Какие задачи решают с помощью HR-аналитики и как внедрить её в компании

HR-аналитика помогает компаниям принимать обоснованные решения в сфере управления персоналом. Чтобы принять решения, используют факты об HR-процессах и поведении сотрудников, а не интуицию или предположения.

Разбираться в видах и инструментах HR-аналитики нужно HR-специалистам, руководителям компаний и всем, кто управляет большим количеством сотрудников.

В статье рассказываем:

• что такое HR-аналитика;
• какие задачи она решает;
• какие есть виды HR-аналитики;
• какие метрики и инструменты используют в HR-аналитике;
• каким компаниям нужна HR-аналитика и как её внедрить;
• как узнать больше об HR и HR-аналитике.

Что такое HR-аналитика

HR-аналитика — набор инструментов и методов для сбора, анализа и интерпретации данных о сотрудниках и процессах управления ими. Её главная цель — проанализировать HR-процессы компании и оптимизировать их.

Например, с помощью HR-аналитики можно проанализировать, как компания использует трудовые ресурсы, как отбирает и оценивает сотрудников, как ведёт кадровое делопроизводство. Дальше — найти закономерности и взаимосвязи между разными факторами и использовать их для дальнейшего управления персоналом.

На примере будет понятнее. Допустим, сотрудники компании начали жаловаться на выгорание и отсутствие мотивации, стали чаще увольняться. Ситуация поставила в тупик директора и HR-специалистов — ещё в прошлом году подобных проблем не было, а никаких серьёзных изменений в компании за это время не произошло.

После нескольких неудачных попыток выяснить, что не устраивает работников, приняли решение нанять HR-аналитика. Вот что он сделал:

• проанализировал HR-политику компании за несколько периодов, сравнил условия и сформировал список изменений;
• провёл опрос о вовлечённости и лояльности сотрудников;
• рассчитал метрики: eNPS, стоимость текучести кадров, средний период пребывания на должности — подробнее об этих и других метриках мы говорим ниже.

На основании этих данных HR-аналитик:

• определил наиболее частые причины выгорания сотрудников;
• провёл анализ и сформировал отчёт о том, как в дальнейшем будут развиваться события, если ничего не менять;
• дал рекомендации по оптимизации текущих процессов;
• трансформировал well-being-программу компании.

Опираясь на результаты опроса сотрудников, компания приняла решение нанять менеджера по внутренним коммуникациям, который должен будет поддерживать дух команды, проводить мероприятия, мотивировать сотрудников и транслировать ценности компании.

Это общий пример. В зависимости от ситуации задачи аналитики могут меняться. В следующем разделе рассказываем о них подробнее.

Какие задачи решает HR-аналитика

Выше мы назвали главную задачу HR-аналитики — изучить текущую HR-политику компании и подготовить предложения по её оптимизации. Вот ещё несколько задач, которые можно закрыть с помощью HR-аналитики.

Спрогнозировать потребности в персонале. HR-аналитика помогает прогнозировать, сколько сотрудников и с какими навыками будет необходимо нанять для работы компании. Чтобы понять, сколько людей потребуется, изучают:

• данные о том, сколько человек нанимала компания в прошлом;
• текучесть кадров;
• прогнозы роста бизнеса.

В результате компании могут эффективно планировать наём и поддерживать необходимое количество работников.

Оценить эффективность работы сотрудников. Для этого анализируют ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудников. С помощью анализа находят сильные и слабые стороны работников и определяют, что влияет на их успех или неудачи.

Компании используют эти данные для того, чтобы повысить производительность и разработать персональные планы развития сотрудников.

Удерживать сотрудников. HR-аналитика помогает понять, что влияет на текучесть кадров. Для этого анализируют данные о причинах увольнения работников, времени их работы в компании, уровне удовлетворённости. Затем выявляют основные тренды и проблемы. Компании используют эти данные, чтобы удерживать кадры и снижать текучесть.

Управлять затратами на персонал. С помощью HR-аналитики можно оценить затраты на персонал и оптимизировать их. Для этого компании анализируют данные о зарплатах и соцпакете сотрудников и сравнивают их с данными конкурентов. На основании результатов компании создают программы вознаграждения работников.

Улучшать климат в компании. HR-аналитика помогает понять, что влияет на удовлетворённость сотрудников и общий климат в компании. Для этого проводят опросы, определяют проблемы и продумывают их решения.

Для выполнения этих и других задач используют разные виды HR-аналитики. Подробнее о них говорим в следующем разделе.

