Excel: что это за программа, как в ней работать и какие функции в ней есть

Excel — универсальный софт для работы с электронными таблицами. Он одинаково хорош как для составления примитивных отчётов или графиков, так и для глубокого анализа больших объёмов информации.

Функции Excel позволяют делать всё, что может понадобиться в работе с электронными таблицами, — объединять ячейки, переносить информацию с одного листа на другой, закреплять строки и столбцы, делать выпадающие списки и так далее. Они значительно упрощают работу с данными, поэтому применять их должны уметь все.

В Skillbox Media есть серия статей-инструкций по работе в Excel. В этом материале — подборка главных возможностей табличного редактора и ссылки на подробные руководства с примерами и скриншотами.

Содержание

• Интерфейс Excel
• Как ввести и оформить данные
• Как работать с формулами и функциями
• Как объединить ячейки и их содержимое
• Как округлить числа
• Как закрепить строки и столбцы
• Как создать и настроить диаграммы
• Как посчитать проценты
• Как установить обычный и расширенный фильтр
• Как сделать сортировку
• Как сделать выпадающий список
• Как пользоваться массивами
• Как использовать функцию ЕСЛИ
• Как использовать поисковые функции
• Как делать сводные таблицы
• Как делать макросы
• Как использовать быстрые клавиши в Excel
• Как узнать больше о работе в табличных редакторах

Интерфейс Excel

В интерфейсе Excel несколько областей: панель меню и инструментов, строка функций, область таблицы, нижнее меню. Разберём их подробнее.

Панель меню и инструментов. Это вкладки в самой верхней части интерфейса — «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные», «Рецензирование», «Вид», «Разработчик», а также инструменты под ними. Панель инструментов на каждой вкладке своя.

На вкладке «Главная» расположены основные инструменты для работы в Excel. Например, здесь можно поменять шрифт и формат данных, отсортировать и отфильтровать ячейки, изменить стиль ячеек, вставить строки и столбцы и так далее.

С помощью вкладки «Вставка» на лист Excel добавляют графические элементы. Например, рисунки, геометрические фигуры, диаграммы и графики. Здесь же находится кнопка для создания сводных таблиц.

На вкладке «Разметка страницы» расположены инструменты для работы с форматом файла. Здесь можно, например, изменить ориентацию и размер листа, настроить поля, добавить фон, поменять тему.

На вкладке «Формулы» собраны все функции и формулы, с помощью которых пользователи работают со значениями таблиц. Для удобства формулы сгруппированы — например, есть логические формулы, финансовые, математические.

На вкладке «Данные» расположены инструменты для фильтрации, сортировки и группировки значений таблицы. Здесь же расположена кнопка для выгрузки данных из внешних источников.

С помощью вкладки «Рецензирование» можно добавлять примечания к ячейкам, устанавливать защиту для листа Excel или для всей книги.

На вкладке «Вид» расположены кнопки для закрепления строк и столбцов, переключения окон, смены масштаба страницы.

На вкладке «Разработчик» расположены инструменты для работы с макросами и Visual Basic. Здесь же можно добавлять надстройки Excel.

Строка функций. В неё пользователи вводят параметры функций для обработки данных в таблице — например, для проведения арифметических расчётов или проверки соответствия заданным условиям.

Область таблицы. Это основная область Excel. У каждой ячейки таблицы свой уникальный адрес — он образован из названий строки и столбца, пересекающихся в ячейке. Пользователь вводит в ячейки значения таблицы, осуществляет в них расчёты, меняет оформление и так далее.

Нижнее меню. Здесь показаны листы таблицы. С помощью кнопки «+» можно добавлять новые листы книги Excel. Это удобно, когда данные нужно разбить по месяцам, фамилиям или другим параметрам.

Как ввести и оформить данные

С этого видеоурока стоит начать знакомство с Excel. В нём сертифицированный тренер по Microsoft Office Ренат Шагабутдинов показывает:

• какие есть способы и инструменты для ввода данных в ячейки;
• как копировать, переносить и удалять данные;
• как настраивать форматы и стили таблиц;
• как создавать пользовательские форматы, чтобы подавать информацию нагляднее.

