Развитие
#подборки

18 сервисов для продуктивной работы фрилансера/удалёнщика

Прокрастинацию не победить без мощного оружия. Вышли на тропу войны — добро пожаловать в наш арсенал!

В офисе, когда вокруг коллеги и руководители, гораздо сложнее зависнуть в соцсеточках и отодвинуть рабочие задачи. Другое дело, если работаете наедине с собой, — тогда приходится постоянно бороться с прокрастинацией.

(Описания и тарифы актуальны на март 2021 года.)

Оглавление

1. Следим за потраченным временем с тайм-трекерами

Toggl

TMetric

Timeneye

Timely

Сравнительная таблица

2. Соблюдаем баланс работы и отдыха вместе с Pomodoro-таймерами

PomoDone

PomoTodo

Focus To-Do

Сравнительная таблица

3. Не забываем о задачах благодаря
to-do менеджерам

Todoist

Microsoft To-Do

TickTick

Сравнительная таблица

4. Планируем загрузку в системах управления проектами

Trello

Asana

Weeek

Сравнительная таблица

5. Сохраняем концентрацию с блокировщиками сайтов и приложений

Forest

StayFocusd

Go Fucking Work

Сравнительная таблица

6. Храним важную информацию в базах знаний

Evernote

Notion

Сравнительная таблица

7. P. S.

Следим за потраченным временем
с тайм-трекерами

Чтобы рационально распоряжаться своим временем, нужно сначала понять, на что оно уходит. Тайм-трекеры точно покажут, сколько занимают рабочие задачи, а сколько — залипание на YouTube. Я отобрала четыре сервиса, которые показались мне наиболее удобными и функциональными.

Toggl

Инструмент позиционируется как самый простой тайм-трекер, который помогает добиваться целей. В базовом тарифе действительно нет ничего сложного. Но если подключить платные функции, этот тайм-трекер превращается в мощный инструмент учёта и контроля для больших команд. При этом пользоваться им будет всё так же просто.

Работает в браузере, на десктопе, iOS и Android

Что умеет?

Помимо стандартного подсчёта времени по таймеру, Toggl:

  • напоминает остановить или запустить таймер, если вы забыли;
  • автоматически запускает таймер по заранее определённым правилам.
  • отслеживает время простоя, чтобы вы могли его не учитывать;
  • позволяет настроить таймер для работы по системе «Помидора»;
  • добавляет кнопки запуска таймера в Google Chrome и Firefox, а также в Gmail, карточки Trello, Google Docs, Notion, Todoist, Evernote и ещё сотню приложений;
  • позволяет вносить записи о потраченном времени вручную и превращать в них события из календаря;
  • поддерживает массовое редактирование и удаление записей;
  • показывает отчёты о потраченном времени за определённый период с разбивкой по проектам и клиентам.
  • работает даже без интернета.
Изнутри Toggl выглядит так

Всё это доступно на бесплатном тарифе (для команд до пяти пользователей). Если выбрать платную версию, можно назначать проектам (и отдельным записям) почасовые ставки, настраивать напоминания об учёте по email, ставить задачи в проектах и учитывать по ним время, оценивать запланированные и потраченные часы в панели управления. И не только.

Кому подходит?

Toggl подойдёт фрилансерам-одиночкам любых специальностей — например, маркетологам. А ещё небольшим командам, которые не готовы платить за подобный инструмент и предпочитают бесплатную версию. Если же вопрос не в цене, а в функциональности, сервис сможет решить задачи учёта и контроля даже для довольно крупных компаний.

Сколько стоит?

Команды до пяти человек, которым достаточно базового функционала, могут пользоваться инструментом бесплатно и без ограничений.
Если нужно рассчитывать стоимость времени в деньгах, экспортировать отчёты в XLS или учитывать время по задачам, нужен тариф Starter — от 9 долларов в месяц за пользователя при оплате за год. С тарифом Premium (18 долларов в месяц) вы сможете просматривать графики рентабельности проектов и сотрудников, настраивать напоминания для сотрудников по email, запрещать редактирование записей через определённое время, делать поля в форме записи времени обязательными и так далее.

Также есть тариф Enterprise с приоритетной техподдержкой, его цена рассчитывается индивидуально.

TMetric

Сервис позиционируется как приложение учёта рабочего времени для бизнеса, а значит — больших команд и крупных проектов. В то же время среди готовых решений есть предложение для фрилансеров.

Специальные решения есть для адвокатов, дизайнеров, консультантов

Что умеет?

Тайм-трекер — лишь одна из функций TMetric. Ещё он может:

  • отслеживать время, которое вы проводите на разных сайтах и в приложениях;
  • присваивать временным промежуткам теги;
  • учитывать временные затраты по клиентам, проектам и задачам;
  • визуализировать рабочий день на временной шкале;
  • фиксировать время бездействия;
  • формировать детальные отчёты по потраченному времени и сводные отчёты по проектам;
  • разграничивать права доступа к проектам для разных пользователей;
  • вносить расходы, доходы, считать заработок по почасовым ставкам и при проектной оплате;
  • обмениваться данными с Asana, Trello, ActiveCollab, Evernote, Google Calendar, Google Docs и другими сервисами;
  • начислять зарплату и отпускные с учётом рабочих дней, выходных и переработок.
Так выглядит интерфейс TMetric

Кому подходит?

