Как управлять временем по методу Pomodoro: объясняем на томатах

При чём тут томаты

Представьте, что открываете холодильник, а там ― пять томатов. Какой вы захотите съесть первым?

Вы ещё здесь? Тогда продолжаем. Какой помидор вы выбрали? «Да любой подойдёт», ― подумали вы и сразу ошиблись. Мы здесь не салат готовим. Каждый помидор ― это время для задачи из вашего списка дел.

Эта томатная история началась в конце 1980-х годов, когда итальянский студент Франческо Чирилло понял, что устал. Он много учился каждый день, но не знал, куда уходит время. Пора было что-то с этим делать. Однажды Чирилло решил проверить, сможет ли концентрироваться на учёбе хотя бы десять минут. Нужно было засечь время, а под рукой как раз оказался кухонный таймер в виде помидора. Так появился Pomodoro ― метод планирования времени для увеличения продуктивности.

Основная идея ― работать короткими этапами: 25 минут работы, потом ― пять минут перерыва. Во время перерывов ― полная смена деятельности. Такой алгоритм нужно повторить четыре раза, то есть «съесть четыре помидора». А потом ― длинный перерыв, чтобы отдохнуть. Из инструментов понадобится только таймер (форма, цвет и принадлежность к овощам не имеют значения).

Как планировать время по методу Pomodoro

Представьте руководителя проекта по разработке веб-приложения. Каждый его день состоит из разноплановых и срочных задач. Нужно подготовить и согласовать план разработки, следить за процессом и помогать команде. Успевать общаться с заказчиком и собирать обратную связь. В общем, делать всё и сразу. Но как, если постоянно приходят коллеги с вопросами?

Давайте посмотрим на правила метода Pomodoro и на то, как их может использовать руководитель диджитал-проектов.

Правило томатов №1 ― выбирайте приоритетную задачу

Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчёт, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы. Используя метод Pomodoro, руководитель оценит ситуацию целиком и поймёт, что важно сделать прямо сейчас, а что можно отложить.

Правило томатов №2 ― концентрируйтесь на одном деле

Даже если вам кажется, что вы можете делать всё одновременно, сбавьте обороты. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с неё же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую. Когда руководитель проекта работает по методу Pomodoro, то не перескакивает с одного на другое. Если в этом отрезке по плану ― проанализировать результат работы, то этим project-менеджер и занимается, пока не прозвенит таймер.

Правило томатов №3 ― не отвлекайтесь

Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки. Руководитель проекта — потому и руководитель, что он как осьминог: решает свои задачи, а ещё постоянно отвечает на вопросы команды и заказчика. Но только после того, как прозвенит таймер.

Правило томатов №4 ― не старайтесь успеть

Если вы завели таймер на 25 минут, это не значит, что цель ― решить задачу за это время. Важна полная концентрация и сам процесс работы. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. Задача не в том, чтобы за 25 минут решить все дела. Она в том, чтобы сконцентрироваться на чём-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в безумном графике project-менеджера.

Правило томатов №5 ― не пренебрегайте перерывами

Работать много тоже вредно. Короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса. Когда у руководителя перерыв, он идёт выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью сменить род деятельности.

Правило томатов №6 ― регулируйте нагрузку

Возможно, что лично вам для продуктивной работы мало 25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время до тех пор, пока не станет комфортно. Если у руководителя проекта встреча с заказчиком и за 25 минут никак не успеть, то он не сбежит с середины совещания, потому что прозвенел таймер. Зато пометит в ежедневнике, что для встреч с заказчиком нужно запланировать больше времени.

Правило томатов №7 ― оценивайте результат

Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня. Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс. Руководитель проекта всегда оценивает полученный результат. Если не хватило времени ― в следующий раз запланируйте на задачу больше. Если за день вы успели отработать пять помидоров, то завтра постарайтесь улучшить результат.

Нельзя игнорировать вопросы команды, поэтому вряд ли получится полностью сконцентрироваться на задаче. Но Pomodoro ― гибкий метод, можно использовать только те принципы, которые вписываются в процесс.

Что общего у томатов и гибких методологий

Метод Pomodoro ― это алгоритм: «спланировать ― выполнить ― проверить ― исправить». Похожим образом работают agile-методологии, например Scrum.

Теперь вы знаете, что такое Pomodoro. Если хотите научиться управлять временем, это хороший старт, но есть и другие методы.

Если вы менеджер проектов и хотите попасть в сферу digital, то тайм-менеджмент будет полезным навыком, но далеко не главным. Также придётся научиться говорить с командой на одном языке, разобраться в технических терминах и циклах разработки ПО.

Если вы ― программист, который хочет стать руководителем, то вы уже хорошо подкованы в технической сфере. Осталось научиться тайм-менеджменту, тонкостям общения с командой и разобраться в методологиях управления.

Не так важно, на каком вы этапе. Если хотите понять кухню digital изнутри, помните правило: немного теории плюс много практики. Теория есть в интернете и специальной литературе, главное ― обращайтесь к проверенным источникам. Что насчёт практики? Выбирайте курсы, где дают не только посмотреть на процесс, но и «потрогать» его. Или, например, как в Skillbox — создать свой проект.