Как работает декомпозиция и почему менеджеры проектов не могут без неё

О декомпозиции рассказал

Владимир Завертайлов

Один из популяризаторов гибкой разработки в России. Основатель Scrum-студии «Сибирикс». Студия специализируется на крупных интеграционных проектах. В числе её клиентов — «Северсталь», «Орматек», «Металл Профиль», Disney, TP-Link, Logitech, «Атол», Greenfield, «Сочи Парк», Adobe и другие.

Автор «Настольной книги project-менеджера».

Менеджеры часто сталкиваются с тем, что проект отнимает, например, четыре месяца вместо запланированных двух. Это может происходить среди прочего из-за неправильной оценки времени, которое понадобится на задачи. Решить эту проблему поможет декомпозиция.

Этот материал Skillbox Media поможет разобраться в инструменте.

• Что такое декомпозиция и где её используют
• Зачем нужна декомпозиция
• Какие объекты можно декомпозировать
• Какие принципы декомпозиции нужно соблюдать
• Какие есть методы декомпозиции
• Как научиться декомпозировать: советы
• Как узнать больше об управлении проектами

Что такое декомпозиция и где её используют

Декомпозиция — разделение большого и сложного на небольшие простые части. При постановке задач декомпозировать — значит разбить абстрактную большую задачу на маленькие задачи, которые можно легко оценить.

Простой пример декомпозиции — строительство дома. Это большая задача, которую сложно решить. Но можно разбить её на задачи поменьше: залить фундамент, построить стены, провести коммуникации, сделать крышу, установить окна и двери. Уже на этом уровне декомпозиции задача перестаёт казаться невыполнимой — можно понять, сколько времени и ресурсов понадобится на каждый этап.

Разделение на малые части используют везде: в бизнесе, управлении, маркетинге, тайм-менеджменте, жизни. Декомпозиция обязательна при решении любых рабочих и личных задач, если они большие. Например, её придётся использовать и при разработке сложного программного обеспечения, и при генеральной уборке в квартире.

Умение декомпозировать особенно важно для менеджеров проектов. Это базовый инструмент планирования и управления проектами. Также декомпозиция пригодится всем менеджерам и руководителям — она позволяет эффективнее управлять процессами и людьми.

Зачем нужна декомпозиция

Декомпозиция нужна менеджерам проектов прежде всего для того, чтобы получить реалистичные оценки проекта до начала работ. В первую очередь — понять, сколько времени займёт его выполнение. Это особенно важно в IT-отрасли, потому что реалистичная оценка сроков (трудоёмкости) позволяет адекватно оценить и стоимость проекта.

Также декомпозиция помогает:

• Оценить возможности. Ещё до начала работ понять, возможно ли достичь цели или завершить проект. Если нет, не нужно тратить ресурсы зря.
• Расставить приоритеты. Решить, какие задачи нужно делать в первую очередь, а какие могут подождать.
• Распределить ресурсы. Если разделить большую задачу на маленькие, можно понять, кому их делегировать и какой бюджет понадобится для их выполнения.

Какие объекты можно декомпозировать

Декомпозировать можно что угодно, потому что любой процесс можно разбить на шаги. Проекты, цели и задачи тоже можно представить в виде процессов и поделить на этапы. Мы расскажем об объектах декомпозиции, о которых говорят чаще всего.

Декомпозиция целей. Её используют для достижения и амбициозных личных целей, и целей бизнеса. Если речь идёт о компании, цель могут декомпозировать по отделам. Например, если директор хочет занять 20% рынка в Москве, он может поставить цели отделам маркетинга, продаж и производства.

Декомпозиция проектов. Её используют в управлении любыми проектами. Их обычно разделяют на множество задач, которые связаны между собой. В больших проектах могут быть сотни и тысячи задач, над которыми работают разные исполнители.

Декомпозиция задач. Декомпозируют обычно большие рабочие задачи — создать сайт, разработать программу лояльности, запустить корпоративное медиа. Но и более мелкие задачи тоже поддаются декомпозиции — разделить на малые части можно даже задачу по написанию статьи.

Декомпозиция процессов. Процессом называют повторяемую последовательность действий для достижения нужного результата. Декомпозицию часто используют для построения, анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Декомпозиция работ. Работы обычно декомпозируют в виде иерархической структуры задач. Иерархическая структура означает, что из крупных задач вытекают более мелкие — и так пока не будут определены все работы.

Правила и принципы декомпозиции

В декомпозиции нет жёстких правил. Всё, что нужно, — разделить сложное на простые части. Но есть принципы декомпозиции, которые помогут делать это правильно. Вот они:

• Каждая часть должна быть логически изолирована от остальных. Проще говоря, у вас должны получиться чётко сформулированные задачи, не пересекающиеся друг с другом.
• Объекты нужно разбивать, следуя иерархической структуре. Каждая задача должна подчиняться задаче верхнего уровня, а та — задаче уровнем ещё выше.
• Сумма частей должна совпадать с целым. Под целым понимают результат — 100%. Каждая задача — доля результата, а сумма этих долей должна составлять 100%. Проще говоря — если все задачи выполнены, проект тоже должен быть завершён.

