Главное о PMBoK — своде знаний по управлению проектами. Содержание и основные идеи

Пётр Орлов

Больше 10 лет опыта в разработке крупных проектов и запуске цифровых продуктов для развития бизнеса (МТС, Х5, «Эльдорадо», «Авилон», «Русал»). Автор и преподаватель курса Skillbox «Управление проектами».

PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — свод знаний по управлению проектами, в котором содержатся методики, подходы, инструменты и техники, необходимые для эффективного выполнения проекта.

Эти знания помогают проектным менеджерам предусматривать и оценивать риски, принимать решения и строить оптимальные маршруты прохождения проектов.

PMBoK выпускает PMI — Институт управления проектами, одна из ведущих мировых организаций в области проектного управления. Кроме разработки единых стандартов управления проектами, PMI сертифицирует проектных менеджеров.

В статье для Skillbox Media разберёмся:

• для чего нужен PMBoK;
• из чего он состоит;
• какие области знаний и группы процессов включает в себя PMBoK;
• для каких проектов PMBoK подходит, а для каких не подходит;
• в чём его главные плюсы и минусы;
• как узнать больше о проектах и управлении.

Зачем нужен PMBoK

Как мы сказали выше, в PMBoK описаны различные методики, подходы, инструменты и техники управления проектами.

Первый PMBoK вышел в 1996 году. С того времени его регулярно обновляют и дополняют, поскольку появляется новый управленческий опыт, новые проблемы и их решения. Актуальное издание на январь 2023 года — PMBoK 7. Его выпустили в 2021 году.

С помощью PMBoK решают две основные задачи:

• Обучают и развивают проектных менеджеров. PMI использует свод знаний в качестве руководства в своих программах по профессиональному развитию. Поэтому PMBoK — основа для сертификации PMP от института PMI.
• Собирают и хранят в одном месте информацию о терминах, процессах и артефактах в области управления проектами. Когда все менеджеры и команды проектов оперируют одними и теми же понятиями, им проще находить общий язык и вести проекты.

Первые версии PMBoK подробно описывали только методологию управления проектами Waterfall. Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Подробнее о ней можно почитать здесь.

Позже PMBoK превратился в свод знаний, который включает в себя разные методы — в частности, некоторые элементы Agile, философии гибкого управления проектами.

Современный PMBoK нельзя назвать самостоятельной методологией управления проектами — он объединяет рекомендации и лучшие практики из разных методик.

Содержание PMBoK

PMBoK включает в себя:

• описание терминов проектного управления;
• описание основных организационных структур компаний и ролей команды проекта;
• описание процессов и областей знаний об управлении проектами.

Основное содержание PMBoK поделено на десять областей знаний — фокусов внимания менеджеров проектов. Вот они:

• Управление содержанием проекта. Эта область знаний определяет, чего нужно достичь в рамках проекта и какие требования к результату необходимо учесть.
• Управление временем проекта. Включает в себя всё, что связано с расписанием и календарём проекта. Например, разработку графика, определение ключевых этапов и их последовательности, оценку длительности операций.
• Управление деньгами проекта. Включает в себя всё, что связано с финансовыми транзакциями: разработку бюджета, контроль затрат и платежей, управление прибылью.
• Управление качеством проекта. Включает в себя планирование качества, его обеспечение и контроль. На протяжении всего проекта важно отслеживать, чтобы всё, что было описано в рамках содержания проекта, выполнялось с заданным уровнем качества.
• Управление заинтересованными сторонами проекта. Подразумевает организацию общения между командой проекта и заинтересованными лицами — заказчиком, выгодоприобретателями, а также решение возникающих проблем.
• Управление коммуникациями проекта. Включает всё, что касается взаимодействий внутри команды проекта, а также связи с внешними командами, экспертами и подрядчиками. Управление коммуникациями необходимо для своевременного сбора, подготовки, передачи и использования данных о проекте.
• Управление ресурсами проекта. Подразумевает распределение командных ролей, а также управление ресурсами — например, серверами, программным обеспечением, недвижимым и движимым имуществом.
• Управление поставками проекта. Включает планирование закупок, выбор подрядчиков и поставщиков, подготовку и заключение контрактов с ними.
• Управление рисками проекта. К этой области знаний относят идентификацию рисков, их качественный и количественный анализ, планирование реагирования на риски, мониторинг рисков и действия по их нивелированию.
• Управление интеграцией проекта. Подразумевает объединение всех ресурсов и процессов проекта для его успешного проведения и завершения. Здесь описывают распределение ресурсов по проекту, возможные альтернативы выполнения проекта, поиск компромиссов между конфликтующими целями. Также эта область определяет связи между остальными областями знаний, описанными выше.

Этапы управления проектом по PMBoK

Согласно PMBoK, жизненный цикл любого проекта состоит из пяти этапов. Вот они:

• инициация;
• планирование;
• исполнение;
• мониторинг и контроль;
• завершение.

На каждом этапе возникают свои процессы, которые PMBoK подробно описывает.

Инициация (или подготовка). Включает в себя процессы запуска нового проекта. Это постановка целей проекта и проведение предварительных исследований. В результате получается база, необходимая для старта проекта и его дальнейшего развития.

