Как организовать корпоративный конкурс для обучения сотрудников: инструкция по применению

Шаг 1: определить цели и задачи конкурса

От цели зависит разработка механики конкурса, количество вовлекаемых сотрудников, наличие отборочных туров, формат представления конкурсных работ и оценки, награждения победителей.

Шаг 2: установить сроки проведения конкурса

При организации конкурса важно учитывать текущую обстановку в компании и степень загруженности сотрудников, которых предполагается вовлечь в участие. Например, ясно, что закрытие квартала — не лучший момент для этапа подачи заявки. Из-за занятости отчётностью количество участников в таком случае будет очень низким.

Не стоит забывать, что каждый этап конкурса, каждый шаг занимает время как участников, так и T&D-специалистов и членов жюри. Продумывая механику мероприятия, стоит оценивать её реализуемость с точки зрения времени, которое на это потребуется, и соответствующим образом определять сроки.

Шаг 3: разобраться с ресурсами и бюджетом для конкурса

От размера бюджета зависит, какие призы можно будет вручить победителям и с каким размахом можно организовать этапы конкурса, а также итоговое мероприятие по награждению победителей.

Бюджет также влияет на выбор технических инструментов для проведения конкурса. Например, для сбора заявок и подведения итогов можно как использовать бесплатные сервисы Google, так и разработать собственное специальное приложение или создать чат-бота.

Шаг 4: разобраться с формальностями

В некоторых компаниях для выделения бюджета и обоснования проведения конкурса требуется составить положение о конкурсе — уточните это перед планированием у HR-отдела и юристов.

Если вы привлекаете внешних экспертов в качестве жюри, может потребоваться подписание NDA. Дело в том, что в конкурсе могут использоваться рабочие кейсы или участники конкурса могут придумать такие рабочие проекты, которые составляют или будут составлять коммерческую тайну.

Шаг 5: определить круг участников и жюри

Конкурс можно провести как в рамках одного отдела (на 10–50 человек), так и на всю компанию (вплоть до 300 тысяч человек, такие кейсы в корпоративной практике крупных корпораций тоже бывали).

Если количество участников большое, то стоит, во-первых, установить несколько номинаций, а, во-вторых, использовать отборочные туры. Рекомендуемая численность финалистов — не более 10–15 человек в каждой номинации. От этой цифры стоит отталкиваться, планируя воронку конкурса.

Для объективности конкурса и максимального вовлечения в него участников важно, чтобы в рамках одной номинации участвовали сотрудники одинакового уровня (новички не должны соревноваться с профессионалами) и сотрудники в рамках одного набора профессиональных компетенций (продавцы соревнуются с продавцами, управленцы с управленцами и так далее). Иначе вместо пользы вы рискуете получить негативную реакцию.

Отбирая жюри, важно учесть, насколько экспертны и авторитетны эти люди в профессиональной теме, которой посвящён конкурс, насколько знакомы команде. Это должны быть такие персоны, чьему мнению доверяет аудитория конкурса. Кроме того, от уровня их экспертности зависит качество оценки конкурсантов.

Шаг 6: разработать номинации, критерии оценки и способы подачи заявок

Тщательная разработка номинаций и чётких критериев оценки — это непременное условие прозрачности конкурса. Вам будет ясно, какие поданные на конкурс проекты подходят для участия, а какие — нет.

Например, в кейсе конкурса профессионального мастерства методистов Skillbox на этапе отбора мы отсеяли несколько нереализованных проектов, потому что невозможно было бы оценить их результат — а он присутствовал в критериях оценки. Членам жюри потом будет проще оценивать претендентов, да и с обоснованием выбора победителя проблем не возникнет — что снимет любые сомнения в объективности.

Вообще, чем чётче установлены правила конкурса, включая описание номинаций, критерии оценки и способы подачи заявок, тем проще вести коммуникационную кампанию относительно этого конкурса и вовлекать сотрудников в участие.

Кстати, думая о номинациях, не забывайте про приз зрительских симпатий помимо оценки экспертного жюри. Она поможет увлечь конкурсом тех членов команды, кто сам не захочет участвовать, но готов поболеть за коллег.

Шаг 7: выбрать награды

Определиться с призами для победителей конкурса тоже важно ещё на этапе планирования. Во-первых, награды могут занять ощутимую часть бюджета. Во-вторых, призы мотивируют сотрудников участвовать в соревновании, поэтому анонсирование конкретных наград — необходимое условие этапа коммуникационной кампании.

