WBS, или структурная декомпозиция: модель, о которой должен знать каждый менеджер проектов

О WBS рассказал

Владимир Завертайлов

Один из популяризаторов гибкой разработки в России. Основатель Scrum-студии «Сибирикс». Студия специализируется на крупных интеграционных проектах. В числе её клиентов — «Северсталь», «Орматек», «Металл Профиль», Disney, TP-Link, Logitech, «Атол», Greenfield, «Сочи Парк», Adobe и другие.

Автор «Настольной книги project-менеджера. Что нужно знать, чтобы управлять IT, digital и другими проектами с учётом российских реалий».

В проектном менеджменте есть много концепций, которые упрощают управление проектами. Одна из таких концепций — WBS, или структурная декомпозиция.

В этом материале Skillbox Media разберёмся:

• что такое WBS и зачем она нужна;
• какие есть принципы WBS;
• как сделать структурную декомпозицию;
• как визуализировать WBS;
• как узнать больше о проектном управлении.

Что такое WBS и зачем она нужна

WBS — work breakdown structure, или структурная декомпозиция. Другое название — иерархическая структура работ. Это инструмент планирования, в основе которого лежит популярный приём тайм-менеджмента: чтобы съесть слона, нужно делать это по кусочкам. WBS используют не только в проектном менеджменте, но и во многих других сферах.

С помощью структурной декомпозиции большие и сложные проекты делят на маленькие простые части. Например, проект разбивают на блоки, блоки — на задачи, задачи — на подзадачи. Получается иерархическая схема, в которой отражены все работы по проекту.

Структурную декомпозицию используют, чтобы быстро получить представление об объёме работ. Это нужно, чтобы верно оценить сроки, трудозатраты и стоимость проекта — и презентовать эти данные клиенту или руководству.

Также WBS помогает:

• отметить «контрольные точки» проекта и результаты, которых нужно в них достичь;
• спрогнозировать дополнительные затраты, которые могут возникнуть в процессе работ, — например, на подписку на сервисы или покупку дополнительного ПО;
• понять, как все работы по проекту связаны между собой, и правильно определить приоритеты задач;
• определить количество задействованных на проекте сотрудников или подрядчиков и распределить нагрузку между ними;
• назначить ответственных за каждый этап проекта и наладить коммуникацию в команде;
• заранее увидеть возможные трудности и снизить риски — например, понять, что текущих ресурсов не хватит и нужны дополнительные сотрудники.

Иерархическая структура облегчает создание стратегии проекта. Это документ, в котором описана последовательность работ, сроки и ответственные за каждый этап проекта.

Какие есть принципы WBS 

Принципы структурной декомпозиции — это правила, по которым проект «разбирают» на составляющие. В разных источниках описывают множество принципов. Мы расскажем о пяти правилах, которым следуют чаще всего.

В схему нужно включать все этапы работы над проектом. То есть всё, что может повлиять на его результат. Если не включить какой-то «второстепенный» этап, есть риск забыть про него.

При декомпозиции нужно соблюдать иерархию. Это значит, что у каждого подпункта должен быть только один «родительский» пункт. Элементы (задачи) не должны дублироваться.

Верхние блоки должны быть равнозначными и автономными. Сверху располагают главные этапы работы над проектом. У каждого из них должны быть свои исходные данные и измеримый результат.

Каждый блок работ нужно детализировать. Этапы нужно декомпозировать до уровня простых задач, которые может выполнить или проконтролировать один сотрудник. Если для работы нужно несколько человек, значит, эту задачу тоже можно декомпозировать.

В схеме не должно быть разночтений. Для каждой задачи в схеме составляют описание и указывают дедлайн, ответственного и желаемый результат. Это описание не должно вызывать вопросов и уточнений.

Как сделать структурную декомпозицию

Менеджер проектов может сделать декомпозицию самостоятельно или привлечь к этому команду. Чтобы получить иерархическую схему работ, нужно пройти семь шагов.

Первый шаг — постановка задачи. На этом этапе определяют, к какому результату нужно прийти. Желательно сразу прописать чёткие цели проекта — например, «создать сайт компании с каталогом товаров и корзиной для покупок».

Второй — поиск результатов, необходимых для достижения целей, они же главные этапы работы. Например, для запуска сайта нужно:

• собрать информацию и подготовить контент;
• провести анализ конкурентов, рынка, компании;
• составить техническое задание;
• разработать интерфейс;
• выбрать стек разработки и написать код;
• выполнить вёрстку страниц;
• провести тестирование.

