Что такое ретроспектива проекта и как её провести

Ретроспектива — не формальное совещание, на котором каждый зачитывает заранее подготовленный текст, а эмоциональное обсуждение проекта и его проблем. Знать, как проводят ретроспективу и как её организовать, полезно всем, кто работает над проектами.

• Что такое ретроспектива
• Зачем она нужна
• Как проходит ретроспектива
• Как её организовать

О проведении ретроспективы рассказал

Александр Парамонов

Эксперт по управлению корпоративной архитектурой и цифровыми проектами, обладатель степени MBA.

Что такое ретроспектива

Ретроспектива — это встреча команды, на которой обсуждают результаты проекта в целом или какого-то из его этапов и предлагают решения проблем в рабочих процессах. Ретроспективу могут проводить в любых проектах и в рамках любых методологий управления, но чаще всего её используют команды, которые работают по Agile, вне зависимости от выбранной методологии — Scrum, SAFe, LeSS.

Как проводят ретроспективу? В онлайн- или офлайн-формате, раз в квартал или после каждого спринта — это решает команда. Во время встречи участники делятся мыслями: отмечают достижения и ошибки, обсуждают, что и как можно сделать лучше в следующий раз. Встречей руководит модератор — человек, который наблюдает за ходом обсуждения и следит, чтобы все успели высказаться.

Например, если одному из участников не нравится, что его коллега постоянно срывает дедлайны или составляет нечёткие ТЗ, он имеет право высказать недовольство и попросить устранить проблему. Также на ретроспективе коллеги делятся положительными впечатлениями — например, руководитель может отметить успехи команды, а коллеги — успехи друг друга.

Ретроспектива — исключительно внутреннее мероприятие; на встречу не приглашают партнёров компании или клиентов, потому что она проводится для формирования доверия внутри коллектива. Результаты обсуждает только команда — те, кто работает над проектом.

Зачем нужна ретроспектива

Вот какие задачи помогает решить ретроспектива.

Улучшить рабочие процессы. Во время ретроспективы члены команды оценивают результаты проделанной работы, обсуждают, какие решения были удачными, а какие — нет. Это помогает понять, как улучшить рабочие процессы.

Спланировать следующие спринты. Высказывая идеи о том, как улучшить процессы, участники встречи могут составлять план работ на следующие спринты. Такое планирование уменьшает риск допустить ошибку.

Укрепить взаимоотношения в команде. Во время ретроспективы участники встречи выплёскивают негативные и позитивные эмоции — это помогает избежать недопонимания и решить или предотвратить конфликты между коллегами. Поэтому психологический климат в коллективе улучшается, а это влияет в том числе на эффективность работы.

Кроме того, ретроспектива позволяет каждому участнику встречи получить целостное видение проекта. Каждый обычно отвечает за свою часть работы; а во время встречи члены команды могут понять, чего от них ждут коллеги и какие глобальные задачи они должны решить вместе.

Как проходит ретроспектива: этапы и методы

У ретроспективы нет чёткого регламента — каждая команда может выбрать удобный для себя формат. Но есть три этапа, которые будут в большинстве встреч: сбор данных, анализ данных и разработка плана действий.

Сбор данных. Участники высказываются о работе, которую они проделали за последнее время, — например, месяц или квартал. Так модератор сможет выделить проблемы, которые волнуют команду, и определить общее настроение в коллективе — положительное или отрицательное. От этих данных он будет отталкиваться при ведении дискуссии.

Анализ данных. Участники обсуждают выявленные проблемы и высказывают мнения: что им понравилось, а что можно было сделать по-другому и почему. Модератор следит за тем, чтобы высказались все присутствующие, и при необходимости задаёт наводящие вопросы, чтобы подтолкнуть людей к диалогу.

Разработка плана действий. Это своеобразное подведение итогов: участники обсуждают, что нужно изменить в будущем. Например, какие решения удачные и подходят для использования в дальнейшем, а от каких, наоборот, лучше отказаться.

Во время встречи модераторы могут использовать разные механики для того, чтобы вовлечь участников. Чаще всего применяют игровые механики — особенно хорошо они работают в начале встречи.

Например, можно попросить участников сравнить обсуждаемый проект с каким-нибудь известным фильмом. Кто-то скажет, что он был похож на «Безумного Макса», а кто-то сравнит с советскими «Джентльменами удачи». Обычно это разряжает обстановку и позволяет людям переключиться после предыдущих встреч.