Возможностей TMetric хватит как для фрилансера-одиночки, так и для крупной компании. Но если цель — учитывать время по задачам, и только, я бы выбрала менее функциональное и мощное решение, чтобы ненужные опции не отвлекали.

Сколько стоит?

Базовый функционал доступен бесплатно для команд до пяти человек. Вы сможете учитывать потраченное время, вести неограниченное количество клиентов и проектов, просматривать отчёты.

Платных тарифа два — «Бизнес» и «Профессиональный» за 7 и 5 долларов в месяц соответственно (при оплате за год выйдет дешевле). В основном отличаются возможностью предоставлять доступ к проектам через отдельные логины для клиентов, учитывать оплачиваемые отпуска и начислять зарплату сотрудникам, а также синхронизировать время с Jira, QuickBooks, GitLab и Redmine. Всё это возможно только на максимальном тарифе

Timeneye

Простой инструмент учёта рабочего времени для команд и фрилансеров. Таймер запускается и останавливается в пару кликов независимо от того, в каком сервисе или приложении вы работаете.

Простота использования сочетается с мощными аналитическими инструментами. Отчёты Timeneye покажут, по плану ли двигается проект, куда уходит время, кто над чем работает.

Timeneye позиционируется как инструмент для повышения производительности

Что умеет?

По словам создателей, Timeneye — это больше, чем расписание. Сервис позволяет:

  • отслеживать время по таймеру автоматически и создавать записи вручную;
  • распределять затраченное время по проектам;
  • создавать наглядные отчёты для клиентов;
  • контролировать оплачиваемые часы и устанавливать бюджет для проектов, чтобы не допустить перерасхода времени;
  • просматривать записи о времени в режиме календаря на неделю;
  • интегрироваться с Trello, Google Docs, Google Chrome и многими другими приложениями, чтобы из них можно было запустить таймер в пару кликов.
Основной дашборд Timeneye напоминает канбан-доску

Кому подходит?

Командам и фрилансерам, которым от тайм-трекера нужно чёткое управление временем и отслеживание затрат по проектам. Но, например, в сервисе нет такой функции, как начисление зарплаты.

Сколько стоит?

Раньше с ограниченным функционалом можно было пользоваться бесплатно. Сейчас осталась 14-дневная пробная версия, после которой нужно будет решить, подходит ли Timeneye для решения ваших задач. Если да — выбрать тариф: ежемесячный за 7 долларов в месяц или годовой за 6 долларов в месяц.

Timely

Позиционируется как автоматизированный тайм-трекер, который сам фиксирует работу во всех программах и приложениях. То есть можно не кликать таймеры и не заносить записи вручную. Правда, для этого придется установить на компьютер специальное приложение — Memory. Именно оно фиксирует и запоминает всё, что вы делаете. Если нужно занести запись вручную, такая возможность в сервисе тоже есть.

Точное отслеживание времени без усилий

Что умеет?

Разработчики сервиса сфокусировались на главной задаче тайм-трекера — управлении временем, поэтому дополнительных функций вне этой глобальной задачи здесь практически нет. Timely может:

  • автоматически записывать всё, что вы делаете в течение дня, — потом останется только распределить записи по конкретным задачам и проектам, внести в график;
  • планировать расписание для одного человека или целой команды;
  • планировать работу по проектам с помощью интерфейса, напоминающего диаграмму Ганта;
  • создавать отчёты о распределении времени между сотрудниками, проектами, тегами;
  • фиксировать «пропущенные» часы, чтобы можно было записать, чем вы занимались в это время;
  • фиксировать бюджет проекта в часах или деньгах и следить за расходами.
Сразу после регистрации сервис предлагает подключить часто используемые приложения, чтобы автоматически отслеживать активность в них

Кому подходит?

Фрилансерам и небольшим командам, для которых важно чётко контролировать время, затрачиваемое на каждую задачу и проект, и видеть, как оно конвертируется в деньги.

Так выглядит главное рабочее пространство изнутри

Сколько стоит?

Бесплатного тарифа у сервиса нет, но есть пробная двухнедельная версия. После этого можно выбрать один из трёх тарифов для фрилансеров-одиночек и команд. Минимальная стоимость — 8 долларов в месяц при оплате за год. Тарифы отличаются набором функций, количеством активных проектов и команд.

Сравнительная таблица

.TogglTMetricTimeneyeTimely
Фиксация времениАвтоматически, вручнуюАвтоматически, вручнуюАвтоматически, вручнуюАвтоматически, вручную
ИнтеграцииGoogle Chrome, Google Docs, Firefox, Gmail, Trello, Notion, Todoist, Evernote — 100+Google Docs, Google Calendar, Trello, Asana, ActiveCollab, EvernoteGoogle Chrome, Google Docs, Google Calendar, Trello, Asana, Gmail, GitHub, TodoistTrello, Asana, ActiveCollab, Todoist, Jira
ПлатформыБраузер, Windows, macOS, Linux, iOS, AndroidБраузер, Windows, macOS, Linux, iOS, AndroidБраузер, iOS, AndroidБраузер, Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Бесплатный тарифда да нет нет
Сколько стоитот 9 USD в месяцот 5 USD в месяцот 6 USD в месяцот 8 USD  в месяц

Соблюдаем баланс работы и отдыха вместе с Pomodoro-таймерами

Технику Pomodoro придумал итальянский студент Франческо Чирилло для управления временем, соблюдения баланса между работой и отдыхом. Если чётко придерживаться её, можно работать эффективнее и успевать больше.

