Управление
#подборки

12 инструментов для управления проектами: собираем мастхэв-набор проджекта

Популярные сервисы для контроля задач, корпоративного общения, работы с диаграммами Ганта и создания баз знаний.

Кадр: фильм «Аватар» / 20th Century Fox

Инструменты для управления проектами подобрал

Павел Толстошеев

Проектный менеджер IT-компании SimbirSoft. Запустил более 15 проектов, занимался построением бизнес-процессов в крупных компаниях.

Сервисов для управления проектами так много, что выбрать подходящий сложно. Поэтому я составил эту подборку на основе своего опыта. Включил в неё сервисы, которые помогают экономить время, не терять задачи и следить, всё ли идёт по плану.

Описания и тарифы актуальны на октябрь 2023 года.

Таск-трекеры для управления проектами

Таск-трекеры — это сервисы для планирования и управления задачами. Выбирая для себя таск-трекер, ответьте на несколько вопросов:

  • Кому вы ставите задачи: себе, операционному подразделению, команде отдельного проекта или целой компании?
  • Какие задачи должен решать таск-трекер? Подойдёт ли доска с задачами, где можно увидеть, на каком этапе они находятся, или нужна диаграмма Ганта?
  • Какие дополнительные функции важны? Планируете ли вы работу с рисками? Нужно ли вам подготавливать отчётность для владельцев продукта?

Это поможет вам сформулировать мини-ТЗ для подбора инструментов под ваши требования. А вот подборка таск-трекеров, которые подходят как для начинающих, так и для продвинутых проектных менеджеров.

Todoist

Todoist — таск-трекер с простым интерфейсом для самостоятельной или командной работы. В нём можно выстроить процессы управления задачами и работы с клиентами. Сервис принадлежит компании Doist Inc, зарегистрированной в США.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Функциональность сервиса стандартная: можно создавать задачи и подзадачи, устанавливать сроки, распределять задачи по спискам, назначать ответственных за выполнение. Можно дублировать и приоритизировать задачи, отслеживать прогресс их выполнения, включить автоматические напоминания.

В сервисе много готовых шаблонов в виде списков задач. Есть, например, шаблоны для контент-плана, отслеживания целей, спринтов, баг-фиксов, онбординга сотрудников и других задач.

Фишка Тоdoist — игровой процесс. За своевременное выполнение задач пользователь получает очки, увеличивающие «карму».

Интерфейс сервиса Todoist
Скриншот: Todoist / Skillbox Media

Тарифы. Есть платный и бесплатный тарифы отдельно для личного пользования и для командной работы. В бесплатной версии сервиса есть ограничения — например, на количество проектов и объём файлов, которые можно загрузить. Личный тариф «Pro» стоит 4 евро в месяц. Командный тариф «Бизнес» стоит 6 евро в месяц за каждого участника.

Wrike

Wrike — сервис для автоматизации бизнес-процессов и гибкого совместного управления проектами. Подходит для планирования проекта и ведения задач внутри него. Wrike принадлежит одноимённой компании из США, основанной российским предпринимателем Андреем Филёвым.

Платформы: Windows, macOS, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Таск-трекер подходит для работы и по методологии Agile, и по методологии Waterfall. В нём есть шаблоны, канбан-доски, функция представления задач в виде списка, электронной таблицы и диаграммы Ганта. Можно настроить интеграцию с другими сервисами, облачными и локальными приложениями — например, с сервисами Google и Microsoft, Adobe Creative Cloud, Box, GitHub, Jira и многими другими.

Wrike позволяет совместно работать над файлами в режиме реального времени. Ещё в него встроен искусственный интеллект — он автоматически создаёт списки подзадач, исходя из протоколов совещаний.

Интерфейс сервиса Wrike
Скриншот: Wrike / Skillbox Media

Тарифы. Сервис можно использовать бесплатно, но с ограничениями — например, недоступна диаграмма Ганта и календари. Также есть четыре платных тарифа. Цены на них начинаются от 9,8 доллара в месяц за каждого члена команды.

