Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Group 15 close hat Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. path40

Как менеджеру организовать работу, чтобы успевать в 2 раза больше

Рабочий день менеджера — это удобный офис, быстрый компьютер и время, которое уходит незаметно. Рассказываем, как правильно организовать работу.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Есть задачи, которые нужно выполнять каждый день. Настройте для них сценарии: потратьте время один раз, чтобы сэкономить его в будущем.

Например, вы каждый день проверяете почту. Ее так много, что на это уходит целая вечность. Установите программу, чтобы сократить время, которое вы тратите на разбор почты.

Какие программы помогут

  • InboxZero — программа, которая показывает только важные письма. С ее помощью можно сообщать коллегам время, когда вы недоступны.
  • SaneBox — расширение для Gmail или другого клиента. Автоматически сортирует почту: оставляет важные письма в главном ящике, а другие отправляет в специальную папку и присылает вам ссылку с краткой информацией о них.

Менеджер каждый день планирует и распределяет задачи, собирает команду, чтобы обсудить проект, и составляет отчеты для клиента. Эти процессы тоже можно автоматизировать с помощью софта.

Какие программы помогут

  • MS Project — здесь можно строить диаграммы Ганта, расставлять приоритеты по задачам. Программа автоматически находит места перегрузок и перераспределяет ресурсы. Это сложный софт, поэтому сначала почитайте, как с ним работать.
  • Comindware — автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Что делать с остальными задачами

Не все можно автоматизировать. Поэтому мы подготовили правила, выполнение которых сделает ваш рабочий день легче.

Первое правило — визуализируйте процессы

Это нужно, чтобы видеть, на каком этапе проект: что сделано, а что еще предстоит. Главное — иметь все актуальные процессы перед глазами.

Как это сделать

Используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы.

Какие программы помогут

Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban Tool, Kanbanery, Kanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки — выбирайте на свой вкус.

Второе правило — записывайте

Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас.

Как это сделать

Попробуйте методологию Getting Things Done, которая помогает навести порядок в делах, контролировать задачи и доводить их до конца. Вот ее основные принципы:

Ничего не держать в голове

Все фиксируйте. Даже мелкие задачи и то, что кажется не важным. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно простым и удобным для вас способом.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас.

Задача = действие

Воспринимайте каждую задачу как список конкретных шагов, тогда с ней будет проще работать.

Какие программы помогут

Чтобы собрать все проекты вместе, подойдут Evernote, Trello или специальный GTD-софт.

  • Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.
  • Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Третье правило — полюбите однозадачность

Это сложно, когда задач слишком много, а времени мало. Но не беритесь за все сразу. Сначала закончите одну задачу, потом переходите к другой.

Как это сделать

Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. С этим поможет матрица Эйзенхауэра. Она выглядит так.

Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Можете отойти от техники и увеличить время работы и перерывов. Основное условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.

Какие программы помогут

Чтобы попробовать, как работает матрица Эйзенхауэра:

Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.

Четвертое правило — делегируйте

Это сложно, но полезно. Так вы сможете заняться делами, которые зависят только от вас или слишком важны, чтобы их делегировать.

Как это сделать

Делегируйте все рутинные задачи или любые, с которыми может справиться кто-то из команды. Чтобы сделать все правильно:

  1. Помните, что по методу SMART цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени.
  2. Посмотрите вебинар Skillbox «Как правильно делегировать задачи в IT».
  3. Прочитайте статью «Как правильно делегировать задачи в digital».

Пятое правило — планируйте риски

В проекте всегда что-то может пойти не так. Например, заказчик решит переделать структуру. Поэтому закладывайте дополнительное время на форс-мажор. Помните про это, когда планируете свой рабочий день: оставьте в графике свободные пару часов.

Как это сделать

Запланируйте дополнительное время в начале проекта. Подумайте, какие форс-мажоры могут помешать, а про что можно не думать. Выберите стратегию, согласно которой будете действовать. Для этого почитайте, как управлять рисками в digital.

Эти правила кажутся очевидными, но одинаковые задачи все равно незаметно крадут ваше время. Вы боитесь делегировать и делаете все сами, а иногда еще и переделываете за других. А про форс-мажоры вспоминаете, когда разработчик вдруг заболевает перед дедлайном, а заменить его некем. Такое случается с менеджерами-новичками.

Заключение

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.

Курс «Управление Digital-проектами»
Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.
  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы
Хочешь получать крутые статьи по менеджменту?
Подпишись на рассылку Skillbox