Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Group 15 close hat Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. Generated with Avocode. path40

Битва «Яндекса» и Google: какой календарь удобнее

Для многих календари — привычный инструмент управления задачами. Сравнили Google Календарь и календарь «Яндекса». Кажется, никто этого не делал.

Важно!

Мы рассматривали возможности каждого продукта именно в разрезе управления задачами небольшого проекта. Для суровых задач и больших команд есть более гибкие инструменты — например, kanban-доски.

Создание и настройка календарей и событий

Смоделируем ситуацию. Вы менеджер небольшой команды и скоро предстоит начать работу сразу над несколькими проектами: разработать лендинг, интернет-магазин и мобильное приложение. Допустим, что все проекты несложные и вполне можно обойтись календарями. Вы начинаете с того, что создаете «рабочее пространство» под каждый проект — это можно сделать как в Google Календаре, так и в «Яндекс. Календаре».

Вот как в Google создать новый проект, он же календарь.

Создание нового проекта в Google.

После можно настроить каждый созданный календарь. Для этого нужно выбрать проект, кликнуть на него и зайти в настройки. Откроется окно для редактирования: здесь можно добавить название, описание проекта, указать часовой пояс.  Также на этой странице настраивается совместная работа — об этом чуть позже.

Окно с настройками календаря выглядит так.

Настройки календаря в Google.

В «Яндекс. Календаре» поле для создания нового проекта выглядит так.

Создание нового календаря в сервисе «Яндекса».

В настройках календаря можно выбрать цвет и способ получения уведомлений. Есть вкладки для настройки типа доступа и экспорта проекта, но нельзя добавить описание, как это было в Google. Это не особо критично, и пока принципиальных различий у двух продуктов нет.

Настройки календаря в «Яндексе».

Создание события

В каждом проекте Google Календаря можно создавать события, задачи или встречи. Что бы это ни было, в сервисе может называться двумя способами: мероприятие или напоминание.

В Google можно создать событие и сразу же, не заходя в настройки, выбрать проект, к которому оно относится. Указать дату и временной интервал (по желанию). Это удобно, когда нужно создать с десяток задач подряд и сразу запланировать время для каждой.

Задача в Google Календаре.

В «Яндекс. Календаре», кроме названия, даты и времени, можно добавить описание события — все это без перехода к подробной карточке задачи. Крайне полезная вещь — в календаре Google для детализации задачи вам придется переходить внутрь карточки и тем самым тратить больше времени на постановку.

Задача в «Яндекс. Календаре».

Совместная работа

Чтобы использовать календарь не только для личных нужд, но и для работы, нужно включить функцию группового доступа. Так ваш календарь смогут увидеть сразу несколько человек. Такую опцию поддерживают и Google, и «Яндекс», но у них есть различия в настройках.

Настройка доступа к календарю

В Google Календаре можно сделать календарь общедоступным или доступным для конкретных людей (доступ выдается по почте). Также есть разделение прав доступа — другие участники могут только смотреть, редактировать или приглашать новых участников.  Открыть общий доступ можно ко всему календарю по ссылке, как в Google Документах.

Настройка доступа к Google Календарю.

Или можно добавить конкретных пользователей через почту.

Добавление пользователей календаря.

В «Яндекс. Календаре» можно делать ровно то же самое — дать другому человеку доступ к календарю или проекту.

Настройка доступа к событию

Если задача находится в вашем личном календаре, но вы хотите, чтобы ее увидели и другие, поможет функция гостевого доступа.

Настроить параметры доступа к мероприятию в Google Календаре можно через поле Добавить гостей.

Настройки и параметры доступа к событию в Google Календаре.

В «Яндекс. Календаре» можно создать доступ только к конкретной задаче или событию, но не ко всему проекту. Для этого нужно добавить участников события, указав их почту.

Настройки события в «Яндекс. Календаре».

И выбрать нужные параметры: участники могут редактировать или приглашать других, или то и другое.

Параметры доступа к событию в «Яндекс. Календаре».

Просмотр и редактирование

В Google и «Яндекс» можно посмотреть описание события и удалить его прямо на главной странице. Для этого не надо переходить в настройки.

Так будет выглядеть задача в Google Календаре.

Задача на главной странице Google Календаря.

А так — в «Яндекс. Календаре».

Задача на главной странице «Яндекс. Календаря».

Иногда нужно выделить конкретную задачу — так, чтобы все участники обратили на нее внимание. У Google Календаря есть опция быстрого редактирования цвета задачи, которой нет в календаре «Яндекса». Чтобы сделать это, нужно нажать на задачу правой кнопкой мыши, — и появится вот такое окно.