Asana

Asana — единый сервис для проектного управления. Принадлежит одноимённой компании из США.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. У таск-трекера простой понятный интерфейс, а набор функций в мобильном приложении почти такой же, как в веб-версии. Сервис позволяет планировать работу, делегировать выполнение задач членам команды, обмениваться информацией. Задачи можно просматривать на Agile-досках, в формате списков, на таймлайне и в календаре.

Можно разделить масштабный проект на этапы и устанавливать для каждого точки контроля. Панель мониторинга позволяет вывести всю информацию о проектах в формате дашбордов и следить за обновлением данных в режиме реального времени.

Интерфейс сервиса Asana
Скриншот: Asana / Skillbox Media

Тарифы. Есть платные и бесплатная версии. В бесплатной нет интеграции со сторонними сервисами, такими как Jira, Tableau и Power BI, ограничены возможности управления проектами и представления отчётности. Подписка стоит от 10,99 евро за пользователя в месяц.

YouGile

YouGile — сервис для управления проектами и коммуникации с командой. Принадлежит российской компании «Юджайл».

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Внешне сервис похож на Trello. YouGile позволяет выстраивать иерархию проектов, связывать задачи между собой, строить диаграммы Ганта. Данные можно фильтровать, отображать их в виде таблицы и автоматически отправлять на почту.

Каждая задача в YouGile — не только описание со сроками и исполнителями, но ещё и отдельный полноценный чат с возможностью редактировать сообщения, загружать файлы и создавать чек-листы.

Интерфейс сервиса
Скриншот: YouGile / Skillbox Media

Тарифы. Есть бесплатная и платная версии. Бесплатно таск-трекер могут использовать команды до десяти человек. Ограничений по функциональности нет.

С одиннадцатого пользователя и далее придётся платить. Подписка будет стоить от 333 рублей в месяц за человека. Есть «коробочная» версия сервиса для установки на собственный сервер. Месяц использования стоит 579 рублей за пользователя.

Сервисы для корпоративной коммуникации

Корпоративные мессенджеры — сервисы для рабочего общения сотрудников. Компании используют такие мессенджеры, потому что они обычно более безопасны и удобны, чем публичные платформы.

Чтобы выбрать корпоративный мессенджер, ответьте на вопросы:

  • Зачем вам нужен сервис — проводить созвоны, обсуждать в чатах проекты, сообщать всей команде о важных вещах?
  • Выстроен ли сейчас процесс обмена внутрикорпоративной информацией между сотрудниками и есть ли вообще необходимость в этом?

Ответив на вопросы, вы поймёте, какая функциональность должна быть у сервиса. Перечислю несколько сервисов, которыми пользовался я.

TrueConf

TrueConf — сервис для видеосвязи со встроенным мессенджером. Создан российской компанией.

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Android TV, веб-версия.

Функциональность. В сервисе можно проводить видеоконференции (до 1500 участников). Возможности стандартные: сервис позволяет управлять микрофонами участников, демонстрировать экран, записывать встречи.

Во встроенном мессенджере можно создавать чаты для проектов и команд. В чатах можно обмениваться файлами, упоминать пользователей, отвечать на сообщения. Внешне и по функциональности чаты похожи на Telegram.

Интерфейс сервиса TrueConf
Кадр: TrueConf / YouTube

Тарифы. Есть платный и бесплатный тарифы. В бесплатной версии есть ограничения по количеству участников видеоконференций, а пользоваться сервисом можно только через интернет. Платная версия, работающая автономно внутри корпоративной сети LAN/VPN, стоит от 23 000 рублей в год.

Пачка

«Пачка» — облачный мессенджер для бизнеса любого масштаба. Принадлежит российской компании «Примавера».

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В «Пачке» есть треды, реакции, теги, аудио- и видеозвонки (до 100 участников). Есть интеграция с другими сервисами — например, можно получать уведомления из GitLab и из чат-ботов.

К мессенджеру можно подключать внешних пользователей. Режим «Мульти-гость» позволяет настраивать ограничения прав для подключившихся участников.

Сайт сервиса «Пачка»
Скриншот: «Пачка» / Skillbox Media

Тарифы. Есть платная и бесплатная версии. В бесплатной можно отправлять до 2000 сообщений в месяц. Платная стоит от 159 рублей в месяц за одного сотрудника.

