Сверхразум для бизнеса. Что такое ERP-системы, как они устроены и какими бывают

Вероника Рашевских

Маркетолог онлайн-системы для управления и автоматизации бизнеса Flowlu.

Сайт: Flowlu

ERP-система — IT-решение для эффективного управления крупным, средним, а иногда даже малым бизнесом. Для менеджеров знание ERP — конкурентное преимущество. Умение работать с такими системами станет плюсом при отборе в крупную компанию.

Для маркетологов ERP — это источник данных для аналитики. Система поможет получить быстрые ответы от руководства, отдела продаж, производства и бухгалтерии. В некоторых компаниях без данных из ERP маркетолог не сможет оценить ситуацию, принять верные решения, создать стратегию и сформировать бюджет.

В стартовом гайде о ERP мы расскажем:

• что такое ERP-системы;
• как они устроены: платформа, база данных, модули;
• какие задачи решает бизнес с помощью ERP;
• о недостатках ERP: почему такие системы подходят не всем;
• в чём отличия ERP от CRM;
• какими бывают ERP: обзор популярных систем.

Что такое ERP-системы

ERP-система — это программный комплекс для управления компанией. Такая система хранит и связывает между собой данные обо всех бизнес-процессах: чаще всего это продажи, бухгалтерия, производство, склад, закупки, управление персоналом и проектами.

ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. В переводе с английского — планирование ресурсов предприятия. Здесь может возникнуть путаница. Термин ERP означает принцип, стратегический подход. Он предполагает, что данные всей экосистемы бизнеса нужно собрать в одном месте. ERP-система — программное обеспечение, созданное для этой цели.

ERP-системы решают несколько задач. Они позволяют специалистам и менеджерам получать информацию из других структур бизнеса, автоматизируют процессы и снижают трудозатраты. С их помощью можно получать продвинутую бизнес-аналитику. Подробно пользу от ERP-систем мы разбираем в этом разделе.

ERP используют преимущественно крупные и средние компании, малый бизнес внедряет этот инструмент реже. Во-первых, потому что ERP-система — дорогой продукт. Во-вторых, в небольшой компании такая система может не ускорить, а замедлить работу. Тогда она не оправдает затрат.

Самые популярные в России ERP-системы разработаны компаниями 1C, Microsoft, SAP и «Галактика». Эти корпорации производят и другие продукты для бизнеса, которые важно не путать с ERP. Если в компании «работают с 1С», речь может идти не о ERP, а о бухгалтерской программе.

Самая сильная потребность в ERP — у крупных и растущих компаний с упором на производство и торговлю. Им нужно обрабатывать большие объёмы информации и связывать работу многочисленных отделов. Однако крупный бизнес может обойтись и без ERP-системы. Вместо неё можно использовать несколько специализированных программ и собственные методики.

По информации TAdviser, 15,4% всех установленных в России ERP-систем приходится на торговлю. Также значительные доли ERP-рынка — у машиностроения (9,7%), строительства (8,1%) и пищевой промышленности (6,5%).

Как устроены ERP-системы: «скелет» и модули

Такие системы состоят из трёх больших частей.

Платформа — это программная среда для операций, «скелет системы». В неё входят базовые функции и справочники по работе с системой.

Модули — компоненты, которые компании выбирают и подключают исходя из своих задач. Модули управляют разными отраслями внутри бизнеса: есть модули для производства, финансов, поставок и так далее. Каждый модуль можно легко соединить с другими.

База данных — это серверное хранилище и набор инструментов для обработки информации. Здесь хранятся данные, которые потом расходятся по модулям. Примеры таких данных — финансовые документы, материалы производственной базы знаний.

Модульный принцип позволяет компаниям собирать ERP-системы под свои задачи. Систему можно внедрять поэтапно, добавляя новые компоненты. ERP-системы сложны и стоят дорого, но модульный принцип делает их более гибкими.

Давайте посмотрим, какие модули самые распространённые.

• Бухгалтерия, финансы. Нужен для финансового анализа, оценки текущего состояния и будущих перспектив. Модуль позволяет создавать и хранить финансовые документы, такие как платёжные квитанции и налоговые отчёты.
• Управление персоналом. Включает кадровый учёт, расчёт зарплаты, составление рабочих графиков, учёт рабочего времени и другие инструменты для HR-менеджмента.
• Поставки. В этом модуле — управление закупками, отношения с поставщиками, логистика, анализ и прогноз спроса внутри компании. Помогает оптимизировать закупки и вовремя получать всё, что нужно для производства и других подразделений компании.
• Производство. Полная информация о производстве в реальном времени. Модуль может показать, например, запасы сырья и загрузку оборудования. Он нужен, чтобы спланировать и оптимизировать процессы: найти узкие места, расставить заказы по приоритетности, связать работу нескольких цехов.
• Управление проектами. Бюджетирование, контроль сроков и задач, работа с портфелями проектов, планирование потребностей в трудовых ресурсах и другие инструменты, которые нужны для проектного менеджмента.
• Управление складом. Отслеживает запасы, местоположение товаров, сроки доставки, упаковку, отгрузку и другое. Помогает спланировать движение товаров, трудозатраты и объём заказов у поставщиков.

