Дебиторская задолженность: какая бывает и как ей управляют

Дебиторская задолженность — всё, что должны бизнесу другие компании, государство или сотрудники. Её размер важно контролировать и вовремя снижать, чтобы у самого бизнеса не образовалось долгов по своим счетам.

В статье рассказываем главное, что нужно знать о дебиторской задолженности предпринимателям и управленцам.

• Что такое дебиторская задолженность и когда она образуется
• Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской
• Какие есть виды дебиторской задолженности
• Как можно управлять дебиторской задолженностью
• Как её снизить и списать
• Как узнать больше об управлении финансами в бизнесе

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (или дебиторка) — это размер долгов и обязательств перед бизнесом. К долгам относят не только деньги, но также недоставленные товары, невыполненные работы или неоказанные услуги. Дебиторская задолженность может быть у любого бизнеса.

Допустим, компания «Солнышко» отгрузила компании «Лучик» материалы на 2 миллиона рублей. «Лучик» не заплатил за эти материалы сразу — взял отсрочку платежа. В этом случае 2 миллиона будут дебиторской задолженностью «Солнышка».

Или, наоборот, компания «Лучик» внесла на счета компании «Солнышко» 2 миллиона рублей в качестве предоплаты за материалы. «Солнышко» их ещё не доставило. До момента доставки материалы на сумму 2 миллиона рублей будут дебиторской задолженностью «Лучика».

Компании или предпринимателей, которые ждут погашения долга, называют кредиторами. А их должников — например, контрагентов, покупателей, сотрудников, государство — дебиторами.

В крупных компаниях за дебиторской задолженностью обычно следят финансовые менеджеры. Если бизнес небольшой, то все задачи по управлению дебиторкой и её учёту ложатся на бухгалтера или собственника.

Когда дебиторская задолженность становится проблемной — например, если дебиторы долго не возвращают долг, — к работе подключают юристов. Они пишут досудебные претензии или составляют заявления для обращения в суд.

Когда образуется дебиторская задолженность: примеры

Дебиторская задолженность возникает в момент, когда две стороны не могут выполнить свои обязательства друг перед другом одновременно. Например, работы выполнили сейчас, а плату за них сразу не перевели.

Такой долг может образоваться на несколько часов или дней, а может существовать месяцами или годами.

Вот несколько случаев, когда у бизнеса образуется дебиторская задолженность:

• Предоплата. Например, компания заказала материалы и внесла за них аванс. Пока поставщик доставляет эти материалы, у компании в учёте числится дебиторка на сумму аванса.
• Отсрочка платежа. Например, индивидуальный предприниматель сделал ремонт офисных помещений компании. Компания попросила частичную отсрочку оплаты его услуг. Пока она не переведёт оставшиеся деньги, у ИП будет числиться дебиторская задолженность.
• Заём. Например, компания даёт предпринимателю деньги в долг. Дебиторская задолженность возникает у компании в момент передачи денег и постепенно уменьшается, когда ИП гасит долг частями.
• Переплата. Например, бухгалтерия ошиблась в расчётах и перевела сотруднику больше денег, чем нужно. У компании в учёте будет числиться дебиторская задолженность, пока сотрудник не вернёт лишние деньги или пока в следующем месяце бухгалтерия не сделает перерасчёт.
• Переплата по налогам и взносам. Например, ИП должен был уплатить налог в размере 35 тысяч рублей, но перевёл в налоговую 50 тысяч. В этом случае у предпринимателя возникает дебиторская задолженность 15 тысяч рублей, а налоговая становится дебитором. Эту сумму можно потребовать вернуть или оставить в счёт будущих платежей.

Во всех случаях появление дебиторской задолженности у одной стороны договора приводит к появлению кредиторской задолженности у другой стороны. Ниже рассказываем, чем они различаются.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Кредиторская задолженность (кредиторка) — обратная сторона дебиторской. Это размер долгов и обязательств бизнеса перед другими компаниями, сотрудниками или государством.

Как и в случае с дебиторской задолженностью, к кредиторке относятся не только деньги, но и товары, работы или услуги.

В нашем первом примере, когда компания «Лучик» получила материалы, но не расплатилась за них, у неё образовалась кредиторская задолженность. Во втором случае кредиторская задолженность возникла у «Солнышка» — эта компания получила деньги за материал, но не отгрузила его покупателю.

Другими словами, кредиторская задолженность возникает у бизнеса, когда он получил товар или услугу «в долг». А дебиторская — когда «в долг» продал товар или оказал услугу.

