Что такое PnL: простыми словами об отчёте о прибылях и убытках

Отчёт PnL — один из основных финансовых отчётов в бизнесе. С его помощью собственники компаний и финансовые менеджеры контролируют доходы и расходы — определяют, прибылен ли бизнес и на что уходят его деньги.

Также PnL-отчёт запрашивают инвесторы. С его помощью они оценивают общее финансовое состояние компании и прогнозируют доходы от вложений в неё.

В статье рассказываем:

• что такое отчёт PnL;
• зачем нужен отчёт PnL;
• как составить отчёт PnL за 11 шагов;
• как узнать больше об управлении финансами в бизнесе.

Читайте также:

Какое направление в менеджменте выбрать, чтобы зарабатывать 300 тысяч в месяц

Что такое PnL

PnL (profit and loss, P&L) дословно переводится как «доходы и расходы», а произносится как «пиэнель». Это метрика, которая показывает разницу между всеми расходами и доходами бизнеса за выбранный период. Она лежит в основе отчёта PnL (profit and loss statement).

PnL-отчёт — это отчёт, в котором указаны доходы компании в течение отчётного периода (например, месяца, квартала или года) и все расходы, понесённые для получения этих доходов.

Аналог отчёта PnL в российском бухгалтерском учёте — отчёт о финансовых результатах (прежнее название — отчёт о прибылях и убытках). В отличие от него, отчёт PnL составляют, как правило, для внутреннего пользования или для того, чтобы представить инвесторам. Поэтому стандартизированной формы PnL нет, но есть общая структура. Подробнее о ней будем говорить ниже.

Все доходы и расходы компании, включая ожидаемые, в PnL-отчёте фиксируют в момент совершения операции, методом начисления. Это значит, что если компания, например, даёт отсрочку платежа за товар, то доходы от продажи отражают в отчёте PnL в момент передачи товара, а не в момент поступления денег. Или, если компания берёт отсрочку платежа за материалы, расходы фиксируют в день получения этих материалов, а не в день окончательных взаиморасчётов.

Таким образом, в отчёте PnL всегда видна реальная финансовая картина компании — не только то, сколько денег фактически лежит в кассе и на расчётном счёте, но также вся дебиторская и кредиторская задолженность.

Зачем нужен PnL-отчёт

Отчёт PnL используют собственники компаний, финансовые менеджеры, руководители отделов и инвесторы. С помощью отчёта они контролируют финансовое состояние компании и фиксируют изменения показателей. Данные PnL-отчёта помогают принимать взвешенные решения.

Контроль финансового состояния. По данным отчёта можно понять:

• сколько зарабатывает и тратит компания за выбранный период — месяц, квартал или год;
• какие товары или услуги компании продаются лучше всего;
• какие бизнес-процессы приносят доход, а какие — убытки;
• на что уходит больше всего денег — например, на упаковку и доставку товаров, оплату аренды или рекламу;
• какие у компании показатели EBITDA и EBIT — их используют, чтобы понять, способен ли бизнес обслуживать свои долги;
• какая у компании чистая прибыль — показатель, отражающий, сколько чистых денег принёс бизнес за период. Если чистая прибыль отрицательная, значит, бизнес работал в убыток.

Эти данные отслеживают в динамике. Так можно понять, как меняются показатели, и вовремя принять решения, если что-то пошло не так. Например, если расходы начали расти, а прибыль при этом не меняется или падает, нужно понять, почему это происходит.

Инвесторы с помощью отчёта PnL анализируют эффективность бизнеса — сколько компания зарабатывает, как она достигает баланса между доходами и расходами и на какую прибыль в конце периода можно рассчитывать.

Принятие взвешенных бизнес-решений. В работе любого бизнеса бывают отсрочки платежей. Например, если бизнес выполняет услугу или продаёт товар, но получает плату за них позже. Или если бизнес сам берёт отсрочку — получает товар или услугу, но платит за них не сразу, а потом.