При выборе призов для конкурса нужно соблюдать баланс. Нематериальная мотивация (гордость за себя, грамоты, признание коллег) — сильные стимулы, но не всегда достаточные для решения участвовать, ведь на эту активность потребуются время и усилия. Дополнить награду можно материальным или иным ценным для сотрудника подарком.

Помните и о балансе затрат конкурсантов на подготовку и участие и масштабом призов соревнования. Победителей небольшого конкурса внутри отдела, который проходил в течение рабочего дня, можно премировать грамотой и небольшим подарком. А для масштабных конкурсов на международном уровне больше подойдут солидные призы.

И ещё: не забудьте заранее спланировать процедуру награждения.

Отборочный этап

Основная задача этого этапа — обеспечить нужное количество претендентов и финалистов во всех номинациях.

Отборочный этап — важный инфоповод в информировании сотрудников о конкурсе. Нужно создать внимание вокруг конкурса и его темы, мотивировать людей участвовать.

Шаг 1: анонсировать конкурс и начать коммуникационную кампанию

На этапе анонсирования важно донести до команды цель конкурса, критерии отбора участников и проектов, сроки этапов, состав жюри и механизм подачи заявки на участие.

Второй по важности аспект — мотивация участвовать в конкурсе. Тут важно подумать о том, как создать положительную репутацию соревнования и как поощрять за участие.

Для коммуникационной кампании обычно задействуют все имеющиеся ресурсы: корпоративные социальные сети, письма-рассылки, корпоративные события и встречи, на которых можно анонсировать конкурс.

Шаг 2: собирать заявки от кандидатов и продвигать конкурс

Как мы уже писали, формат и способ подачи заявок обычно определяются на этапе планирования: это может быть Google-форма, письменная заявка, заявка через чат-бота или специальное цифровое приложение конкурса либо любой другой удобный вариант. Вот что тут важно учесть, чтобы сбор заявок прошёл легко:

• Как правило, люди откладывают регистрацию участия на последний момент. Поэтому важно несколько раз в течение отборочного процесса напоминать о дедлайне.
• Хорошая идея — объявить о поступлении первой заявки на конкурс и в режиме реального времени информировать о том, как увеличивается количество претендентов.
• Стимулировать участников подавать заявки можно ещё такими способами: прямое предложение от руководителя или T&D-менеджера, размещение поощрения на корпоративном портале или анонс на корпоративном событии и тому подобное.

Шаг 3: провести отборочные туры

Если механика конкурса подразумевает отборочные туры, то лучше анонсировать и вообще информационно сопровождать каждый этап, рассказывая о его ярких событиях и финалистах.

Между этапами конкурса полезно делать небольшие перерывы — всё же рабочие процессы будут у участников на первом месте.

Как правило, первые отборочные этапы служат фильтром, поэтому их обычно организуют в виде тестов, викторин или даже оценки KPI за отчётный период.

Основной этап

После отбора конкурсантов наступает основной этап соревнования. Чем чётче и продуманнее вы провели подготовительный и отборочный этапы, тем легче пройдёт основной. Удивительно, но иногда этот этап становится самым видимым вовне, а иногда — совсем незаметным. Объясним подробнее.

Если конкурс проводится в виде оценки письменных работ (например, описания реализованных рабочих проектов или бизнес-идей), то со стороны эта часть конкурса не видна. Организаторы передают работы членам жюри, а те их изучают.

На этом этапе основные задачи организаторов:

• обеспечить необходимый минимум заявок, чтобы конкурс состоялся (несколько лайфхаков о том, как можно увеличить количество заявок, мы описали в разделе, посвящённом отборочному этапу);
• следить за сроками подачи работ, напоминать о дедлайнах заранее (на практике каждое напоминание обычно приводит к новой заявке);
• проверять поданные работы до отправки жюри, возвращать на доработку, если они не соответствуют заданным критериям;
• информировать сотрудников о ходе конкурса, чтобы поддерживать интерес к нему (сообщать о датах следующих этапов, о ярких и необычных заявках и так далее).

Если же конкурс предусматривает устные выступления или организован в виде турнира с личным участием, то его проведение потребует больше вовлечённости и со стороны отделов обучения, потому что придётся:

• Спланировать проведение очных мероприятий, продумать место и время, обеспечить техническое сопровождение, заранее выбрать и подготовить ведущего мероприятия.
• Информировать участников конкурса о дате, времени проведения, формате; рассказать, что потребуется подготовить к очному выступлению и когда; убедиться, что все участники знают, что и когда должны предоставить.
• Договориться с руководителями об участии каждого сотрудника. Как правило, очные туры конкурса проходят в рабочее время, поэтому очень желательно, чтобы руководитель не просто знал про участие своего подчинённого, а ещё и поддерживал его.
• Продумать механику на случай, если кто-то из конкурсантов не сможет побывать на очном мероприятии: вы готовы исключить их из участия, организовать для них онлайн-участие или отдельный тур?
• Организовать поддержку конкурсантов. Каждый из них должен знать, куда обратиться с вопросом или за поддержкой.