Эти модули можно назвать базовыми. Они позволят выстроить документооборот, производство и другие критичные для бизнеса процессы. Разработчики создают модули и для других задач: «техобслуживание и ремонт оборудования», «управление качеством», «автотранспорт» или «полиграфия». Существуют специфические отраслевые модули — например, для птицеводства.

Зачем ERP-системы бизнесу: прозрачные процессы, меньше ошибок

Есть четыре распространённых проблемы, которые решают компании, внедряя ERP.

1. Сотрудники работают в нескольких программах, и эти программы нельзя интегрировать между собой. ERP-система упорядочит информацию, соберёт в одном месте все процессы и предоставит наглядные отчёты.
2. Функциональности применяемых программ уже не хватает. Растёт нагрузка на производство, в компании много процессов, ей нужно обрабатывать большие объёмы данных. Для этого нужна ERP-система.
3. Персонал часто ошибается. ERP поможет снизить процент ошибок. К тому же некоторые процессы станут автоматическими и на них больше не будет влиять человеческий фактор.
4. Компании нужно точно и быстро передавать данные между подразделениями.

Мы перечислили боли, от которых бизнес хочет избавиться с помощью ERP‑системы. Сейчас мы посмотрим на пять главных позитивных результатов.

Прозрачные процессы и удобная совместная работа. ERP централизует данные и делает их доступными для всех сотрудников. Например, с помощью такой системы инженер строительной компании отследит запасы материалов и запланированные поставки.

Оптимизация отчётности и планирования. С ERP-системой в организации появится унифицированная система документов. На основе этих документов можно создавать отчёты и строить аналитику. Можно сравнивать работу разных отделов без сведения многочисленных таблиц.

ERP-система позволяет контролировать обороты и план-факт денежных поступлений. Кроме того, ERP поможет соблюдать нормативные требования к документации: можно задать требования в системе, и сотрудники будут заполнять документы по шаблонам.

Автоматизация и экономия времени. ERP-решение автоматизирует повторяющиеся процессы. Команды избавятся от рутины. Они смогут сосредоточиться на задачах, которые влияют на доход компании.

Высокая степень защиты данных. ERP-системы предлагают высокий уровень безопасности. Они обеспечат централизованное резервное копирование важных и конфиденциальных данных.

Улучшенный клиентский сервис. Информация о клиентах будет централизована, ERP автоматизирует маркетинг и обслуживание клиентов. Отделам продаж и сопровождения будет проще работать с покупателями.

Недостатки ERP-систем: почему это решение не для каждого

Проблемы ERP-систем связаны в основном с тем, что такие программы — масштабные и сложные. Вот самые важные недостатки:

• Высокая стоимость. Дорого стоит не только сам программный комплекс, но и его внедрение и обслуживание. Если назвать приблизительную цифру, то это полмиллиона рублей в месяц и больше.
• Долгое внедрение. Крупной компании на это может потребоваться от шести месяцев до трёх лет.
• Потребность в обучении сотрудников. Им сложно осваивать ERP-решения. Чтобы ERP-система работала, сотрудникам потребуются тренинги. При этом часто у них нет мотивации и энтузиазма.
• Сопутствующие затраты. Компаниям часто приходится обновлять оборудование, чтобы работать с ERP.
• Сложная интеграция уже имеющихся данных. Информацию из предыдущих систем в ERP не всегда можно перенести легко и без потерь.

В чём отличия ERP от CRM?

CRM — знакомое менеджерам и маркетологам решение. Бизнес использует и ERP, и CRM для автоматизации, экономии времени и управления. Но назначение этих систем — разное.

Основная цель CRM — обработка лидов и управление информацией о клиентах. CRM хранит данные о сделках и заявках, а также всю историю переговоров. В системе можно посмотреть информацию о покупках, звонках, переписке, счетах и многом другом.

CRM-система автоматизирует все этапы продаж. С автодействиями менеджер не забудет о звонке или письме клиенту. А ещё — сэкономит время на подготовке предложений, счетов и актов. Кроме того, с помощью CRM можно создавать отчёты об эффективности продаж, оценить работу отделов или сотрудников.