Как работать с формулами и функциями

Формулы в Excel — выражения, с помощью которых проводят расчёты со значениями на листе. Пользователи вводят их вручную в ячейках или в строке формул. Чаще всего их используют для простых вычислений.

Функции — заранее созданные формулы, которые проводят вычисления по заданным значениям и в указанном порядке. Они позволяют выполнять как простые, так и сложные расчёты.

На тему работы с формулами тоже есть видеоурок. В нём Ренат Шагабутдинов показывает:

• как проводить расчёты с помощью стандартных формул и функций;
• как создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками;
• как находить ошибки в формулах.

Как объединить ячейки и данные в них

Функция объединения позволяет из нескольких ячеек сделать одну. Она пригодится в двух случаях:

• когда нужно отформатировать таблицу — например, оформить шапку или убрать лишние пустые ячейки;
• когда нужно объединить данные — например, сделать одну ячейку из нескольких и при этом сохранить всю информацию в них.

В статье подробно рассказали о четырёх способах объединения ячеек в Excel:

• Кнопка «Объединить» — когда нужно сделать шапку в таблице.
• Функция СЦЕПИТЬ — когда нужно собрать данные из нескольких ячеек в одну.
• Функция СЦЕП — когда нужно собрать данные из большого диапазона ячеек.
• Функция ОБЪЕДИНИТЬ — когда нужно собрать данные из большого диапазона и автоматически разделить их пробелами.

Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня

Как округлить числа

Округление необходимо, когда точность чисел не важна, а в округлённом виде они воспринимаются проще.

В Excel округлить числа можно четырьмя способами:

• Округление через изменение формата ячейки — когда нужно округлить число только визуально.
• Функция ОКРУГЛ — когда нужно округлить число по правилам математики.
• Функции ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ — когда нужно самостоятельно выбрать, в какую сторону округлить число.
• Функция ОКРУГЛТ — когда нужно округлить число с заданной точностью.

В статье показали, как применять эти способы округления.

Как закрепить строки и столбцы

Закрепление областей таблицы полезно, когда все данные не помещаются на экране, а при прокрутке теряются названия столбцов и строк. После закрепления необходимые области всегда остаются на виду.

Опция «замораживает» первую строку, первый столбец или несколько столбцов и строк одновременно. В этой статье Skillbox Media мы подробно разбирали, как это сделать.

Как создать и настроить диаграммы

Диаграммы используют для графического отображения данных. Также с помощью них показывают зависимости между этими данными. Сложная информация, представленная в виде диаграмм, воспринимается проще: можно расставлять нужные акценты и дополнительно детализировать сведения.

В статье «Как создать и настроить диаграммы в Excel» рассказали:

• для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
• как показать данные круговой диаграммы в процентах;
• для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять в них акценты;
• как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
• как изменить информацию в диаграмме.

Как посчитать проценты

В этой статье Skillbox Media подробно рассказывали о четырёх популярных способах расчёта процентов:

• как рассчитать процент от числа — когда нужно найти процент одного значения в общей сумме;
• как отнять процент от числа или прибавить процент к числу — когда нужно рассчитать, как изменятся числа после уменьшения или увеличения на заданный процент;
• как рассчитать разницу между числами в процентах — когда нужно понять, на сколько процентов увеличилось или уменьшилось число;
• как рассчитать число по проценту и значению — когда нужно определить, какое значение будет у процента от заданного числа.

Как установить обычный и расширенный фильтр

Фильтры используют, чтобы из большого количества ячеек отобразить только нужные в этот момент. В отфильтрованной таблице показана информация, которая соответствуют критериям, заданным пользователем. Ненужная информация скрыта.

В этой статье Skillbox Media на примерах показали:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать ячейки по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

Как сделать сортировку

Сортировку настраивают, когда информацию нужно отобразить в определённом порядке. Например, по возрастанию или убыванию чисел, по алфавиту или по любым пользовательским критериям.