Суть в том, чтобы каждые полчаса отдыхать минимум по 5 минут. После двух часов работы (четырёх «помидоров») нужно уже сделать большой перерыв на 15–30 минут.

Франческо использовал для контроля этих циклов обычный екухонный таймер. А сейчас есть множество других инструментов, которые упрощают выполнение «помидорной» техники, помогают не отвлекаться и не забывать об отдыхе.

PomoDone

Позиционируется как приложение для систем управления проектами и задачами. PomoDone подключается к Trello, Evernote, Todoist, Asana, Slack и другим таск-менеджерам, после чего в их интерфейсе появляется кнопка таймера.

PomoDone интегрируется со всеми популярными сервисами управления проектами

Что умеет?

Алгоритм прост — выбираете задачу в своём таск-менеджере, кликаете по таймеру и начинаете работать. Он сообщит, когда пройдёт 25 минут (или другой отрезок времени, который вы задали в качестве «помидора»). Следующим кликом вы запускаете пятиминутный таймер для перерыва.

Кроме того, в PomoDone можно:

  • вести список задач и отслеживать затраченное на них время;
  • перенести задачи из своего таск-менеджера и выполнять их «помидорами» в интерфейсе трекера;
  • установить расширение для Google Chrome и запускать таймер из любой вкладки браузера, Google-таблицы или Google-документа — и превращать их название в задачу PomoDone;
  • переносить задачи из Pomodone в свой таск-менеджер.
Просто и лаконично — ничего лишнего

Кому подходит?

Всем, кто хочет освоить технику Pomodoro для более продуктивной работы или сделать её использование проще. Хороший вариант для тех, кто уже привык к своему таск-менеджеру, не хочет ничего менять и дополнительно усложнять управление задачами. Например, удалённым веб-разработчикам, чья команда централизованно ведёт дела в Asana или Trello. Удобнее внедрить дополнение, чем задействовать ещё один отдельный инструмент.

Сколько стоит?

Если инструмент нужен в качестве простейшего «помидорного» таймера, будет достаточно бесплатной версии. Платные тарифы пригодятся, если недостаточно пяти интеграций или нужно более детальное отслеживание времени. Например, на бесплатном тарифе нельзя запускать таймер отдельно для подзадач в Google Tasks или пунктов чек-листа в Trello. Платных тарифа два: Lite Plan (от 2 долларов в месяц при оплате за год) и Ultimate Plan (от 3,5 доллара в месяц).

PomoTodo

Позиционируется как инструмент, который позволяет организовать весь рабочий процесс вокруг «помидорной» техники. Предполагается, что для управления делами и временем вы будете использовать только PomoTodo и ничего больше — интеграций со сторонними сервисами и приложениями нет, даже через Zapier.

Это гораздо больше, чем требуется от простого «помидорного» таймера

Что умеет?

Не только отсчитывать временные отрезки по 25 минут, но и:

  • вести список дел с разбивкой на проекты с помощью хештегов;
  • считать «помидоры», выполненные за день, и следить, чтобы всё шло по намеченному плану;
  • строить графики результативности, высчитывать самые продуктивные день недели и время суток;
  • вести полный учёт времени, затраченного на разные задачи;
  • синхронизировать информацию между десктопным и мобильным приложениями и браузерным расширением.
Интерфейс браузерной версии предельно прост — слева «помидоры», справа задачи

Кому подходит?

Начинающим фрилансерам, у которых пока нет масштабных проектов (где нужно делить на много этапов и небольших задач, вести отдельные списки дел по клиентам). В последнем случае требуется более мощный и функциональный инструмент для управления проектами, а интеграций нет. Если же задач пока немного, PomoTodo вполне подойдёт для ведения списка дел и работы по технике «помидора».

Сколько стоит?

Для подсчёта «помидоров» и ведения простейшего списка дел хватит бессрочного бесплатного тарифа. Если нужны подзадачи, напоминания, повторяющиеся дела и отчёты по продуктивности на email, можно подключить Pro за 3,9 доллара в месяц.

Focus To-Do

Условно бесплатное десктопное и мобильное приложение от Microsoft, которое объединяет в себе «помидорный» таймер и менеджер проектов. Веб-версии, браузерных расширений и синхронизации с другими приложениями нет (только с Apple Watch).

Focus To-Do в каталоге приложений Microsoft

Что умеет?

Довольно много:

  • вести список задач с разбивкой по проектам;
  • ставить повторяющиеся задачи и напоминания;
  • устанавливать приоритеты, делать заметки, назначать подзадачи, планировать количество «помидоров» на каждую задачу;
  • вести статистику выполненных «томатов» и потраченного времени — в целом и в разрезе отдельных задач/проектов.
Так выглядит интерфейс десктопного приложения

Кому подходит?

