Business intelligence (BI): что это такое, зачем бизнесу BI-системы и как они работают

О business intelligence рассказала

Светлана Вронская

Эксперт департамента аналитических решений ГК «КОРУС Консалтинг». В IT с 2000 года. Автор телеграм-канала Analytics Now и подкастов по теме искусственного интеллекта и анализа данных.

Разбираться в business intelligence и BI-системах полезно всем, кто развивает карьеру. В таких системах работают собственники бизнеса, руководители высшего звена, менеджеры. Есть даже профессии, связанные с ними, — BI-аналитик и BI-инженер. В этом материале рассказываем главное о business intelligence и BI-системах.

• Что такое business intelligence
• Что такое BI-системы и как они работают
• В чём разница между BI-системой и системой сквозной аналитики
• Какие задачи решают BI-системы
• Как их внедряют
• Какие системы можно использовать
• Как выбрать подходящее решение
• Кто работает с BI-системами

Что такое business intelligence

«Business intelligence» переводится с английского как «бизнес-аналитика». Бизнес-аналитика — это работа с данными, изучение показателей компании с целью решить проблемы или предложить улучшения. Бизнес-аналитика нужна, чтобы руководители могли принимать решения, основанные на данных.

Вот три основные задачи бизнес-аналитики:

• получить данные о работе компании в виде чисел — например, данные о среднем чеке, количестве покупок, проценте возврата и так далее;
• обработать и структурировать эти данные: сделать так, чтобы их можно было использовать для анализа;
• провести анализ данных: найти закономерности, выявить тренды и аномалии, предложить решение проблем или прогнозировать развитие компании в тех или иных условиях.

Например, компания продаёт программное обеспечение по подписке и собирает данные о числе пользователей, среднем времени активной подписки, часто используемых функциях и так далее. Бизнес-аналитика помогает понять, что изменить в продукте, чтобы пользователи дольше оплачивали подписку на него — соответственно, чтобы компания больше заработала.

В небольших и средних компаниях для бизнес-аналитики могут использовать разрозненные данные из таблиц Excel, CRM-систем, программ «1С». Крупные компании используют для аналитики BI-системы.

Что такое BI-системы и как они работают

BI-системы — программные продукты, которые собирают информацию из разных источников, обрабатывают её и представляют в виде удобных отчётов. BI-системы упрощают анализ данных, с их помощью пользователи могут принимать решения быстрее и эффективнее.

В BI-системах происходит процесс под названием ETL: extract, transform, load — извлечение, преобразование и загрузка. Вот как можно описать этапы работы:

• Сбор данных. BI-системы способны извлекать их из множества разных источников — CRM-систем, баз данных, ERP-систем и даже из таблиц в Excel и Google Sheets. BI-системы могут делать это автоматически, могут — по запросу пользователя.
• Обработка данных. Все извлечённые данные BI-системы приводят к формату, с которым могут работать. Потом структурируют и анализируют данные — определяют зависимости и закономерности.
• Визуализация данных. BI-системы строят отчёты и визуализируют их: создают презентации, графики, дашборды. Дашборд — это интерактивная информационная панель, на которую выводятся важные для пользователей системы показатели.

Готовыми отчётами пользуются аналитики, генеральный директор, руководитель отдела маркетинга, продакт-менеджер и другие специалисты. Одна BI-система может предоставлять отчёты для разных целей — допустим, выводить дашборды с данными, нужными разным специалистам.

Благодаря BI-системам специалисты быстрее анализируют данные. Не нужно изучать разные отчёты из разных систем, сопоставлять их, вручную рассчитывать показатели — всё видно в одном окне. Система сама обрабатывает данные и визуализирует их.

BI-системы чаще используют средние и крупные компании, которым нужно обрабатывать большой объём данных. За их настройку могут отвечать разные люди — чаще всего BI-аналитики. Но также это могут быть бизнес-аналитики, руководители BI, инженеры BI. Подробнее о том, как в компаниях работают с business intelligence, мы поговорим ниже.

В чём разница между BI-системами и системами сквозной аналитики

Иногда BI-системы называют системами сквозной аналитики. Это неправильно.

Системы сквозной аналитики тоже собирают информацию из нескольких источников. Но они работают только с данными о маркетинге и продажах. Данные в них поступают из систем веб-аналитики, рекламных кабинетов, CRM-систем. В Skillbox Media есть статья о том, как устроена сквозная аналитика.

В системе сквозной аналитики можно посмотреть, например, данные о расходах в рекламной системе «Яндекс Директ», о заказах, полученных после рекламы в ней, о выручке и чистой прибыли от этих заказов.

