Что умеет Business Studio и что о системе думают руководители, которые ей пользуются

Business Studio — популярная программа для управления бизнес-процессами, в России и ЕАЭС с ней работают три тысячи компаний. Business Studio сложная. Её не получится использовать интуитивно: чтобы разобраться, нужно целенаправленно её изучать.

Этот текст подходит для полноценного знакомства с Business Studio. В нём есть:

• краткое объяснение, что такое Business Studio и для чего нужна программа;
• обзор основных возможностей Business Studio;
• демонстрация интерфейса для создания стратегических карт и бизнес-моделей;
• итоги опроса руководителей, которые пользуются Business Studio, о плюсах и минусах системы.

Разобраться в Business Studio помогла

Анна Солодовникова

Системный аналитик, магистр в области информационной бизнес-аналитики. Проверяющий куратор на курсах Skillbox «Профессия Бизнес-аналитик», «Профессия Операционный менеджер».

Что такое Business Studio

Business Studio — программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов и оптимизации системы управления. Программа разработана российской компанией ГК «Современные технологии управления». Business Studio существует в двух форматах: в облачном и в десктопном. Для использования в десктопной версии нужно устройство с операционной системой Windows.

Business Studio помогает описать бизнес-процессы компании. Описание нужно, чтобы проанализировать, оптимизировать процессы, составить их регламенты и автоматизировать. Об основных возможностях программы мы поговорим ниже.

В Business Studio можно настроить интеграцию или обмен данными бизнес-модели организации с другими корпоративными информационными системами различных классов — ERP, BI, BPMS, HRM, ECM, CRM. Это нужно, чтобы данные обновлялись автоматически. Например, чтобы каждый месяц в Business Studio появлялись актуальные данные о выручке, количестве заказов и прибыли.

Business Studio подходит для среднего и крупного бизнеса. Программой пользуются руководители компаний, маркетологи, владельцы продуктов, бизнес-архитекторы, бизнес-аналитики, IT-специалисты.

На программу можно оформить лицензию для конечных пользователей — она стоит от 93 840 рублей. Также можно оформить ежемесячную подписку: она стоит от 5500 рублей в месяц. Информация о тарифах есть на официальном сайте Business Studio.

Сервис можно использовать бесплатно — у него есть бессрочная демоверсия. Она позволяет, например, создавать бизнес-процессы, формировать отчёты и регламенты для процессов. Все функции демоверсии описаны на официальном сайте.

Какие возможности есть в Business Studio

В Business Studio четыре основные рабочие области: система менеджмента качества, система сбалансированных показателей, анализ процессов и управление бизнес-моделями.

Система сбалансированных показателей (ССП). Эта рабочая область позволяет создать стратегию компании, связать между собой все задачи и установить достижимые KPI.

В этом разделе задают показатели и цели, которых нужно достичь. Можно моделировать цели и связи между ними, создавать стратегические карты, контролировать и анализировать результаты. Подробнее об этом разделе мы поговорим ниже.

Анализ процессов. В разделе можно проанализировать бизнес-процессы и определить затраты на производство продуктов или услуг.

Вот как это происходит. Когда компания хочет запустить новый процесс, нужно понять, сколько на это нужно ресурсов, насколько процесс будет оправданным и трудозатратным.

В Business Studio можно внести необходимые параметры будущего бизнес-процесса и провести имитационное моделирование. Программа проанализирует данные, конечную цель и отобразит результат в отчёте: покажет, как долго шёл процесс, сколько он стоил и какой результат он принёс.

Управление моделью. Это рабочая область для моделирования бизнес-процессов. В качестве событий и связей между ними в моделях можно использовать разные элементы — должности, документы, показатели.

Когда аналитик меняет один элемент в модели, иногда приходится менять другие. Business Studio автоматически отслеживает изменения в бизнес-моделях и показывает, на каком этапе и что нужно поменять. Это нужно, чтобы все элементы модели были согласованы между собой.

Например, менеджер по закупкам сменил должность — стал руководителем отдела, а на его место пришёл другой сотрудник. Business Studio заметит, что в системе поменялись должности, и отправит уведомление о том, в какие процессы нужно внести изменения.

Business Studio предлагает множество инструментов для работы внутри каждой из этих областей. Мы разберём подробнее построение стратегических карт и моделирование бизнес-процессов — одни из самых популярных функций программы.

Система менеджмента качества (СМК). В разделе содержится информация о несоответствиях — отклонениях от регламентов и стандартов. С помощью этого раздела менеджер может отследить, что и на каком этапе в компании идёт не так.