Тем, кому для управления задачами достаточно функций Focus To-Do и не нужны интеграции со сторонними инструментами вроде Trello, Gmail или Google Sheets. Если нужен только помидорный таймер, а проекты вы ведёте в чём-то другом, Focus To-Do не подойдёт — лучше выбрать инструмент с интеграциями и браузерным расширением.

Сколько стоит?

Есть бесплатная версия, однако синхронизация данных между устройствами, повторение задач и подробная статистика доступны только на тарифе «Премиум» за 2,99 доллара на 3 месяца или 17,99 доллара навсегда.

Сравнительная таблица

.PomoDonePomoTodoFocus To-Do
Длительность «помидора»Настраивается25 минут, настраивается в Pro-версииНастраивается
ИнтеграцииTrello, Evernote, Todoist, Asana, SlackнетApple Watch
ПлатформыБраузер, Windows, macOS, Linux, iOS, AndroidБраузер, Windows, macOS, iOS, AndroidБраузер, macOS, iOS, Android
Бесплатный тарифда дада
Сколько стоитот 2 долларов в месяц3,9 доллара в месяцот 2,99 доллара за 3 месяца

Не забываем о задачах благодаря to-do менеджерам

Когда работаете с парой клиентов в режиме «получил задачу → сдал → получил следующую», удерживать дела в голове легко. Но как только клиентов становится больше, всё меняется. Задачи сыплются со всех сторон, график расписывается на пару недель вперёд — забыть о важном обещании, созвоне или встрече становится проще простого. Тогда приходится вести списки дел и планировать день заранее.

Для этого можно использовать стикеры, обычные бумажные ежедневники, доски или специальные онлайн-сервисы.

Todoist

Инструмент для ведения списка дел и управления задачами в работе и жизни. Классический to-do менеджер — довольно простой интерфейс, не перегруженный лишними наворотами и в то же время вполне функциональный.

Разработчики сделали фокус на иерархии и структуре, поэтому в Todoist много инструментов для структурирования дел и заметок.

Todoist позволяет держать дела, задачи и напоминания в порядке

Что умеет?

Сервис активно развивается, список функций и возможностей постоянно растёт. На момент работы над статьёй в Todoist можно:

  • вести список задач, распределять их по проектам и разделам внутри проектов;
  • устанавливать сроки и приоритеты, добавлять подзадачи и комментарии;
  • присваивать задачам метки и создавать фильтры;
  • просматривать дела в нескольких разных представлениях — по проектам, срокам, меткам, фильтрам;
  • ставить регулярные задачи, которые будут повторяться автоматически;
  • добавлять в рабочее пространство других участников, работать всей командой;
  • просматривать выполненные задачи и график продуктивности;
  • пользоваться списками дел в веб-версии, мобильном и десктопном приложениях, браузерном расширении.
Так выглядит веб-версия и браузерное расширение Todoist

Кому подходит?

Фрилансерам и командам без сложных процессов, которые нужно выстраивать на канбан-досках вроде Trello.

Сколько стоит?

У сервиса есть бессрочная бесплатная версия. Однако в ней недоступны многие полезные функции вроде напоминаний, меток и добавления задач по email. Платный тариф для одиночек, в котором всё это есть, обойдётся в 229 рублей в месяц. С тарифом «Бизнес» (от 329 рублей в месяц за пользователя) можно распределять роли администраторов и участников, вести до 500 проектов и подключать к одному проекту до 50 сотрудников.

Microsoft To-Do

Простой и лаконичный планировщик дел, который пришёл на смену Wunderlist (несколько лет назад команда Microsoft выкупила его и запустила свой сервис). Возможности Microsoft To-Do практически полностью повторяют Wunderlist, за исключением нескольких новых функций.

На экране — лаконичный список дел на сегодня, ничего лишнего

Что умеет?

Инструмент развивается, и, вероятно, появятся новые функции, а пока можно:

  • вести задачи и группировать их в списки;
  • добавлять к задачам сроки, описания, подзадачи, приоритеты, файлы и исполнителей;
  • настраивать напоминания и повторяющиеся задачи;
  • просматривать дела в представлении «На сегодня», в разрезе списков, отдельно важные и запланированные;
  • просматривать предложения от умного помощника и выбирать дела на сегодня;
  • настраивать цветовую гамму и внешний вид списков;
  • синхронизировать данные в веб-версии, мобильном и десктопном приложениях. Есть интеграция с офисным пакетом Office 365, Outlook и другими приложениями Microsoft.
Веб-версия Microsoft To-Do

Кому подходит?

Фрилансерам-одиночкам и небольшим командам, которым не нужно строить сложные процессы, учитывать доходы и расходы, отслеживать прогресс по проектам. Подойдёт также для личного списка дел.

Сколько стоит?

Приложение бесплатное. По крайней мере, я не нашла никакой информации о стоимости, форме оплаты и каким-либо заблокированным функциям с пометкой «Премиум».

TickTick

Приложение для организации списков дел и повышения продуктивности. По возможностям похоже на Todoist, но отличается несколькими полезными функциями. Может импортировать задачи из Wunderlist, который закрылся в мае 2020 года.

Позиционируется как инструмент для креативных людей

Что умеет?