BI-системы оперируют гораздо большими объёмами данных — например, о финансах, производстве, процессах, бюджетах и так далее. В них можно построить систему отчётов, которая будет охватывать все данные компании, в частности данные о её маркетинге и продажах.

В BI-системе можно посмотреть данные не только о расходах на рекламу, заказах с неё, выручке и прибыли. Она может, например, предоставить данные о том, сколько времени разные отделы потратили на выполнение заказов и какой из них был для компании выгоднее всего.

То есть сквозную аналитику можно считать компонентом BI-систем.

Какие задачи решают BI-системы

BI-системы могут работать с любыми данными, нужными бизнесу. Поэтому число задач, которые можно решать с их помощью, велико. Мы приведём четыре примера таких задач.

Управлять ресурсами. BI-системы хранят данные о проектах, сделках, заказах. На основе этих данных можно предположить, сколько ресурсов или товаров компании понадобится в будущем, и планировать закупки и поставки.

Понять потребности клиентов. В BI-системах можно работать с данными о том, как пользователи взаимодействуют с продуктом. А значит, понять, что им нравится, а что — нет, и доработать продукт в соответствии с их потребностями.

Найти закономерности в продажах. Маркетолог может проанализировать накопленные данные о продажах — например, за три года — и выявить сезонные колебания продаж некоторых товаров. Это поможет планировать рекламные кампании и закупки.

Выяснить, почему снижается чистая прибыль. В BI-системе можно посмотреть данные обо всём, что влияет на прибыль компании, — например, какая у бизнеса выручка, постоянные и переменные расходы. Проанализировав эти данные, можно понять, допустим, почему снижается прибыль, и предположить, как можно это исправить.

С помощью BI компании могут решать эти и другие задачи намного быстрее, чем компании, в которых нет BI-систем. Поэтому можно сказать, что BI-системы помогают бизнесу стать более адаптивным, эффективным и конкурентоспособным.

Продвинутые системы BI-аналитики не только визуализируют данные, но и помогают пользователям принимать решения. Например, системы со встроенным искусственным интеллектом могут показывать способы выполнения задач и предполагаемые результаты для каждого из них.

Как происходит внедрение BI-систем

Внедрение BI-системы — сложный процесс, который может длиться несколько месяцев или даже лет. В нём участвуют BI-аналитики, разработчики и будущие пользователи системы.

BI-аналитик проектирует архитектуру системы, организует работу, контролирует процессы, а потом сам анализирует данные. Разработчики отвечают за техническую часть. Будущие пользователи системы говорят, как она должна работать, а потом пользуются результатами.

В процессе внедрения BI-систем много технических этапов. Мы опишем его в общем виде — выделим этапы, которые будут в любой компании.

Определение требований. Пользователи системы рассказывают, какие нужны отчёты — какие показатели в них должны быть, как должны выглядеть дашборды, как часто должны обновляться данные, насколько они должны быть детализированы. Так, финансовому директору могут понадобиться финансовые отчёты по всем подразделениям; маркетологу — о продажах, расходах на рекламу, активности клиентов.

BI-аналитик собирает требования от пользователей, которые будут работать в системе, структурирует и записывает эти требования. Обычно идут «сверху вниз» — от потребностей руководителей к потребностям линейного персонала.

Определение необходимых данных. BI-аналитик вместе с пользователями прописывает, какие данные нужны для построения отчётов. То есть какие показатели должны быть на дашбордах — условно, время работы станка на производстве, среднее время ответа оператора, число пользователей в онлайне.

На этом же этапе BI-аналитик вместе с пользователями определяет, есть ли в компании нужные данные, а если нет — откуда их взять: в каких системах они могут быть или какие данные требуются для расчёта показателей и как их получить.

Определение источников данных. Над этим этапом работают все участники процесса. Они определяют, откуда BI-система будет брать данные — из программы для автоматизации продаж, CRM-системы, сервиса управленческого учёта и так далее. Эти источники оценивают — смотрят, правильные ли данные они передают.

Если источники передают некорректные данные, системы дорабатывают — например, переделывают отчёты в CRM-системе. Для этого могут привлекать разработчиков.

Выбор BI-системы. Аналитик подбирает систему, отталкиваясь от требований пользователей и источников, из которых будут поступать данные. Он может предложить готовое решение или разработку системы с нуля.

Готовые решения обычно выбирают малые и средние компании. На рынке много облачных и коробочных BI-систем — некоторые мы перечислим ниже. Обычно они полностью удовлетворяют потребности небольших компаний.

Крупные компании могут разработать свою BI-систему. Обычно так поступают, если не могут доверить обработку ценных данных сторонним компаниям или если данных слишком много, а требования к отчётам специфичны и на рынке нет решения, которое устроило бы всех будущих пользователей BI-системы.