Перекрасить или удалить событие в Google.

Отображаемый период

Когда вы заполнили задачами период планирования (например, неделю или месяц) и выдали доступы команде, приходит время контроля. У менеджера должна быть возможность как просматривать все задачи за большой период, так и брать «крупные планы» — видеть задачи на два-три смежных дня.

У Google в этом плане все лучше: если нужно посмотреть задачи только за определенный период, можно выделить даты в календаре, и на главной странице появятся только события выбранного диапазона. В «Яндекс. Календаре» такой опции нет — там вы можете смотреть задачи только за день, неделю или месяц. За две недели или два дня — не получится.

Диапазон задач в Google.

Приоритеты задач

Вы можете поставить исполнителю пять задач на день, но в какой последовательности ему их выполнять? В обоих календарях приходится импровизировать. Например, можно договориться с командой, что задачи красного цвета считаются срочными и их нужно делать первыми.

Правда, в таком случае календарь превратится в веселое и малопонятное цветное месиво. Поэтому многие менеджеры любят использовать прием с цифрами-приоритетами. Здесь у Google все реализовано немного удачнее: календарь автоматически сортирует задачи по порядку, календарь «Яндекса» игнорирует такую маркировку.

«Яндекс. Календарь».
Google Calendar

Но это все полумеры. Нативный способ задать приоритеты задачам — добавлять им время выполнения. Здесь у обоих календарей все реализовано примерно одинаково.

Задачи со временем в «Яндекс. Календаре».

Поле поиска

Когда проект длится уже не первый месяц, задач становится много. Как найти нужную, если вы не помните, когда она была в календаре?

В «Яндекс. Календаре» вообще нет поля поиска, а вот в календаре Google можно быстро найти нужную задачу.

Поле поиска в Google.

Чтобы найти событие было проще, можно использовать самые разнообразные фильтры — по календарю, ключевым словам, дате, исполнителю и другим параметрам.

Повторяющиеся события

Некоторые задачи нужно делать с какой-то периодичностью. Например, напоминать клиенту, что нужно оплатить счет, или продлевать хостинг собственного сайта.

В Google Календаре можно настроить регулярность события двумя способами.

Первый. Сделать из мероприятия напоминание и выбрать расписание.

Повторяющееся напоминание в Google.

Второй. Чтобы сделать повторяющимся обычное мероприятие, а не напоминание, нужно перейти в настройки и выбрать желаемую регулярность.

Повторяющееся событие в Google.

После этого копия задачи появится в вашем календаре с заданной периодичностью.

В «Яндекс. Календаре» можно настроить повторяющееся событие только в режиме редактирования. Вот здесь.

Повторяющееся событие в «Яндексе».

Список дел

Дополнительный бонус «Яндекс. Календаря» — можно создать список дел на день. Вот так, например, могут выглядеть задачи менеджера проектов.

Получился список в форме чек-листа. Если задача готова, нужно поставить в ней галочку, и она переместится в раздел Выполненные.

Выполненные задачи.

Заключение

Google Календарь — уже привычный инструмент, в нем больше возможностей, хотя некоторые из них требуют улучшения. «Яндекс» — растущий сервис со своими преимуществами, который догоняет Google, но пока еще не дотягивает до полноценного рабочего инструмента.

Вывод: Google Календарь больше подходит для работы, а «Яндекс» — для личных дел.

Подведем итоги.

Google Календарь

«Яндекс. Календарь»

Сложнее редактировать календари и события

Проще редактировать календари и события

Можно изменить цвет задачи

У задач конкретного календаря строго заданный цвет

Отображаемый диапазон: любой

Отображаемый диапазон: день, неделя, месяц

Есть поиск

Нет поиска

Можно настроить регулярность события с главной и из карточки задачи

Только из настроек в режиме редактирования

Нельзя создать список дел

Можно создать список дел

У современного менеджера проектов в распоряжении десятки инструментов и методик, которые помогают все успевать. Время — это его главный ресурс, и от того, насколько эффективно менеджер им распоряжается, зависит все: его карьера, доход, настроения в команде.

Проект можно одинаково успешно запустить, пользуясь «бумажной» kanban-доской, календарем Google или JIRA. Или одинаково успешно все испортить — хороший исход будет зависеть от системных знаний руководителя проекта, умения планировать, распределять ресурсы и выживать в постоянно меняющихся условиях.

Курс «Управление Digital-проектами»
Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.
  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Комментарии

0
Чтобы оставить комментарий,  авторизуйтесь
Хочешь получать крутые статьи по менеджменту?
Подпишись на рассылку Skillbox
Новогодняя распродажа курсов