Четыре помидорки и лягушка: тайм-менеджмент для дизайнера

Планирование и распределение: погружение в матрицу

Чёткий план — основа вашего тайм-менеджмента. Составляйте план на текущий день, неделю и длительную перспективу. Для любого типа планирования подойдёт метод матрицы Эйзенхауэра: разделение дел по важности и срочности.

Сначала выпишите все задачи, а затем расставьте их в таблице-матрице, как на таблице выше. Что всё это значит:

• важные и срочные решаем в первую очередь;
• неважные и срочные — по возможности делегируем или ставим после важных и срочных;
• важные и несрочные — планируем с конкретным сроком;
• неважные и несрочные — либо заносим их во внутренний список «Когда-нибудь», либо вовсе отменяем их.

Матрицу можно использовать как для рабочих задач, так и для любых остальных планов. Считается, что при идеальном тайм-менеджменте верхний левый квадрат матрицы всегда будет пустым — то есть у вас нет горящих проектов, и вы качественно распределяете своё время. Самый большой список должен получиться в разделе «Важные и несрочные». Если вы замечаете, что задачи из него постепенно «переползают» в раздел срочных — с тайм-менеджментом пока не очень хорошо, нужно над этим работать. Или — снижать нагрузку.

Тайминг и эффективность на примере томатов

Согласно проведённым исследованиям Глории Марк из Калифорнийского университета в Ирвайне человеку нужно чуть более 23 минут, чтобы сосредоточиться на задаче. То есть если вы работали над дизайном сайта, а потом отвлеклись на мемчики в Instagram*, то для полного возвращения к работе над этим же сайтом вам опять понадобятся 23 минуты. А если вы так отвлечётесь несколько раз? Представьте — за день можете потратить пару лишних часов только на регулярное включение в работу.

Чтобы такого не случилось, мы рекомендуем использовать специально разработанные для таких случаев методы. Один из самых популярных — это «метод помидора», или, как его часто называют, метод Pomodoro, придуманный итальянцем Франческо Чирилло. В этом методе рабочее время измеряется отрезками, которые называются помидорками. Пока длится «помидорка», отвлекаться нельзя, но после неё можно отдохнуть пять минут. Тогда же и посмотреть мемчики и накопившиеся сообщения. Съели четыре «помидорки» — можно устроить большой перерыв, например на 15 мин.

Длину «помидорок» можно варьировать в зависимости от задачи. В оригинальной инструкции одна «помидорка» длится 25 минут. Но, скорее, это больше подходит для простых бытовых дел. Учитывая степень погружения в дизайнерскую задачу, можно увеличить «помидорку» до 60–90 минут, а перерывы делать больше. Вы спросите, а как же 23 минуты на включение в задачу? Метод хорош тем, что по мере его освоения начинаешь действовать быстрее — включаешься в задачу почти сразу после запуска счётчика.

Метод Pomodoro убивает сразу двух зайцев. Вы меньше отвлекаетесь и скорее включаетесь в работу, но и не сидите над задачей несколько часов подряд, игнорируя весь день мессенджеры и почту. Засекать отрезок времени можно просто в таймере на смартфоне, но удобнее использовать специальные приложения, например, Tomato Flow для iPhone.

Сложные задачи: при чём тут слон и лягушка

Американский мотиватор Брайан Трейси сравнивает сложную и нудную задачу с лягушкой. Съесть лягушку — значит, выполнить самое ненавистное из всех запланированных дел. Трейси советует браться за него в первую очередь: не стоит сидеть и «смотреть на лягушку», оттягивая момент встречи с ней до бесконечности — так и до прокрастинации недалеко. Сделайте всё самое нелюбимое и раздражающее в первой половине дня — и спокойно выполняйте оставшиеся задачи.

А как быть со сложными задачами, за которые не знаешь, с какой стороны и взяться? Здесь можно применить метод с не менее интригующим названием — «Как съесть слона». Конечно, бедное животное вам съедать не придётся, но всё же — если бы вам нужно было проглотить целого слона, как бы вы поступили? Конечно, начали бы есть по кусочкам. Так и со сложными «неподъёмными» задачами: их нужно просто разделить на подзадачи, обозначив для каждой дедлайны.

