Главное о служебной записке: рассказываем, как её написать, и показываем примеры

Представьте: вам нужно заказать новый ноутбук, согласовать расходы на командировку или предложить руководителю изменить рабочий процесс. Рассказать об этом в устной беседе бывает недостаточно — в некоторых компаниях такие вопросы принято оформлять служебной запиской.

В этой статье редакции «Управление» Skillbox Media расскажем:

• что такое служебная записка и когда она нужна;
• чем она отличается от докладной и объяснительной;
• как написать записку;
• как её оформить — на примерах;
• как её передать;
• какие бывают ошибки при составлении.

Что такое служебная записка и когда она нужна

Служебная записка — это внутренний документ организации, с помощью которого сотрудники решают рабочие вопросы: передают информацию, обращаются с просьбой, согласовывают расходы или предлагают решение проблемы. В переписке и системах электронного документооборота можно встретить неофициальное сокращение названия: СЗ.

В российском законодательстве нет отдельного определения служебной записки и обязательной формы её составления. Компания может самостоятельно установить, кто и в каких случаях составляет такие документы, кому их направляют и как оформляют. Эти правила обычно закрепляют в инструкции по делопроизводству или другом внутреннем документе. Право работодателя принимать локальные нормативные акты предусмотрено статьёй 8 Трудового кодекса РФ.

То есть с помощью служебной записки могут решать разные вопросы. Например, её используют, чтобы:

• попросить закупить оборудование, материалы или программное обеспечение;
• согласовать расходы или выделение бюджета;
• сообщить руководителю о проблеме, спорной ситуации или возникших трудностях;
• предложить изменения в рабочих процессах;
• попросить направить кого-то в командировку;
• предложить премировать сотрудника;
• сообщить о необходимости ремонта помещения, замены или обслуживания техники, проведения других хозяйственных работ;
• передать официальную информацию другому подразделению или руководству.

Служебная записка помогает не только решить рабочий вопрос, но и зафиксировать договорённости — чтобы при необходимости к ним можно было вернуться.

Написать служебную записку может сотрудник, которому нужно зафиксировать рабочий вопрос. Обычно её адресуют непосредственному руководителю, руководителю другого подразделения или директору — в зависимости от того, кто может принять необходимое решение.

Служебные записки можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Правила признания электронных документов и использования электронной подписи установлены Федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи». Подробнее о том, как составлять записки, мы расскажем ниже.

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной

На практике эти названия иногда используют как синонимы. Но это неправильно.

Служебная записка — внутренний документ для решения разных рабочих вопросов. Использовать её не обязательно, у неё нет установленной формы.

Докладная и объяснительная записка — документы, которые используют для оформления дисциплинарных взысканий. В отличие от служебной записки, эти документы перечислены в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД):

• докладную записку используют, чтобы сообщить о нарушении трудовой дисциплины, — написать её может любой, кто заметил нарушение;
• объяснительную записку используют, чтобы объяснить причины нарушения, — её пишет сотрудник, который его совершил.

Работодатель не может оформить дисциплинарное взыскание, если не получит докладную (или другой документ, описывающий нарушение) и не запросит объяснительную записку, — это закреплено в статье 193 ТК РФ.

Читайте также:

Что такое объяснительная записка и как её написать: шаблон и образец

То есть главное различие между этими документами — назначение.

Как правильно написать служебную записку

Единой обязательной формы служебной записки законодательство не устанавливает. Поэтому многие компании разрабатывают собственные шаблоны и закрепляют правила оформления во внутренних документах.

В большинстве случаев в записках указывают, от кого она, кому и что нужно от адресата. Вот как её оформить.

Укажите адресата. Напишите, кому направлена записка: Ф. И. О., должность.

Укажите автора. Обычно достаточно Ф. И. О., должности и подразделения.

Кратко опишите ситуацию. Изложите суть вопроса, укажите необходимые факты и обстоятельства. Текст служебной записки лучше делать кратким и деловым.

Сформулируйте просьбу или предложение. Напишите, какое решение или действие ожидаете от адресата.