Отдельно убедитесь, что конкурсанты знают о всех поддерживающих обучающих мероприятиях соревнования и имеют к ним доступ. Это, с одной стороны, помогает нам достичь учебных целей конкурса, а с другой — делает участников увереннее.

Если конкурс предусматривает проверку специализированных навыков, стоит предварительно сделать рассылку о соответствующих тематических курсах корпоративного университета. Нет корпоративного университета? Подойдут и тематические подборки внешних ресурсов, ссылки на внутренние процедуры и регламенты с информацией.

Завершение конкурса

Этот этап складывается из нескольких составляющих, и каждый из них по-своему значим.

Определение победителей

На этом этапе главная задача — быть на 100% уверенными в обосновании решения. Оценить результаты викторины или теста, где победитель тот, кто набрал большее количество баллов, просто. Гораздо сложнее координировать оценку жюри, тем более что тут могут влиять субъективные факторы.

Шаг 1: поддержать жюри в оценке претендентов

Как правило, члены жюри не участвуют в разработке критериев оценки, поэтому у них могут возникать вопросы о том, как выбирать победителя. Ваша задача — обеспечить им поддержку, ввести в курс дела.

Чем точнее и подробнее прописан механизм оценки, тем проще будет определить победителя и тем увереннее будет себя чувствовать жюри, выбирая победителя (тут мы снова возвращаемся к важности предварительного этапа). Например, организуя конкурс среди методистов Skillbox, мы сначала опробовали разработанную форму оценки на фокус-группе и после этого внесли корректировки.

Можно поручить каждому члену жюри оценивать одну-две номинации, но при этом следует обеспечить хотя бы три-четыре оценки проектов, чтобы результат был объективен.

Просите членов жюри давать развёрнутые комментарии при оценке — конкурсанты очень ценят такую обратную связь, к тому же это делает оценку прозрачной. А ещё эти комментарии вам сильно пригодятся для информационной кампании при объявлении результатов конкурса в корпоративных соцсетях.

Шаг 2: суммировать оценки жюри и определить победителей

После того как вы получите оценки от членов жюри, стоит запланировать встречу оргкомитета конкурса для подведения итогов и выявления победителей.

Перед такой встречей, конечно, полезно проверить формы оценки и убедиться в том, что всё заполнено верно и полно.

На этап подведения итогов тоже стоит заложить несколько дней, чтобы быть уверенными в результате победителя.

Участников стоит предупредить о победе заранее, потому что при планировании церемонии награждения лучше знать, сможет ли присутствовать победитель.

Награждение победителей

Здесь остаётся только реализовать то, что вы задумали, потому что планируется процедура награждения ещё на старте, в зависимости от бюджета и временного ресурса. Стоит соотносить масштаб конкурса и финальной церемонии.

Завершение информационной кампании

Отдельным шагом запланируйте завершение коммуникационной кампании конкурса. Он не должен просто исчезнуть из информационной повестки. Если вы постоянно публиковали новости в корпоративной соцсети или делали регулярную рассылку о соревновании, продумайте и завершающий шаг. Тем более что это хороший фундамент для следующих мероприятий T&D.

Подведение итогов

После вручения призов конкурс заканчивается для его участников, но не для организаторов. Последним стоит ещё подвести итоги, как в любом проекте. Ретроспективная оценка организации конкурса позволяет оценить результат и сделать выводы для банка удачных и неудачных организационных решений.

Так что на этом этапе полезно:

• оценить, решил ли конкурс стоявшие на старте задачи: улучшились ли компетенции сотрудников, вырос ли запрос на обучающие программы, удалось ли выявить новые полезные практики и подходы к решению рабочих задач;
• собрать обратную связь от участников, финалистов, победителей и членов жюри (что им понравилось, а что, по их мнению, стоило бы поменять в следующий раз);
• оценить, какое впечатление на зрителей произвел сам конкурс и церемония награждения;
• оценить, насколько конкурс вызвал интерес у целевой аудитории (каков был процент участвующих и зрителей);
• организовать встречу команды проекта, на которой зафиксировать итоги, а также удачные и неудачные решения.