Управление
#статьи

Разбираемся в бухгалтерском учёте: зачем он нужен, как устроен и как его организовать

Рассказываем про главные термины в бухучёте и про его принципы. Что такое проводки и первичные документы, какие бывают формы отчётности.

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Бухгалтерский учёт — это сбор и систематизация данных о материальном положении компании, подготовка на основе этой информации бухгалтерской отчётности. В бухучёте отражают все финансовые операции компании — например, сколько денег она получила и сколько потратила.

Согласно законодательству, бухгалтерский учёт обязана вести каждая компания, зарегистрированная на территории России. Руководители компаний несут за это прямую ответственность. Поэтому разбираться в основах бухучёта должны владельцы любого бизнеса и менеджеры.

В статье разберём:


При подготовке статьи мы использовали материалы курса Skillbox «Профессия Финансовый менеджер 2.0».

Для чего вести бухучёт

По показателям бухучёта можно оценить финансовое состояние бизнеса и его эффективность.

Главная цель бухгалтерского учёта — собрать достоверную и документально подтверждённую информацию — бухгалтерскую отчётность. Затем её для своих нужд используют внутренние и внешние пользователи.

Внутренние пользователи — собственники компании и менеджеры. На основании данных бухучёта они принимают решения относительно того, как развивать компанию дальше. Например, есть ли смысл расширять бизнес или правильнее будет его закрыть, потому что компания стала приносить убытки.

Внешние пользователи — государственные органы, кредиторы, контрагенты, органы статистики. Они тоже принимают решения, основываясь на данных бухучёта.

Например, налоговые органы могут принять решение о начислении штрафов за неправильное ведение бухучёта. Органы статистики собирают информацию о том, что происходит в отрасли, к которой относится компания, — и затем решают, как развивать эту отрасль. Кредиторы и инвесторы принимают решения о сотрудничестве с компанией.

Что отражают в учёте: объекты бухгалтерского учёта

Как мы определили выше, бухгалтерский учёт — процесс сбора, документирования и систематизации информации о материальном положении компании. То, о чём собирают информацию, называется объектом учёта.

К объектам бухгалтерского учёта относят:

  • Факты хозяйственной деятельности компании. Например, сделки или операции, которые влияют на финансовые результаты компании.
  • Активы — имущество и имущественные права компании, от которых можно получить экономическую выгоду. Это, например, недвижимость, непроданные товары, машины и оборудование, деньги в кассе. Также к активам относят долги покупателей и поставщиков.
  • Обязательства — долги компании. Например, кредиты, задолженности перед поставщиками или авансы, полученные от покупателей.
  • Источники финансирования — деньги, которые компания использует для своей работы. Например, уставный капитал, полученная прибыль, амортизационные отчисления, деньги от продажи имущества.
  • Доходы — деньги или материальные ценности, которые компания заработала.
  • Расходы — деньги или материальные ценности, которые компания потратила на свою работу. Это, например, средства на оплату аренды и налогов, на зарплаты, закупку товаров или материалов.

Все эти объекты нужно обязательно отражать в бухгалтерских проводках. Затем на основании них составляют бухгалтерскую отчётность — об этом мы поговорим ниже. А пока разберёмся, каким правилам должен отвечать бухгалтерский учёт в компании.

Принципы бухгалтерского учёта

Принцип обязательности и непрерывности. Как мы говорили выше, бухгалтерский учёт обязаны вести все компании, которые созданы на территории РФ.

Кроме этого, они должны вести его непрерывно. Это значит, что не должно быть периодов, в течение которых компания не ведет бухучёт. Если по каким-то причинам такое всё-таки случается — нужно обязательно восстановить учёт за период «простоя».

Принцип двойной записи. Все хозяйственные операции нужно отражать одновременно по дебету и кредиту бухгалтерских счетов на одинаковую сумму. Подробнее об этом говорим ниже.

Принцип начисления. Все хозяйственные операции нужно отражать в момент их совершения, а не в момент получения результатов. Когда компания отгрузила материалы заказчику, эту операцию нужно отразить в бухгалтерском балансе в момент отгрузки, а не в момент поступления денег за этот материал на счёт компании.

Принцип достоверности. Все проведённые в бухучёте операции должны быть подтверждены документами. Подробнее о первичных документах бухгалтерского учёта говорим ниже.

Принцип соответствия. Компания должна регулярно сверять фактические активы и обязательства с данными, которые отражены в бухучёте. Обычно это делают раз в год.

Пример такой сверки — инвентаризация запасов. Компания проверяет товары на складах — их количество, качество и номенклатуру — и сверяет данные с информацией в учёте. Если компания выявляет расхождения, данные бухучёта исправляют.

