Горящие дедлайны: тайм-менеджмент в дизайн-команде

Задачи, нуждающиеся в планировании

Начнём с главного. Какие же задачи стоят перед руководителем дизайн-проекта:

• Формировать требования к дизайн-проекту и составлять ТЗ.
• Составлять план работ и прописывать дедлайны для каждого этапа разработки.
• Распределять цели и задачи для каждого участника команды, работающего над проектом.
• Общаться с заказчиком или вышестоящим лидером и членами команды.
• Собирать планёрки и брейнштормы.
• Контролировать этапы выполнения задач и корректировать план действий в случае необходимости.
• И ещё один важный пункт, о котором многие забывают, ― следить за комфортом в работе для каждого из членов команды и настроением коллектива в целом.

Ошибка при планировании задач из хотя бы одного из перечисленных пунктов ― и сроки могут поехать у всего проекта. Представьте ― вы не отправили заказчику бриф вовремя или не напомнили его заполнить, потом с опозданием выгрузили задачи, забыли отправить дизайнерам правки от заказчика… Один срыв сроков по цепочке влечёт за собой другие. Как итог ― ненормированный рабочий день у всей команды, выгорание и заваленные проекты.

Общие принципы в работе

Избежать провала при управлении командой просто ― нужно чётко следовать правилам тайм-менеджмента. И если для фрилансера-одиночки набор скиллов требуется один, то обязанности продакта или арт-директора иные, и система планирования времени здесь отличается.

Бизнес-консультант, специалист по тайм-менеджменту для руководителей Александр Смирнов рекомендует придерживаться в работе следующих принципов:

1. Не проводить совещания по разным проектам в один день. Для совещаний желательно выделить разные дни под разные проекты ― на переключение между задачами уходит много времени. Поэтому продуктивнее работать над каждым проектом в свой день. Если разнести проекты по дням не получается, то не ставьте два обсуждения подряд.
2. Разработать схему эскалации проблем. Говоря простым языком, если участники команды не могут решить возникшую проблему — они должны вовремя донести это до продакта. Если и продакт не в состоянии разобраться с проблемой, он передаёт её на ступень выше — арт-лиду, директору компании, клиенту. Очень часто задачи тормозятся, потому что кто-то из участников команды не может решить возникшую проблему и очень долго бьётся над ней самостоятельно. Нужно донести до сотрудников, что, если задача не решается в течение определённого срока, надо звать на помощь лидера.
3. Взять в свои руки управление изменениями в проекте. Нередко дедлайны сдвигаются из-за возникших дополнений со стороны заказчика. Здесь нужно придерживаться двух принципов ― чётко обговаривать ТЗ на этапе согласования и не менее чётко фиксировать все изменения — например, создавая отдельные брифы на каждую итерацию доработок. И, конечно, нужно обязательно указывать заказчику, сколько времени займут эти доработки, ― далее, исходя из этого, устанавливать уже новые дедлайны.
4. Избавиться от перфекционизма. Дизайн ― такая вещь, что совершенствовать его можно бесконечно. Но всё-таки главная задача продакта или арт-лида ― вовремя закончить и сдать проект, выполненный в соответствии с требованиями заказчика. Вместо бесконечного «допиливания» просто предоставьте заказчику список улучшений или дополнительных функций, которые можно внедрить впоследствии. Естественно, тоже обозначив сроки по ним.
5. Делегировать задачи помощнику. Если вы чувствуете, что вынуждены разгребать текучку вместо управления проектом ― постарайтесь выделить себе помощника или администратора проектов. Об этом можно договориться с кем-то из участников команды, выписав соответствующую надбавку к зарплате. Например, дизайнер может не только делать макеты, но и прописывать ТЗ верстальщику или рисовать презентации по проекту.
   
   Делегировав помощнику хотя бы треть своих обязанностей, связанных с рутиной, вы сможете обеспечить себя ресурсами для более плотной проработки задач по проекту. А если вы наймёте себе полноценного администратора проектов ― круг его обязанностей будет ещё шире: он может помогать вам с подготовкой документов, напоминать о созвонах, отслеживать статус задач, составлять резюме совещания или делать черновую проверку заданий. Конечно, чтобы справляться со всем этим, администратор тоже должен иметь дизайнерские навыки.

Но всё это общие рекомендации. Рассмотрим, как грамотно выстраивать работу в команде, чтобы всё успевать, детально.

В первую очередь ― планирование

У эффективного руководителя всегда есть план ― на день, на неделю и на весь проект. Включаясь в работу, вы должны заранее знать, какие задачи будете решать сегодня, а в конце рабочего дня ― подводить итоги по сделанному. Для успешного планирования у каждой задачи должны быть:

• приоритет;
• сроки выполнения;
• ответственный;
• чётко определённые соисполнители;
• список необходимых для выполнения задачи ресурсов.

