Что такое акт выполненных работ и как его оформить

Во многих сделках используют акт выполненных работ — он помогает исполнителю и заказчику защитить свои интересы, если возникнут разногласия. Составить такой акт можно за пять минут.

В этой статье редакции «Управление» Skillbox Media расскажем:

• что такое акт выполненных работ и когда он нужен;
• как правильно составить акт выполненных работ;
• кто его составляет и подписывает;
• какие ошибки часто совершают в акте.

Что такое акт выполненных работ

Акт выполненных работ — это документ, который подтверждает, что исполнитель проделал работу по договору, а заказчик проверил результат и принял его. Этот документ фиксирует, какие работы выполнены и на какую сумму.

Акт используют, чтобы:

• защитить интересы заказчика или исполнителя, если между ними возникает спор;
• подтвердить расходы для бухгалтерского и налогового учётов.

Акт выполненных работ — не единственный документ, которым стороны подтверждают результаты работы или взаиморасчёты. Есть и другие виды актов, которые используют для разных целей:

• Акт приёма-передачи подтверждает, что одна сторона передала другой имущество. Например, товар, оборудование, автомобиль или помещение.
• Акт сверки используют, чтобы сопоставить и проверить взаимные расчёты между сторонами. Обычно его оформляют, когда компании регулярно проводят платежи друг другу — по сути, это таблица со всеми взаимными расчётами за выбранный период, объясняет почётный член ACCA, соавтор и преподаватель курсов Skillbox «Финансовый аналитик» и «Финансовый менеджер» Надежда Лебедева.
• Акт оказанных услуг оформляют, когда результат работы — не материальный результат, а услуга. Например, консультация или обучение.

В свою очередь, акт выполненных работ обычно используют, когда исполнитель сдаёт заказчику материальный результат, который выполнил с нуля под заказ. Например, спроектировал и построил дачу на участке.

При этом жёсткого законодательного разграничения между названиями актов и их содержанием нет. Один и тот же документ может называться «Акт выполненных работ», «Акт оказанных услуг» или «Акт выполненных работ (оказанных услуг)» — название зависит от принятого у сторон документооборота. Важно, чтобы из акта было понятно, какие обязательства выполнил исполнитель, в каком объёме, когда и за какую стоимость.

Когда нужен акт выполненных работ

В законе нет требования использовать именно акт выполненных работ при каких-либо сделках — каждый сам решает, нужен он или нет. Обычно такие акты используют ИП и юридические лица: эти документы нужны им для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учёте. Если стороны хотят использовать акт выполненных работ, они обычно прописывают это в договоре.

Подписывают акт, как правило, после того, как заказчик принял результат работы. При этом порядок оплаты стороны определяют сами. Например, можно предусмотреть полную оплату работ после подписания акта или разбить её на две части: сначала заказчик перечисляет аванс, а после приёмки работ и подписания акта — оставшуюся сумму.

Как правильно составить акт выполненных работ

Единой формы акта выполненных работ нет, поэтому его могут составлять в свободной форме. Но если акт хотят использовать как первичный документ, его составляют с учётом пункта 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ.

Согласно закону, в первичном документе нужно обязательно указывать:

• наименование документа и дату его составления;
• наименование субъектов, совершивших сделку: Ф. И. О. или название компании заказчика и исполнителя;
• перечень выполненных работ;
• стоимость работ;
• подписи сторон.

Также в акт выполненных работ обычно добавляют номер самого акта и реквизиты договора, к которому он составлен, — это делают, чтобы упростить документооборот.

Перечень выполненных работ тоже оформляют в свободной форме. Например, можно сделать таблицу, как в нашем образце выше, или составить нумерованный список с подробным перечислением всех работ. Если исполнитель выполнил несколько одинаковых работ, достаточно указать их общее количество — например, десять статей.

Указывать НДС в акте выполненных работ необязательно. Но можно и добавить его — правда, в этом случае условие об указании НДС лучше закрепить в договоре.

Кто составляет и подписывает акт выполненных работ

Закон не устанавливает, какая из сторон должна оформлять акт выполненных работ — это зависит от договорённостей. Обычно документ составляет исполнитель, но подготовить его может и заказчик.

Подписывать акт должны обе стороны: исполнитель и заказчик. Если одна из сторон договора — организация, акт обычно подписывает генеральный директор или другое уполномоченное лицо.

Подписать акт можно на бумаге или электронной подписью. Если стороны используют разные форматы, например одна подписывает документ на бумаге, а другая — электронной подписью, может быть сложно подтвердить, что они подписали один и тот же документ. Поэтому лучше заранее договориться о формате.

Какие ошибки часто совершают в акте

Чаще всего ошибки связаны с тем, что в акте не указывают обязательные сведения или допускают неточности в реквизитах, комментирует почётный член АССА Надежда Лебедева. Например, могут не написать ИНН одной из сторон, забыть указать стоимость выполненных работ или не сделать ссылку на договор, к которому относится акт.

Ещё одна распространённая ошибка — документ подписывает человек, который не имеет на это полномочий. В таком случае вторая сторона может столкнуться с проблемами при подтверждении факта выполнения и приёмки работ.

Ошибки в акте могут привести к проблемам при налоговой проверке. Если инспекция посчитает, что документ не подтверждает факт хозяйственной операции или оформлен с существенными нарушениями, организации могут отказать в признании соответствующих расходов. Это, в свою очередь, может привести к доначислению налогов.

Главное об акте выполненных работ в 3 пунктах

• Акт выполненных работ подтверждает результат работы. Он показывает, что исполнитель выполнил свои обязательства, а заказчик принял результат. Акт может пригодиться при споре и для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учёте.
• Единой формы акта нет. Его можно составить в свободной форме, главное — указать обязательные сведения: данные заказчика и исполнителя, перечень работ, стоимость и дату, а также поставить подписи сторон.
• Ошибки в акте могут создать проблемы не только с документами. Если в нём не хватает обязательных сведений или его подписывает неуполномоченный человек, может возникнуть спор о том, были ли работы действительно выполнены и приняты. А для компаний ошибка может обернуться проблемами с подтверждением расходов и доначислением налогов.