Принцип денежного измерения. Все объекты бухгалтерского учёта должны быть выражены в денежной форме, в валюте страны. В РФ бухучёт ведут только в рублях.

Принцип периодичности. На основании бухгалтерского учёта компания должна составлять бухгалтерскую отчётность за каждый месяц, квартал, полугодие и год. Подробнее о формах бухгалтерской отчётности поговорим ниже.

Принцип хранения. Компания должна хранить все первичные документы, которые подтверждают хозяйственные операции компании. Для каждого документа установлен свой срок хранения. Минимальный срок — 5 лет.

На этих принципах должен быть основан бухгалтерский учёт любой компании. 

Где брать данные: первичные документы бухгалтерского учёта

Как мы говорили выше, все проведённые в бухучёте операции должны быть подтверждены документами. Такие документы называют первичными.

Первичный документ бухгалтерского учёта — документ, который подтверждает факты хозяйственной деятельности компании. Закон запрещает проводить записи по счетам учёта в случае, если их нечем подтвердить.

Вот примеры таких документов:

  • акт приёма-передачи объектов или услуг;
  • акт выполненных работ или акт ввода объекта в эксплуатацию;
  • накладная, по которой одна компания передала товар другой компании;
  • выписка по банковскому счёту, которая подтверждает, что оплата прошла;
  • чек или приходный кассовый ордер.

На основании первичных документов составляют бухгалтерские проводки — так называются записи по счетам бухгалтерского учёта. Подробнее о них говорим в следующем разделе.

Как вести бухучёт: двойная запись и бухгалтерские проводки. Разбираем на примере

Каждая операция должна быть задокументирована и отражена на счетах бухгалтерского учёта.

Бухгалтерские счета — счета, на которых ведут бухгалтерский учёт всех хозяйственных операций организации. В них объекты учёта группируют и переводят в денежный формат.

Графически бухгалтерский счёт представляет собой двустороннюю таблицу, в которой собраны все хозяйственные операции компании. Левая сторона бухгалтерского счёта называется дебет (Дт), правая — кредит (Кт).

В кредит записывают источники средств, в дебет — получателей этих средств. Подробнее этот процесс разберём на примере ниже.

Все записи на бухгалтерских счетах — бухгалтерские проводки — ведут с помощью двойной записи.

Двойная запись — метод ведения бухгалтерского учёта, при котором все хозяйственные операции компании отражают на двух бухгалтерских счетах — дебете одного счёта и кредите другого — в равных суммах, для сохранения баланса.

Разберём на примере. Рассмотрим, как будут выглядеть бухгалтерские проводки в случае, если компания приобретёт товар, а через некоторое время его продаст.

Инфографика: Skillbox Media

Покупка товара. Первая запись говорит о том, что на склад компании поступил товар по цене 300 рублей. Вместе с поступлением товара возникла обязанность компании расплатиться за него.

По дебету счёта произошло поступление запасов на складе на 300 рублей. И на эту же сумму возникла кредиторская задолженность компании — её обязанность оплатить полученный товар.

Продажа товара. При продаже товара компания формирует две записи. Первая говорит о том, что компания получила выручку от продажи. Вторая — о том, что запасов этого товара на складе больше нет.

Выручку отражают по кредиту счёта — после продажи этот счёт увеличился на 400 рублей. Вместе с этим компания получила право требовать от своего покупателя эти деньги — возникла дебиторская задолженность. В результате этой операции сформирована двойная запись: дебет → дебиторская задолженность, кредит → выручка, в размере 400 рублей.

Кроме того, компания отражает, что этого товара больше нет на складе, — списание запасов со склада. В результате уменьшается сумма товара в запасах, поэтому сумма будет стоять по кредиту учёта запаса. Эта же сумма попадает в себестоимость — она показывает, сколько компании стоил этот товар изначально. Так сформирована проводка: дебет → себестоимость, кредит → запасы, в размере 300 рублей.

Какие формы бухгалтерской отчётности бывают

Как мы говорили выше, в результате бухгалтерского учёта составляют бухгалтерскую отчётность. Её относят к основным документам компании. Эти документы анализируют собственники бизнеса, менеджеры и внешние пользователи — например, налоговая.

