Рассказываем о бережливом производстве — системе, которая помогла трансформировать Японию

Ольга Епифанова

Бизнес-консультант по настройке системы менеджмента и масштабированию бизнеса. Совладелец сети сервисных центров «ТехноПапа».

Послевоенная Япония была страной с разрушенной экономикой, страдающей от дефицита природных ресурсов. На предприятиях, развивавшихся в этих условиях, появились методики и принципы, которые впоследствии стали известны как бережливое производство, или Lean manufacturing.

Эти методики помогли японской промышленности стать одной из самых эффективных в мире. Сначала они были популярны в производстве, а потом вошли в универсальный инструментарий менеджера. Канбан, система 5S, QFD-анализ — знакомые многим управленцам методики. Они пришли из бережливого производства.

• Что такое lean-технологии, или бережливое производство
• Что такое потери в lean-философии
• Методы и инструменты Lean
• Принципы бережливого производства
• Мы хотим внедрить Lean в свой бизнес — с чего начать?
• Как узнать больше: книги о бережливом производстве

Lean-технологии, бережливое производство — что это такое?

Lean production, lean-технологии, бережливое производство — это философия в менеджменте, смысл которой — создавать большую ценность для потребителя за счёт меньших усилий компании. Lean-технологии правильнее назвать не технологиями, а идеологией.

Главный фокус Lean — создание ценности; бережливость и экономия — лишь следствие, которое упрощает компании жизнь. Топ-менеджер Toyota Тайити Оно, один из главных идеологов Lean, говорил так: «Следовать Lean — значит дать клиенту то, что он хочет, сколько хочет и когда хочет». Поэтому lean-технологии — это в первую очередь про клиентоориентированность, а уже потом — про бережливость.

Такой подход выгоден для всех. Потребитель получает продукт лучшего качества. Производитель не теряет в маржинальности или теряет не много.

Lean-философия возникла на производстве в компании Toyota. Сначала она была известна как Toyota Management System. Оттуда lean-технологии распространились сначала на другие производства, а потом — в непроизводственный бизнес.

В английском языке термин звучит как Lean production. Перевод «бережливое производство» не дословный. Его использовало издательство «Альпина Паблишер», которое выпустило на русском языке книгу «Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation», написанную Джеймсом П. Вумеком и Дэниелом Джонсом.

Дословно lean можно перевести как «рачительный», «тощий», «скудный». Близкий термин подобрать сложно, и книга получила название «Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании».

В части научного сообщества и некоторых консалтинговых компаниях считают, что слово lean переводить не стоит, проще оставить как есть — так поступили с «офисом» и «компьютером».

Что такое потери в lean-философии

Философия Lean делит все операции компании на две группы: на те, что добавляют ценность для потребителя, и на те, что не добавляют. Вторая группа операций, согласно концепции, приводит к потерям. От них нужно избавиться или сократить до минимума.

Основатель производственной системы Toyota Тайити Оно выделил семь видов потерь:

• из-за перепроизводства;
• из-за лишних этапов обработки;
• из-за ненужных перемещений;
• из-за лишних запасов;
• из-за ненужных проверок;
• из-за ожидания;
• из-за выпуска дефектной продукции, которую приходится переделывать.

Как избавляться от этих потерь? Ниже мы рассказываем о методах Lean — и для каждого метода указываем, какие потери он устраняет.

Какие методы и инструменты есть в бережливом производстве

Бережливое производство — это не одна методика и даже не группа методик. Это философия, в рамках которой можно использовать разные методы. Ниже мы разберём 11 популярных инструментов, которые применяют в Lean.

Система TPM (Total Productive Maintenance). В переводе с английского — «всеобщий уход за оборудованием». Суть TPM — поддерживать оборудование в отличном состоянии за счёт регулярной профилактики. Это позволяет избежать поломок и задержек.

TPM устраняет потери из-за ожидания и из-за брака.

Система 5S. Технология создания «эффективного рабочего места». Цель 5S — навести порядок на рабочих местах, поддерживать чистоту и укреплять дисциплину. Включает пять принципов организации рабочего места: сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование.

Устраняет потери из-за лишних этапов обработки, ненужных перемещений, брака и ожидания.

Система SMED (Single Minute Exchange of Dies). Название системы дословно переводится как «смена штампа за одну минуту» — в данном случае речь идёт о пресс-формах на производстве. SMED — это набор техник и методик. Их цель — быстрая переналадка оборудования.

Устраняет потери из-за ожидания и из-за брака.

Система JIT (Just in Time). «Точно в срок» — система, при которой все компоненты поступают в тот момент, когда они необходимы. Работу организуют так, чтобы не возникало простоя персонала, не нужны были запасы. Например, ателье шьёт платье в тот день, когда покупатель должен забрать заказ. Just in Time используют в производстве, в логистике и в других отраслях.

Устраняет потери из-за перепроизводства, лишних запасов, потери при ненужной транспортировке, потери времени из-за ожидания.

Дзидока. Группа методик, которые используют для борьбы с дефектами, отходами, браком, необходимостью переделывать.