TickTick может чуть больше, чем Todoist и Microsoft To-Do. Оно умеет:

  • вести задачи, распределяя их по спискам и папкам;
  • устанавливать подзадачи, дедлайны и приоритеты, присваивать теги, загружать файлы;
  • создавать задачи через голосовой ввод и из электронных писем;
  • ставить регулярные задачи, настраивать уведомления;
  • использовать «умные» списки — например, просматривать задачи на сегодня и завтра;
  • работать по встроенному таймеру Pomodoro;
  • включать белый шум, чтобы можно было лучше сосредоточиться;
  • синхронизировать данные в веб-версии, мобильных и десктопных приложениях, часах Apple Watch;
  • делиться списками, назначать ответственных, работать в команде.
Интерфейс веб-версии прост и интуитивно понятен

Для кого?

Для фрилансеров-одиночек и небольших команд, которым не нужны канбан-доска и выстраивание процессов по принципам Agile.

Сколько стоит?

В бессрочной бесплатной версии доступны все основные функции. За 27,99 доллара в год можно подключить премиум, чтобы иметь возможность настраивать свои «умные» списки, использовать виджет быстрых задач на Android, планировать работу по технике Pomodoro и использовать другие расширенные функции.

Сравнительная таблица

.TodoistMicrosoft To-DoTickTick
Для структурирования делПроекты, разделы, приоритеты, подзадачи, метки и фильтрыСписки, подзадачи, приоритетыСписки, папки, подзадачи, приоритеты, теги
ИнтеграцииGoogle Calendar, Dropbox, Zapier, Trello, Amazon Alexa, Slack, PomoDone и другиеOffice 365, Outlook и другие приложения MicrosoftZapier, Gmail, IFTTT, Amazon Alexa, Google-ассистент
ПлатформыБраузер, Windows, macOs, Linux, Android, iOS, Apple Watch, Wear OsБраузер, Windows, Android, iOSБраузер, Windows, macOs, Android, iOS, Apple Watch
Бесплатный дадада

Планируем загрузку в системах управления проектами

Когда команда растёт, проектов и задач становится совсем много, и получается, что простых и лаконичных to-do списков может быть недостаточно. Чтобы выстроить эффективные процессы и не упускать важного, потребуются более функциональные, но и более громоздкие системы управления проектами.

Trello

Сервис управления проектами, созданный по образу канбан-доски. Можно уместить всю свою работу на одну доску или создать отдельные под разные проекты. Внутри каждой доски создаются списки, а внутри списков — карточки. На мой взгляд, доски, списки и карточки Trello — это детали конструктора, из которых можно собрать свою уникальную и потому максимально удобную систему управления.

В Trello можно упорядочить задачи так, как вам удобно — по этапам, проектам, клиентам, датам, приоритетам

Что умеет?

Чтобы описать все возможности Trello (да и других инструментов из этого раздела), потребуется отдельная большая статья. Поэтому я выделю только ключевые функции. Здесь можно:

  • вести задачи в формате карточек и распределять их по спискам и доскам;
  • присваивать метки, устанавливать дедлайны, назначать ответственных, добавлять файлы и чек-листы, оставлять комментарии и тегать заинтересованных пользователей;
  • создавать задачи из писем Gmail;
  • копировать карточки и создавать шаблоны, связывать карточки между собой;
  • добавлять членов команды на доску, назначать ответственных;
  • подписываться на карточки, чтобы получать уведомления об изменениях по почте;
  • интегрировать Trello (напрямую или через Zapier) с сотнями других сервисов и приложений: тайм-трекерами, календарями, to-do менеджерами, таймерами Pomodoro, CRM, соцсетями;
  • автоматизировать повторяющиеся действия с карточками — назначение ответственных, перемещение в списках, архивацию и так далее.
Доска, организованная по этапам работы с задачами

Кому подходит?

Командам, которым важно выстроить процессы. Идеально подходит для работы по принципам Kanban, Scrum и Agile. Для последнего есть даже специальные расширения, которые помогают построить универсальные доски. Также будет удобен специалисту-одиночке с несколькими крупными проектами в работе, по каждому из которых нужно делать много разноплановых задач.

Сколько стоит?

Все функции доступны бесплатно. Free-версия ограничена размером вложений до 10 МБ, количеством расширений — до одного на доску, количеством досок — до десяти, возможностями автоматизации.

Если эти ограничения критичны и мешают работать, фрилансер-одиночка может подключить Gold-статус за 5 долларов в месяц. Он позволяет использовать до трёх расширений на доску, пользовательские фоны, стикеры и эмодзи, расширенную автоматизацию.

Для команд в Trello есть два тарифа: Business Class (12,5 доллара в месяц за пользователя) и Enterprise (210 долларов в месяц за пользователя). Они отличаются возможностями автоматизации, администрирования и обеспечения безопасности.

Asana

Сервис для совместной работы, управления проектами и задачами, обмена документами и информацией, ведения списка дел. Интересен тем, что позволяет организовать рабочее пространство и выстроить процессы так, как нужно конкретной команде для решения конкретных задач. То есть дашборды Asana будут выглядеть по-разному у разработчика сайтов с командой, дизайнера-фрилансера и удалённого специалиста техподдержки. Например, задачи можно просматривать в формате списков, канбан-доски или графически представленной хронологии.

