Разбираем методологии управления проектами: чем «Водопад» отличается от Agile и что выбрать

На любой должности есть задачи, которые можно назвать проектами. А обязанности некоторых специалистов непосредственно связаны с проектным менеджментом. Поэтому разбираться в методологиях управления полезно многим — если понимать, как они работают, можно эффективно управлять задачами.

В этой статье редакции «Управление» Skillbox Media расскажем:

• что такое методология управления проектами;
• какие бывают методологии: от Waterfall до Agile;
• как выбрать подходящую;
• как её внедрить.

Что такое методология управления проектами

Когда речь заходит о проектном менеджменте, часто путают три понятия: методология, подход и метод.

Методология — это набор принципов, по которым управляют проектом. Этот набор описывает, что и в какой последовательности делать, кто за что отвечает, как нужно принимать решения и как понять, что проект движется правильно, говорит руководитель проектов, спикер курса Skillbox «Управление проектами» Пётр Орлов.

Подход — более широкое понятие, чем методология. Он определяет, каким должен быть процесс и какой результат мы считаем хорошим, объясняет ведущий менеджер DS-продукта в «Авито», эксперт по развитию цифровых сервисов Александр Белов. Методология переводит эти принципы в систему работы: определяет роли, артефакты, ритм планирования и критерии готовности.

Метод — отдельный инструмент, который может входить в методологию. По сути, это инструкция к действию, которая объясняет, как решить какую-то задачу: например, как визуализировать работу.

«Методы не обязательно использовать только в той методологии, для которой их придумали. При запуске Tinkoff Junior несколько команд работали каждая в своей методологии. Продукт делался с нуля в матричной структуре, где выделенных „проектных“ команд не было в принципе — только распределение ресурсов внутри функциональных команд. Навязывание одной методологии означало сломать то, что и так работало.

Поэтому мы взяли не методологию, а метод: диаграмму Ганта как единый роадмап по этапам и фичам, вокруг которого строились репортинг, планирование ресурсов и контроль приоритетов. Команды остались при своих методологиях, а координация шла через один общий метод поверх них».

Александр Белов,
ведущий менеджер DS-продукта в «Авито», эксперт по развитию цифровых сервисов

Какие бывают методологии

Самые популярные методологии — Waterfall и Agile. Во всех системах управления проектами, которые используют в России, есть принципы либо первой, либо второй, либо обоих сразу. Поэтому начать изучение проектного менеджмента именно с Waterfall и Agile — расскажем о них.

Waterfall

Waterfall — это жёсткая методология, в основе которой лежит последовательность: следующий этап начинается только после завершения предыдущего. Waterfall в переводе с английского означает «водопад» — как беспрерывно и последовательно одним потоком движется вода, так и команда должна работать над проектом.

Читайте также:

Методология разработки Waterfall: что это, как работает и чем отличается от Agile

Ещё одна особенность Waterfall — заказчик не участвует в работе над продуктом на каждом этапе. В начале проекта он согласовывает план и требования, а готовый результат получает в конце. Конечно, если заказчика что-то не устраивает, он может попросить внести изменения — но тогда команде придётся переписать ТЗ и пересобрать часть проекта.

В методологии Waterfall принято использовать диаграмму Ганта. Это метод, согласно которому проект разбивают на отдельные задачи и выстраивают их по шкале времени. Для каждой задачи указывают дедлайн.

Плюсы:

• подходит для проектов, где заранее известен результат;
• возможно спрогнозировать сроки и бюджет;
• удобно работать с большими командами.

Минусы:

• сложно и дорого вносить изменения после начала работы;
• проблемы могут вскрыться на поздних этапах, когда их исправление обходится дороже;
• последовательность этапов ограничивает возможность быстро менять план.

Agile

Agile — это не одна методология, а целое семейство, созданное на базе философии Agile. В него входят, например, методологии Scrum и Kanban. В основе Agile лежит гибкость: команда может менять план и требования по ходу работы, а заказчик участвует в создании продукта.

Читайте также:

Agile: что это такое и как работает гибкое управление проектами

Например, по методу Scrum работа проходит короткими итерациями. После каждого из них команда показывает заказчику результат и получает обратную связь. Если результат устраивает заказчика, работа продолжается. Если нет — команда вносит изменения и учитывает их на следующем этапе.

Плюсы:

• подходит для работы в условиях неопределённости;
• позволяет быстрее получить первый результат;
• помогает раньше обнаружить ошибки;
• позволяет учитывать обратную связь пользователей;
• даёт возможность быстро менять приоритеты.

Минусы:

• сложнее заранее определить точные сроки и стоимость проекта;
• требует самостоятельной и дисциплинированной команды;
• предполагает активное участие заказчика и регулярную обратную связь;
• без хорошего управления частая смена приоритетов может мешать работе.

Читайте также:

Kanban: главное об одном из самых популярных методов управления проектами

Как выбрать методологию управления проектами

Эксперты сходятся в одном — методологию нужно выбирать под проект. Если сделать неверный выбор, работа может замедлиться.

«Самая распространённая ошибка — выбирать методологию по принципу „Все сейчас работают по Agile, значит, и мы будем“. Сначала стоит оценить сам проект».

Пётр Орлов,
руководитель проектов, спикер курса Skillbox по управлению проектами. Работал с X5 Retail Group, MTS, Avilon, «Эльдорадо»

Жёсткие методологии больше подходят проектам с заранее известным результатом, говорит Пётр. Например, при строительстве здания есть проект, смета, требования и разрешения контролирующих органов. Маловероятно, что в процессе стройки концепция изменится.