В статье о сортировке в Excel разобрали:

• как сделать сортировку данных по одному критерию;
• как сделать сортировку по нескольким критериям;
• как настроить пользовательскую сортировку.

Как сделать выпадающий список

Выпадающий список позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее. Эта функция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры — например, фамилии сотрудников или наименования товаров.

В статье дали пошаговую инструкцию по тому, как сделать выпадающие списки, на примере каталога авто — со скриншотами.

Как пользоваться массивами

Массивы в Excel — данные из двух и более смежных ячеек, которые используют в расчётах как единую группу, одновременно. Это делает работу с большими диапазонами ячеек удобнее и быстрее.

С помощью массивов можно проводить расчёты не поочерёдно с каждой ячейкой диапазона, а со всем диапазоном одновременно. Или создать формулу, которая одним действием выполнит сразу несколько расчётов с любым количеством ячеек.

В статье показали, как выполнить базовые операции с помощью формул массивов и операторов Excel:

• построчно перемножить значения двух столбцов;
• умножить одно значение сразу на весь столбец;
• выполнить сразу два действия одной формулой;
• поменять местами столбцы и строки.

Как использовать функцию ЕСЛИ

ЕСЛИ — логическая функция. С помощью неё проверяют, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы.

Это может быть удобно, например, при работе с каталогами. Пользователь указывает критерий, который нужно проверить, — функция сравнивает этот критерий с данными в ячейках и выдаёт результат: ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Более подробно о том, как работает и для чего нужна функция ЕСЛИ в Excel, рассказали в статье. На примерах показали, как запустить функцию ЕСЛИ с одним или несколькими условиями.

Как использовать поисковые функции и функции для расчётов с условиями

Поисковые функции нужны, чтобы ускорить работу с большими объёмами данных. С их помощью значения находят в одной таблице и переносят в другую. Не нужно, например, самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.

В этой статье Skillbox Media разобрали, для чего нужна функция ВПР и когда её используют. Также показали на примере, как её применять пошагово.

В видеоуроке ниже Ренат Шагабутдинов показывает, как работают другие поисковые функции — ПОИСКПОЗ и ПРОСМОТРX. А также учит пользоваться функциями для расчётов с условиями — СЧЁТ, СУММ, СРЗНАЧ, ИНДЕКС.

Как сделать сводные таблицы

Сводные таблицы — инструмент для анализа данных. Сводные таблицы собирают информацию из обычных таблиц, обрабатывают её, группируют в блоки, проводят необходимые вычисления и показывают итог в виде наглядного отчёта.

В статье дали пошаговую инструкцию по созданию сводных таблиц с примером и скриншотами. Также на эту тему есть бесплатный видеоурок.

Как делать макросы

Макрос в Excel — алгоритм действий, записанный в одну команду. С помощью макросов можно выполнить несколько шагов, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.

Макросы используют для автоматизации рутинных задач. Вместо того чтобы совершать несколько повторяющихся действий, пользователь записывает ход их выполнения в одну команду — и запускает её, когда нужно выполнить все эти действия снова.

В статье дали инструкцию по работе с макросами для новичков. В ней подробно рассказали, для чего нужны макросы и как они работают. А также показали, как записать и запустить макрос.

Как использовать быстрые клавиши в Excel

Быстрые клавиши нужны для ускорения работы. По-другому их называют горячими клавишами. Это комбинации клавиш, при нажатии на которые в программе выполняются разные действия.

Вот основные быстрые клавиши для работы в Excel.

В зависимости от операционной системы и версии Excel быстрые клавиши могут различаться. Полный перечень быстрых клавиш для своей операционной системы можно посмотреть на сайте «Поддержка Microsoft».

Как узнать больше о работе в табличных редакторах

• В Skillbox есть курс «Excel +  „Google Таблицы“ с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать информацию, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
• Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.
• На сайте Skillbox собраны все бесплатные видеоуроки по Excel и «Google Таблицам», о которых мы говорили выше.
• Также в Skillbox Media есть статьи о надстройках Excel — Power Query и Power Pivot. С помощью этих надстроек можно обрабатывать большие объёмы информации и работать с базами данных.