Такое представление нагляднее списков, когда над проектом работает несколько человек и одна задача не может быть сделана, пока не выполнена другая

Что умеет?

Помимо настройки рабочих процессов и различного представления задач, в Asana можно:

  • добавлять к задачам комментарии, файлы, подзадачи со своими сроками;
  • просматривать планы в формате календаря, в котором отражаются задачи и подзадачи;
  • автоматизировать рутинные операции вроде перемещения задач между проектами, установки сроков, приоритетов, исполнителей и так далее;
  • создавать формы для сбора информации, приёмки работ и других унифицированных процессов;
  • отслеживать прогресс всех проектов на одном экране и смотреть подробную статистику по каждому;
  • на одном экране видеть, кто над чем работает и как идут дела;
  • настроить обмен данными с Gmail, Slack, Google Sheets, Google Calendar, Google Drive, Dropbox и другими сервисами и инструментами — всего более 100 интеграций;
  • работать с задачами в веб-версии и мобильных приложениях для iOS и Android.
Интерфейс Asana англоязычный, но довольно простой и интуитивно понятный

Кому подходит?

Несмотря на лаконичный интерфейс, фрилансеру-одиночке Asana может показаться слишком навороченной. По крайней мере, у меня сложилось именно такое впечатление. Поэтому, на мой взгляд, сервис больше подойдёт для работы в команде — будь это несколько объединившихся фрилансеров или полноценное агентство с распределённым штатом.

Сколько стоит?

У Asana есть ограниченный бесплатный тариф, которого хватит для работы фрилансера или небольшой команды до 15 человек. Стоимость платных тарифов — от 10,99 доллара в месяц за пользователя (план Premium при оплате за год). Также есть тариф Business за 24,99 доллара в месяц за пользователя и Enterprise, цена которого обсуждается индивидуально. Каждый тариф даёт больше возможностей, чем предыдущий (безлимитные задачи, пользовательские поля, представление в виде временной шкалы, конструктор пользовательских правил доступны только за деньги).

Weeek

Таск-менеджер для удалённой работы. Создатели сервиса позиционируют его как гибкую систему, способную адаптироваться под любые проекты. Действительно, как и в Trello, здесь можно настроить доски и списки в соответствии с этапами проекта, процессами и другими параметрами.

Ключевые возможности Weeek в одной картинке

Что умеет?

Разработчики сервиса сделали акцент на наглядности и функциональности, чтобы всё было на виду, ничего не терялось и не забывалось. Поэтому в сервисе можно:

  • ставить задачи и делить их на проекты — рабочие пространства, группы и доски;
  • отображать на одном экране свои задачи из разных пространств (личного и командных), а также фильтровать их по типам, проектам, срокам и другим параметрам;
  • использовать несколько канбан-досок в одном пространстве;
  • ставить дела разных категорий: звонок, встреча, действие;
  • добавлять к задаче сроки, файлы, подзадачи, длительность работы над задачей, ссылки, файлы, приоритеты, комментарии;
  • настраивать уведомления так, чтобы не отвлекаться на лишнее, но и ничего не упустить;
  • работать по технике Pomodoro через встроенный таймер и учитывать временные затраты через встроенный тайм-трекер.
Создаём новую задачу в Weeek

Для кого?

Сам сервис при регистрации просит указать, будете вы работать один или с командой. Соответственно, Weeek подойдёт как для фрилансера-одиночки, так и для небольшой удалённой команды. По ощущениям, его функций будет недостаточно агентству, которому нужно считать затраты в деньгах, подсчитывать стоимость проекта для клиентов и так далее.

Сколько стоит?

У сервиса есть ограниченный бесплатный тариф — можно создать максимум 7 проектов. Premium (с неограниченным количеством проектов, шаблонами, приоритетной техподдержкой) обойдётся фрилансеру-одиночке в 190 рублей в месяц. Платный тариф для команды до 99 человек стоит 390 рублей в месяц за одного пользователя.

Сравнительная таблица

.TrelloAsanaWeeek
ВидKanban, календарьKanban, календарь, хронологияKanban, календарь
ИнтеграцииZapier, Google Calendar, Evernote, Figma, Gmail, GitHub, Jira, MailChimpZapier, Slack, Gmail, Outlook, Trello, Zoho CRM, Google Drive, DropboxGoogle Calendar, Google Docs, Google Sheets, Miro, Figma, Airtable
ПлатформыБраузер, Windows, macOS, iOS, AndroidБраузер, iOS, AndroidБраузер, Windows, macOS, iOS, Android
Бесплатный дадада

Сохраняем концентрацию с блокировщиками сайтов и приложений

Чем меньше вокруг отвлекающих факторов, тем проще бороться с прокрастинацией. Не зря ей меньше подвержены офисные сотрудники, в компьютерах которых заблокированы соцсети и интернет-магазины. Создать такие условия можно и дома с помощью специальных приложений и сервисов.

Forest

Мобильное приложение, которое помогает оставаться сосредоточенным, жить настоящим и прокачивать полезную привычку — быть здесь и сейчас. А ещё — бороться с зависимостью от смартфона и соцсетей, контролировать время, которое тратится в разных приложениях.

Работает на iOS, Android и Windows Phone. Для Google Chrome есть расширение.