Также модераторы используют игру «Исследователь, покупатель, отпускник, заключённый». Участники относят себя к одной из категорий и клеят на одежду стикер. «Исследователь» — это тот, кому просто интересно послушать остальных, «покупатель» хочет найти решение проблемы и использовать его в работе, «отпускник» пришёл просто посидеть, а «заключённого» заставил прийти начальник.

Такая игра помогает не только модератору, но и руководителю команды отследить, насколько участники заинтересованы во встрече. Например, если в команде много «заключённых», возможно, стоит уделить им больше внимания во время беседы — сделать так, чтобы они не отмалчивались, а активно высказывали своё мнение.

Читайте также:

Кто такой проджект-менеджер, за что ему платят 160 тысяч в месяц и как им стать

Как организовать ретроспективу

Чтобы организовать ретроспективу, нужно подготовить место встречи, найти модератора, определить состав команды, определить тайминг и продумать, кто будет вести протоколы и как их будут хранить. Разберём каждый этап подробнее.

Подготовить место. Для офлайн-встречи нужна переговорная, доска для записей и блокноты и ручки для участников, если они захотят делать заметки. Для проведения ретроспективы в онлайне понадобится сервис для видеоконференций и место для заметок и ведения протокола — например, документ в облачном хранилище или доска в канбан-сервисе.

Найти модератора. Чаще всего компании приглашают «нейтрального» специалиста, который работает на аутсорсе и специализируется на проведении дискуссий. Также это может быть сотрудник компании, например HR-менеджер, который обучен ведению таких встреч. Модератор не обязательно должен быть профильным специалистом; его главная задача — мотивировать людей высказываться и следить за порядком и таймингом.

Определить состав команды. Идеально, если в ретроспективе принимает участие от 5 до 12 человек. Если их будет больше, например 20, уследить за ходом дискуссии и уложиться в отведённое время будет сложно.

Если в отделе много сотрудников, то для проведения ретроспектив их стоит разделить на небольшие группы — например, в соответствии с проектами или задачами, над которыми они работают. После этого можно провести отдельную ретроспективу для руководителей или делегатов от каждой такой мини-группы, чтобы сотрудники были в курсе, как идут дела у коллег, и могли обменяться идеями и мнениями.

Определить тайминг. Нужно заранее продумать, сколько времени займёт встреча и сколько времени будет отведено на выступление каждого участника, обсуждение проблем и разработку плана действий.

В среднем ретроспектива длится от одного до двух часов. Обычно этого времени достаточно, чтобы каждый участник настроился на беседу, высказался, а затем команда подвела итоги. Если дискуссия будет длиться слишком долго, присутствующие почувствуют усталость и раздражение, их мотивация пропадёт — это негативно скажется на результатах всей встречи.

Если, несмотря на тайминг, не все участники успели высказаться, на следующей встрече они выступают первыми — это в протоколе должен отметить модератор.

Продумать, кто будет вести протоколы и как их будут хранить. В протоколах обычно фиксируют все важные вопросы и идеи. За ведение протокола может отвечать модератор, а может — приглашённый на встречу офис-менеджер.

Заметки, сделанные во время встречи, можно сохранить в облачном хранилище или в канбан-сервисе, чтобы у всех участников был к ним доступ. Это важно: перед следующей ретроспективой команда может освежить в памяти вопросы, которые обсуждали раньше. Также это важно, потому что с помощью протоколов можно оценить прогресс в работе — например, посмотреть, какие проблемы у команды были год назад и как она их решила.

Главное о ретроспективе в 3 пунктах

1. Ретроспектива — это встреча команды, на которой обсуждают результаты проекта в целом или какого-то из его этапов и предлагают решения проблем в рабочих процессах. Цель такой встречи — улучшить процессы и повысить эффективность работы команды.
2. Ретроспектива включает три основных этапа: сбор данных для обсуждения, дискуссию и подведение итогов. Для каждого этапа могут использовать разные механики — например, игровые, чтобы вовлечь участников.
3. Чтобы организовать ретроспективу, нужно подготовить место встречи, найти модератора (человека, который будет следить за ходом обсуждения), определить состав команды и тайминг и продумать, кто будет вести протокол и как его будут хранить.