Виды HR-аналитики

Есть четыре вида HR-аналитики: описательная, предиктивная, прогнозная и стратегическая. Рассмотрим каждый вид подробнее.

Описательная (дескриптивная) HR-аналитика. Отвечает на вопрос «Что произошло?». Это основной вид аналитики, с него обычно начинают любой анализ. Она помогает найти сильные и слабые стороны HR-политики, исследовать тренды и основные факторы, которые влияют на управление персоналом.

Вот как это работает. HR-аналитик собирает информацию об имеющейся проблеме. Затем изучает её и формирует отчёты с обзором нынешней ситуации и трендов прошлого. Например, с помощью описательной аналитики можно изучить данные о текучести кадров за последние несколько лет и выяснить, есть ли зависимости, которые помогут понять причины ухода сотрудников.

Предиктивная HR-аналитика. Отвечает на вопрос «Что могло бы произойти?». Часто предиктивную аналитику также называют предсказательной. Аналитики выстраивают модели и сценарии развития событий в будущем, находят неочевидные зависимости. Для этого используют методы описательной статистики или нейросети.

Например, с помощью данных о квалификации кандидата и его опыте работы можно оценить вероятность его успеха на должности.

Этот вид аналитики редко используют отдельно от других, потому что он считается недостаточно достоверным. Но в тандеме, например, со стратегической аналитикой предиктивная часто даёт хорошие результаты.

Прогнозная HR-аналитика. Отвечает на вопрос «Что должно произойти?». В отличие от предиктивной, этот вид аналитики позволяет более точно прогнозировать развитие ситуации. Методы прогнозной аналитики основываются не на статистическом анализе, а на исторических показателях компании и на показателях компаний-конкурентов.

Например, с помощью прогнозной аналитики можно изучить уже имеющиеся данные о найме и спрогнозировать, сколько сотрудников будет необходимо компании в следующем году для поддержания её роста.

Прогнозную HR-аналитику особенно перспективно использовать в уже устоявшихся компаниях: можно проследить в их работе чёткие тенденции развития и провести максимально точный анализ.

Стратегическая HR-аналитика. Отвечает на вопрос «Что нужно делать?». На основе имеющихся показателей составляют стратегический план. Он помогает добиться поставленных результатов наиболее эффективно.

Допустим, компания решает пересмотреть систему бонусов для сотрудников. С помощью стратегической HR-аналитики она может проанализировать данные о текущих вознаграждениях и сравнить их с данными конкурентов. На основе этих данных — оценить эффективность привлечения и удержания работников. Дальше компания разрабатывает новую стратегию вознаграждений, чтобы быть более конкурентоспособной и привлекательной для сотрудников.

В некоторых случаях компании применяют все четыре вида HR-аналитики, в некоторых — только часть из них.

Какие метрики используют в HR‑аналитике

Для измерения и оценки кадровых процессов рассчитывают специальные показатели (HR-метрики). Их множество, в этой статье мы рассмотрим несколько основных.

Стоимость закрытия вакансии. При расчёте метрики учитывают все издержки компании на поиск подходящего кандидата: стоимость работы рекрутера, стоимость размещения вакансии на сайтах, в соцсетях и мессенджерах.

Значение показателя может варьироваться в зависимости от требований к кандидату, количества аналогичных предложений на рынке, качества HR-бренда компании и так далее. Чем быстрее закрывается вакансия, тем ниже этот показатель.

Время закрытия вакансии. Показывает, сколько времени понадобилось для того, чтобы найти подходящего кандидата. Время закрытия влияет на стоимость закрытия вакансии.

Если уменьшить стоимость закрытия вакансии напрямую довольно сложно, то сократить время поиска кандидата вполне реально. Это можно сделать с помощью автоматизированных систем, которые проводят поиск кандидатов, их первичный отбор и многое другое. Это, например, сервисы Talantix, «Поток», AmazingHiring.

Стоимость текучести кадров. При расчёте метрики учитывают все затраты (кроме зарплат) на кандидата — например, на поиск и отбор, обучение, адаптацию.

Обычно эти затраты компании окупают в течение года работы сотрудника. Поэтому работодателю невыгодно прощаться с сотрудником на этапе испытательного срока — в первые три месяца.

Средний срок пребывания в должности. Эта метрика показывает, сколько в среднем времени сотрудник занимает должность. Она даёт понять, когда человек будет близок к увольнению или готов к переходу на новое место. Проанализировав показатель, можно найти должности, на которых сотрудники долго не задерживаются, и попробовать увеличить этот срок.