Всего есть пять форм финансовой отчётности:

  • Бухгалтерский баланс. Это состояние всех счетов компании на определённую дату. Показывает активы, обязательства и собственный капитал компании. Этот отчёт составляют на конец первого квартала, на конец полугодия, на конец девятого месяца и на конец года.
  • Отчёт о финансовых результатах. Показывает доходы, расходы и финансовый результат компании за период. Его составляют нарастающим итогом с начала года: за квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Это значит, что к показателям текущего периода добавляют показатели предыдущих.
  • Отчёт об изменениях капитала. Показывает изменение собственного капитала в течение отчётного периода: как за это время поменялись финансовые показатели компании.
  • Отчёт о движении денежных средств. Показывает движение денежных средств — поступления и выплаты — по всем видам деятельности компании в течение отчётного периода.
  • Пояснения к бухгалтерской отчётности. В них дают расшифровку отдельных строк отчётности. Например, компания может подробно показать, из чего состоят её основные активы, обязательства, доходы или расходы.

Формы финансовой отчётности заполняют на основе счетов бухгалтерского учёта. Поэтому все они связаны между собой. Рассмотрим взаимосвязь на примере показателя чистой прибыли.

Инфографика: Skillbox Media

Чистая прибыль — итоговая строка отчёта о финансовых результатах. Этот же показатель попадает в бухгалтерский баланс и увеличивает показатель собственного капитала компании. Далее эта же чистая прибыль становится первым показателем для расчётов в отчёте о движении денежных средств. Во всех этих трёх формах сумма чистой прибыли должна быть одинаковой.

Бухгалтерскую отчётность составляют по общим для всех компаний правилам. Они закреплены в стандартах бухгалтерского учёта. Например:

  • Российских стандартах бухгалтерского учёта (РСБУ);
  • Международных стандартах финансовой отчётности (МСФО);
  • Общепринятых принципах бухгалтерского учёта США.

Компания сама выбирает, по каким стандартам вести отчётность. Это зависит от того, на какие рынки она ориентируется — на российские или на международные.

В следующем разделе рассмотрим, что компания должна сделать для организации бухгалтерского учёта.

Как организовать бухгалтерский учёт в компании

Сразу после регистрации компании руководитель обязан организовать бухгалтерский учёт. Для этого нужно определиться, кто будет его вести, выбрать форму бухучёта и оформить документы, которые будут его регулировать.

Кто должен вести бухучёт? В маленьких компаниях это может делать руководитель компании или бухгалтер. В больших компаниях создают отдельные подразделения бухгалтерской службы. Также бухучёт можно передать специализированным фирмам или отдельным бухгалтерам на аутсорсе.

Какие есть формы бухучёта? Все формы бухгалтерского учёта делят на два основных вида — обычный бухучёт и упрощённый.

  • Упрощённый бухгалтерский учёт могут вести компании малого бизнеса, некоммерческие организации и компании — участники проекта «Сколково». При этой форме компания может не соблюдать все положения по бухгалтерскому учёту (ПБУ) и сдавать упрощённую отчётность, но при этом все правила бухучёта в компании обязательно нужно закрепить в её учётной политике. О ней говорим ниже.
  • Обычный бухгалтерский учёт ведут компании среднего и крупного бизнеса. При этой форме учёта нужно соблюдать все ПБУ и федеральные стандарты бухучёта.

Какие документы нужны для бухучёта? Руководитель компании или бухгалтер должен:

  • разработать учётную политику компании — документ, в котором описаны способы ведения бухгалтерского учёта. Каждая компания разрабатывает его для себя самостоятельно. Учётная политика должна применяться последовательно из года в год. Чтобы её поменять, потребуется обоснование;
  • подготовить формы первичных документов — о них мы говорили выше;
  • утвердить план счетов — перечень счетов, которые компания будет применять в своём бухучёте, и инструкции по их применению.

Где вести бухучёт? Каждая компания выбирает технические средства самостоятельно. Можно использовать обычные офисные программы: электронные документы и электронные таблицы. Этот способ подходит для небольших компаний. Можно использовать бухгалтерский софт — например, «1С:Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо Бухгалтер».

Главное

  • Бухгалтерский учёт — это сбор и систематизация данных о финансах компании, подготовка на основе этой информации бухгалтерской отчётности.
  • Каждая компания обязана вести бухгалтерский учёт. Это может делать руководитель компании, штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе.
  • Каждая хозяйственная операция компании должна быть подтверждена первичными документами и отражена на счетах бухгалтерского учёта методом двойной записи.
  • Основные формы бухгалтерской отчётности: бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт об изменениях капитала, отчёт о движении денежных средств, пояснения к бухгалтерской отчётности.
  • Отчётность можно составлять по разным стандартам (РСБУ, МСФО, US GAAP и так далее). Способы ведения бухгалтерского учёта отражены в учётной политике компании.

Другие материалы Skillbox Media для руководителей и предпринимателей

Учись бесплатно:
вебинары по программированию, маркетингу и дизайну.

Участвовать
Научитесь: Профессия Бухгалтер Узнать больше
Понравилась статья?
Да

Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies 🍪

Ссылка скопирована