VK Teams

VK Teams — корпоративный мессенджер. Принадлежит российскому холдингу VK.

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В сервисе есть стандартная для корпоративных мессенджеров функциональность — отдельные треды, поиск пользователей, обмен файлами. Среди других функций — конструктор ботов, планировщик задач, календарь, видеоконференции. Ещё можно подключить к VK Teams почту и отвечать на письма, не покидая сервис.

Сайт сервиса VK Teams
Скриншот: VK Teams / Skillbox Media

Тарифы. Бесплатной версии нет. Можно оплатить доступ к сервису отдельно, а можно купить его по подписке VK WorkSpace. Стоимость — от 112 рублей в месяц за пользователя. Чем больше пользователей в команде, тем меньше стоимость подписки для одного.

Сервисы для планирования с помощью диаграмм Ганта

Диаграмма Ганта — визуальное представление графика работ в виде отрезков, расположенных вдоль временной оси. Каждый отрезок — это задача, все отрезки расположены в той последовательности, в какой нужно выполнять задачи. Благодаря временной оси видно, когда начнутся работы, когда они закончатся и сколько времени займёт каждая задача. Диаграмма Ганта — мастхэв для менеджера проекта.

Чтобы выбрать подходящий сервис с диаграммой Ганта, ответьте на вопросы:

  • Насколько важны для вас сроки выполнения задач и визуализация зависимостей между ними?
  • Сколько человек работает над проектом?
  • Необходима ли визуализация каждого этапа работы над проектом?
  • Нужно ли будет наглядно отображать несколько параллельных процессов?

Вот два сервиса планирования, которые можно использовать для визуализации жизненного цикла продукта.

GanttPRO

GanttPRO — сервис для построения диаграмм Ганта. Его разработала одноимённая белорусская компания.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Сервис позволяет создавать рабочие пространства для разных команд и проектов, разграничивать доступ к проектам. Сами проекты можно просматривать в виде списка, канбан-доски и диаграммы.

В сервисе много шаблонов для разных сфер деятельности и команд. Есть функция расчёта стоимости ресурсов, потраченных на выполнение задачи, напоминания о задачах, календарь с визуализацией занятого рабочего времени. Фишка сервиса — функция автопланирования: если вы измените срок выполнения одной задачи, с помощью функции можно быстро пересчитать длительность других задач и всего проекта.

Интерфейс сервиса GanttPRO
Скриншот: GanttPRO / Skillbox Media

Тарифы. Бесплатного тарифа нет, но есть 14 дней бесплатного пробного периода. Стоимость доступа — от 7,99 доллара в месяц за одного пользователя.

TeamGantt

TeamGantt — сервис, позволяющий создавать диаграммы Ганта, календари и списки задач. Разработан компанией из США.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В сервисе много шаблонов диаграмм — например, для задач на неделю, для планирования мероприятия, разработки ПО, видеопроизводства. В TeamGantt можно устанавливать порядок выполнения задач, отслеживать затрачиваемое время, создавать подгруппы, просматривать историю проекта.

А ещё в сервисе есть встроенный инструмент RACI и интеграции. RACI позволяет распределять роли и обязанности в проекте. Интегрировать TeamGantt можно с Trello, Slack и Dropbox — например, чтобы учитывать в проекте задачи, размещённые в Trello.

Интерфейс TeamGantt
Скриншот: TeamGantt / Skillbox Media

Тарифы. Есть бесплатный тариф для одного пользователя. По нему доступно ведение одного проекта и 60 задач в нём. Платная подписка стоит от 19 долларов в месяц за одного пользователя при ежемесячной оплате. Можно получить бесплатный доступ к платным тарифам сроком на 30 дней.

Сервисы для создания базы знаний

База знаний — это онлайн-библиотека с информацией о компании, продуктах и ответами на общие вопросы. Её используют как сотрудники компании, так и клиенты. Часто базы знаний называют порталами самообслуживания. Перечислю три сервиса, в которых можно вести базы знаний.