Третий — перечисление блоков работ. Это самые важные этапы — те, что были определены на предыдущем шаге. Для каждого блока нужно прописать результат — чего нужно достичь на этом этапе. Например, на этапе составления технического задания — получить документ, описывающий требования к сайту.

Четвёртый — разбивка блоков на задачи. Каждый этап работы нужно детализировать до задач и по каждой из них определить дедлайн. На основе этих дедлайнов можно определить сроки сдачи каждого блока и проекта в целом.

Пятый — распределение задач. На этом этапе нужно проанализировать трудозатраты и загруженность команды — и распределить задачи между сотрудниками. Если они не успеют выполнить в срок все работы, можно подключить подрядчиков и назначить тех, кто будет контролировать их работу.

Шестой — составление бюджета. Исходя из стоимости работы специалистов и подрядчиков, нужно рассчитать стоимость всего проекта. При необходимости в неё включают дополнительные затраты — например, расходы на покупку софта.

Седьмой — создание контрольных точек. Благодаря декомпозиции проект детализирован и контролировать каждую задачу не нужно. Но стоит определить контрольные точки — ключевые этапы проекта, результат которых нужно утвердить с клиентом. Часто в качестве контрольных точек используют блоки — главные этапы, которые мы нашли на втором шаге.

Читайте также:

«Меня уже сокращали в 2014‑м. Я сразу понял, к чему всё идёт»: путь от инженера до проджекта

Как визуализировать WBS

Результат структурной декомпозиции обязательно визуализируют — рисуют схему, отражающую иерархию задач. Есть разные способы визуализации. Мы перечислим четыре распространённых решения.

Иерархическая таблица. Это список задач в таблице. В первом столбце пишут названия блоков, задач и подзадач. В следующих — даты начала и окончания процессов, затраченное время, имена ответственных и другие данные. Такую таблицу удобно использовать для линейных процессов.

Создать иерархическую таблицу можно в Excel или в «Google Таблицах» — сервисе для работы с онлайн-таблицами.

Древовидная структура. Это визуализация иерархической таблицы в виде перевёрнутого дерева. Его «корень» — название проекта. От него отходят «ветви» — задачи и подзадачи.

Древовидная структура — один из самых простых способов визуализации. Можно нарисовать её от руки или использовать специальные сервисы — Creately, Draw.io, Microsoft Visio, Octopus.do. Последний создан для визуализации карты сайта, но подойдёт и для декомпозиции.

Диаграмма Ганта. Это визуальное представление графика работ. Диаграмма состоит из отрезков, размещённых вдоль временной оси. Каждый отрезок — это задача. Диаграмма показывает, когда будут выполняться задачи и сколько на это уйдёт времени. Подробнее об инструменте можно почитать здесь.

Диаграмму можно построить в обычной таблице вроде Excel или в специальных сервисах: GanttPro, TeamGantt и других.

Диаграмма PERT. Она детализированнее диаграммы Ганта. На ней тоже можно показать даты начала и окончания задачи, её длительность и оставшееся на выполнение время. А ещё она отражает взаимосвязи между задачами.

Диаграмма PERT подойдёт для структурной декомпозиции небольших проектов или отдельных блоков, потому что большое число задач делает её запутанной. Составить такую иерархическую схему можно в SmartDraw, Visme, Edraw Max и других сервисах.

Как узнать больше о проектном управлении

• Проект — временное предприятие, направленное на получение уникального результата. В Skillbox Media есть материал, в котором мы подробно разобрали термин — объяснили, в чём разница между проектом и процессом и что может быть целью проекта.
• Управление проектами — самостоятельное широкое направление в менеджменте. В нём множество методик, принципов, концепций и практик. Начать изучение проектного управления можно с этой статьи.
• Декомпозиция — один из множества инструментов, которые могут пригодиться в проектном управлении. Владимир Завертайлов выпустил «Настольную книгу project-менеджера», в которой рассказал, какие ещё инструменты можно использовать и с какими нюансами придётся столкнуться менеджеру проектов.
• Менеджер проектов — человек, который отвечает за результат. Чтобы получить его, нужно уметь управлять сроками, бюджетом и командой. Освоить необходимые навыки можно на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём дают универсальные знания, необходимые любому руководителю, и погружают в специфику проектного управления.