«Наши заказчики — Т-Банк, ВКонтакте, RuStore»: как Анастасия нашла себя в event-менеджменте

«Лучшая работа — та, которую ты бы сделал и бесплатно»: как я поняла, кем хочу быть

У меня всегда хорошо получалось организовывать мероприятия, и я обожала это делать. Надо придумать внеучебные активности в универе? Я вызовусь. На работе намечается корпоратив? Обязательно помогу с подготовкой. Я даже собственную свадьбу организовала сама, не привлекая сторонних специалистов.

Не зря говорят: лучшая работа — это та, которую ты готов делать бесплатно, просто потому, что она приносит тебе удовольствие. Вот у меня к организации мероприятий было именно такое отношение. Сейчас я даже думаю — и почему я раньше не попробовала построить карьеру в event-сфере? Почему постоянно искала себя совершенно в других местах?

По первому образованию я специалист по рекламе. В свободное время в качестве хобби увлекалась графическим дизайном и даже пробовала искать фриланс-заказы. А ещё параллельно проходила курсы по копирайтингу (кстати, тоже в Skillbox).

Но для профессионального развития в какой-либо из этих сфер мне не хватало ни энтузиазма, ни уверенности в себе. Каждый раз, когда я пробовала и терпела неудачу, то чувствовала, как опускаются руки, — и устраивалась на случайно подвернувшуюся должность. Лишь бы заработать.

Пока однажды не обнаружила уставшую себя, работающую мерчандайзером в продуктовом магазине. Рассчитывала вместимость оборудования, сводила различные данные в таблицы — в общем, выполняла скучнейшую работу. Помню, тогда я резко и осознала, насколько пусто и бесполезно провожу время. И поняла, что так больше продолжаться не может.

«Я всегда рассчитывала бюджет заранее, но никогда в него не укладывалась»: об ошибках до обучения

Свой талант к организации мероприятий я заметила благодаря работе с психологом. Конечно, открыв его в себе, я бы могла тут же броситься на поиск заказов или работы, но решила не торопиться, а сперва лучше разобраться в том, как работает event-сфера. Для этого взяла профильный курс.

Как я уже говорила, опыт организации мероприятий у меня был и до обучения: я могла с лёгкостью найти необходимую площадку и договориться с персоналом. В общем, я точно не из тех людей, кто боится позвонить в доставку и заказать пиццу 🙂

А ещё я примерно представляла устройство рынка event-услуг и понимала, к кому и с какими запросом можно обратиться. Но при этом не умела составлять сметы и не разбиралась в документообороте, а главное — не знала, с чего начать организацию мероприятия.

Раньше я начинала организацию с подбора площадки. Затем искала кейтеринг, ведущих, придумывала программу и оформление. И хотя всегда заранее рассчитывала бюджет, почти на каждом этапе добавлялись неожиданные расходы, и денег не хватало.

Помню, как я ломала голову и не понимала, почему так происходит. Пока на курсе нам не рассказали, что мероприятие эффективнее организовывать в обратном порядке: сперва полностью продумать всю концепцию, и уже под неё подстраивать остальные детали.

Звучит очевидно и легко. Но это лишь на словах. На самом же деле почти все этапы организации уже не кажутся такими простыми, когда ты знакомишься с ними поближе. Например, я помню, меня очень впечатлил модуль по тревел-менеджменту, где нам рассказывали, как организовать приезд и проживание участников из других городов и стран.

Казалось бы, что может быть проще — заказать билет на самолёт или перевести деньги, чтобы участник сам его себе купил? Но это только на первый взгляд. На деле это очень ответственная и почти что аналитическая работа, где нужно учесть множество факторов: задержки или отмены рейсов, дорогу участника до гостиницы, встречу гостя менеджером отеля… Список задач можно продолжать долго 🙂

Хорошо, что обо всём этом рассказывали на обучении. А после теоретической части обязательно давали практическое задание, максимально приближенное к реальному проекту. Например, после модуля по подбору площадок просили не только найти классную площадку, подходящую под определённые требования, но и составить базу всех просмотренных объектов, которая пригодится в будущем.

Были неожиданные, но очень вдохновляющие задания. Одно я запомнила особенно: в рамках финального модуля мы разбирали мероприятия для автомобильных компаний — смотрели видео с презентаций подобных проектов и потом должны были разработать свою концепцию.

Это задание перевернуло моё представление о том, как могут выглядеть мероприятия. Не только в сфере авто, но и в целом. Вместо скучных презентаций — красивые и креативные перформансы с актёрами.

Ещё из крутого: в каждом модуле нас знакомили со спецификой работ разных подрядчиков, объясняя, какую информацию и оборудование мы должны предоставить специалисту, чтобы он хорошо выполнил свою работу. Давали шаблоны ТЗ, смет и других важных документов для фиксации договорённостей.