А если порядок выполнения подзадач не важен, то можно работать над ними по своему усмотрению. Например, используя «метод лягушки», который мы описали выше — в начале работы «есть» самые «противные» и сложные части «слона», а затем двигаться к более простой и приятной работе.

Отдых: неужели тоже по графику?

В идеале — да. Иначе вы рискуете опять провести выходные за просмотром тик-токов и так ничего и не успеть. Вот как продуктивно спланировать свободное время:

• Выпишите все дела, не относящиеся к работе, — это может быть и генеральная уборка, и поход в спа-центр, и просмотр обучающего вебинара.
• Распланируйте свободное время, чередуя активности. Ваш отдых необязательно должен быть суперпродуктивным, пусть в нём найдётся место и бытовым делам, и приятным занятиям вроде похода в кино или прогулки с друзьями.
• Пробуйте новое. Как однообразие в работе может привести к выгоранию, так и одни и те же занятия в конце концов приедаются. Выдалась пара свободных часов? Почему бы не попробовать себя в танцах или не сходить на концерт классической музыки?
• И главное — время отдыха тоже должно быть включено в план. Старайтесь закончить все дела к этому времени, отключайте уведомления в мессенджерах и выключайтесь из работы. Боитесь, что клиенты не поймут? С самого начала донесите до них мысль, что у вас есть личное время и после окончания рабочего дня вы не отвечаете на сообщения или звонки.

Старайтесь проводить свободное время без гаджетов. Переключаться очень важно — если вы целый день смотрели в экран, то просмотр очередного сериала будет не лучшим вариантом. Добавьте в свою жизнь активность — и вы удивитесь, насколько радикальная смена деятельности повлияет на качество отдыха.

Главный враг: нет прокрастинации

Можно расписать планы на день и на неделю, поставить чёткие временные рамки, распланировать отдых, но тут может прийти она — прокрастинация. Она выражается в том, что человек всеми способами пытается отложить выполнение важных задач — например, по нескольку раз за утро проверяет соцсети (а вдруг там что-то важное?) или неожиданно решает прибраться в квартире (да, именно в разгар рабочего дня). Приступы прокрастинации хотя бы иногда испытывает большинство людей. Но в особо тяжёлых случаях прокрастинация начинает отнимать всё время — человек просто не может сесть и взяться за работу. Если у вас такое состояние, или прокрастинация сопровождает любую задачу, уже отражаясь на отношениях с клиентами, — это может говорить о профессиональном выгорании.

Но всё же в большинстве случаев причины прокрастинации можно выявить и затем устранить. Что же чаще всего заставляет нас откладывать дела на потом и вновь брать в руки смартфон, чтобы проверить новостную ленту?

1. Страх начать. Что делать: как бы банально это ни звучало, просто начните. Необязательно первые шаги к выполнению задачи должны быть идеальными, можно доработать их в процессе.

2. Сложности с соблюдением приоритетов. Что делать: распечатайте или выпишите от руки перечень приоритетных задач и держите этот листок перед глазами.Это позволит не забывать, какие задачи на сегодня — самые важные.

3. Сложности с распределением времени. Что делать: придерживайтесь чёткого плана работы, а сложные задачи разбивайте на равные по сложности или временным затратам этапы, чтобы не работать до ночи в последний день дедлайна.

4. Перфекционизм. Желание тратить время на достижение сверхидеального результата в ущерб другим задачам также можно назвать прокрастинацией. Что делать: примите тот факт, что идеал недостижим. Вместо того чтобы до бесконечности шлифовать работу, просто выполните её на должном профессиональном уровне, за который вас ценит заказчик.

5. Страх неудачи. Что делать: самое банальное — не браться за задачи, в которых вы не уверены. А если уж такое случилось, не прячьтесь с головой в соцсети, лучше посмотрите кейсы с похожими проектами и спросите совета у коллег. И представляйте, какой крутой опыт вы получите, когда всё-таки справитесь с проектом.