Планирование. Процессы этой группы уточняют цели проекта и детально прорабатывают действия для их достижения. Это постоянные процессы, которые сопровождают весь проект. Если изначально спланировать проект по одному сценарию, а в результате сбоя всё пойдёт не по плану, нужно разрабатывать новый сценарий. Такой сбой может произойти на любом этапе проекта — соответственно, на любом этапе может понадобиться планирование.

Исполнение. Включает в себя процессы выполнения проекта и контроля его ресурсов — людей, технологий, материалов. Например, к этой группе процессов относят набор и развитие команды проекта, проведение закупок, управление реализацией проекта.

Мониторинг и контроль. Процессы этой группы идут параллельно с процессами планирования и исполнения. Они предполагают непрерывную проверку соблюдения планов проекта — сроков, качества, стоимости.

Завершение. Эти процессы формализуют передачу результатов проекта и закрывают его. На этом этапе составляют финальные отчёты, передают результат заказчику, формируют окончательную документацию и распускают команду.

Каким проектам подойдёт PMBoK: главные плюсы и минусы

PMBoK наиболее эффективен в проектах двух видов:

• Типовые проекты, где все процессы понятны и предсказуемы. Есть измеримая цель, к которой нужно прийти, и понятен путь достижения этого результата.
  
  Пример такого проекта — строительство жилого дома. Команда знает, какой дом строить, из каких этапов состоит строительство, какие ресурсы понадобятся. Такой проект легко разложить на этапы: проведение геодезических работ, подготовка проекта, строительные работы, подключение коммуникаций, отделка и передача объекта заказчикам, — а потом реализовать их в рамках процессов, предусмотренных PMBoK.
• Мегапроекты с тысячами этапов, в которых нужна строгая координация. Например, строительство олимпийских объектов.
  
  PMBoK помогает сделать такие проекты предсказуемыми и прозрачными, выстроить все процессы в оптимальной последовательности. Так, чтобы возникающие простои не приводили к большим финансовым затратам: например, когда тысячи строителей не могут выполнять свою работу, потому что другой этап проекта не успели сдать в срок.

Не все проекты складываются так, что их конечная цель видна в самом начале. Или бывает, что есть цель, но не всегда виден путь, который нужно пройти, чтобы этой цели достичь. Это проекты с высокой степенью неопределённости, PMBoK не будет в них эффективен. К ним можно отнести:

• Проекты запуска новых продуктов — стартапы, где неизвестно, какой результат проекта будет в итоге успешным. Команда стартапа на протяжении всего проекта ищет оптимальный результат, постоянно меняет цели и пути их достижения.
• Проекты НИОКР. В таких проектах тоже нет чётких целей и задач. В рамках исследований учёные ищут новые свойства, материалы, новые технологии. Работу таких проектов нельзя описать на этапе подготовки.

Если исходить из этого, главный минус PMBoK в том, что он не универсален. Он применим в проектах с понятным результатом и планом достижения цели и неприменим там, где нужно искать результат в процессе или нащупывать оптимальный путь к достижению цели.

Этот недостаток PMBoK отчасти нивелирован в седьмой версии, которая включает много знаний из сферы гибких методологий. В целом PMI движется в сторону того, чтобы избавиться от этого минуса полностью.

Плюс PMBoK в том, что это всеобъемлющий и хорошо структурированный документ. Он детально описывает как процесс управления проектом в целом, так и области знаний, которые касаются отдельных задач внутри проекта. Структурированность PMBoK позволяет использовать его как настольную книгу большинству менеджеров, которые работают в проектной сфере.

Главное

• PMBoK — свод профессиональных знаний о различных методиках, подходах, инструментах и техниках, необходимых для эффективного выполнения проекта.
• PMBoK рассматривает любой проект как набор процессов, разделённых на пять групп: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение. Эти же группы процессов соответствуют жизненному циклу проекта.
• Лучше всего методики PMBoK подходят типовым и мегапроектам с чётко обозначенными целями и задачами.
• PMBoK не будет эффективен в проектах, где нужно определять результат в процессе или искать оптимальный путь к достижению результата. Как правило, таковы проекты стартапов и НИОКР.

Как узнать больше о проектах и управлении

• Купить и скачать PMBoK, а также узнать о его актуальных обновлениях можно на официальном сайте PMI. Версия для скачивания в формате PDF доступна на нескольких языках, включая русский.
• Проект — временное предприятие для создания уникального результата. В отдельном материале мы привели примеры проектов и разобрали, чем они отличаются от процессов.
• В проектном управлении много разных фреймворков и методик. Подробнее о них можно почитать в статьях Skillbox Media: в них разбирали Waterfall, Scrum, Agile, Kanban, метод критического пути.
• В Skillbox есть курс «Профессия Менеджер проектов» для тех, кто хочет освоить профессию с нуля или прокачать навыки. Обучение построено на практике: кроме тестов и практических работ, программа предусматривает дополнительный курс — «Практика для проектного менеджера». В его рамках студенты выполняют реальные задачи от партнёров Skillbox, получают обратную связь от кураторов и могут отразить этот опыт в портфолио.
  
  Например, для тех, кто хочет управлять проектами в IT, есть задача от агентства red_mad_robot. Компания создаёт маркетплейсы, экосистемы, мобильные приложения и веб-порталы, а также поддерживает технологические стартапы. Вы погрузитесь в реальные будни проджект-менеджера и подготовите для клиента предложение по реализации нового проекта — медиаплатформы для новостного издания, веб-версии и мобильного приложения.