В таких случаях легко запутаться в своих расходах и доходах — и не видеть, какое реальное количество денег есть у компании. Из-за этого можно отказаться от прибыльного вложения или, наоборот, вложиться, а потом оказаться в ситуации кассового разрыва.

По данным PnL-отчёта можно увидеть заработок компании и её финансовые результаты. Это помогает не тратить больше, чем заработано, и избегать кассовых разрывов. Например, если у собственника возникнет идея потратить деньги на новое направление, по отчёту PnL он поймёт, может ли бизнес позволить себе это сейчас: останутся ли после этого деньги на обязательные расходы.

Как составить отчёт PnL: 11 шагов

Визуально PnL-отчёт представляет собой таблицу, в которой указывают все доходы и расходы компании за один период (месяц, квартал или год), а затем проводят расчёты и получают показатели EBITDA, EBIT и чистой прибыли.

В больших компаниях этот процесс, как правило, автоматизирован. Поэтому PnL-отчёт формируют с помощью специальных программ — например, «1С:Бухгалтерии» или её аналогов для контроля финансов бизнеса.

В небольших компаниях отчёт PnL обычно составляют вручную в электронных таблицах — например, в Excel или в «Google Таблицах». Ниже разберём, как это сделать.

Для примера возьмём небольшое производство рюкзаков и сумок ручной работы. Допустим, самозанятый за месяц продал товаров на 100 тысяч рублей. При этом 60 тысяч потратил на материалы, 3 тысячи — на доставку, 5 тысяч — на оплату коммунальных услуг, 3 тысячи — на рекламу и 4 тысячи — на уплату налога.

Шаг 1. Зафиксируем выручку.

Выручка — это все деньги, которые бизнес заработал в результате своей деятельности. Например, от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Эту сумму можно посмотреть, например, в онлайн-кассах или в программах для контроля финансов, которые использует бизнес.

В нашем примере выручка самозанятого составила 100 тысяч рублей. Из неё 40 тысяч получено от продажи сумок, 60 тысяч — отпродажи рюкзаков.

Шаг 2. Зафиксируем переменные расходы.

Это расходы, которые зависят от объёма производства и продаж. К ним относят, например, деньги на закупку сырья, расходных материалов, затраты на доставку товара покупателям.

В нашем случае к переменным расходам относятся расходы на материалы и доставку готовых сумок и рюкзаков.

Шаг 3. Рассчитаем маржинальную прибыль.

Она показывает, сколько останется денег, если выручку очистить от переменных расходов.

Шаг 4. Зафиксируем постоянные расходы.

Это расходы, которые есть всегда, даже если бизнес не получает выручки. К ним относят, например, оплату аренды, обязательных коммунальных платежей, зарплаты штатных сотрудников.

В нашем примере к постоянным расходам относятся только расходы на оплату коммунальных платежей.

Шаг 5. Рассчитаем валовую прибыль.

Она показывает, сколько останется денег, если маржинальную прибыль очистить от постоянных расходов.

Шаг 6. Зафиксируем коммерческие и административные расходы.

Коммерческие расходы — это затраты на продвижение товаров и услуг. К ним относят, например, затраты на рекламу, разработку логотипов, зарплату SMM-специалистов и копирайтеров.

Административные расходы — это затраты, которые не связаны с производством товара или оказанием услуги напрямую. Например, зарплата администраторов, менеджеров, расходы на оплату банковских услуг, оплату работы консультантов.

В нашем примере к коммерческим расходам можно отнести рекламу. Административных расходов в этом периоде у предпринимателя не было.

Шаг 7. Рассчитаем EBITDA.

Это показатель прибыли бизнеса до вычета процентов по кредитам, расходов на налоги и амортизацию. По-другому его называют операционной прибылью.

Для того чтобы рассчитать EBITDA, нужно из валовой прибыли вычесть коммерческие и административные расходы.

Шаг 8. Зафиксируем амортизацию.

Амортизация — постепенный перенос стоимости основных средств и нематериальных активов по мере их износа на себестоимость продуктов и услуг компании.

