В помощь менеджеру: планируем проект в MS Project
Инструменты для планирования в digital — вечная тема для споров. Не весь софт одинаково полезен, а нужный бывает сложным. MS Project как раз такой.
![](https://248006.selcdn.ru/main/iblock/897/89755fb158f08f6757e1e3f29b38763c/77001a6ed4129e34c93098bc12fd277c.jpg)
![](https://248006.selcdn.ru/main/iblock/897/89755fb158f08f6757e1e3f29b38763c/77001a6ed4129e34c93098bc12fd277c.jpg)
vlada_maestro / shutterstock
Знакомьтесь, это Microsoft Project, сложное ПО для управления проектами. Помогает менеджеру в текущих задачах: планировать, распределять ресурсы, анализировать сложность проекта. Автоматически делает отчеты и считает сметы. Если в нем разобраться, может стать незаменимым.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/88c747e8a4bee66512206bf29dda9b8b4df86c78.png)
Программа похожа на MS Excel, но содержит больше функций. Визуально выглядит так: в левой части — таблица с данными: задачи, время и трудозатраты. В правой — графики, например, диаграмма Ганта.
Как строить планы в MS Project
Создайте новый проект
В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/e1bb5a6184d1cc086135147d41b45186fd1a3393.png)
Определите задачи
Они зависят от типа проекта. Сначала пропишите общие этапы, а потом разделите на конкретные. Для примера будем делать простой интернет-магазин. Этапы могут быть такими: аналитика, главная страница, каталог товаров, интеграция с сервисами оплаты и доставки, личный кабинет.
На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/df38ff8b6e10fa6b7d3cfe226649759c4cd22f31.png)
Конкретизируйте задачи
Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/7a7fb0a8a7b7290322303207fb914ef67d3c4a1a.png)
В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/43d161ccf49f67c4455b88e997d04c32e5342b1d.png)
Добавьте задачи в таблицу. У нашего интернет-магазина они будут следующие.
Для аналитики:
- агрегация требований;
- прототипирование;
- техническое задание;
- проектирование базы данных.
Для главной страницы и каталога товаров:
- дизайн;
- верстка;
- разработка.
Для оплаты и доставки:
- подключение PayPal;
- подключение СДЭК.
Для личного кабинета:
- авторизация;
- регистрация;
- восстановление пароля;
- бонусная система;
- отложенные заказы;
- персонализация;
- интеграция с Axapta.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/26df6abd3fc1699f63a305c212ea7ceb1a6b35db.png)
Определите длительность задач
Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/5e195a3b6c481b3f2205dbb428ff20b9c1e1d60b.png)
Установите зависимости между задачами
Пока вы вносите начальные данные о проекте в таблицу слева, справа автоматически строится диаграмма Ганта. Чтобы она отображалась корректно, установите зависимости между задачами. Например, чтобы сделать прототип интернет-магазина, сначала нужно собрать требования. То есть, третья задача списка зависит от второй. Все задачи программа нумерует автоматически по мере их появления.
Проставьте зависимости в графе Предшественники. Получится так.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/fd1116cc11b689b245ebde9dad6f3376af9c379f.png)
Распределите ресурсы
Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.
Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.
Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/9bfd77e6faf420632a7110627f0a4107c0d39d57.png)
Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.
В проекте по созданию интернет-магазина аналитик отвечает за все задачи по аналитике, дизайнер — за дизайн, верстальщик — за вестку, программист — за разработку.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/c34de511fa9cc55b873a4abc2872553fbc9cde94.png)
Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/14b1d1c16eb33c01d320dd4d7de3491d20480a00.png)
Устраните проблему перегрузки
Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/879140ec060ff749ba1191d178f26b6991c4ce64.png)
Видно, что перегружен программист. Вернитесь назад в Диаграмму Ганта. На верхней панели выберите вкладку Ресурс, а потом кнопку Автоматическое выравнивание ресурсов. Программа сама перераспределит задачи так, чтобы разгрузить программиста. Но учитывайте, что время работы над проектом при этом увеличится.
![](https://248006.selcdn.ru/main/upload/setka_images/535c6603d62d9eb8a76f19ca9a13c608434a06a2.png)
Заключение
Мы немного познакомились с MS Project. Теперь с ее помощью вы можете планировать, распределять задачи и анализировать работу. Это только базовые навыки. Программа сложная, в ней много разных функций, некоторые никогда не пригодятся. Другие здорово упрощают жизнь, но не так просто их найти и научиться ими пользоваться.
Начинающему менеджеру проектов не обойтись без опытного наставника. На курсе Skillbox вас научат правильно работать с программой MS Project. Покажут, как ее использовать, чтобы упростить не только планирование, но и весь контроль над проектом.