Настройка системы. На этом этапе настраивают хранилище данных и интеграцию с источниками, проектируют пользовательские интерфейсы. Этим занимаются BI-аналитик и разработчики.

BI-аналитик преобразует все требования пользователей в техническое задание для разработчиков: указывает, какие показатели должны быть на дашбордах, из каких источников брать данные, как их преобразовывать и так далее. Также он контролирует процессы — следит за ходом разработки и вносит корректировки, если нужно. В результате должна получиться система, в которой будут отчёты для каждого пользователя.

Тестирование BI-системы. На этом этапе проверяют, корректны ли данные отчётов и можно ли детализировать их до нужного уровня. К тестированию могут привлечь тестировщиков, а могут — пользователей системы.

Тестировщики, как правило, оценивают, корректно ли работает система с технической точки зрения — например, не возникает ли ошибок при детализации показателей. Пользователи могут сразу оценить удобство использования дашбордов — и попросить, например, подсветить аномалии в данных или «пересобрать» дашборд, чтобы важные метрики оказались наверху.

Обучение пользователей. Это важно, чтобы пользователям было комфортно работать в BI-системе. Если системой будут пользоваться несколько человек, BI-аналитик может обучить их лично. Если в системе будет много пользователей, для обучения создают пользовательские руководства, записывают учебные видеоролики или даже проводят вебинары.

После внедрения с BI-системой начинают работать. Пользователи изучают отчёты, детализируют их, принимают решения на основе данных. BI-аналитики помогают пользователям — отвечают на вопросы, а ещё сами анализируют данные и предлагают решения, которые могут увеличить прибыль компании. Также они вместе с разработчиками дорабатывают систему, если появились новые требования к ней, и решают возникающие проблемы.

Какие BI-системы бывают

На рынке много систем для бизнес-аналитики, но пользователям из России доступны не все. Мы рассмотрим системы, которые остаются популярными, несмотря на ограничения, и инструменты, доступные российским пользователям.

Microsoft Power BI — один из самых популярных инструментов. По оценкам Gartner и IDC, он уже 16 лет лидирует среди BI-систем в мире. Инструмент принадлежит компании Microsoft. Больше о нём можно узнать в обзоре.

Microsoft Power BI подходит малому и среднему бизнесу, потому что лучше остальных инструментов работает с данными в Excel. Но если у вас много таблиц со сложными взаимосвязями, для работы с ними в Power BI нужно будет изучать язык DAX.

У Power BI три тарифа: один бесплатный и два платных. Платные стоят 10 и 20 долларов за пользователя в месяц. Новым пользователям из России Microsoft Power BI доступен только в бесплатной десктопной версии, но компании продолжают им пользоваться.

Qlik — это группа решений для BI-аналитики. Инструменты принадлежат компании QlikTech. В России были популярны два решения: Qlik Sense и QlikView.

У продуктов Qlik простой интерфейс — для создания стандартных дашбордов и отчётов не нужны навыки программирования. Кроме того, в Qlik доступны публичные массивы данных — их можно использовать в качестве источников информации или для сравнения со своими показателями.

У Qlik несколько тарифов для каждого решения. Стоимость большинства рассчитывается персонально. Сейчас лицензии недоступны пользователям из России, но некоторые пользуются обходными путями и продолжают работать в Qlik.

Luxms BI — российская BI-система, созданная петербургской компанией Luxms.

В Luxms BI можно быстро внедрять даже сложные дашборды, работать с разными инструментами визуализации и с данными, даже не зная кода. Среди клиентов Luxms BI — ОАО «РЖД» и «Газпром нефть».

Стоимость системы зависит от того, сколько пользователей будут в ней работать и какие вычислительные ресурсы нужны. Цену называют по запросу.

Apache Superset — это BI-система с открытым исходным кодом, которая позволяет создавать отчёты и дашборды. Она принадлежит американскому фонду Apache Software Foundation.

Открытый код позволяет разработчикам добавлять любые компоненты — от новой визуализации до элементов интерфейса и интеграции с информационными системами. Apache Superset может быть полезна компаниям с сильной командой разработчиков, которые могут развивать BI-систему. В России с Superset работают, например, «ВкусВилл» и Ozon.

За использование Apache Superset не нужно платить.

FineBI — китайское BI-решение от разработчика FanRuan Software.

Эту систему отличают простота внедрения и технической поддержки, возможности для масштабирования и готовые интеграции с различными источниками данных. FineBI походит на аналогичные западные решения, что делает её удобной для компаний, которые ранее ими пользовались. В России FineBI пользуются «Уралсиб», Tele2, Московский кредитный банк.

