Дорогие ивенты на самом деле не нужны команде. Как снизить расходы?

Статью подготовила исполнительный директор премии Team Awards, руководитель event-практики в Support Partners Ксения Малиновская.

Так называемая демилитаризация ивентов — главный тренд этого года для многих компаний. В этой статье для редакции «Управление» Skillbox Media расскажу:

• почему компании отходят от дорогих форматов;
• какие инструменты можно использовать для бюджетных ивентов;
• как создать мотивационный ивент.

Почему компании отходят от дорогих форматов

Компании столкнулись с двойным вызовом: необходимо удерживать ключевых сотрудников и одновременно с этим искать внутренние резервы для операционной эффективности. При этом сотрудникам важны не столько масштаб и бюджет мероприятий, сколько смыслы ивентов, участие в них и личное признание — это создаёт комфортную для команды атмосферу.

Важность этого фактора подтверждают и исследования, и теории психологии. Так, по данным исследования Dream Job, главный фактор лояльности сотрудников — коллектив и рабочая атмосфера: его выбрали 53% опрошенных. Согласно теории американского психолога Фредерика Герцберга, хорошие условия труда — базовый фактор мотивации: если его нет, недовольство в команде растёт.

Из этого можно сделать вывод: работает не большой бюджет, а драматургия. Людям важно не потреблять, а чувствовать азарт, жизнь, энергию и собственную значимость в общем деле. Поэтому компании всё чаще фокусируются не на показной роскоши, а на том, чтобы ивент мотивировал и вовлекал сотрудников.

Какие инструменты можно использовать для бюджетных ивентов

Сэкономить — не значит сильно упростить мероприятие. Снизить расходы можно за счёт перераспределения: перенести бюджет с внешнего лоска на создание смыслов, сценариев и вовлечения. Я расскажу о девяти инструментах и подходах для бюджетного вау-эффекта.

Выбрать готовое пространство. То, в котором свет, звук и сцена уже входят в стоимость аренды. Это может быть банкетный зал или специализированный лофт. Обычно в них уже есть вся необходимая для мероприятий техника.

Это экономит значительную часть бюджета — не будет затрат на аренду дополнительного оборудования. Кроме того, у подобных площадок уже есть проверенные процессы, необходимые ресурсы — это снижает вероятность непредвиденных расходов. Качество ивента при этом не изменится.

Договориться о бесплатной аренде. То есть предложить владельцу пространства стать вашим партнёром. Он предоставляет место для ивента, вы — бонусы. Например, можно:

• установить баннер партнёра;
• демонстрировать видеоролики партнёра в приветственной зоне до начала церемонии, в перерывах и по окончании программы;
• вручить ему специальный приз;
• интегрировать его стенд или активности в приветственной зоне церемонии;
• разместить логотип партнёра на пресс-волле и на сайте мероприятия.

Всё зависит от формата ивента. Обычно подобные партнёрства работают для мероприятий, ориентированных на широкую аудиторию, но и в случае ивента для сотрудников вы можете попробовать договориться о выгодных условиях.

Сместить акцент с декора на сценарий. Вместо приглашённых звёзд и оформления можно усилить сценарий: пригласить спикеров, вложиться в работу с жюри или внутренними героями команды. В нашей практике мы отказывались от сложных LED-конструкций и дорогих артистов, усиливая режиссуру и контентную часть — и посещаемость при этом не снижалась. Люди приходят за признанием и участием, а не за спецэффектами.

Использовать персонализацию с помощью AI и VR. Можно взаимодействовать с сотрудниками с помощью этих технологий. Например, сгенерировать индивидуальные поздравления для них в нейросетях и создать в локации элементы виртуальной реальности, которые можно считать через смартфон.

Так, на одном из наших мероприятий нейросеть создавала уникальные поздравления для каждого гостя на основе его интересов, истории, поведения или предпочтений. На других мы используем фотобудки — гости могут сфотографироваться в них, а искусственный интеллект обработает изображения. На День строителя мы делали VR-зону, в которой участники могли виртуально посетить ключевые объекты и проекты компании-девелопера.

Использовать музыкальное оформление из открытых источников. Вместо приглашённых артистов используйте сервисы вроде «Яндекс Музыки» или специальные библиотеки типа Free Music Archive. Это в разы снизит затраты на подготовку.

Готовить еду прямо на мероприятии. Можно предложить сотрудникам участие в соревновании. Сформируйте несколько команд — они приготовят свои блюда, а присутствующие попробуют их и выберут победителя. Такой формат не заменит кейтеринг, но может снизить затраты на него.

Провести вечер кино. Такой формат набирает популярность — это дёшево, но эффективно. Всё дело в том, что сам по себе совместный просмотр фильма объединяет людей. Можно выкупить сеанс в летнем кинотеатре или просто повесить экран и проектор в офисе — это будет сильно дешевле по сравнению с организацией ивента.

Выбирайте фильмы, связанные с командной работой, дружбой, преодолением трудностей или успехом. Во время просмотра можно сделать короткие паузы для обсуждения происходящего или задать вопросы. После просмотра — организовать дискуссию: чему научились сотрудники, какие уроки можно применить в работе или в командных проектах.

Вовлекать сотрудников в программу. Иногда самый сильный контент создают сами сотрудники — можно использовать это и снизить таким образом затраты на активности. Так, на юбилее консалтинговой компании каждое подразделение готовило собственный перформанс. В итоге получился целый спектакль о цехах компании. Это было яркое шоу с минимальными вложениями, но с максимально эмоциональным эффектом.

Есть риск, что такой формат будет выглядеть непрофессионально. Чтобы этого избежать, можно пригласить специалистов, которые помогут сотрудникам подготовить контент, — например, актёров. Это всё равно обойдётся дешевле, чем приглашать артистов.

Сделать акцент на признании вклада команды. Искреннее персонализированное признание важнее дорогих подарков. Люди запоминают, как их действия оценили, а не сколько на это потратили. Можно задействовать это в сценарии — например, разобрать кейсы сотрудников или использовать видеоинтервью с ними.

Важно награждать не только за достижение KPI, но и за воплощение корпоративных ценностей. После подобных признаний лояльность сотрудников и их энергия растут, а сами люди начинают говорить о команде с гордостью.

Чек-лист: как подготовить эффективный ивент за 5 шагов

Вместо заключения хочу дать короткий чек-лист, который поможет провести взрывное мероприятие для повышения мотивации и вовлечённости команды.

⬚ Ответьте на вопрос «Зачем?» раньше, чем «Где и за сколько?».

⬚ Сформулируйте ценности, которые хотите усилить. Пересмотрите цель ивента с «потратить бюджет» на «дать признание».

⬚ Перераспределите бюджет в пользу сценария и ценностей.

⬚ Вовлеките сотрудников в создание контента и запустите краудсорсинг идей.

⬚ Постройте финал вокруг признания вклада каждого. Сделайте каждого сотрудника не зрителем, а героем или соавтором события.

В эпоху экономии ресурсов самый ценный капитал компании — это люди. Поэтому сейчас побеждает не тот, кто тратит больше и показывает мощь, а тот, кто создаёт пространство, где команда чувствует сопричастность, признание заслуг, радость и влияние на результат.