Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Group 15 close hat Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. path40

Как выиграть время: пять уровней тайм-менеджмента в digital

Управление временем ― это игра. Чтобы выиграть, нужно уметь организовать рабочий процесс. Рассказываем, как это сделать.

Один день менеджера проектов похож на непрерывный бег с препятствиями, да еще и на скорость. Как в старых играх, где по пути нужно собирать золотые монетки и стрелять в маленьких зеленых монстров. Так и здесь: задач много, а время постоянно куда-то исчезает.

Тайм-менеджмент: что это?

Тайм-менеджмент ― умение эффективно управлять временем.

Менеджеры digital-проектов бывают двух типов: которые все успевают и которых уже уволили. Если вы пока сохранили за собой место, но со временем не ладите, то давайте учиться, пока вы не сошли с ума от количества задач.

Представьте команду разработчиков и project-менеджера. Они получилили заказ на разработку ПО. Время ограниченно, но нужно все успеть и не потерять в качестве. Какие инструменты использовать project-менеджеру, чтобы организовать работу?

Первый уровень: определить цель

У project-менеджера одна цель ― качественный проект в срок. Но чтобы получить такой результат, нужны конкретные цели. Чтобы правильно их определить, в управлении используют метод SMART.

Согласно SMART, цель проекта должна быть:

КОНКРЕТНОЙ

Точно определять результат, который хотите достичь.

ДОСТИЖИМОЙ

Нужно учитывать все ресурсы и ограничения.

ЗНАЧИМОЙ

Оценивать выгоду от проекта.

ИЗМЕРИМОЙ

Устанавливать критерии оценки, чтобы понимать, когда цель достигнута.

ОГРАНИЧЕННОЙ ПО ВРЕМЕНИ

Нужно достичь результат за определенный срок.

Когда разобрались с целями, можно начинать планировать задачи.

Второй уровень: планировать каждый день

Удобно планировать работу в календаре (Google Calendar) или таск-трекере (Trello). Там можно ставить задачи команде, обмениваться файлами. Весь план работы на виду: все в курсе, у кого какие планы. Например, команда видит, когда у project-менеджера встреча или созвон с клиентом, и его лучше не отвлекать.

Если есть задачи, которые никак не успеть решить за раз, то их можно разделить на части и выполнять постепенно. При планировании каждого дня важно иметь в запасе пару часов на случай, если что-то пойдет не так. Примеры приложений: Trello, Google Calendar.

Планер заполнен, но с чего начать? Какие задачи решать сейчас, а какие ― подождут?

Третий уровень: определить важное и не прилагать ненужных усилий

Всегда есть задачи, которые требуют незамедлительного решения, они обычно очевидны. Но есть и много других: что-то можно отложить, что-то ― делегировать. Чтобы разобраться в приоритетах, можно использовать метод матрицы Эйзенхауэра.

Разделите все задачи на четыре списка:

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Когда задачи разделены, уже проще сориентироваться, с чего начать. Дела из списка «Важно и срочно» нужно выполнять в первую очередь и стремиться к тому, чтобы он был пуст. Примеры приложений: Focus Matrix, My Effectiveness Habits.

Задачи рассортированы, но их все равно слишком много, и времени не хватает. Посмотрите, нет ли среди них лишних. Бывает так, что дела отнимают время, но не дают никакого результата. Поэтому важно понять, какие действия приносят реальную пользу, и сфокусироваться на них.

Согласно принципу Парето, 20% усилий дают 80% результата, и наоборот. Этот феномен называется «правило 80/20». Цифры условны и могут меняться в зависимости от процесса. Идея в том, чтобы делать меньше, но лучше, и только важное, тогда можно не беспокоиться за результат.

Правило 80/20

Если вы вычеркнули бесполезные задачи, но все еще ничего не успеваете, то проходите на следующий уровень.

Четвертый уровень: работать циклами и фокусироваться на одной задаче

Чтобы успевать больше, нужно отказаться от многозадачности. Лучше концентрироваться на одном, чем пытаться делать все и сразу.

Можно разделить работу на короткие отрезки, между которыми делать маленькие перерывы со сменой деятельности. Так работает метод Pomodoro.

Как выглядит работа по методу Pomodoro

Примеры приложений: Pomodoro Time Pro, онлайн-таймеры.

Вы уже прошли все четыре уровня, протестировали все инструменты, но так и не поняли, куда девается время? Возможно, вы из тех, кто любит держать в голове слишком много информации.

Пятый уровень: берегите мозг

Наш мозг так устроен, что не любит сложности. Поэтому нужно защищать его от перегрузок. Чтобы не держать все в голове, записывайте. Любые мысли, которые возникают по ходу работы, или дополнительные задачи. Можно в Trello или просто в блокнот. Главное ― освободить голову.

Когда планируете очередной рабочий день, следите, чтобы не пришлось принимать решения слишком часто. Идеально ― одна подобная задача в день или хотя бы не больше трех. Если больше, то мозг протестует и уже не выдает ничего вразумительного.

Вы прошли все уровни и теперь знаете, как научиться тайм-менеджменту. Когда тестируете методы управления временем, главное ― не заиграться. Планирование и другие инструменты тайм-менеджмента могут здорово упростить жизнь, если их правильно и в меру использовать. Но когда горят дедлайны, команда в шоке, заказчик в истерике, а вы медитативно делите задачи по степени важности, то проблема — не во времени, а в вас. Пора остановиться и изменить стратегию.

Если хотите научиться не только тайм-менеджменту, но и правильно общаться с клиентами, разобраться в методологиях управления, то онлайн-курсы ― хорошая идея. Только выбирайте преподавателей-практиков, а теорию можно освоить и без курсов.

Курс «Управление Digital-проектами»
Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.
  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Комментарии

0
Чтобы оставить комментарий,  авторизуйтесь
Хочешь получать крутые статьи по менеджменту?
Подпишись на рассылку Skillbox
Новогодняя распродажа курсов
Посмотреть