Комплаенс — наше всё. Как малому бизнесу обезопасить себя от проблем с регуляторами

О том, как бизнесу работать с комплаенсом, рассказала эксперт по рискам и 115-ФЗ в «Точка Банке» Дарья Новосёлова.

Часто малый и средний бизнес задумывается о комплаенсе лишь тогда, когда появляются запросы от банка или налоговой. Но большинство рисков можно предотвратить, если выстроить процессы заранее.

В этом материале для редакции «Бизнес» Skillbox Media я расскажу:

• что такое комплаенс и как он влияет на бизнес;
• какие у него различия в крупном бизнесе и МСБ;
• какие признаки говорят о том, что система эффективна;
• как малому бизнесу внедрить комплаенс.

Что такое комплаенс и как он влияет на бизнес

Комплаенс — это система правил и контроля внутри компании, которая помогает работать в рамках закона и избегать проблем. В неё входят процессы, которые снижают юридические, финансовые и другие риски — например, процессы проверки платежей и контрагентов.

Систему правил и контроля обычно внедряют в виде документов: инструкций, правил, политик, положений и других. В них описано, что и как должны делать сотрудники в разных ситуациях. Комплаенс может касаться, например, взаимодействия с государством, с регулирующими органами и даже с клиентами — чтобы снизить риски ухудшить репутацию. Но чаще всего компании работают с рисками, связанными с платежами и контрагентами, — о них мы и поговорим подробнее.

Комплаенс нужен, чтобы вести бизнес безопасно. Без него компания рискует столкнуться с трудностями. Так, банк может приостановить операции и запросить документы по ним, а также отказать в проведении платежа. Банк России — отнести к группе контрагентов с высоким уровнем риска. Налоговая — провести проверку, доначислить налоги, пени и штрафы, а в отдельных случаях и приостановить операции по счетам.

Раньше к комплаенсу часто относились как к формальности. Сейчас ситуация другая. Контроль со стороны государства усиливается: например, обновляются требования по №115-ФЗ, меняются правила начисления налогов, в том числе растёт НДС. Из-за этого меняется и отношение к комплаенсу — теперь на него смотрят как на инструмент экономии.

По оценкам аналитиков, мировой рынок решений для управления комплаенс-рисками к 2032 году может достигнуть 200 миллиардов долларов. Бизнес всё чаще инвестирует в такие инструменты, потому что риски становятся дороже, чем их предотвращение.

При этом у разных сегментов бизнеса ситуация различается.

Чем различается работа с комплаенсом в крупном бизнесе и МСБ

У крупного бизнеса и МСБ разные приоритеты, а значит, и разные подходы к управлению рисками.

Крупный бизнес обычно выстраивает комплаенс как часть системного управления. Для крупных компаний это инструмент, который помогает сохранять прозрачность операций и защищать репутацию.

Как правило, такие компании:

• заранее отслеживают изменения в законодательстве;
• проверяют контрагентов до начала работы;
• регулярно анализируют платежи и финансовые потоки.

Этот подход позволяет снижать риски на раннем этапе. Но у него есть и ограничение: как правило, крупные системы менее гибкие. В нестандартных ситуациях вроде нетипичной сделки или срочной смены подрядчика не всегда понятно, как действовать без риска, — это может тормозить процессы.

Малый и средний бизнес приоритизирует скорость: ему важно быстрее провести платёж и начать работу с партнёром. Контроль операций при этом отходит на второй план.

Из-за этого возникают типичные ошибки:

• дробление платежей, чтобы обойти ограничения;
• переводы на счета физических лиц без понятного основания;
• операции, не соответствующие заявленному виду деятельности;
• регулярные крупные расчёты наличными.

Такие действия могут показаться банку подозрительными. Например, если значительную часть оборота выводят наличными или резко меняют структуру платежей, банк может запросить документы или провести дополнительную проверку — чтобы избежать рисков.

Какой комплаенс эффективен: разбираем 4 признака

Комплаенс приносит пользу, только если он встроен в повседневную работу компании. Если это просто набор формальных правил, он бесполезен.