Высокий рейтинг, пометка «Выбор редакции» и награды говорят о востребованности и эффективности инструмента

Что умеет?

Приложение работает по принципам геймификации. Всякий раз, когда важно сосредоточиться и не отвлекаться на телефон, нужно посадить дерево. Пока не заходите в другие приложения, оно растёт, в противном случае — погибнет.

По сути, Forest — геймифицированный таймер. Здесь можно:

  • задать время, в течение которого вырастет ваше дерево (читайте — время, в течение которого важно не отвлекаться на телефон) — до 120 минут;
  • выбрать дерево, которое интереснее выращивать;
  • присваивать каждому дереву один из дефолтных тегов — развлечения, отдых, общество, учёба, работа (а в Pro можно ещё и создавать свои);
  • в браузерном расширении — сформировать блэклист сайтов, которых важно избегать во время работы или учёбы;
  • задать в приложении на смартфоне список исключений — приложений, которые не «убьют» дерево, если их открыть;
  • выращивать деревья вместе с коллегами — если увянет одно дерево, погибнут и все остальные;
  • просматривать статистику и достижения в разрезе тегов и периодов;
  • делиться успехами с друзьями;
  • просматривать свой «лес» и историю «посадок»;
  • синхронизировать данные приложения на нескольких устройствах.

Если включить звук в приложении, можно слушать шум леса.

Если не считать растущее дерево, похоже на «помидорный» таймер

Сколько стоит?

Бесплатной версии приложения хватает для достижения основной цели — фокуса на том, чем занимаетесь прямо сейчас. Если разблокировать Pro-версию за 188 рублей, можно задать список приложений-исключений в смартфоне, выращивать лес вместе с коллегами, добавлять свои теги, делиться успехами с друзьями, синхронизировать данные на нескольких устройствах.

StayFocusd

Расширение для Google Chrome, которое, по сути, решает ту же задачу, что и Forest, только без геймификации. Помогает сфокусироваться на текущих делах и не отвлекаться на соцсети, видеохостинги и другие ресурсы для прокрастинации.

Расширение помогает бороться с прокрастинацией 600 тысячам юзеров

Что умеет?

Через быстрый доступ к расширению можно занести в чёрный список целые сайты, отдельные страницы и поддомены, типы контента. Доступ к ним будет предоставляться на определённый период времени в день (по умолчанию — 10 минут, но это можно настроить). Когда лимит исчерпан, сайт блокируется до конца дня.

Также в расширении есть функция тотальной блокировки — можно указать период времени, на который будет заблокирован доступ ко всем сайтам. (Если вы редактор, работаете в браузере и вам нужны Trello и Google Docs, просто добавьте их в исключения.)

На страничке сервиса есть возможность:

  • настроить время использования сайтов из чёрного списка, а также часы и дни, когда расширение активно;
  • указать, когда заканчиваются рабочие часы, когда можно вернуть доступ к заблокированным сайтам;
  • задать списки заблокированных и разрешённых сайтов.

Сделать это можно через расширение в браузере, кликнув на пункт «Настройки».

В борьбе с прокрастинацией все методы хороши, но бить котят током — это уже за гранью добра и зла; -)

Сколько стоит?

Расширение бесплатное. Если захочется поддержать проект, на странице настроек есть возможность задонатить 10 долларов.

Go Fucking Work

Ещё один блокировщик отвлекающих сайтов для Google Chrome. Простенький инструмент, в который можно быстренько закинуть Facebook*, Instagram*, «ВКонтакте» и другие сайты, куда вы обычно заглядываете, когда надо работать.

Расширение довольно неоднозначное и может не подойти чувствительным натурам

Что умеет?

Собственно, закрывать доступ к отвлекающим сайтам, которые занесены в чёрный список. Пополнять блэклист удобно через иконку в браузере. На странице настроек можно:

  • добавить в чёрный список сразу несколько сайтов;
  • настроить время перерывов, когда сайты не должны блокироваться;
  • составить белый список сайтов.

Также через иконку в браузере можно поставить работу расширения на паузу, и тогда сайты блокироваться не будут.

Тыкаем паузу, чтобы зайти в Facebook*; -)

Если попытаться зайти на заблокированный сайт, расширение перекинет на страницу с призывом вернуться к работе. Иногда в весьма грубой и нецензурной форме. Несмотря на то что интерфейс англоязычный, ругаться по-русски инструмент умеет.

Сколько стоит?

Бесплатно.

Сравнительная таблица

.ForestStayFocusdGo Fucking Work
Как работаетПредлагает выращивать деревья, чтобы не отвлекаться на телефонОграничивает время, которое можно проводить на развлекательных сайтахБлокирует сайты, на которых мы теряем рабочее время
Как работаетБраузер, iOS, Android, Windows PhoneGoogle ChromeGoogle Chrome
Бесплатный тарифдадада
Сколько стоитбесплатно; PRO — 188 рублей в месяцбесплатнобесплатно

Храним важную информацию в базах знаний

Чем дольше на фрилансе и чем больше проектов, тем больше данных, которые нужно хранить и периодически просматривать. Чтобы не тратить время на поиски нужной информации или документов (гайдлайнов, редполитик, техзаданий, шаблонов) — а они обязательно затеряются в самый неподходящий момент, — лучше создать свою информационную базу. С чёткой структурой, тегами и удобным поиском. Можно использовать для этого закладки браузера, Google Sheets или один из следующих инструментов.