Источниками информации о несоответствиях и отклонениях могут быть клиенты, сотрудники, аудиторы, сторонние программы. Так, можно настроить экспорт данных из CRM-системы или таблиц Excel или вносить данные о проблемах вручную.

Например, менеджер может добавить такое несоответствие: сотрудники не ознакомлены с обновлённым регламентом работы. Для каждого несоответствия в системе можно задать значимость, необходимые действия по устранению и ответственных за исправление.

Как в Business Studio строят стратегические карты

Стратегическая карта — это дерево целей, которых нужно достичь на пути к главной цели. Компании используют такие карты, чтобы визуализировать стратегию развития.

На примере раздела со стратегическими картами посмотрим, как устроен интерфейс Business Studio. Для построения карты нужно задать показатели и цели. «Цели и показатели» находятся в «Навигаторе», в разделе «Методы управления».

Показатели. В этой рабочей области задают показатели, которых нужно достичь для выполнения цели или достижение которых важно отслеживать. Например, показателем может быть прибыль компании, количество привлечённых клиентов или количество произведённых товаров. Для показателей указывают ряд параметров. Вот основные:

• Единица измерения — штуки, денежные единицы, проценты, разы и так далее.
• Целевая дата — к какой дате нужно достичь показателя.
• Целевое значение — какой цели к выбранной дате нужно достичь.

Цели. Чтобы внести цель в программу, нужно указать её параметры: название, периодичность расчёта показателей, ответственного за её достижение, показатели достижения цели. Целью может быть, например, увеличение прибыли компании или привлечение клиентов.

Отслеживать выполнение цели можно с помощью индикаторной линейки. Она показывает статус цели одним из трёх цветов:

• Красный — цель не достигнута, нужно срочное вмешательство ответственного лица.
• Жёлтый — требует внимания ответственного лица, говорит о положительной тенденции.
• Зелёный — не требует внимания ответственных лиц, выполнение цели в пределах допустимых границ.

Для каждой цели можно указать допустимое отклонение. Например, сделать так, что цель будет считаться достигнутой, если план выполнен на 80%.

Стратегическая карта. Стратегическую карту составляют из целей и показателей — их перетаскивают в дерево целей и соединяют стрелками, показывая зависимости между ними.

Допустим, цель компании — увеличить прибыль на 20% за год, показатель достижения — прибыль. Можно указать подцели: увеличить количество клиентов, повысить уровень удовлетворённости от продукта, качество сервиса, компетентность сотрудников. Эти цели тоже отображают на стратегической карте.

Для каждой подцели задают показатели. Например, количество клиентов должно вырасти на 10%, процент ошибок в проектных работах — снизиться до 15%, доля постоянных клиентов — увеличиться на 25% и так далее.

Business Studio предлагает строить карту по методологии Дейвида П. Нортона и Роберта С. Каплана, выделяя четыре перспективы: финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие. Количество карт не ограничено, их можно строить для разных целей.

Как работает построение моделей и их имитация в Business Studio

В Business Studio можно построить как комплексную иерархическую модель деятельности организации, так и модель отдельных бизнес-процессов. Работоспособность моделей проверяется с помощью имитации. Расскажем о создании и проверке подробнее.

Инструменты для проектирования моделей находятся во вкладке «Деятельность» → «Модель».

Создание модели. В Business Studio можно создавать модели бизнес-процессов по пяти нотациям:

• IDEF0 — её используют для описания логических отношений между этапами процесса.
• Basic Flowchart и Cross-functional Flowchart — их используют для описания сценария выполнения процесса.
• EPC — её используют для описания событий в бизнес-процессах.
• BPMN — её используют для подробной детализации действий в бизнес-процессах.

Если вы не знаете, что такое нотации, прочитайте статью о BPMN. Материал поможет разобраться, зачем используют нотации и как с ними работать.

Модели бизнес-процессов показывают события и связи между ними. Эти данные можно автоматически отражать в регламентирующих документах и отчётах.

Можно не только представить бизнес-модель в виде графической схемы, но и указать для неё разные параметры: результат, сроки выполнения, имена владельцев бизнес-процесса и исполнителей. Список исполнителей может заполняться автоматически — в соответствии со связями, заданными в модели процесса.

Имитация процесса. Чтобы запустить имитацию бизнес-процесса, нужно зайти в раздел «Анализ процессов» и нажать «Запустить новую имитацию». В свойствах нужно прописать параметры бизнес-процесса.

Программа проанализирует данные и покажет основные показатели бизнес-процесса: его стоимость, длительность, результат.

Какие у Business Studio плюсы и минусы

Мы обратились к представителям компаний, которые используют Business Studio, и попросили их рассказать, какие задачи бизнеса они решают с помощью программы и какие плюсы и минусы сервиса могут отметить.