У хорошего комплаенса есть четыре признака:

• Системность. У компании есть понятные правила для всех процессов: например, прописано, как проверять контрагентов, какие операции считаются рискованными и какие документы нужны для их обоснования. Все эти правила применяют на практике системно, а не от случая к случаю.
• Регулярность. Контроль не ограничивается разовыми проверками. Он становится частью ежедневных процессов: операции анализируют постоянно, а контрагентов — не только перед началом работы, но и в ходе сотрудничества. Это особенно важно по мере роста бизнеса, когда увеличивается количество платежей и партнёров.
• Автоматизация. Со временем ручных проверок становится недостаточно. Тогда подключают технологические решения: системы, которые анализируют операции, выявляют нетипичные платежи и сигнализируют о рисках. Это снижает нагрузку на команду и помогает быстрее реагировать на потенциальные проблемы.
• Связь с банком. У банков обычно есть готовые инструменты для снижения рисков: сервисы проверки контрагентов, подсказки по платежам, автоматический мониторинг операций. Бизнес, который их применяет, опирается на уже существующую инфраструктуру — работать с ней проще, чем настраивать процессы с нуля. Кроме того, в связке с экосистемными инструментами банков появляется двойной контроль — это снижает риски.

Только когда у системы есть все эти элементы, комплаенс становится частью управления бизнесом: помогает снижать риски и принимать более обоснованные решения.

Как малому бизнесу выстроить систему комплаенса

Из примера выше понятно, что начинать можно без сложной инфраструктуры. На старте нужно выстроить базовые процессы, а потом дорабатывать их по мере роста компании. Разберём, какие базовые элементы комплаенса есть, как организовать контроль и как часто нужно контролировать саму систему.

Какие базовые элементы комплаенса нужно внедрить? Их два: это проверка документов и контрагентов.

Сначала нужно разобрать, какие сделки проводит компания, откуда она берёт выручку и за что ей платят клиенты. Затем создать правила документооборота — такие, чтобы все документы подтверждали, что деятельность компании законна, — и соблюдать их. Например:

• обязательно указывать участников сделки, её предмет, суммы и даты во всех договорах, актах и счетах;
• следить, чтобы все указанные в документах данные совпадали с платежами по счёту.

Также нужно выстроить систему проверки контрагентов — до того, как бизнес начинает с ними работать. Минимальный набор действий — изучить сайт, оценить репутацию, проверить регистрацию через ЕГРЮЛ, посмотреть судебные споры в картотеке арбитражных дел и оценить риски через сервис «Знай своего клиента» Банка России.

Чтобы не собирать эту информацию вручную каждый раз, можно использовать специальные инструменты. Они формируют досье на компанию по данным из множества открытых источников. Информацию в них можно узнать, например, по ИНН.

Как организовать контроль? На старте, если предприниматель делает всё сам, операций немного, все платежи понятны, а список контрагентов почти не меняется, достаточно самостоятельного ручного контроля. По мере роста бизнеса и нагрузки на систему можно передать контроль отдельному сотруднику. Он будет, например, проверять контрагентов, сверять документы с фактическими операциями и следить за назначением платежей. Дальше можно создать комплаенс-отдел.

В сложных ситуациях — например, при крупных нетипичных сделках — можно подключать внешних специалистов.

Как часто нужно контролировать саму систему? У бизнеса должен быть понятный график проверки процессов. Нужно регулярно смотреть, всё ли в порядке с документами, платежами и работой с контрагентами.

В обычной ситуации достаточно делать это раз в месяц или в квартал. Также нужны проверки вне графика, когда меняются правила, например, по НДС или №115-ФЗ. В таких случаях стоит обратить внимание на то, на что могли повлиять обновления: допустим, не появился ли у контрагентов высокий уровень риска.

Главное о комплаенсе в трёх пунктах

• Комплаенс — это система правил и контроля внутри компании, которая помогает работать в рамках закона. Без неё есть риск столкнуться с трудностями: например, банк может приостановить платёж, а налоговая — доначислить налоги.
• Эффективный комплаенс — системный, регулярный, автоматизированный и связанный с экосистемой банков. Если же комплаенс представлен набором правил, которым никто не следует, он бесполезен.
• Чтобы внедрить комплаенс, нужно начать с малого: создать правила документооборота и следовать им, а также внедрить проверку контрагентов до начала сотрудничества с ними. Дальше можно периодически проверять сделки и саму систему комплаенса — например, раз в месяц или квартал.