Как выиграть время: пять уровней тайм-менеджмента в digital

Один день менеджера проектов похож на непрерывный бег с препятствиями, да еще и на скорость. Как в старых играх, где по пути нужно собирать золотые монетки и стрелять в маленьких зеленых монстров. Так и здесь: задач много, а время постоянно куда-то исчезает.

Тайм-менеджмент: что это?

Менеджеры digital-проектов бывают двух типов: которые все успевают и которых уже уволили. Если вы пока сохранили за собой место, но со временем не ладите, то давайте учиться, пока вы не сошли с ума от количества задач.

Представьте команду разработчиков и project-менеджера. Они получили заказ на разработку ПО. Время ограниченно, но нужно все успеть и не потерять в качестве. Какие инструменты использовать project-менеджеру, чтобы организовать работу?

Первый уровень: определить цель

У project-менеджера одна цель ― качественный проект в срок. Но чтобы получить такой результат, нужны конкретные цели. Чтобы правильно их определить, в управлении используют метод SMART.

Когда разобрались с целями, можно начинать планировать задачи.

Второй уровень: планировать каждый день

Удобно планировать работу в календаре (Google Calendar) или таск-трекере (Trello). Там можно ставить задачи команде, обмениваться файлами. Весь план работы на виду: все в курсе, у кого какие планы. Например, команда видит, когда у project-менеджера встреча или созвон с клиентом, и его лучше не отвлекать.

Если есть задачи, которые никак не успеть решить за раз, то их можно разделить на части и выполнять постепенно. При планировании каждого дня важно иметь в запасе пару часов на случай, если что-то пойдет не так. Примеры приложений: Trello, Google Calendar.

Планер заполнен, но с чего начать? Какие задачи решать сейчас, а какие ― подождут?

Третий уровень: определить важное и не прилагать ненужных усилий

Всегда есть задачи, которые требуют незамедлительного решения, они обычно очевидны. Но есть и много других: что-то можно отложить, что-то ― делегировать. Чтобы разобраться в приоритетах, можно использовать метод матрицы Эйзенхауэра.

Разделите все задачи на четыре списка:

Когда задачи разделены, уже проще сориентироваться, с чего начать. Дела из списка «Важно и срочно» нужно выполнять в первую очередь и стремиться к тому, чтобы он был пуст. Примеры приложений: Focus Matrix, My Effectiveness Habits.

Задачи рассортированы, но их все равно слишком много, и времени не хватает. Посмотрите, нет ли среди них лишних. Бывает так, что дела отнимают время, но не дают никакого результата. Поэтому важно понять, какие действия приносят реальную пользу, и сфокусироваться на них.

Согласно принципу Парето, 20% усилий дают 80% результата, и наоборот. Этот феномен называется «правило 80/20». Цифры условны и могут меняться в зависимости от процесса. Идея в том, чтобы делать меньше, но лучше, и только важное, тогда можно не беспокоиться за результат.

Если вы вычеркнули бесполезные задачи, но все еще ничего не успеваете, то проходите на следующий уровень.

Четвертый уровень: работать циклами и фокусироваться на одной задаче

Чтобы успевать больше, нужно отказаться от многозадачности. Лучше концентрироваться на одном, чем пытаться делать все и сразу.

Можно разделить работу на короткие отрезки, между которыми делать маленькие перерывы со сменой деятельности. Так работает метод Pomodoro.

Примеры приложений: Pomodoro Time Pro, онлайн-таймеры.

Вы уже прошли все четыре уровня, протестировали все инструменты, но так и не поняли, куда девается время? Возможно, вы из тех, кто любит держать в голове слишком много информации.

Пятый уровень: берегите мозг

Наш мозг так устроен, что не любит сложности. Поэтому нужно защищать его от перегрузок. Чтобы не держать все в голове, записывайте. Любые мысли, которые возникают по ходу работы, или дополнительные задачи. Можно в Trello или просто в блокнот. Главное ― освободить голову.

Вы прошли все уровни и теперь знаете, как научиться тайм-менеджменту. Когда тестируете методы управления временем, главное ― не заиграться. Планирование и другие инструменты тайм-менеджмента могут здорово упростить жизнь, если их правильно и в меру использовать. Но когда горят дедлайны, команда в шоке, заказчик в истерике, а вы медитативно делите задачи по степени важности, то проблема — не во времени, а в вас. Пора остановиться и изменить стратегию.

Если хотите научиться не только тайм-менеджменту, но и правильно общаться с клиентами, разобраться в методологиях управления, то онлайн-курсы ― хорошая идея. Только выбирайте преподавателей-практиков, а теорию можно освоить и без курсов.