Виталий Гришин

Руководитель направления по улучшению бизнес-процессов в «СВЕЗА-Лес».

Мы используем Business Studio для управления процессной архитектурой, формирования регламентов бизнес-процессов; также управляем созданием должностных инструкций и положений о подразделениях. Помимо этого, есть планы начать строить стратегические карты и вести реестры целей и ключевых показателей эффективности, управлять рисками и IT-архитектурой.

Плюсы. Я могу выделить два преимущества Business Studio.

Во-первых, Business Studio — комплексная система. Она связывает между собой все организационные объекты: цели, ключевые показатели эффективности, процессы, документы и так далее.

Во-вторых, у Business Studio есть экспертное сообщество профессиональных консультантов-партнёров — это помогает снизить зависимость от одного поставщика и даёт хорошую базу знаний, контакты с экспертным сообществом, возможность делиться лучшими практиками и получать ответы на специфические вопросы.

Минусы. Логика, заложенная в алгоритмы формирования документов, например регламентов процессов, не всегда нам подходит.

Девятиярова Анастасия

Руководитель направления оптимизации бизнес-процессов в «НТКФ Си-Норд»

Мы используем Business Studio для формирования и визуализации основных элементов бизнес-архитектуры компании. Программа позволяет в одной среде решать задачи разного порядка — от формализации стратегии до моделирования отдельно взятого процесса.

Плюсы. Самый очевидный и относительно быстро получаемый эффект от применения Business Studio — на выходе после работы с моделью процесса вы получаете графическую карту с понятной логикой и структурой, а также готовый регламент и актуализированную должностную инструкцию.

Другой, критически важный с точки зрения организационного развития эффект — постепенное формирование единой площадки для работы с бизнес-архитектурой основных участников и владельцев её элементов.

Минусы. Не всегда понятны реакции системы на некорректные действия аналитика или архитектора. Иногда сложно понять, баг ли это системы или некорректный пользовательский сценарий. Для решения вопроса приходится обращаться за помощью ИТ-специалистов для диагностики и эффективной коммуникации с технической поддержкой на стороне Business Studio.

Галиулин Евгений

Начальник центра экспертизы бизнес-процессов и управления проектами в «Комос Групп».

Мы выбрали Business Studio, потому что она многофункциональна и удобна в использовании. За пять лет работы с программой мы выстроили архитектуру агрохолдинга из 27 производств с численностью сотрудников 13,5 тысячи человек. Расскажу о преимуществах и недостатках Business Studio по опыту нашей компании.

Плюсы. В программе можно спроектировать основные направления развития в виде стратегических карт — в них отражены цели и показатели, которые можно измерить и зафиксировать в программе. Мы ведём статистику плановых и фактических показателей по периодам. Сегодня у каждой производственной площадки есть своя процессная модель.

Также в Business Studio мы описываем все бизнес-процессы перед запуском организационных и IT-проектов. Программа позволяет нам выстраивать взаимодействие процессных моделей между собой и управляющей компанией. За пять лет работы в Business Studio нами было описано порядка 15 тысяч процессов разного уровня декомпозиции.

Помимо этого, с помощью Business Studio мы сформировали матрицу ответственности и поддерживаем актуальную организационную структуру предприятия. Должности и подразделения связаны с бизнес-процессами — это удобно, можно автоматически формировать должностные инструкции и положения о подразделении.

Ещё один плюс — возможность популяризировать бизнес-процессы внутри компании. Например, можно сформировать HTML-публикацию любого бизнес-процесса или регламента, чтобы сотрудники смогли их прочитать и применить в работе.

Минусы. Есть сложности в интеграции Business Studio с учётными системами компании. В этом нам помогает техническая поддержка со стороны разработчиков.

Как узнать больше о бизнес-процессах компании

• Business Studio — один из инструментов работы с бизнес-процессами. Начать погружение в тему можно с помощью материалов Skillbox Media о бизнес-процессах и их моделировании.
• Работа с бизнес-процессами также связана с бизнес-аналитикой — это обширная область знаний со своими направлениями и методами. Изучите эту тему с помощью материала о бизнес-аналитике — в нём мы рассказали, зачем она компаниям и как найти хорошего специалиста.
• Если вы интересуетесь бизнес-аналитикой, прочитайте обзор профессии бизнес-аналитика.
• Также в Skillbox есть курс «Профессия Бизнес-аналитик». На нём учат анализировать бизнес-процессы: искать слабые места в них и укреплять их, чтобы бизнес работал эффективнее. Также в курсе есть модули о работе в Business Studio.