Какие есть виды дебиторской задолженности

Виды дебиторской задолженности выделяют по четырём основным признакам: по основанию возникновения, по вероятности погашения, по срокам погашения и по срокам исполнения обязательств.

По основанию возникновения. Вид задолженности определяется по тому, кто должник: поставщики, контрагенты, покупатели, сотрудники, государство и так далее. Например, контрагенты должны доделать оплаченный ремонт оборудования, а покупатели — перечислить деньги за товар.

По вероятности погашения. Дебиторскую задолженность делят на сомнительную и безнадёжную.

Сомнительная дебиторская задолженность — долг, не уплаченный в срок и не обеспеченный залогом или банковской гарантией. Вероятность, что дебитор погасит такую задолженность, есть, но она невелика.

Безнадёжная дебиторская задолженность — непогашенный долг, у которого истёк срок исковой давности. В России срок исковой давности равен трём годам. После этого кредитор не может обратиться в суд, чтобы взыскать задолженность. Также задолженность становится безнадёжной, если дебитор признан банкротом.

По сроку погашения. Дебиторская задолженность может быть краткосрочной (текущей) или долгосрочной.

Краткосрочная дебиторка — долг, который должны вернуть в течение года. Допустим, компания внесла предоплату за материал. Через месяц этот материал доставили на склад — дебиторская задолженность пропала.

Долгосрочная дебиторка — долг со сроком погашения больше одного года. Например, заём под залог недвижимости на десять лет.

По сроку исполнения обязательств. Дебиторская задолженность может быть нормальной или просроченной.

Нормальная — задолженность, сроки погашения которой ещё не истекли. Просроченная — задолженность с нарушенными сроками исполнения. Например, когда работа исполнителя должна быть оплачена в течение 15 дней, но прошёл уже месяц, а деньги так и не пришли.

Любая дебиторская задолженность может стать причиной кассовых разрывов. Это когда компании нужно, например, выдать зарплату сотрудникам, а у неё нет денег на это — контрагенты не платят свои долги. Чтобы избежать таких ситуаций, дебиторской задолженностью нужно управлять. Поговорим об этом подробнее.

Как управлять дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью условно можно разбить на четыре этапа: профилактика, контроль, взыскание и списание.

Профилактика. Чтобы не возникло проблем, важно проверять будущих контрагентов и правильно составлять договоры.

Для проверки можно воспользоваться сервисом налоговой и узнать актуальный статус компании или предпринимателя — действует бизнес или находится на стадии ликвидации. В Едином федеральном реестре сведений о банкротстве можно узнать, не началась ли в отношении контрагента процедура банкротства. А в картотеке арбитражных дел — проверить, не ведутся ли против контрагента судебные разбирательства. Во всех этих сервисах для проверки достаточно ввести ИНН или ОГРН контрагента.

В договорах нужно предусмотреть пени за просрочку или систему штрафов. Также желательно прописывать чёткие даты платежей (в том числе отсрочки). Это снизит риск просрочки дебиторской задолженности.

Контроль. Бизнес должен проводить инвентаризацию дебиторской задолженности — проверять, кто и сколько ему должен. Например, сколько товара он отгрузил и сколько денег за него фактически получил. Также важно контролировать даты платежей и при необходимости напоминать о них дебиторам.

Взыскание. Этот этап начинается, когда задолженность превращается в просроченную. Такие долги нужно взыскать, пока они не стали сомнительными или безнадёжными. Вот как это можно сделать:

• Договориться о рассрочке. Если у дебитора возникли временные проблемы в бизнесе, можно обсудить с ним вариант погашения долга частями.
• Подготовить претензию. Это вариант на случай, когда договориться о рассрочке не получается. Перед тем как подать в суд, нужно составить и отправить контрагенту претензию. В ней указать размер долга, период просрочки и ожидаемую дату погашения. Претензию лучше отправлять почтой с уведомлением о вручении — это пригодится в случае судебного разбирательства.
• Подать в суд. Если контрагент не отвечает на претензию в течение 30 дней или если его ответ не устраивает компанию, можно обратиться с иском в арбитражный суд. Судебные разбирательства не гарантируют возвращение долга — например, если дебитор обанкротился, судебные приставы не смогут взыскать с него долг.

Списание. Вот случаи, при которых дебиторскую задолженность пора списывать:

• Ис­тёк срок ис­ко­вой дав­но­сти — дебиторка превратилась в безнадёжную.
• Дебитор перестал существовать как юридическое лицо — исключён из реестра юридических лиц.
• Судебные приставы установили, что долг с дебитора взыскать невозможно, — например, в случае банкротства.