Одна из методик — пока-ёкэ (poka-yoke). Переводится как «защита от ошибок», а в русском языке известна как «защита от дурака».

Работает это так: производитель придумывает устройство, метод или техническую модификацию, которые снижают риски или защищают от дефектов. Например, в верхней части раковины делают дополнительное отверстие для слива, которое не даёт переполнить её.

Устраняет потери из-за ненужных перемещений, из-за ожидания, из-за брака.

Вытягивающее поточное производство (Pull Production). Система, при которой объёмы продукции на каждом производственном этапе определяются исключительно потребностями следующих этапов. А на финальном этапе — потребностями заказчика.

Устраняет потери из-за перепроизводства, из-за лишних этапов обработки, из-за ненужной транспортировки, из-за лишних запасов и ожидания.

Картирование потока создания ценности. Карта потока создания ценности — это простая и наглядная графическая схема. Она показывает все критические шаги, которые нужно совершить, чтобы произвести товар или предоставить услугу. Для каждого этапа считают потребность в ресурсах и времени.

Картирование потока состоит из нескольких этапов. Сначала создают карту текущего состояния, потом анализируют поток производства, после чего рисуют карту будущего состояния. В конце разрабатывают план по улучшению.

Картирование потока устраняет потери из-за лишних этапов обработки, из-за ненужных перемещений, из-за ожидания.

Kanban. Популярный инструмент, который пришёл из бережливого производства в управление проектами и процессами. Это инструмент визуализации: лист делят на несколько столбцов, соответствующих разным этапам работы. Чаще всего это «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Столбцов может быть и больше — это зависит от задач, которые выполняют сотрудники.

По горизонтали лист могут делить на строки — они соответствуют сотрудникам, подразделениям или командам. Все задачи, которые нужно выполнить, распределяют между строками и столбцами. Kanban помогает отслеживать задачи и распределять нагрузку между сотрудниками и командами.

Kanban устраняет потери из-за ненужных перемещений и из-за ожидания.

Визуализация. Речь идёт о том, чтобы сделать работу на производстве наглядной.

Один из популярных методов визуализации — оконтуривание: места расположения инструментов или запасных деталей в цехе выделяют с помощью контуров. Ещё один метод — цветовая маркировка, когда цветами обозначают, например, разные типы инструментов или их принадлежность к разным процессам.

Другие методы визуализации:

• метод дорожных знаков — так, его используют, чтобы обозначить пути эвакуации;
• маркировка краской;
• информационные стенды, где используют приём «было — стало» или «до — после»;
• графические рабочие инструкции.

Устраняет потери из-за ненужных перемещений и из-за ожидания.

U-образные ячейки. Суть метода — оборудование располагают в форме латинской буквы U. Так последняя стадия обработки проходит совсем рядом с первой. Оператору не приходится ходить далеко, чтобы начать выполнение следующего производственного цикла.

Устраняет потери при ненужной транспортировке, потери из-за лишних запасов, ненужных перемещений.

QFD-анализ. Метод на стыке инженерии и маркетинга. Пожелания и ценности клиентов трансформируют в функции и свойства продукта. QFD-анализ помогает избавиться от функций, которые не создают ценности для клиентов. За счёт этого снижаются потери.

Принципы бережливого производства: как внедряют Lean production

Lean можно применять в любой сфере производства. Каждая технология — это прежде всего принципы, которые нужно адаптировать под бизнес-процессы компании.

Внедряя бережливое производство, важно интегрировать новые технологии в систему, не ломая её, — ведь бизнес уже зарабатывает на этой системе деньги. Гибкий подход поможет усилить сильные стороны компании и нивелировать слабые. Это даст быстрый и кратный рост экономических результатов.

Перед тем, как внедрять инструменты Lean production на производстве, обычно проводят диагностику текущей системы. Цель — найти так называемые «узкие горлышки»: операции или этапы, на которых процесс обрывается или замедляется. Расширение узкого горлышка даёт резкий рост результатов.

Стоит использовать такой алгоритм:

• Выявить сильные стороны бизнеса и его узкие места.
• Составить список результатов, которых нужно достичь.
• Подобрать инструменты, в том числе инструменты Lean production, для достижения этих результатов.

Внедрение и настройка систем менеджмента затрагивает всех сотрудников. Идеально, когда сотрудники позитивно воспринимают изменения. Но так бывает не всегда: кто-то сопротивляется изменениям и уходит, кто-то не справляется, кто-то не принимает новые правила игры. Это тоже нормально. Системные изменения — глубокий процесс, поэтому нужно быть готовым ко всему.

В истории мировых компаний есть кейсы, когда после внедрения lean-технологий компания резко повышала финансовую эффективность. Это происходило за счёт незначительных на первый взгляд деталей.

Повторим: изменения в менеджменте нужны не чтобы переделать то, что уже приносит доход, а лишь чтобы настроить бизнес-процессы. Цель изменений — большая экономическая эффективность бизнеса за счёт гармоничного сочетания ресурсов, технологий компании и потребностей рынка.

Мы хотим внедрить Lean в бизнес. С чего начать?

