В письмах от руководства и коллег сплошной хаос? Пора познакомиться с пирамидой Минто

На примере письма руководителю от Никиты показали, как превратить поток мыслей в понятный и структурированный текст.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Вы когда-нибудь терялись в длинных, сбивчивых письмах или презентациях, где главная мысль тонет в деталях? А может, ваши письма остаются без ответа и вы переживаете, что их даже не дочитывают? Возможно, эти проблемы сможет решить пирамида Минто.

Пирамида Минто — методика подготовки писем, презентаций, рассылок, отчётов, докладов и любых других деловых текстов. С помощью неё можно писать так, чтобы тексты не только читали, но и понимали.

Подробно методика описана в книге «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений». В статье рассказываем главное о методике и о том, как её применять. Читайте и делитесь с коллегами.

Что такое пирамида Минто и как она устроена
Как выглядит структура текста по модели Минто
По каким принципам строить пирамиду Минто, чтобы текст был убедительным

Чтобы лучше разобраться, как применять пирамиду Минто на практике, составим письмо вместе с менеджером Никитой. Он хочет попросить руководителя увеличить бюджет своего отдела. Для этого он пишет письмо, в котором убедительно доносит главную мысль: «отделу нужны деньги».

Что такое пирамида Минто

Пирамида Минто — схема структурирования информации «от важного — к деталям» или «от деталей — к важному». Её предложила Барбара Минто, консультант международной компании McKinsey.

Согласно методике, текст нужно строить так, чтобы все мысли и идеи в нём были логически связаны и расположены иерархически.

Визуальное изображение пирамиды Минто: вершина — главная идея текста, а уровни ниже — обоснования этой идеи
*Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media*

Рассуждение может идти в двух направлениях:

Сверху вниз — от общего к частному. В начале автор пишет главную мысль текста, а затем раскрывает детали, которые её подтверждают.
Снизу вверх — от деталей к общему выводу. Автор последовательно аргументирует все тезисы, из которых следует общий вывод — главная мысль текста.

Изначально Минто разрабатывала пирамиду для деловой переписки. Но методику можно использовать для создания любых текстов — статей, инструкций, презентаций, речей, лекций и так далее.

Как выглядит структура текста по модели Минто

В структуре текста есть два обязательных элемента: введение и группы аргументов. Ещё в нём могут быть выводы — но это не обязательно. Давайте разбираться.

Введение. Его пишут по такой структуре:

Ситуация — описание того, что произошло или происходит.
Проблема (затруднение) — что может произойти в этой ситуации; что будет, если её не решить; какие есть варианты действий.
Вопрос — что делать, как жить и почему всё так случилось. Вопрос писать не обязательно, он может подразумеваться между строк.
Ответ (главная идея текста) — решение, выход. Обычно это и есть главное утверждение, которое подтверждают группами аргументов.

Длина введения может быть любой — обычно достаточно 2–3 абзацев, но можно уместить его и в одно предложение.

Никита начинает письмо с абзаца: «Нагрузка на сотрудников моего отдела увеличилась на 25%, и им не всегда хватает времени на выполнение задач. Если отдел будет работать так дальше, вероятно, команда начнёт срывать сроки и пострадает качество проектов. Что делать? Увеличить бюджет отдела на 15%. Так я смогу нанять ещё одного сотрудника и установить ПО, которое автоматизирует рутину».

Структура введения у Никиты — классическая структура по Минто: он описал ситуацию, обозначил проблему, задал вопрос и предложил решение. Кстати, можно было обойтись и без вопроса — но из песни слов не выкинешь.

Группы аргументов. Аргументы — это все утверждения, которые доказывают главную идею текста или убеждают в правильности предложенного решения. Обычно они задают структуру текста.

Каждый аргумент — отдельный раздел со своим подзаголовком. Внутри раздела могут быть другие аргументы, которые подкрепляют аргумент верхнего уровня. Аргументы можно выделять — например, с помощью подзаголовков, нумерации, жирного шрифта и других способов.