Evernote

Приложение для создания заметок и хранения информации. Работает на Windows, MacOS, Android и iOS. При этом информацию на всех устройствах можно синхронизировать.

Больше, чем блокнот для заметок

Что умеет?

Помимо сохранения стандартных текстовых заметок, в Evernote можно:

  • делать голосовые заметки, а также добавлять к ним фотографии и видео, форматировать текст — использовать заголовки, списки, шрифты, фоны, таблицы и многое другое;
  • сохранять нужную страницу через браузерное расширение в виде ссылки, снимка с экрана или полного текста;
  • быстро находить нужные записи с помощью умного поиска и системы тегов и фильтров;
  • создавать записи по шаблонам — еженедельник, план проекта, конспект лекций, планировщик питания и так далее;
  • вести списки дел и задач;
  • прикреплять к заметкам файлы, рукописные заметки, электронные письма;
  • делиться заметками с коллегами и друзьями;
  • создать единое хранилище информации для команды;
  • настроить обмен данными с Slack, Outlook, Google Drive, Microsoft Teams и Salesforce.
Интерфейс веб-версии Evernote

По сути, в Evernote можно сохранять всё что угодно — рецепты, идеи, дела на завтра. А начинающий дизайнер, например, может использовать один из блокнотов для хранения интересных решений и референсов для вдохновения.

Сколько стоит?

Базовая версия инструмента доступна бесплатно. Но с ней недоступны некоторые полезные функции — сохранение писем в качестве заметок, работа с PDF-файлами, прикрепление файлов Google Drive. Стоимость Premium для одного пользователя — 219 рублей в месяц, Business-тариф для команд — 360 рублей в месяц за пользователя.

Notion

Многофункциональный инструмент, который можно использовать по-разному, в том числе в качестве базы знаний. Если Trello — конструктор для создания своей системы из разных деталей, то Notion — пластичная масса, из которой можно сделать эти детали.

Фраза «всё в одном» отлично отражает суть инструмента

Что умеет?

Notion настолько многообразен, что о его возможностях можно написать огромный лонгрид. Здесь я расскажу, что он умеет в плане хранения информации и создания базы знаний. В Notion можно:

  • создать любую структуру разделов, блокнотов, систему фильтров и тегов и распределить по ней свои заметки, шаблоны и документы;
  • открывать доступ коллегам, клиентам, членам команды;
  • работать в браузере и приложениях для Windows, MacOS, iOS и Android;
  • форматировать записи с помощью заголовков, списков, шрифтов;
  • вставлять таблицы, интерактивные чек-листы, картинки, видео, проекты из Figma и многое другое;
  • с чистого листа создать интерфейс своей базы знаний или воспользоваться шаблонами.
В шаблоне можно редактировать всё (фрагмент интерактивной демонстрации с notion.so)

Сколько стоит?

Есть бесплатная версия, которой вполне достаточно для упорядоченного хранения ссылок, шаблонов и документов. Платный тариф для одного пользователя стоит 4 доллара в месяц. За деньги можно загружать неограниченное количество файлов, открывать неограниченное количество гостевых доступов и просматривать историю версий. Платный тариф для команд стоит 8 долларов в месяц за пользователя.

Сравнительная таблица

.EvernoteNotion
Форматы записейТекст, аудио, фото, видео, таблицы, файлы, рукописные записи, электронные письма, веб-страницыТекст, фото, видео, чек-листы, таблицы, проекты из Figma, веб-страницы
ИнтеграцииTrello, Slack, Outlook, Google Drive, Microsoft Teams, SalesforceИмпорт из Trello, Evernote, Asana, Google Docs, Dropbox
ПлатформыБраузер, Windows, macOS, Android, iOSБраузер, Windows, macOS, Android, iOS
Бесплатный тарифдада
Сколько стоитот 219 рублей в месяцот 4 долларов в месяц

P. S.

Вот, пожалуй, и всё. Напоследок скажу лишь, что не стоит переусердствовать. Сервисы и приложения — это хорошо, они делают жизнь приятнее, а работу продуктивнее. Однако если переборщить, на такие инструменты может уходить больше времени, чем они экономят. Найдите баланс: выберите 2-3 решения, которые вам больше понравятся и максимально закроют потребности, и будет вам счастье.

Ну и надо понимать, что все эти базы знаний, блокировщики, тайм-трекеры и системы управления проектами — не панацея. На продуктивность влияют и образ жизни (питание, сон, физическая активность), и психологические факторы (например, стресс, отношения с близкими).

* Решением суда запрещена «деятельность компании Meta Platforms Inc. по реализации продуктов — социальных сетей Facebook и Instagram на территории Российской Федерации по основаниям осуществления экстремистской деятельности.

Нейросети для работы и творчества!
Хотите разобраться, как их использовать? Смотрите конференцию: четыре топ-эксперта, кейсы и практика. Онлайн, бесплатно. Кликните для подробностей.
Смотреть программу
Понравилась статья?
Да

Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies 🍪

Ссылка скопирована