Команда проекта: удаленно или в офисе

Управлять командой проекта в офисе или удаленно — не одно и то же. Разбираемся, в чем разница.

Кто входит в команду проекта

Состав команды зависит от компании и типа проекта. В небольшом агентстве в разработке сайта участвуют от трех до десяти человек, например:

  • разработчик;
  • аналитик;
  • дизайнер;
  • верстальщик;
  • тестировщик;
  • аккаунт-менеджер;
  • маркетолог.

Они могут работать в офисе или удаленно. Задача менеджера — поставить команде цели, объяснить задачи и обеспечить ресурсы для их выполнения. Для удаленной и стационарной команды эти процессы отличаются.

Мария Ираидина

Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.


По каким критериям можно сравнить работу

Мы не будем говорить, как лучше работать — в офисе или удаленно, потому что все индивидуально и зависит от многих факторов. Лучше сравним задачи руководителя проекта в обоих случаях.

Обеспечить общий доступ к информации

В офисе

Когда вся команда находится в одном или соседних помещениях, проще визуализировать работу, чтобы у каждого был доступ к деталям проекта. Для этого нужно вести общий план работ, например, повесить доску, где будут прописаны все задачи и их состояние.

Так может выглядеть общий план команды. Источник

Удаленно

Все сотрудники находятся в разных местах, поэтому нужна общая онлайн-система, в которой вы будете вести проект. Для этого можно использовать Google Диск с доступом для каждого или менеджер задач, например, Trello.

1. Объяснить цели и поставить задачи

В офисе

Можно собрать всю команду и распределить задачи на собрании, а потом расписать все на общей доске со стикерами по системе Kanban. По ходу выполнения каждый сотрудник будет отмечать на ней статус по задаче. В случае срочных изменений или проблем на проекте их тоже легко обсудить.

Удаленно

Тут помогут созвоны, чаты и общий архив документов. Можно назначить задачи для каждого сотрудника в общем плане и поставить напоминания в календаре.

При работе в офисном и удаленном режиме будут полезны инструменты для управления проектами и бесплатные таск-менеджеры для небольших команд.

2. Проверить единое понимание задачи

В офисе

Находясь рядом, легче попросить сотрудника рассказать, как он понял задачу, и сразу поправить его, если ошибся. Это экономит время проекта.

Удаленно

Когда менеджер ставит задачи онлайн, ему сложнее отследить ошибку. Поэтому важно конкретно их формулировать, уточнять все подробности и спорные моменты и всегда просить сотрудника пересказать своими словами, как он понял задачу. Для этого можно написать письмо или созвониться.

3. Контролировать выполнение задач и сроки

В офисе

При личном общении легче контролировать сроки и качество работы. Менеджер может лишний раз напомнить сотруднику о задаче, проверить результат и дать обратную связь.

Удаленно

Если команда распределена по разным городам, контролировать сроки сложнее. Нужно не только проставить дедлайны, но и внимательно следить за ними, например, просить ежедневный отчет о проделанной работе и проверять смену статусов по задачам.

4. Развивать и мотивировать сотрудников

В офисе

Можно проводить встречи, лекции и воркшопы, обмениваться опытом с коллегами и обучать новичков. Для этого не нужно искать дополнительную площадку и специально собирать команду. Руководителю проще оценить производительность каждого сотрудника и, если нужно, отрегулировать нагрузку.

В офисе проще создать условия для дополнительной мотивации команды, например, поставить хорошую технику, заказывать еду и обустроить зону отдыха. Менеджер сразу заметит, если у кого-то пропала мотивация, и выяснит причину.

Удаленно

Команда общается только онлайн и в основном по рабочим вопросам. Поэтому, чтобы развиваться, общаться и обмениваться опытом с коллегами, можно ходить на конференции, которые организует кто-то другой, или сделать свою, но на чужой площадке.

Когда команда работает удаленно, руководителю проекта сложнее отследить любые проблемы с мотивацией и повлиять на них.

Итого

Эти задачи менеджеру приходится решать независимо от того, где находится его команда. Мы собрали в таблицу основные отличия офисной работы от удаленной, чтобы вам было проще выбрать подходящий режим.

Удаленная работаРабота в офисе
Можно подобрать специалистов из разных городов и стран.Вся команда должна быть из одного города.
Сложнее объяснить задачу и проверить, что сотрудник ее правильно понял.Проще объяснить, что нужно сделать, и указать на ошибки.
Сложно управлять мотивацией.Легко влиять на мотивацию.
Меньше конфликтов.Больше конфликтов.
Нет личного общения и обмена опытом с коллегами.Есть общение и обмен опытом, советы от более опытных коллег.
Форс-мажоры у конкретных сотрудников, например, нельзя связаться с разработчиком, когда к нему есть срочные вопросы.Общие форс-мажоры, например, отключили электричество в офисе.
Сотрудник часто работает в нескольких проектах. Это может мешать вашему и влиять на качество.Сотрудник в офисе в рабочее время занимается только вашим проектом.
Если на проекте проблемы и сотрудник нужен срочно, его не всегда легко найти. Он может не отвечать на звонки и сообщения.Все в офисе, никого не надо искать, если есть срочные задачи.

Каждая компания сама расставляет приоритеты и решает, как работать. Но в любом случае на проекте должен быть руководитель, который правильно настроит процессы. Без него в команде начнется хаос. Чтобы стать таким, нужно научиться не терять контроль в сложных ситуациях, общаться с разными людьми и на ходу решать проблемы проекта.

Курс

Руководитель digital-проектов


Выстроен на опыте основателя «Сибирикс» Владимира Завертайлова
и ведущих менеджеров компании. Более 85 видеоуроков направлены на развитие управленческих навыков руководителей digital-проектов по методологиям agile, scrum, lean, kanban.

1.

32 часа теории и 16 практических занятий


2.

Живая обратная связь
с преподавателями


3.

Неограниченый доступ к материалам курса


4.

Стажировки
в компаниях-партнерах


5.

Дипломный проект от реального заказчика


6.

Гарантия трудоустройства для выпускников


Хочешь получать крутые статьи по менеджменту?
Подпишись на рассылку Skillbox
Посмотреть