Как менеджеру организовать работу, чтобы успевать в 2 раза больше

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Есть задачи, которые нужно выполнять каждый день. Настройте для них сценарии: потратьте время один раз, чтобы сэкономить его в будущем.

Например, вы каждый день проверяете почту. Ее так много, что на это уходит целая вечность. Установите программу, чтобы сократить время, которое вы тратите на разбор почты.

Какие программы помогут

• InboxZero — программа, которая показывает только важные письма. С ее помощью можно сообщать коллегам время, когда вы недоступны.
• SaneBox — расширение для Gmail или другого клиента. Автоматически сортирует почту: оставляет важные письма в главном ящике, а другие отправляет в специальную папку и присылает вам ссылку с краткой информацией о них.

Менеджер каждый день планирует и распределяет задачи, собирает команду, чтобы обсудить проект, и составляет отчеты для клиента. Эти процессы тоже можно автоматизировать с помощью софта.

Какие программы помогут

• MS Project — здесь можно строить диаграммы Ганта, расставлять приоритеты по задачам. Программа автоматически находит места перегрузок и перераспределяет ресурсы. Это сложный софт, поэтому сначала почитайте, как с ним работать.
• Comindware — автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Что делать с остальными задачами

Не все можно автоматизировать. Поэтому мы подготовили правила, выполнение которых сделает ваш рабочий день легче.

Первое правило — визуализируйте процессы

Это нужно, чтобы видеть, на каком этапе проект: что сделано, а что еще предстоит. Главное — иметь все актуальные процессы перед глазами.

Как это сделать

Используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы.

Какие программы помогут

Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban Tool, Kanbanery, Kanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки — выбирайте на свой вкус.

Второе правило — записывайте

Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас.

Как это сделать

Попробуйте методологию Getting Things Done, которая помогает навести порядок в делах, контролировать задачи и доводить их до конца. Вот ее основные принципы:

Какие программы помогут

Чтобы собрать все проекты вместе, подойдут Evernote, Trello или специальный GTD-софт.

• Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.
• Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Третье правило — полюбите однозадачность

Это сложно, когда задач слишком много, а времени мало. Но не беритесь за все сразу. Сначала закончите одну задачу, потом переходите к другой.

Как это сделать

Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. С этим поможет матрица Эйзенхауэра. Она выглядит так.

Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Можете отойти от техники и увеличить время работы и перерывов. Основное условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.

Какие программы помогут

Чтобы попробовать, как работает матрица Эйзенхауэра:

• Focus Matrix — приложение для iOS.
• MyEffectiveness — приложение для Windows и Android.

Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.

Четвертое правило — делегируйте

Это сложно, но полезно. Так вы сможете заняться делами, которые зависят только от вас или слишком важны, чтобы их делегировать.

Как это сделать

Делегируйте все рутинные задачи или любые, с которыми может справиться кто-то из команды. Чтобы сделать все правильно:

1. Помните, что по методу SMART цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени.
2. Посмотрите вебинар Skillbox «Как правильно делегировать задачи в IT».
3. Прочитайте статью «Как правильно делегировать задачи в digital».

Пятое правило — планируйте риски

В проекте всегда что-то может пойти не так. Например, заказчик решит переделать структуру. Поэтому закладывайте дополнительное время на форс-мажор. Помните про это, когда планируете свой рабочий день: оставьте в графике свободные пару часов.

Как это сделать

Запланируйте дополнительное время в начале проекта. Подумайте, какие форс-мажоры могут помешать, а про что можно не думать. Выберите стратегию, согласно которой будете действовать. Для этого почитайте, как управлять рисками в digital.

Эти правила кажутся очевидными, но одинаковые задачи все равно незаметно крадут ваше время. Вы боитесь делегировать и делаете все сами, а иногда еще и переделываете за других. А про форс-мажоры вспоминаете, когда разработчик вдруг заболевает перед дедлайном, а заменить его некем. Такое случается с менеджерами-новичками.

Заключение

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.