Что сделать, чтобы сотрудники всё успевали? Опрос руководителей о методах тайм-менеджмента

Ольга Епифанова

Консультант по систематизации бизнеса, совладелец сети сервисных центров «ТехноПапа»

Мы регулярно используем Kanban-доски, а для аврала создали регламент по тайм‑менеджменту.

Kanban-доски позволяют поддерживать нормальный ритм работы сотрудников и упрощают управление задачами внутри команды. У нас есть несколько типовых шаблонов досок:

• для управления проектами;
• для рутинной работы отдела;
• под личные задачи сотрудников и собственника;
• для стратегического планирования.

Доску стратегического планирования используем, чтобы компания не только стабильно работала, но и развивалась. А обычные Kanban-доски помогают сотрудникам распределять рабочее время.

Регламент по тайм-менеджменту помогает, когда сотрудник не справляется с нагрузкой. В регламенте есть чёткий перечень указаний: что и как сделать, чтобы выйти из аврала. Благодаря этому сотрудник не тратит время на изучение теории, когда у него и так горят дедлайны.

Например, в регламенте:

• описано состояние замешательства, которое и вызывает аврал;
• есть задание распределить задачи по матрице Эйзенхауэра;
• предписано дополнительно расставить приоритеты внутри списка важных задач.

Также в регламент включены справочные данные: список приоритетов и полномочий. Например, может ли сотрудник делегировать задачи или привлекать команду к их решению.

Смысл такого регламента — перевести решения из области эмоций, предположений и надежд в область сухого менеджмента. Менеджмент работает с фактами и данными — с их помощью сотрудники берут себя в руки и возвращаются к нормальному темпу работы.

Ян Пальмачинский

Сооснователь международного бизнес-клуба CLUB 500

У CLUB 500 такая специфика работы — мы часто проводим масштабные мероприятия для резидентов в России и других странах. В тайм-менеджменте используем и сочетаем две методики: Scrum и метод постановки дедлайнов.

Scrum — метод управления проектами, при котором команда чётче понимает задачи и работает слаженнее. Благодаря этому растёт качество клиентского сервиса, удовлетворённость клиентов и доверие к компании.

По методологии Scrum мы делим большие проекты на спринты длиной в месяц. Устанавливаем KPI и планируем задачи на каждую неделю месяца. Сотрудники участвуют в разных спринтах и видят, чем им предстоит заниматься сейчас, чем — через пару недель. Поэтому могут распределять рабочее время так, как нужно для выполнения задач.

Раз в неделю мы проводим общее ревью. Актуализируем задачи и расставляем приоритеты, делимся победами за прошедшую неделю. Раз в месяц снимаем KPI. Даже если проект ещё не завершён, оцениваем промежуточные показатели.

Метод постановки дедлайнов помогает нам легче отслеживать задачи и уменьшать вероятность сорвать сроки. Когда каждая деталь зафиксирована в задачах и у неё есть срок сдачи, это мотивирует и дисциплинирует сотрудников.

Мы ставим дедлайны для всех задач. Если задача есть в спринте — значит, у неё есть срок сдачи. Конечно, есть задачи не в рамках спринта, а на длинную дистанцию — сотрудники сами ставят им дедлайны, потому что привыкли к ним.

Виктория Ирбаиева

Бизнес-ментор, собственник и дизайнер бренда женской одежды. Сооснователь и генеральный директор сервиса подбора коучей для компаний Humanup.online

Раньше я работала менеджером в Renault Russia. По прошлому опыту могу сказать, что сотрудники тратят время впустую по нескольким причинам:

• у задач нет дедлайна;
• дедлайн есть, но не учитывает специфику процессов;
• не распределены роли в команде, непонятно, кому и что делать.

Поэтому самый простой и эффективный метод тайм-менеджмента — kick-off meeting. Он нужен при старте любого проекта, в котором участвует больше одного человека или отдела.

На kick-off meeting нужно понять, кто и зачем инициирует проект, почему в нём участвуют именно эти специалисты, как они видят свою роль и зону ответственности. По результатам обсуждения согласуют состав команды и график проекта с учётом реальных возможностей. Это на 70% повышает вероятность сделать всё качественно и в срок, даже если промежуточных встреч впоследствии не будет.

Сейчас я организую работу ателье по методу Just in Time. Это один из инструментов планирования производства и логистики из системы управления качеством кайдзен.

Суть метода — не делать ничего до момента, пока это не понадобится. Не производить продукт, пока его ещё не нужно отгружать покупателю. Это позволяет сократить транзакционные издержки.

Представим, что фабрика производит круассаны и продаёт их кафе. Круассаны производят ночью и привозят в кафе к открытию. Метод Just in Time — это сделать выпечку сразу перед погрузкой. Тогда не надо выделять место и ресурсы, чтобы хранить круассаны и поддерживать их свежими.

Я использую метод, чтобы решить важную проблему. В ателье заказы лежат, пока клиент не придёт на примерку. Сотрудники находятся в двух состояниях: работают в аврале или ждут. При сдельной оплате труда это приводит к тому, что сотрудникам нужно платить, когда заказ ещё не выполнен, а оплата от клиента не поступила.

Метод Just in Time в ателье работает так: все работы планируем «под примерку». Если клиент сможет прийти 12 марта, крой и сборка на примерку будут сделаны 11 марта или даже 12 марта утром — за четыре часа до примерки. Если клиент перенесёт визит или отменит его, мы успеем понять это и не будем выполнять работы.

Александр Бодров

Управляющий директор брендингового агентства «Логомашина»

Считаю лучшим методом тайм-менеджмента постановку чётких дедлайнов по каждой задаче. У наших сотрудников все задачи с дедлайнами стоят в таск‑трекере, и они сами решают, когда и чем заниматься.

Выполнение этих задач — это KPI. Если KPI высокий, неважно, прокрастинируют ли члены команды в течение рабочего дня. А если KPI низкий, от нас следуют вопросы об эффективности работы отдела.

Николай Журавлев

Генеральный директор ООО «Эксперты бизнес-планирования»

Для постановки задач с дедлайнами используем LeaderTask — считаю это лучшим решением для адептов тайм-менеджмента. В сервисе есть проекты, древовидные задачи и теги, что даёт широчайшие возможности для планирования.

Одна из новых фишек сервиса — возможность ставить задачи друг другу при совместной работе над проектами. Когда коллеги ставят задачи мне, это неплохо дисциплинирует.

Борис Сысоев

Основатель HR-стартапа myresume.ru, специалист по отбору и развитию персонала

Наша компания уже больше трёх лет работает по гибкой методологии Agile. Для меня как для руководителя лучшим методом тайм-менеджмента в рамках данного подхода стали Kanban-доски. Мы используем облачный инструмент Trello. Сервис отлично синхронизируется с Jira, имеет удобный интерфейс и легко адаптируется под любые проекты.

Работа в нашей команде строится по двухнедельным спринтам. К началу каждого периода мы обозначаем задачи и отправляем их в бэклог. В Trello есть списки, у нас это этапы реализации, и карточки — задачи с точными сроками и исполнителями.

Такая система управления проектами помогает избежать хаоса и недопониманий. Не нужно держать в голове лишнюю информацию: все зоны ответственности чётко определены, каждый сотрудник знает, что он должен сделать и к какому сроку. В любое время можно зайти и посмотреть, на каком этапе выполнения находится конкретная задача.