И главное, чтобы работа шла эффективно, исключите популярных «убийц времени»:

• многозадачность (хорошо получалось только у Цезаря);
• соцсети и дружеские чатики во время работы;
• незапланированные созвоны и совещания;
• поиск нужных инструментов для работы — перо планшета должно лежать на своём месте, а наушники после прогулки вы положили на стол ещё вчера;
• незапланированные перерывы на чай или перекусить (вспомните метод Pomodoro!).

Что ещё поможет нам быть эффективнее и противостоять прокрастинации? Умные приложения для тайм-менеджмента. Мы отобрали несколько самых функциональных.

Приложения для тайм-менеджмента

Todoist

Американский IT-портал The Verge назвал Todoist лучшим приложением для создания списков и ведения дел. Действительно, в приложении есть всё, чтобы организовать свои планы: настройка приоритетов задач, напоминания, пользовательские метки и фильтры. Todoist позволяет делиться своими списками с коллегами или членами семьи, а также делегировать задачи. Ещё в нём очень интересный раздел статистики: можно отслеживать прогресс выполнения своих задач и зарабатывать баллы, что превращает выполнение рутинного перечня дел в игровой квест.

Things

Это приложение — выбор газеты The New York Times, редакция отметила его широкий функционал и продуманный интерфейс. Одновременно со стандартными перечнями в приложении можно создавать масштабные проекты и разбивать их на подзадачи. Оптимизировать расписание можно с помощью функции «Области», выделив, например, такие сферы, как «Дом», «Работа», «Спорт». Things идеально подойдёт для владельцев яблочных девайсов — есть версии приложения, оптимизированные под Mac, iPad и Apple Watch.

Google Keep

Старый добрый планировщик для тех, кто ценит простоту. Удобное отображение задач в виде стикеров, возможность создания списков и выделения категорий цветом — всё, что нужно для простого и быстрого планирования. Есть функция занесения задач голосом или в виде фото. Заметки организуются при помощи ярлыков, также к ним можно добавить геолокацию или контакты. Поддерживается и совместный доступ, чтобы делиться задачами с друзьями или коллегами.

Focus To-Do

Таск-менеджер со встроенным таймером Pomodoro. Можно настроить, сколько «помидорок» займёт та или иная задача, а в конце дня посмотреть свою статистику в виде диаграммы. Очень удобно, чтобы понять, какие дела отнимают у вас наибольшее количество времени. Приложение поддерживает создание подзадач, напоминания и синхронизацию между всеми устройствами. Крутая фишка — «Строгий режим» на телефоне. Если включить его, то смартфон не будет отвлекать вас уведомлениями и позволит полностью сконцентрироваться на работе.

Forest

Приложение создано для тех, кто и нескольких минут не может прожить без проверки любимых соцсетей. Запустите его на смартфоне и наблюдайте, как на экране растёт дерево. Если вы свернёте приложение — дерево погибнет, и придётся сажать его заново. Можно устанавливать различные временные отрезки — в зависимости от того, сколько времени вам нужно для решения той или иной задачи. А чем чаще вы запускаете приложение, тем больше деревьев сможете вырастить, в итоге может получиться даже целый лес! В приложение заложены различные методы геймификации — можно соревноваться с друзьями, открывать новые виды деревьев и зарабатывать награды. Пожалуй, это один из самых милых способов для качественного погружения в работу.

И главное

Сколько бы приложений вы ни поставили и как бы чётко не распланировали свои задачи, основное — это самодисциплина. Определите для себя, зачем вам нужен тайм-менеджмент. Представьте, насколько проще вам будет организовывать свою работу и сколько времени при правильном планировании получится освободить для личных дел и встреч с друзьями. К тому же вы избежите выгорания, что свойственно творческим людям, которые не умеют грамотно планировать свой график. В общем, если вы выбираете лучшее качество жизни, профессиональный рост и насыщенный отдых — без тайм-менеджмента вам не обойтись.