Стоимость FineBI рассчитывают индивидуально. Но можно запросить бесплатную пробную версию, чтобы оценить возможности системы.

Чтобы выбрать подходящую систему, нужно оценить её по нескольким важным параметрам. Как это сделать, расскажем дальше.

Как выбрать BI-систему

При выборе нужно обращать внимание на четыре параметра. Рассмотрим их.

Соответствие потребностям. Сначала нужно понять, зачем вы хотите внедрять BI-систему, какие отчёты в ней будете делать, какие источники и базы данных станете использовать. BI-системы, как правило, работают с конкретными базами данных, поэтому на набор баз нужно обращать внимание в первую очередь.

Функциональность. В системе должны быть все возможности, которые понадобятся вам для работы. Например, детализация отчётов, если пользователям важно подробно изучать интересующие их показатели. Или возможность построения кастомных отчётов с уведомлениями о том, что что-то идёт не так, — например, если нужно удалённо контролировать ситуацию на производстве.

Удобство использования. Желательно, чтобы у системы был интуитивно понятный интерфейс. Иначе пользователи будут тратить на анализ много времени или вообще откажутся от работы в системе.

Чтобы понять, будет ли пользователям удобно работать в системе, можно запросить пробный доступ — и предложить ключевым пользователям оценить функциональность.

Стоимость. BI-системы могут быть дорогими. Если цена не соответствует вашему бюджету, возможно, стоит выбрать другое решение — например, использовать систему сквозной аналитики или бесплатную BI-систему с открытым исходным кодом. Но, скорее всего, её придётся дорабатывать под ваши потребности, а значит, нанимать разработчиков и BI-аналитика.

Кто работает с BI-системами в компаниях

Как мы уже говорили, за внедрение систем могут отвечать BI-аналитики, бизнес-аналитики, руководители BI и инженеры BI. Расскажем подробнее об этих профессиях.

BI-аналитик. Это специалист, который отвечает за работу с данными о деятельности компании в BI-системе. Он внедряет эту систему; организует сбор, обработку и хранение данных; подготавливает дашборды и отчёты; сам анализирует данные. Подробнее о том, чем занимается специалист во время внедрения инструмента, мы рассказывали выше. Также в Skillbox Media есть обзор профессии BI-аналитика — из него можно узнать, как приходят в эту сферу и сколько в ней можно заработать.

Бизнес-аналитик. Это специалист, который помогает понять, что нужно изменить в процессах или в системе управления, чтобы увеличить эффективность бизнеса. Он тоже помогает внедрять системы аналитики и анализирует данные, но работает не только в BI-системах. Однако он отвечает за их внедрение в компаниях, где нет BI-аналитика. Больше о других задачах специалиста можно узнать из обзора профессии бизнес-аналитика.

Руководитель BI. Это специалист, который отвечает за работу BI-систем в компании и руководит специалистами, которые с ними взаимодействуют. Часто это человек с опытом, который умеет проектировать дашборды, работать с хранилищами и базами данных, управлять процессом разработки. На эту должность часто попадают BI-аналитики, бизнес-аналитики и инженеры BI, которые хотят карьерного роста.

Инженер BI. Это разработчик, который специализируется на создании и настройке BI-систем. Обычно он умеет работать с базами данных, разрабатывать программное обеспечение и интегрировать источники данных. Если в компании нет инженера BI, за разработку, настройку и внедрение BI-систем отвечают разработчики, как мы говорили выше.

Также с BI-системами в компаниях работают пользователи. Это могут быть сотрудники компании, которым нужны отчёты, или аналитики данных, для которых BI-система — один из источников данных для анализа.

Главное о BI-системах в 5 пунктах

• BI-системы — программные продукты, которые собирают, обрабатывают и визуализируют данные. Их используют компании, в которых работают с большим объёмом данных.
• С помощью BI-систем можно решать разные задачи — анализировать финансовые показатели, исследовать предпочтения клиентов, оптимизировать бизнес-процессы.
• За внедрение BI-систем отвечает целая команда: BI-аналитик, разработчики и пользователи. Сначала определяют требования к системе и источники данных, потом выбирают систему, настраивают, тестируют её и обучают работе в ней.
• BI-систем много. В России доступны системы от местных разработчиков, системы с открытым кодом или от производителей из стран, которые работают с Россией. Например, Luxms BI, Superset и FineBI.
• При выборе BI-системы нужно определить, насколько она соответствует потребностям компании, какие функции в ней есть, удобно ли работать в её интерфейсе и укладывается ли её стоимость в бюджет.