Методики бережливого производства можно успешно использовать в любом бизнесе, а не только на производстве. Мой опыт говорит, что технологии в разных системах менеджмента похожи. Различия не столько в самих методиках, сколько в философии.

Например, картирование технологического процесса — это методика из Lean. Но она очень похожа на управление бизнес-процессами — технологию из другой школы менеджмента.

Назовём несколько техник бережливого производства, которые несложно внедрить в компании:

• Канбан-доски — простой и распространённый инструмент, который можно использовать в любом бизнесе.
• Если ваши сотрудники работают в офисе или если у вашей компании есть склад, стоит присмотреться к системе 5S. С ней вы организуете рабочие места для сотрудников, что повысит эффективность работы.
• Маркетологам можно начать с QFD-анализа. Он поможет трансформировать продукт, добавив ему новые свойства и избавив его от лишних.

Разберём несколько примеров, как можно применять канбан-доски в бизнесе, который не связан с производством.

Классическая канбан-доска. Как мы говорили, канбан-доска — это инструмент для визуализации и упорядочивания задач. Кроме того, такие доски сильно упрощают и ускоряют планёрки.

Схем канбан-досок множество. В нашей компании мы используем шаблоны, которые тестировали в разных проектах. Вот некоторые из них:

• доска управления продажами;
• доска для управления наймом;
• доска для регулярных задач;
• доска стратегического планирования;
• универсальная доска для управления проектом;
• доска управления запуском продаж.

Ниже приведён пример канбан-доски для управления разработкой программного обеспечения. Задачи на ней выстроены по принципам Scrum. Это значит, что команда работает итерациями. Каждая итерация — это небольшой временной интервал, за который команда дорабатывает часть продукта.

С каждой новой итерацией команда пополняет списки задач и еженедельно расставляет на доске приоритеты. Так команда уделяет внимание каждой задаче, самостоятельно управляет разработкой и видит чёткую картину результатов.

Канбан-доска для найма сотрудников. Здесь применяется принцип картирования процесса создания ценности. Ведь ценный конечный продукт HR-службы — нанятый сотрудник, которого обучили и познакомили с необходимыми процессами в компании.

Здесь же используется принцип вытягивающего производства. Если нам нужно 10 новых сотрудников, значит, стажировку должно пройти 15 человек, собеседования нужно провести с 30, а входящих заявок должно быть 60. Эта технология похожа на другие технологии вне Lean Production: декомпозицию и воронку найма.

Можно адаптировать и другие виды lean-технологий. Если специалист владеет ими, а также одной или несколькими системами менеджмента, он сможет подобрать комбинацию инструментов. Они помогут достигнуть лучшего результата для клиентов и компании при наименьших усилиях.

Как узнать больше: книги о бережливом производстве

Для тех, кто хочет внедрить Lean в свой бизнес, можно посоветовать несколько книг. Некоторые из них посвящены не философии бережливого производства, а технологиям, которые используют в рамках Lean или одновременно с Lean.

• «Канбан и „точно вовремя“ на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте». Книга легко читается. В ней на примере компании Toyota рассказывается, как внедрить lean-технологии на производстве.
• «Учитесь видеть бизнес-процессы: Практика построения карт потоков создания ценности», Майк Ротер и Джон Шук. Рекомендую эту книгу всем предпринимателям: и начинающим, и с уже серьёзным бизнесом.
• «Бизнес с нуля. Метод Lean Startup для быстрого тестирования идей и выбора бизнес модели», Эрик Рис. Название говорит за себя — lean-технологии для стартапов.
• «Effects of Lean Management on Company Value», Sasha Petschnig. Книга для пытливых людей, которые готовы внедрять комплексный lean-менеджмент. Не издавалась на русском.
• «Value Stream Mapping: How to Visualize Work and Align Leadership for Organizational Transformation», Karen Martin. Книга для предпринимателей, которые хотят повысить эффективность бизнеса с помощью инструментов lean-менеджмента. Не издавалась на русском.
• «Теория ограничений Голдратта», Уильям Детмер. Это подробное введение в теорию ограничений — одну из самых популярных управленческих теорий XX века. Суть теории в том, чтобы искать и ликвидировать «узкие горлышки» — участки с низкой производительностью, которые замедляют всю систему. Это переложение идеологии Lean.

Главное

• Цель философии Lean Production — создать большую ценность для потребителя меньшими усилиями фирмы. Это выгодно для всех: покупатель получает более качественный продукт, а производитель почти не теряет в прибыли.
• Изначально lean-технологии придумали для производства, но сегодня их используют в любых типах бизнеса.
• В Lean входит более 10 методов и техник. Канбан-доски — простой фреймворк, с которого можно начать применять Lean в любой сфере. Это инструмент для визуализации и упорядочивания задач.
• Если компания работает с материальными ресурсами, у неё есть склад или офис, — можно попробовать систему 5S. Это технология для создания «эффективного рабочего места».
• Маркетологам стоит начать с QFD-анализа. Суть метода — в том, чтобы преобразовать пожелания и ценности клиентов в свойства продукта.