Дебиторку списывают с балансового учёта в прочие расходы компании или в счёт резерва сомнительных долгов. При этом списание задолженности не означает, что она аннулирована. Компания должна отражать сумму долга на забалансовых счетах бухгалтерского учёта в течение пяти лет — на случай, если за это время финансовое состояние дебитора улучшится и он сможет погасить долг.

Перечисленные способы используют в случаях, когда дебиторская задолженность уже образовалась и её нужно контролировать. Но перед тем, как отгружать материал или товар в долг, — до образования дебиторки, — нужно оценить свои финансовые возможности и понять, может ли компания себе это позволить. Иногда для предотвращения дальнейших проблем с дебиторской задолженностью проще отказать покупателю в отсрочке.

Как снизить дебиторскую задолженность

Дебиторку можно снизить двумя путями — заранее предусмотреть её обеспечение или полностью продать её другим компаниям. Разберём каждый вариант подробнее.

Обеспечение дебиторской задолженности. Его нужно предусмотреть на этапе заключения договора. Вот три варианта обеспечения дебиторки:

• Поручительство третьего лица. Если дебитор не уплатит долг самостоятельно, кредитор сможет потребовать эту сумму с его поручителя.
• Залог. В качестве обеспечения долга дебитор закладывает своё имущество — например, недвижимость или транспорт. Если он не уплатит долг, кредитор сможет забрать это имущество себе в собственность или продать.
• Банковская гарантия. Это гарантийный документ от банка. Согласно ему, если дебитор не уплатит долг, это сделает банк-гарант.

Продажа дебиторской задолженности. Это можно сделать тремя способами — с помощью цессии, факторинга или векселя.

Цессия — это договор, по которому одна компания передаёт другой компании право требовать долг со своего дебитора. Его заключают, когда дебиторская задолженность уже образовалась.

Факторинг — практически то же, что и цессия, но договор заключается до того, как появляется долг. Например, компания даёт своему покупателю отсрочку платежа за товар и одновременно заключает договор факторинга. В этом случае факторинговая компания сразу переводит деньги за товар компании-продавцу, а покупатель позже расплачивается уже с факторинговой компанией.

Вексель — ценная бумага, которая подтверждает право требовать с должника указанную сумму в определённый срок. Эту бумагу дебитор может выдать кредитору в качестве гарантии оплаты. А дебитор может продать её третьему лицу.

Ещё дебиторскую задолженность можно застраховать. В этом случае придётся заплатить комиссию, но зато компания получит от страховой всю сумму долга, если дебитор его не вернёт.

Главное о дебиторской задолженности

• Дебиторская задолженность — всё, что должны бизнесу контрагенты, покупатели, сотрудники или государство. Это могут быть деньги, товары, работы или услуги.
• Дебиторская задолженность возникает в момент, когда две стороны не могут выполнить свои обязательства друг перед другом одновременно.
• Дебиторскую задолженность важно контролировать. Иначе может получиться так, что у компании не будет денег на свои расходы из-за того, что ей не выплатили долги.
• Дебиторскую задолженность можно продать третьей стороне или заранее предусмотреть обеспечение по ней — например, с помощью поручительства, залога или банковской гарантии.

Как узнать больше об управлении финансами в бизнесе

• Чтобы понять, насколько грамотно компания управляет расходами и верные ли решения принимают управленцы, нужно проанализировать показатели прибыли. В бизнесе рассчитывают четыре вида прибыли: маржинальную, валовую, операционную и чистую. В Skillbox Media есть статья о прибыли, где разобраны особенности каждого вида.
• Если вы только начали знакомиться с финансовыми показателями бизнеса — прочитайте статью о рентабельности. В ней мы рассказали, какие бывают виды рентабельности, как рассчитывать и анализировать эти показатели. Также в Skillbox Media есть отдельные статьи о рентабельности продаж, рентабельности продукции и рентабельности собственного капитала.
• Управление финансами — базовая функция любого бизнеса. Понимая основы управления финансами, можно эффективно распоряжаться ресурсами компании. Прочитайте материал о финансовом менеджменте, чтобы понять, как он устроен в компаниях.
• За дебиторской задолженностью в компании может следить финансовый менеджер. Это перспективная профессия, позволяющая зарабатывать от 100 тысяч рублей. Освоить её можно на курсе Skillbox «Профессия Финансовый менеджер». На нём учат анализировать запасы и задолженности, составлять финансовые модели, оценивать бизнес и многому другому.