Есть ещё два принципа, которые определяют, сколько уровней декомпозиции должно быть. Они противоречат друг другу.

Первый принцип звучит так: конечные задачи должны быть максимально упрощены. В идеале нужно делить проект или цель на задачи, которые уже невозможно разделить. Второй принцип гласит, что при декомпозиции не должно быть большого количества мелких задач, поскольку это усложняет контроль и управление.

На самом деле структура уровней декомпозиции зависит от того, над какой задачей вы работаете. Нужно искать золотую середину — когда список задач не перегружен и каждый человек понимает, что ему нужно сделать для общей цели.

Например, для декомпозиции разработки сайта можно использовать три уровня деления:

• разбить проект на крупные блоки: товары, сервисная информация, блог;
• блоки разобрать на страницы — например, для сервисной информации это будут страницы «Доставка», «Оплата», «Возврат», «О компании», «Контакты»;
• страницы разбить на элементы, которые на них используют. Для страниц с товарами — визуальный контент, характеристики, отзывы, всплывающие окна.

Такая разбивка предполагает, что сложность разработки зависит от количества и сложности страниц и блоков. Это приемлемо в простых проектах. В сложных кейсах с большим числом интеграций такое деление не вполне корректно.

Читайте также:

«Меня уже сокращали в 2014‑м. Я сразу понял, к чему всё идёт»: путь от инженера до проджекта

Методы декомпозиции

Методами декомпозиции называют способы разделить целое на части. Все их можно условно объединить в две группы: деление на этапы и создание дерева зависимостей.

Деление на этапы — составление списка последовательных задач. Это пошаговый алгоритм действий: к новой задаче нельзя приступить, пока не выполните старую. Этот метод используют для декомпозиции процессов, работ и иногда — целей.

Дерево зависимостей — иерархическая структура. В ней получается множество задач, которые могут быть не связаны между собой и выполняться параллельно. Этот метод декомпозиции больше подходит для проектов и масштабных задач.

Составить дерево зависимостей сложнее, чем разделить задачу на этапы. Чтобы не упустить ничего из виду, можно использовать визуализацию. Для декомпозиции личных целей можно использовать обычный планировщик, а для рабочих задач — специальные инструменты.

Например, для визуализации декомпозиции в IT часто используют два инструмента:

• Диаграмму Ганта. Это визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. Диаграмма состоит из полос, расположенных вдоль оси времени. Длина полосы отражает продолжительность задачи. Все задачи расположены последовательно по приоритетности или по логике выполнения.
• Диаграмму PERT. Она похожа на диаграмму Ганта, но учитывает взаимосвязь этапов. PERT-диаграмма отражает ключевые вехи развития проекта — их обозначают кругами или прямоугольниками. Задачи обозначают линиями или стрелками — они соединяют ключевые вехи друг с другом, показывая зависимости.

Как научиться декомпозировать и оценивать проект: советы

Чтобы научиться декомпозиции, нужно начать её использовать. Разбивайте абстрактные большие задачи на маленькие. Чем чаще вы будете применять декомпозицию, тем быстрее научитесь делать её эффективно.

Учиться можно от простого к сложному. На примере IT-отрасли это будет выглядеть так:

• Сначала взять готовый проект, уже разобранный на составляющие. Посмотреть, по какому принципу проект разделили на задачи и как их оценили.
• Попробовать разобрать на задачи стандартный проект и оценить его — сколько времени и ресурсов на него понадобится.
• Декомпозировать более сложные проекты. Например, проекты, в которых есть только прототип, только стандартное техническое задание или плохое и сложное ТЗ.

Когда вы научитесь делить техническое задание или проект на составляющие, вы сможете корректно оценить каждую задачу, а значит, и весь проект. Тогда ваша оценка того, сколько времени или ресурсов понадобится на проект, будет приближена к реальности.

Как узнать больше об управлении проектами

• Проект — временное предприятие для получения уникального результата. Например, разработка продукта или сайта. Управление проектами — обширное направление в менеджменте, в нём много инструментов, методов и систем. Подробно об инструментах, проектах и проектном управлении можно почитать в этой статье.
• Декомпозиция — один из множества инструментов, которые нужны менеджеру проектов. Владимир Завертайлов выпустил «Настольную книгу project-менеджера», в которой рассказал о других необходимых инструментах и об управлении проектами в российских реалиях.
• Диаграмма Ганта — инструмент визуализации проектов, который помогает декомпозировать их. В этом материале мы разобрали инструмент: рассказали, на что обращать внимание при построении и какие сервисы можно использовать.
• Менеджер проектов должен уметь управлять сроками, бюджетами и командой. Получить необходимые навыки можно на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём разбирают особенности управления проектами и дают универсальные знания, необходимые каждому менеджеру.