Создайте иерархию ― если задача большая, разбивайте её на подзадачи. И не забывайте, что в обязанности руководителя проекта входит ещё и эффективное распределение обязанностей внутри дизайн-команды. Следите, чтобы ваши коллеги не были перегружены и не выгорели, ― заранее спрашивайте, сколько рабочих часов они готовы потратить на задачу.

При долгосрочном планировании можно использовать roadmap или, как это ещё называют, дорожную карту проекта ― визуализацию этапов работы в виде инфографики, где прописана последовательность работ и дедлайны. Но при непосредственном выполнении задач продуктивнее будет распределять время и задачи более гибким способом с помощью специальных приложений-планеров. О них мы расскажем в конце статьи.

Постановка целей по методу SMART

Этот метод подходит для постановки любых целей ― и личных, и рабочих. Его суть ― любая цель должна быть:

По методу SMART нужно ставить как цель самого проекта, так и цели для отдельных его этапов. SMART-цели помогут гораздо эффективнее планировать время ― каждая задача будет поставлена конкретно, с показателями, которых нужно достичь, и с дедлайном.

Управление проектами по методу Scrum

Этот метод поможет более эффективно управлять уже поставленными задачами. Scrum предлагает разбивать работу по проекту на небольшие отрезки ― спринты.

Каждый спринт может включать одну или несколько смежных задач и длится от одной до четырёх недель. По результатам спринта команда должна предоставить законченное решение. Сначала это решение обсуждается внутри команды,
а затем ― передаётся заказчику.

Последующие этапы разработки и дедлайны корректируются в соответствии с результатами спринта и полученной обратной связью от заказчика. Например,
при разработке дизайна сайта можно выделить такие этапы-спринты:

• визуальная и UX-концепция для презентации заказчику;
• прототип главной страницы;
• прототипы продуктовых страниц;
• дизайн главной страницы;
• дизайн продуктовых страниц;
• дизайн адаптивной версии;
• вёрстка;
• передача вёрстки и поясняющего документа разработчикам.

По каждому этапу ставятся предварительные дедлайны, но они корректируются в зависимости от результатов спринта. Например, вы совместно с командой разработали прототип главной страницы, но заказчик решил добавить ещё пару пунктов в ТЗ ― соответственно, сроки сдачи остальных прототипов сдвигаются, а с заказчиком согласовываются новые дедлайны.

Отслеживание прогресса при Scrum-подходе обычно происходит на маркерной доске, которая висит в студии на видном месте. Поле делится на три колонки ― «Запланировано», «В работе» и «Сделано». При этом приоритетные задачи располагаются сверху. Такой способ наглядно показывает прогресс и позволяет экономить время, распределяя задачи по важности сразу в момент внесения.

Эффективные совещания и брейнштормы

Главная задача продакта или арт-директора ― эффективная коммуникация с командой и заказчиком. И многие арт-лиды отмечают, что именно переговоры отнимают больше всего времени. Поэтому мы собрали рекомендации, которые позволят сделать переговоры и брейнштормы наиболее продуктивными:

1. Готовьте заранее чек-лист созвона или брейншторма. Зафиксированная по пунктам повестка переговоров ― гарантия того, что вы обсудите только запланированные вопросы, без перескакивания на другие темы. И ничего не забудете.
2. Не превращайте совещание в обсуждение идей. Очень хочется перейти к предложениям нового, когда перечень из вашего чек-листа встречи закрыт. Но ваша задача ― получить обратную связь по проекту и проработать пожелания заказчика. Если тратить время на обсуждение улучшайзинга, даже не доведя проект по ТЗ до конца, то переговоры могут затягиваться на часы и при этом вряд ли быть эффективными.
3. Регламентируйте время. Как правило, после часа переговоров участники уже фокусируются на задачах не настолько, чтобы быть максимально продуктивными. Отводите на переговоры или брейнштормы фиксированное время.
4. Составляйте письменное резюме встречи. По итогам резюме корректируйте сроки и назначайте ответственных на новые задачи. Также краткое саммари совещания можно отправить коллегам, а при переговорах с заказчиком такие записи помогут ничего не забыть

А что делать, если время вышло, но вы успели разобрать не всё, что было внесено в ваш план? С опытом вы будете понимать, сколько времени отводить на обсуждение той или иной задачи. Если осталась лишь пара небольших вопросов, можно немного задержаться и проговорить их. Но если незакрытыми осталось большее количество тем ― вероятно, вы взяли слишком большой объём для одного обсуждения, лучше перенести оставшееся на следующий раз.