«Я притворялась реальным заказчиком и писала подрядчикам»: о работе над итоговым проектом

В конце курса меня ждала последняя объёмная работа — итоговый проект. Требовалось подготовить мероприятие: детально продумать концепцию, найти подрядчиков, рассчитать бюджет. Вводных давалось немного — организатор (дилер BMW в России), количество гостей (50 человек), повод (награждение лучших менеджеров).

Я решила сделать ивент в стиле сказки «Алиса в Стране чудес» — с театральной постановкой и гала-ужином. Чтобы глубже погрузиться в тему, перед составлением концепции даже пересмотрела фильм Тима Бёртона.

Затем занялась поиском подрядчиков: прикидывалась потенциальным заказчиком и писала менеджерам площадок и кейтеринга, узнавала стоимость их услуг. Пошла на это, потому что мне хотелось, чтобы сметы были максимально точными, всё-таки диплом — это почти реальный проект.

Чтобы придать событию оригинальности, выбрала необычную площадку — планетарий в Санкт-Петербурге. Там есть возможность проецировать видео на купол в развёртке почти на 360 градусов — это, по моим задумкам, создавало бы потрясающий эффект.

И, конечно, придумала насыщенную программу: проведение тематических мастер-классов, выступление музыкальной группы и диджея. Все затраты по ним до копейки внесла в смету.

Было приятно, что мою работу оценили очень высоко, отметив как одну из лучших на потоке. Я же, в свою очередь, настолько вдохновилась темой, что позже даже отпраздновала свой день рождения в стиле «Алисы в Стране чудес».

«Мы организуем крупные конференции для IT-специалистов»: о текущей работе

Вот уже два сезона я работаю event-менеджером в компании JUG Ru Group. Наша компания организует профессиональные конференции для всех, кто так или иначе связан с разработкой, тестированием и эксплуатацией ПО.

Моя основная работа состоит в том, чтобы помогать брендам интегрироваться в наши ивенты: через баннеры, стенды, приглашение их спикеров. Т-Банк, «ВКонтакте», RuStore и другие участвуют в наших конференциях, чтобы показать свою экспертность, зарекомендовать себя как компанию с IT-экспертизой и просто посвятить людей в свой продукт.

Нашла эту позицию очень просто: через HeadHunter. Интересно, что, помимо этого, классное предложение по работе я получила ещё и от девушки в студенческом телеграм-чате. От него мне пришлось отказаться, но с той девушкой мы до сих пор поддерживаем хорошие отношения, и уверена, ещё не раз поработаем вместе.

«Многие боятся, что мероприятие пойдёт не по плану. И знаете что? Так и будет!»: о специфике event-сферы

Организация мероприятия — это всегда вызов. Те, кто переживают, что в назначенный день что-то обязательно пойдёт не по плану, не ошибаются — так оно и будет. Поэтому главный навык event-менеджера — уметь справляться с неожиданностями.

Приведу пример: однажды на конференции у нас «упал» интернет. Представьте: тысяча участников, все серьёзные люди, и никакой связи на площадке! К счастью, наши инженеры решили эту проблему, а мы держали ситуацию под контролем.

Или другой случай: как-то из-за ошибки типографии на бумажных программках не напечатались логотипы некоторых партнёров конференции. Моей коллеге пришлось всё перепечатывать ни свет ни заря, но в итоге всё обошлось.

Или совсем свежий пример: в начале сентября мы организовывали конференцию для .NET-разработчиков DotNext 2024. Каждому партнёру я заранее высылала бриф с просьбой указать все активности, которые они будут проводить в своей зоне. Это было нужно для оформления экрана с программой.

В итоге один из партнёров забыл указать в брифе розыгрыш, а мы узнали об этом уже во время мероприятия. Решение было простым: прямо на месте дизайнер обновил креатив, а видеоинженер вывел новые макеты на экран в зоне выставки.

Иногда бывают и совсем забавные случаи. Однажды, в свою самую первую командировку, я умудрилась забыть паспорт и обнаружила это только перед посадкой на поезд! Коллеги уехали без меня, а мне пришлось ехать домой за документом и брать билет на другое время.

В таких ситуациях главное — не паниковать и без лишних эмоций искать решение проблемы. В конце концов, ты не один организуешь мероприятие, у тебя всегда есть команда. И каждый человек в ней понимает, что в ивентах никогда и ничего не проходит гладко 🙂

Наблюдать за мероприятием, подготовленным твоими руками, и правда очень приятно. Сразу переполняет гордость и приходит осознание, что ты и все твои коллеги — настоящие молодцы, что вы справились.

Думаю, именно поэтому многие форс-мажоры опытными специалистами уже воспринимаются легко — ведь они знают, что там, в конце, всё плохое обязательно перекроют позитивные эмоции.

Я лично после проведённого мероприятия всегда чувствую радость и облегчение. А ещё — прилив уверенности. В себе, своих навыках и той профессии, что выбрала.