Фокус ERP — планирование, контроль ресурсов предприятия и организация труда. ERP нужна, чтобы объединить все структуры компании и согласовать работу отделов. В системе находится единая база данных. Достаточно внести информацию один раз, и она будет доступна всем.

Таким образом, ERP-система сфокусирована на сокращении затрат и оптимизации процессов. Цель CRM — рост прибыли за счёт продаж.

Некоторые CRM-системы добавляют в свою функциональность модули, которые раньше можно было встретить только в ERP. Так они комбинируют функции CRM и ERP. Например, облачная система Flowlu позволяет подключить и связать между собой модули для работы с клиентами, для финансового менеджмента и планирования, для управления проектами и знаниями компании.

Комбинированные системы не совсем соответствуют классическому представлению о CRM, и при этом им не хватает обширных процессов ERP. Комбинированные системы интересны компаниями, которым мало возможностей простых CRM, но они не готовы подключать ERP. Бизнесу с 40 сотрудниками может быть достаточно функций комбинированной CRM, но для корпорации с тысячами работников уже нужна ERP.

Какими бывают ERP: обзор популярных систем

Российские ERP отличаются от западных как по цене, так и по функциональности. Расчёт стоимости для каждой системы уникален: итоговая цена может зависеть от числа пользователей, функциональности и других факторов. Но в среднем цена на российские ERP ниже. Стоимость 1С:ERP стартует с 432 тысяч рублей — это единоразовый платёж. Зарубежную систему можно взять в аренду от 650 тысяч рублей в месяц.

Функциональность российских ERP в целом проще. На мировом рынке популярно понятие Intelligent ERP — это сочетание искусственного интеллекта, блокчейна и массивных наборов данных. «Разумная ERP» ориентирована на пользователя, облачные технологии и интернет вещей. Российские ERP-системы более «лаконичны». Экспертный рейтинг этих систем говорит о том, что российские пользователи выбирают стандартную функциональность.

ERP отличаются по типу лицензии. Они бывают проприетарными, то есть с закрытым исходным кодом, и с открытым кодом — open-source. Системы с открытым кодом можно дорабатывать под нужды компании самим. Проприетарные ERP самостоятельно модифицировать нельзя.

Есть три формата поставки ERP-систем:

• Коробка — программу покупают один раз и устанавливают на серверы компании.
• Облако — разработчик предоставляет онлайн-доступ к решению по подписке.
• On-premise — систему устанавливают на серверы компании, но работает она только по подписке.

Все перечисленные ниже ERP-системы можно приобрести в любом формате. Кроме «Галактики» — у неё пока нет облачного решения.

1С:ERP. Отечественный продукт со множеством модулей и отраслевых решений. Внутри — объёмная функциональность для управления, в том числе промышленным производством. Пользователи отмечают такие преимущества системы, как скорость обработки заявок, автоматическое начисление заработной платы сотрудникам и удалённая постановка задач.

Microsoft Dynamics. Простая кастомизация, то есть настройка под нужды компании. Систему легко интегрировать с другими продуктами Microsoft, такими как Word и Excel, поэтому из неё легко выгружать отчёты.

Сильный акцент на управление финансами, производство и цепочку поставок. Подходит для среднего и крупного бизнеса, который имеет несколько филиалов в разных регионах и странах. Можно собирать данные о продажах из PoS-систем и направлять их напрямую в головной офис.

SAP ERP. Через ресурсы SAP, по данным самой компании, проходит 87% всей мировой торговли. SAP ERP — гибкая, удобная для пользователя программа. Подходит для разных сфер благодаря отраслевым модулям, которые охватывают продажи, CRM, закупки, управление запасами, финансы, производство и другое.

Галактика ERP. Разработана для российского рынка. Учитывает специфику договорных отношений в России и странах СНГ, а также изменения в законодательстве. Систему можно встроить в существующую IT-инфраструктуру. Для этого разработчик поставляет интеграционную (сервисную) шину — инструмент, который отвечает за обмен данными с продуктами других производителей.

Подведём итог

• ERP-система — это программный комплекс для управления компанией, который получает и связывает данные от многих подразделений.
• Такие системы состоят из хранилища данных, основной платформы и модулей, которые компании подключают по необходимости.
• ERP-системы хранят данные в одном месте, делают процессы прозрачными, улучшают работу с клиентами, дают продвинутую аналитику.
• В то же время ERP стоят дорого, их тяжело внедрять, а сотрудникам нужно учиться, чтобы с ними работать. Это системы не для всех.
• Самые популярные в России ERP-системы — 1С: ERP, Microsoft Dynamics, SAP ERP и «Галактика».
• Часть функций ERP выполняют комбинированные CRM. Они подходят для малого и среднего бизнеса, для которого ERP — дорого и сложно.