Например, чтобы посчитать расходы на амортизацию транспорта, нужно разделить его стоимость на срок эксплуатации. Если стоимость авто — 900 000 рублей, а срок эксплуатации — 5 лет, ежемесячная сумма амортизации будет равна: 900 000 рублей / 5 лет / 12 месяцев = 15 000 рублей.

В нашем примере к основным средствам самозанятого относится швейная машинка. Её стоимость — 20 000 рублей, а срок службы — 7 лет. Ежемесячная амортизация будет равна: 20 000 рублей / 7 лет / 12 месяцев = 238 рублей.

Шаг 9. Рассчитаем EBIT.

Это показатель прибыли до вычета процентов по кредитам и расходов на налоги.

Для того чтобы его рассчитать, нужно из операционной прибыли (показателя EBITDA) вычесть амортизацию.

Шаг 10. Зафиксируем расходы на налоги и проценты по кредитам.

Размер налогов зависит от условий системы налогообложения, на которой работает бизнес. Подробнее обо всех налоговых режимах рассказывали в этой статье Skillbox Media.

В нашем примере налог самозанятого за месяц составил 4000 рублей.

Проценты по кредитам — размер процентов в денежном выражении за период, на который составляют отчёт PnL.

Предположим, самозанятый из нашего примера взял в кредит 100 000 рублей на год под 10% годовых. График его платежей будет выглядеть как на иллюстрации ниже. В отчёт PnL нужно включить значение за май из графы «Погашение процентов» — 833,33 рубля.

Шаг 11. Рассчитаем чистую прибыль.

Это прибыль после вычета всех расходов, процентов по кредитам, налога на прибыль и амортизации. Она показывает, сколько денег принёс бизнес за период. Если чистая прибыль отрицательная, значит, бизнес работает в убыток.

В нашем примере чистая прибыль самозанятого составила 23 928,67 рубля.

Главное об отчёте PnL

• Отчёт PnL — отчёт, в котором указаны все доходы и расходы компании за выбранный период. Его составляют методом начисления, поэтому все данные в PnL-отчёте фиксируют в момент совершения операции, а не в момент исполнения обязательств.
• С помощью PnL контролируют финансовое состояние компании и принимают взвешенные экономические решения. Например, не тратить больше, чем бизнес может себе позволить в данный момент.
• Для того чтобы составить отчёт PnL, нужно собрать в одной таблице доходы и расходы компании, рассчитать валовую прибыль, показатели EBITDA и EBIT, а затем чистую прибыль.

Как узнать больше об управлении финансами в бизнесе

• Чтобы понять, насколько грамотно компания управляет расходами и верные ли решения принимают управленцы, нужно проанализировать показатели прибыли. В бизнесе рассчитывают четыре вида прибыли: маржинальную, валовую, операционную и чистую. В Skillbox Media есть статья о прибыли, где разобраны особенности каждого вида.
• По показателю EBITDA оценивают кредитоспособность, финансовое положение, инвестиционную привлекательность и эффективность работы компании. В статье о EBITDA рассказали, как рассчитать этот показатель и как его анализируют.
• Если вы начинаете знакомиться с финансовыми показателями бизнеса — прочитайте статью о рентабельности. В ней мы рассказали, какие бывают виды рентабельности, как их рассчитывать и анализировать. Также в Skillbox Media есть отдельные статьи о рентабельности продаж, рентабельности продукции и рентабельности собственного капитала.
• Управление финансами — базовая функция любого бизнеса. Понимая основы управления финансами, можно эффективно распоряжаться ресурсами компании. Прочитайте материал о финансовом менеджменте, чтобы понять, как он устроен в компаниях.
• Для тех, кто интересуется темой, в Skillbox есть курс «Финансы для предпринимателя». На нём учат планировать расходы и выстраивать прозрачную систему финансов, чтобы понимать, сколько зарабатывает бизнес. Курс будет полезен не только предпринимателям, но и руководителям, которые хотят разобраться в финансах.