EvaWiki

EvaWiki — полноценный аналог зарубежного вики-сервиса Confluence. Сервисом владеет российская компания «Карбон Софт».

Платформы: Windows, macOS, Astra Linux, РОСА «Кобальт», РЕД ОС, «Альт СП», веб-версия.

Функциональность. У сервиса простой интерфейс, есть готовые шаблоны для создания файлов и структуры документов. В EvaWiki можно изменять документы, делиться ими с коллегами и клиентами, настраивать доступ к ним, подписывать их, восстанавливать их старые версии. Также можно настроить уведомления о любых изменениях в документах.

Интерфейс сервиса EvaWiki
Скриншот: EvaWiki / Skillbox Media

Тарифы. Доступ к сервису только платный. Стоимость подписки — от 299 рублей в месяц за одного пользователя при ежемесячной оплате. Минимальное количество пользователей — пять. Есть 14 дней бесплатного пробного периода.

Teamly

Teamly — база знаний и платформа для онбординга и обучения. Сервис принадлежит российской компании QSoft.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В сервисе можно создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела или проекта. Доступна совместная работа с документами: одновременное редактирование несколькими пользователями, комментирование фрагментов, чат внутри документа и постановка задач через упоминание. Есть даже телеграм-бот TeamlyBo, который сохраняет в базе знаний информацию из переписки в один клик.

Также в Teamly есть статистика. В разделе «Аналитика» можно увидеть число просмотров материалов, новых статей, поисковых запросов по базе знаний.

Интерфейс сервиса Teamly
Скриншот: Teamly / Skillbox Media

Тарифы. Есть бесплатная версия для команд до семи человек. Платная подписка стоит от 119 рублей за пользователя. При этом минимальное количество пользователей — пять.

Minerva Knowledge

Minerva Knowledge — сервис для создания разных типов контента. Поддерживает автоматическую миграцию с Confluence и других вики-платформ. Сервис разработала российская компания «Пантеон Айти».

Платформы: iOS, Android, веб-версия. Сервис можно установить на свой сервер.

Функциональность. В Minerva Knowledge можно совместно работать с документами, настраивать доступ к ним. Есть инструменты для создания глоссария и подсказок в текстах, скриптов разговора, схем диагностики и алгоритмов решения задач. Сервис хранит все версии документов — в любой момент можно их посмотреть.

Есть удобный поиск документов по словоформам, синонимам, тегам и фильтрам. А ещё сервис автоматически рассылает уведомления об обновлениях в документах сотрудникам, которые этими документами пользуются.

Интерфейс сервиса Minerva Knowledge
Скриншот: Minerva Knowledge / Skillbox Media

Тарифы. Стоимость рассчитывают по запросу пользователя.

Главное об инструментах управления проектами в 4 пунктах

  • Таск-трекеры — сервисы для планирования и управления задачами. Могу посоветовать четыре сервиса: Todoist, Wrike, Asana и YouGile. В Todoist внедрён игровой процесс, во Wrike есть функциональность для разных методологий управления проектами, в Asana — дашборды. У YouGile самый простой интерфейс.
  • Сервисы для корпоративных коммуникаций безопаснее, чем публичные мессенджеры. Примеры таких решений для компаний — TrueConf, «Пачка» и VK Teams. TrueConf подходит большим командам, «Пачка» — командам поменьше, а VK Teams — командам, которые хотят общаться и управлять проектами в одном месте.
  • Диаграмма Ганта — базовый инструмент в управлении проектами. Создавать диаграммы можно в сервисах GanttPRO и TeamGantt. CanttPRO автоматически пересчитывает длительность проекта при изменении одной задачи, а в TeamGantt есть встроенная матрица RACI.
  • Базу знаний можно создать с помощью EvaWiki, Teamly и Minerva Knowledge. EvaWiki — аналог Confluence, работает на большом количестве платформ. В Teamly есть раздел с аналитикой и чат-бот в Telegram. На Minerva Knowledge можно быстро перенести данные с других вики-платформ.

Больше материалов Skillbox Media для менеджеров проектов

Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в «1С», готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.
Узнать больше
Понравилась статья?
Да

Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies 🍪

Ссылка скопирована