Заголовки должны отражать структуру развития мысли
Скриншот: Минто Б. Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений. 2002

Чтобы обосновать своё предложение, Никита приводит три аргумента:

Увеличить бюджет будет экономически выгодно.
Сотрудники будут работать эффективнее.
Репутация компании улучшится.

Никита объяснит, как это всё работает, в другой части письма.

Выводы. Если вы грамотно написали введение и выдержали структуру пирамиды, заключение можно не формировать — читатель и так поймёт, что до него хотели донести.

Но если вы всё-таки хотите сделать вывод, можно повторить в нём главную идею текста или предложить выполнить целевое действие. Например, можно попросить читателей задать вопросы, если им что-то непонятно.

В заключении Никита ещё раз акцентирует внимание на своём предложении и просит дать обратную связь: «Увеличение бюджета на 15% разгрузит сотрудников, уменьшит сроки выполнения проектов и в целом улучшит качество нашей работы. Если потребуется, готов предоставить дополнительные расчёты или уточнить детали».

По каким принципам строить пирамиду Минто

Барбара Минто описала три принципа, которые помогают выстроить структуру текста по её модели.

Аргумент обобщает аргументы, находящиеся на уровне ниже. Это значит, что идея уровнем выше должна резюмировать идеи группы, подчинённой ей. А идеи, расположенные уровнем ниже, поддерживают или объясняют верхнюю идею.

Главная идея Никиты: «Если увеличить бюджет отдела, мы будем работать лучше». Основная группа аргументов обосновывает эту идею.

Аргументы в основной группе Никита подтверждает другими. Так, аргумент о том, что увеличить бюджет будет экономически выгодно, Никита подкрепит расчётами. Он покажет, что:

нанять нового сотрудника дешевле, чем исправлять ошибки команды, которая не справляется с нагрузкой;
наём сотрудника обойдётся дешевле, чем передача задач подрядчикам, — а эти задачи всё равно кто-то должен делать.

Аргументы логически схожи. То есть тезисы, находящиеся на одном уровне, должны быть однотипными. Например, в одной группе могут быть тезисы о деньгах и прибыли, но не о клиентах и арматуре.

Никита избегает разнотипных аргументов. Его аргументы касаются только рабочих процессов и выгод для бизнеса. Никита молодец!

Аргументы в группе расположены в логической последовательности — по методу индукции или дедукции. Индукция — это обобщение. На основе нескольких близких аргументов или фактов делают вывод или описывают несколько идей одним словом. Например, по данным о росте прибыли в трёх филиалах компании можно сделать вывод, что растёт вся компания. Ещё к индуктивной аргументации относят описание этапов, которые нужно пройти для достижения цели.

Дедукция выглядит так. Есть общие утверждения, из которых следует частный вывод. Вот два примера дедуктивной аргументации:

Человек смертен → Сократ — человек → следовательно, Сократ смертен.
Любую компанию, которая соответствует этим критериям, нужно покупать → компания A соответствует этим критериям → следовательно, компанию A нужно купить.

При построении аргументов Никита использует оба подхода. Метод индукции он применяет при описании экономической выгоды.

При описании роста эффективности работы команды он говорит, что:

установка ПО освободит 1 час в день для каждого сотрудника и этот час сотрудники потратят на другие задачи;
больничный или временное отсутствие одного сотрудника команды не выбьют команду из колеи, как это происходит сейчас;
сотрудники не будут перерабатывать, а отдохнув, будут более эффективны.

Это тоже метод индукции: Никита обобщает эти аргументы выводом о том, что команда будет работать лучше.

Описывая улучшение репутации компании, Никита использует метод дедукции. Он говорит, что клиенты рекомендуют команду другим, если она работает хорошо → команда Никиты будет работать хорошо → значит, клиенты будут рекомендовать команду Никиты другим.

Кстати, бюджет отделу Никиты увеличат — руководитель сочтёт его доводы разумными 😉

Если вы хотите узнать о пирамиде Минто подробнее, прочитайте большой гайд. В нём мы рассказали, как правильно упорядочить аргументы и сколько уровней должно быть в пирамиде Минто.

Другие статьи Skillbox Media о том, как писать тексты и готовить презентации