При необходимости приложите документы. Например, расчёты, сметы, коммерческие предложения или другие материалы, которые подтверждают вашу позицию. Перечислите все документы в конце текста.

Поставьте дату и подпись. Если записку оформляют на бумаге, её подписывает автор. При электронном документообороте используют способ подтверждения, принятый в компании.

Читайте также:

Как оформлять документы по ГОСТу: разбираем требования с примерами

Как оформить служебную записку: шаблон и примеры

Если работодатель не предоставил вам форму служебной записки, принятой в компании, вы можете оформить её сами. Мы подготовили шаблон: вы можете распечатать его и заполнить от руки. Чтобы скачать шаблон в формате Word, нажмите здесь.

Служебные записки могут выглядеть по-разному: где-то достаточно пары абзацев, а где-то нужно приложить расчёты, смету или коммерческие предложения. Ниже мы собрали несколько готовых примеров для разных рабочих ситуаций.

Так может выглядеть записка о закупке нового оборудования. К ней приложены коммерческие предложения, чтобы адресат оценил стоимость и характеристики ноутбуков.

Так может выглядеть просьба о премировании сотрудника. Её лучше обосновывать результатами, которые этот сотрудник принёс, — это повышает шанс одобрения.

Это — пример записки о ремонте необходимого оборудования. В ней указали, какие действия уже предприняли, чтобы принтер работал нормально, — чтобы доказать, что расходы на ремонт действительно нужны.

Ещё один пример — просьба отправить сотрудника на мероприятие. В записке объясняют, почему посещение конференции важно.

Как передать служебную записку

Служебную записку можно передать несколькими способами — выбор зависит от того, как устроен документооборот в компании. Чаще всего используют следующие варианты:

• через систему электронного документооборота,
• по корпоративной электронной почте,
• через канцелярию или секретаря,
• лично руководителю.

Вот что происходит с запиской после отправления.

Шаг 1. Записку регистрируют. Если это предусмотрено правилами компании, документу присваивают номер и фиксируют дату получения. Для этого используют систему электронного документооборота или журнал регистрации.

Шаг 2. Записку передают адресату. Документ направляют руководителю или другому сотруднику, который может принять решение по указанному вопросу.

Шаг 3. Адресат рассматривает вопрос. Руководитель изучает информацию и решает, согласовать просьбу, отклонить её или запросить дополнительные сведения.

Шаг 4. Решение передают исполнителю. При необходимости руководитель ставит на записке резолюцию: указывает, что нужно сделать, кто отвечает за задачу и в какой срок её выполнить.

Какие бывают ошибки при составлении служебной записки

Даже если служебную записку приняли, вопрос могут не решить. Это может произойти из-за ошибок в документе. Вот какие они могут быть:

• Не указан получатель. Без адресата непонятно, кто должен рассмотреть вопрос и принять решение.
• Не указан автор. Получатель должен понимать, кто составил записку и к кому обратиться за уточнениями.
• Нет чёткой просьбы или предложения. Недостаточно просто описать ситуацию — важно написать, какого решения или действия вы ожидаете.
• Нет необходимых приложений. Если для принятия решения нужны расчёты, смета, фотографии или коммерческие предложения, их стоит приложить к записке и перечислить в конце текста.

Также нехорошо, если в тексте слишком много лишней информации. Длинная предыстория и детали, которые не влияют на решение, усложняют чтение. Из-за них адресату сложнее вникнуть в просьбу и правильно её понять.

Главное о служебной записке в трёх пунктах

• Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого сотрудники решают рабочие вопросы: согласовывают расходы, просят закупить оборудование, предлагают изменения или передают важную информацию.
• Единой обязательной формы служебной записки нет. Обычно компании разрабатывают собственные шаблоны и закрепляют правила оформления во внутренних документах.
• В служебной записке важно указать адресата, представиться, описать ситуацию, сформулировать суть вопроса и ожидаемый результат. Это поможет руководителю или другому адресату быстрее принять решение.