в ней с нуля можно без «вышки». Тем не менее иногда работодатели требуют от кандидатов законченного высшего образования или берут на стажировку студентов, которые учатся в вузе.

Профильное образование для ивент-менеджера — направления «Управление мероприятиями», «Специалист по конгрессно-выставочной деятельности», «Организация и постановка культурно-массовых мероприятий». К смежным направлениям относятся:

• «Реклама и связи с общественностью». Подойдёт, если ивент-менеджер будет заниматься организацией событий для СМИ;
• «Маркетинг» и «Управление проектами». Подойдёт для организации всех видов мероприятий.

Чтобы получить высшее образование, придётся потратить 4–5 лет.

Профильные курсы позволяют начать работать по профессии быстрее. Они длятся меньше — от нескольких недель до года.

На профильных курсах обычно преподают практики. Они рассказывают о трендах в отрасли, отвечают на вопросы, указывают на ошибки и объясняют, как их исправить. 

Учат ли ивент-менеджменту в Skillbox? Да, есть большая программа «Профессия Event-менеджер». Она на 84% состоит из практики — пользователи не только изучают теорию, но и решают тесты и выполняют реальные задачи. В конце обучения есть итоговый проект.

На курсе учат всему, что может понадобиться в работе:

• разрабатывать концепцию и план проекта;
• брифовать клиента;
• планировать бюджет;
• управлять командой;
• презентовать проекты;
• контролировать все этапы события;
• оценивать эффективность мероприятия.

Уже через шесть месяцев после начала обучения можно устроиться на работу ивент-менеджером. Специалисты Центра карьеры предложат партнёрские вакансии, сформируют индивидуальный карьерный план, помогут составить резюме и подготовиться к собеседованию.

Главное об ивент‑менеджменте в четырёх пунктах

• Ивент-менеджмент — организация и проведение мероприятий. Мероприятия могут быть разными — от свадьбы до гонки «Формулы-1». Их организацией и проведением занимаются ивент-менеджеры.
• К ивент-менеджменту относится большое количество задач. Ивент-менеджеры контролируют все этапы подготовки и проведения мероприятия — от коммуникации с заказчиком до подведения итогов. Специалисты подбирают подрядчиков, согласовывают площадку для события, составляют презентации для спонсоров.
• Доход ивент-менеджера зависит от региона, формата работы, количества проектов. Новички в ивент-агентстве или в штате компании могут зарабатывать 40–50 тысяч рублей, опытные ивент-менеджеры — до 200 тысяч рублей. Специалисты на фрилансе зарабатывают 30–150 тысяч рублей в зависимости от того, какие проекты ведут.
• Работать ивент-менеджером можно с нуля — начать с позиции стажёра, поработать волонтёром или организовывать небольшие мероприятия. Но, если получить необходимые знания в вузе или на курсах, стартовать будет легче.

Как узнать о ивент‑менеджменте больше

• Прочитайте обзор профессии ивент-менеджера, чтобы узнать о ней подробнее. Автор рассказывает о задачах, старте и зарплатах, исходя из личного опыта.
• Если хотите понять, как составить бюджет мероприятия, прочитайте перевод руководства по управлению бюджетом проекта и статью о том, как компании работают с бюджетами.
• Если хотите научиться создавать презентации для спонсоров и клиентов, прочитайте две статьи Skillbox Media. В первой собрано 17 советов от экспертов. Вторая — пошаговое руководство по подготовке презентации: от оценки целевой аудитории до подведения итогов.
• Начать работать по профессии можно после курса «Профессия Event-менеджер». Это большая программа, на которой учат всему, что нужно для работы, — от брифования до оценки KPI мероприятий. После обучения можно уйти на стажировку, устроиться в штат или начать брать заказы на фрилансе.