Этот показатель рассчитывают на основе общих данных компании — например, коэффициента текучести кадров компании или отдела. Это позволяет изучить особенности должности. Например, в контактных центрах самые низкие значения этой метрики, как правило, у операторов поддержки.

Чаще всего короткий срок пребывания в должности связан с её спецификой. Например, срок может сокращать работа в режиме многозадачности, высокий уровень стресса, большой поток информации, низкие шансы карьерного роста и так далее.

Средний возрастной сегмент персонала. С помощью этой метрики можно выделить средний возраст сотрудников — в рамках всей компании или в рамках одного отдела. Показатель важен как со стратегической точки зрения, так и с социальной — например, при подборе персонала в тот или иной отдел, при выстраивании коммуникации сотрудников, при организации корпоративов и так далее.

Вовлечённость и лояльность (eNPS). Это важные HR-метрики, которые используют для оценки и обновления well-being-программы. Их измеряют путём опроса сотрудников — например, об их моральном, финансовом, социальном состоянии и так далее. Обычно такие опросы проводят анонимно — сотрудники указывают только отдел, в котором работают.

Опытные специалисты, которые хорошо разбираются в HR-процессах и умеют проводить расчёты, часто разрабатывают собственные метрики. Эти метрики используют для анализа процессов и параметров, для которых нет общепринятых метрик или они недостаточно информативны.

Какие инструменты используют в HR‑аналитике

Специалисты HR-аналитики работают с большими объёмами данных. Сначала они извлекают эти данные, затем систематизируют, анализируют и визуализируют их. Как правило, стандартного пакета Microsoft Office для этого недостаточно.

Разберём подробнее, где HR-аналитики берут информацию и какие инструменты используют для дальнейшей работы с ней.

Вот основные источники данных для HR-аналитики:

• Корпоративные информационные системы (КИС). В них хранят информацию о компании и её бизнес-процессах. В разных компаниях используют разные КИС.
  
  Например, HRM-система предоставляет наибольший объём данных для HR-аналитики. В ней есть функции по управлению персоналом, поиску и отбору кандидатов, организации труда и так далее. Соответственно, из HRM-системы можно выгрузить практически любые данные об HR-процессах компании.
  
  Примеры других КИС, из которых тоже можно выгрузить данные для HR-анализа, — CRM, ERP, WMS.
• Опросы и исследования. Системы, о которых мы сказали выше, не всегда позволяют получить достоверную информацию и провести точный анализ. Опросы и исследования проводят, чтобы проанализировать отдельные социальные и психологические аспекты. Например, чтобы понять, почему снижается мотивация сотрудников или почему увеличилась текучесть кадров.
• Платформы для поиска кандидатов. Это источник информации о том, насколько эффективно работает рекрутмент. Большинство крупных сервисов по поиску работы дают возможность сформировать отчёты о подборе сотрудников в прошлом.
  
  Они позволяют изучить общие показатели — например, количество откликов на вакансии, рейтинг работодателя — или перейти в расширенную версию платформы и ознакомиться с детальным отчётом. Например, оценить качество работы рекрутеров, «Индекс вежливости» компании и так далее.

Полученную информацию нужно выгрузить и преобразовать в отчёт или презентацию. Вот несколько инструментов, с помощью которых это можно сделать быстро и качественно:

• Excel, «Google Таблицы». Это основные инструменты аналитики в любой сфере. С помощью них можно собрать данные в разных форматах, систематизировать их, подготовить отчёты и диаграммы.
• R, VBA, SQL, Python. Владея этими языками программирования, можно проводить более глубокий анализ данных, оптимизировать работу с большими массивами, визуализировать информацию и многое другое.
• Power BI, Tableau, Qlik. Это программы для визуализации данных. Позволяют агрегировать и визуализировать информацию, делать её более читаемой и наглядной.

HR-аналитика — относительно новое направление, поэтому чёткого набора инструментов, которые применяют для анализа HR-процессов, пока нет. Специалисты могут выбирать и адаптировать инструменты, которые используются в других направлениях аналитики, под поставленные задачи и свои предпочтения.

Каким компаниям нужна HR‑аналитика и как её внедрить

У любого бизнеса на разных этапах работы могут возникнуть сложности в поиске кандидатов или во взаимодействии с сотрудниками. Поэтому HR-аналитика важна для всех компаний.