А что по личным вопросам?

Для эффективного тайм-менеджмента важно планировать не только рабочее, но и личное время. Конечно, в идеале нужно включать в свою жизнь физическую или творческую активность ― чтобы переключаться и не выгорать. Но если это пока недоступно, то начните строго регламентировать свои рабочие часы.

Это позволит не только восстанавливаться и отдыхать, но и работать более продуктивно. Если вы знаете, что вам нужно закрыть задачу ровно до 19:00, то вы будете меньше отвлекаться на мемы с котиками, проверку соцсетей или второстепенные, «более простые» задачи.

Работа продуктового дизайнера или арт-директора может быть довольно нервной, предполагает присутствие в офисе и много времени за компьютером. Поэтому особенно важно переключаться. Психолог и консультант по вопросам продуктивности Питер Шаллард считает, что если вы не умеете забывать о рабочих проблемах во время отдыха, то эти проблемы будут только множиться, потому что вы скоро потеряете продуктивность. И вот как он предлагает отдыхать от дел:

1. Забывайте о рабочих задачах, когда переступаете порог дома. В крайнем случае вы можете уделить полчаса-час обдумыванию рабочих дел, но это не должно занимать весь вечер.
2. Найдите хобби ― или спортивное, или креативное. Не старайтесь быть в вашем хобби «быстрее, выше, сильнее». Занимайтесь им просто в своё удовольствие.
3. Следите за эмоциональным состоянием. Если после работы вы чувствуете себя усталым и опустошённым, найдите то, что будет вас радовать и наполнять. Это может быть просмотр хорошего фильма, прогулка в парке под аудиокнигу, тёплая ванна с пеной.
4. Не обсуждайте работу дома. Да, вы можете в паре слов узнать у домашних, как у них дела на работе, но нельзя превращать это в часовые обсуждения рабочих проблем.

Наш выбор приложений
для тайм-менеджмента

• Trello. Один из самых популярных таск-менеджеров, работающий по принципу канбан-доски. Удобно описывать задачи, подгружать необходимые файлы и добавлять ответственных к каждому пункту плана.

Стоимость: начальный план ― бесплатный, и его хватит для небольшой команды до 20 человек. Продвинутые планы ― от 5 долларов за пользователя в месяц.

• Notion. Крутой сервис, созданный по принципу low-code-платформы. Можно самостоятельно создать рабочее пространство для команды, подгрузив туда список задач, CRM, скрипты и другие инструменты. Плюс ― полностью настраивается под вас. Минус ― интерфейс не переведён на русский, и для работы с сервисом нужно вникнуть в его принципы.

Стоимость: бесплатная версия ― есть лимит на загрузки, количество участников ограничено до пяти человек. Платные версии ― от 5 долларов за пользователя в месяц.

• Todoist. Удобный планировщик для тех, кому не нравится принцип канбан-досок. В сервисе можно создавать проекты с подзадачами, фильтровать их, отмечать приоритеты, добавлять метки. Заходя в планировщик, вы видите слева список проектов, а справа ― задачи по выбранному. Сервис интуитивно понятен и подойдёт даже новичкам в планировании.

Стоимость: бесплатно ― до пяти человек в команде и до пяти активных проектов. Платный аккаунт ― от 229 рублей в месяц.

• Asana. Сервис для стратегического управления задачами. Каждый участник команды видит свои задачи и дедлайны, а продакт или арт-директор может наблюдать за общим ведением проектов. На главной странице отображены планы и текущие этапы выполнения задач. Asana может показаться немного сложным для тех, кто впервые столкнулся с планировщиками, но через некоторое время в нём полностью осваиваешься.

Стоимость: базовый тариф с довольно объёмным набором функций ― бесплатно. Платные тарифы ― от 10,99 доллара в месяц за пользователя.

• «Битрикс24». Российское решение для постановки задач ― можно настраивать его как канбан-доску или стандартный планировщик. Удобное и интуитивно понятное приложение с функцией «Живая лента», которая работает по принципу ленты новостей, как в соцсетях.

Стоимость: бесплатно ― с размером хранилища до 5 ГБ. Платные тарифы начинаются от 1990 рублей в месяц.

И в заключение

Тайм-менеджмент для арт-директора и продакт-дизайнера очень важен. Ведь именно от руководителя проекта зависит работа команды ― качество коммуникации и эффективность выполнения задач. Ошибки в расписании этапов, совещаний, в расчётах сроков выполнения всего проекта ведут к тому, что дедлайны горят у всей команды. Если научиться грамотно выстраивать рабочий процесс, то команда будет быстрее и продуктивнее работать, развиваться и брать всё более сложные проекты. И это будет во многом ваша заслуга.