Гибкие методологии больше подходят проектам, где результат неизвестен. Например, когда команда разрабатывает новый цифровой продукт и по ходу работы выясняет, какие функции нужны пользователям.

При выборе методологии Пётр Орлов советует ответить на следующие вопросы:

• Насколько понятен конечный результат — если результат и способ его достижения заранее известны, больше подходит жёсткий подход. В другом случае лучше подойдут гибкие.
• Как часто будут меняться требования — при высокой неопределённости лучше планировать работу на более короткий горизонт и корректировать её по мере появления новых вводных. Для этого лучше подойдёт гибкая методология.
• Насколько дорого исправлять ошибки — если из-за ошибки бизнес может потерять миллионы, лучше планировать и согласовывать работу заранее.
• Насколько сложный проект — чем больше в проекте участников, подрядчиков и систем, тем важнее прозрачность и управляемость.
• Какая команда будет работать над проектом — гибкая методология требует от команды самостоятельности и ответственности. Если сотрудники привыкли ждать подробных указаний руководителя, просто объявить их Agile-командой недостаточно. Придётся развивать компетенции и менять принципы работы.
• Как устроена компания — можно внедрить Scrum, но он не решит проблему, если все решения по-прежнему проходят через несколько уровней согласования. В таком случае работа будет замедляться не из-за методологии, а из-за устройства самой компании.

«Подведём итог. Если мы хорошо знаем, что и как нужно сделать, то это Waterfall. Если мы не знаем заранее, каким должен быть результат, то это Agile. Если нам нужен конкретный способ организовать agile-команду короткими циклами, это Scrum. Если у нас постоянный поток задач, то тогда это Kanban. А если проект большой и сложный, то часто лучший вариант — собрать гибридную систему.

На процессах в проекте, например, разработки, это может быть Scrum-процесс, а в процессе поддержки и эксплуатации выделяете канбан-систему. Или, например, стратегию и бюджет планировать и контролировать жёстко, а разработку продукта вести гибко».

Пётр Орлов,
руководитель проектов, спикер курса Skillbox по управлению проектами. Работал с X5 Retail Group, MTS, Avilon, «Эльдорадо»

Как внедрить методологию управления проектами

Процесс внедрения зависит от проекта и стадии, на которой он находится. Ниже ведущий менеджер DS-продукта в «Авито» и эксперт по развитию цифровых сервисов Александр Белов рассказывает, как внедрять жёсткую и гибкую методологии.

Как внедрить жёсткую методологию:

1. Оценить трудозатраты на весь проект. Заранее определить объём работы, а не планировать только на ближайшее время.
2. Зафиксировать даты запуска. Нужно установить дедлайн. Без этого в методологии нет смысла.
3. Ввести регулярную отчётность. На общих встречах важно показывать прогресс не только самой команде, но и всем сторонам, которые зависят от результата проекта.
4. Заранее синхронизировать сроки с другими командами. Например, отдел маркетинга к запуску должен должен подготовить активности, а служба поддержки — обновить инструкции.
5. Определить порядок изменения сроков. Если команда не успевает выполнить работу, изменения нужно отдельно обсудить со стейкхолдерами, а не просто перенести срок.
6. Учитывать стадию развития продукта. Долгосрочное планирование лучше подходит продуктам, которые на рынке давно и их можно масштабировать. Если товар или услуга новые, скорее всего, по ходу работы будет много изменений. Это нужно учитывать.

Именно так планировали работу команды «Яндекса» — «Справочника», «Я.Бизнеса» и UGC. У этих продуктов уже были клиенты и их нужно было масштабировать. При этом их аудитория, владельцы бизнеса, чувствительна к изменениям — нужно было успевать после обновления создавать маркетинговые активности и инструкции для поддержки.

Поэтому прозрачные сроки и регулярная отчётность были нужны не только для контроля работы команд. Они помогали всем зависимым процессам подготовиться к изменениям заранее.

Как внедрить гибкую методологию:

1. Оценить готовность команды к итеративной работе. Участники должны понимать, что план может меняться по ходу проекта, и не воспринимать это как ошибку планирования.
2. Определить роли и необходимые инструменты. Например, подготовить единый бэклог, назначить владельца продукта, при необходимости — Scrum-мастера или фасилитатора процесса.
3. Обозначить циклы работы. Это может быть спринт или другая итерация с понятным результатом на выходе.
4. Настроить регулярную обратную связь. Проводить встречи для обсуждения статуса и ретроспективы, на которых команда может менять сам процесс работы.
5. Масштабировать подход постепенно. Начинать с команд, чьи процессы уже близки друг к другу.

Главное — помнить, что методология должна ускорять процесс работы, а не создавать лишнюю бюрократию. Если методология тормозит процессы, то её нужно упрощать или вовсе отказываться от неё.

Главное о методологиях управления проектами в трёх пунктах

• Методология управления проектами — набор принципов, по которым строится управление. Самые популярные — Waterfall и Agile. По Waterfall над проектом работают последовательно, не пропуская этапы. По Agile работают короткими итерациями, и требования к результату могут часто менять.
• Выбирать методологию нужно под особенности проекта, команды и компании. Важно учитывать, насколько понятен результат, как часто будут меняться требования, насколько дорого исправлять ошибки и готова ли команда работать самостоятельно. Так, Waterfall подходит проектам с понятным результатом и заранее известными требованиями, Agile — проектам, где требования и результат могут меняться. При необходимости можно использовать методы из разных методологий.
• Методологию нужно не просто выбрать, но и правильно внедрить. Для этого важно определить роли и инструменты, настроить планирование и обратную связь.