Чаще всего нанимают HR-аналитика компании с большим штатом сотрудников. Обычно они решают сделать это по двум причинам:

• В компании существенно изменились структура и ценности.
• В компании возникли проблемы в управлении сотрудниками.

Большинство мелких компаний игнорируют HR-аналитику. В некоторых случаях работу HR-аналитика выполняют смежные специалисты — например, сотрудники HR-отдела или аналитики других направлений.

Тем не менее компании учатся на ошибках и всё чаще внедряют HR-аналитику или разово нанимают специалистов для решения единичных задач.

Вот что нужно сделать для внедрения HR-аналитики в компании:

• Сформулировать задачи, которые нужно решить с помощью аналитики. Уточнить, какие задачи приоритетные, а какими можно заняться во вторую очередь.
• Определить каналы поиска информации для HR-аналитики и отобрать инструменты для анализа HR-показателей. Подробнее о них мы говорили в разделе выше.
• Подготовить для аналитика информацию об особенностях компании и её HR-процессах. Специалисту должна быть понятна структура компании, состав отделов и так далее. Если есть ранее составленные отчёты об управлении персоналам, их тоже нужно представить аналитику, это станет опорой для выстраивания его работы.

Работа аналитика проходит во взаимодействии с другими отделами и сотрудниками. Поэтому во внедрении инструментов и проведении HR-аналитики обычно участвуют исполнительный, операционный и HR-директор, аналитики других направлений, начальник отдела по подбору персонала, специалисты по кадрам, специалисты по внутренним коммуникациям, бренд-менеджеры и другие — в зависимости от структуры и особенностей компании.

Главное об HR‑аналитике в 4 пунктах

• HR-аналитика — набор инструментов и методов для сбора, анализа и интерпретации данных о сотрудниках и процессах управления ими. Она помогает компаниям принимать обоснованные решения в области HR.
• HR-аналитику применяют для прогнозирования потребности в кадрах, управления затратами на персонал, оценки эффективности работы сотрудников, снижения текучести кадров, улучшения климата в компании.
• Есть четыре вида HR-аналитики: описательная, предиктивная, прогнозная и стратегическая. В некоторых случаях компании используют все четыре вида, в некоторых — только часть из них. Все они дополняют друг друга и помогают рассмотреть проблему с разных сторон.
• Для измерения и оценки кадровых процессов рассчитывают HR-метрики. Например, стоимость и время закрытия вакансии, стоимость текучести кадров, средний срок пребывания в должности, средний возраст персонала, вовлечённость и лояльность (eNPS).

Как узнать больше об HR и HR‑аналитике

• В Skillbox Media есть статья об управлении персоналом — прочитайте её, чтобы узнать, как устроена эта часть деятельности компании.
• HR-менеджер — человек, который отвечает за управление персоналом в компаниях. Он может выполнять разные функции — от найма сотрудников до HR-аналитики. Прочитайте обзор профессии, чтобы узнать, сколько зарабатывают HR-менеджеры и какие карьерные пути есть в этой отрасли.
• Для того чтобы эффективно управлять работниками, нужно владеть разными методами управления. В одних случаях подойдут административные, в других — экономические. Прочитайте нашу статью о методах управления, чтобы понять, как и когда их применять.
• Для тех, кто интересуется направлениями работы HR-специалистов, в Skillbox есть курс «HR-менеджер с нуля». На нём рассказывают о специфике работы всех HR-направлений, учат пользоваться актуальными методиками и инструментами для работы, заниматься рекрутментом и разбираться в некоторых методах HR-аналитики.
• Если вы хотите погрузиться в HR-аналитику глубже, в Skillbox есть отдельный курс «HR-аналитика с нуля». На нём учат собирать информацию для анализа, применять HR-метрики, пользоваться инструментами для аналитики, визуализировать результаты, работать с командой и подрядчиками, а также предлагать компаниям эффективные решения по управлению персоналом.
• Также в Skillbox есть курс «Управление персоналом 2.0» для тех, кто хочет освоить профессию с нуля. На курсе есть не только теория и практические задания, но и и стажировка. В течение 40 дней сотрудники отдела рекрутмента Skillbox будут погружать пользователей в процесс поиска сотрудников — от составления заявки на подбор до подготовки и презентации оффера. Участники курса получат вознаграждение в 30 тысяч рублей за каждую закрытую вакансию, а в конце стажировки Skillbox предоставит им рекомендации для работодателей.