Программа «1C:Бухгалтерия»: для чего нужна, как работает и чем различаются её версии

Про «1C:Бухгалтерию» рассказали

Людмила Ганжа

Главный бухгалтер. Сертифицированный тренер по «1С». Преподаёт на курсах Skillbox «1С:Бухгалтерия 8» и «Профессия Бухгалтер».

Елена Астапова

Более 25 лет работает в сфере бухгалтерии. Руководитель компании Kudos, оказывающей бухгалтерские услуги.

«1С:Бухгалтерия» — самая популярная в России программа для решения бухгалтерских задач. Она подходит для бизнеса любого масштаба в разных отраслях — например, сфере производства, торговли, услуг, строительства. В небольших компаниях с помощью «1С:Бухгалтерии» можно вести налоговый и бухгалтерский учёт даже без бухгалтера.

Разобраться, что это за программа, будет полезно предпринимателям и руководителям. Тем же, кто планирует карьеру в финансах или бухгалтерии, знать её функциональность нужно обязательно.

В статье рассказываем:

• что такое «1С:Бухгалтерия»;
• что умеет программа;
• как она устроена;
• какие есть версии «1С:Бухгалтерии» и чем они различаются;
• как узнать больше о бухгалтерском учёте и налогообложении.

«1С:Бухгалтерия»: что это за программа и для чего она нужна

«1С:Бухгалтерия» — программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта. Типовую версию программы выпускает компания «1С». Её можно доработать под индивидуальные задачи бизнеса.

Программа автоматически выполняет следующие функции:

• собирает данные о финансово-хозяйственных операциях бизнеса — например, из других сервисов или программ «1С»;
• формирует первичные документы бухгалтерского учёта;
• рассчитывает налоги;
• готовит отчёты для госорганов — например, налоговые декларации, справки о состоянии расчётов, формы бухгалтерской отчётности, отчётность по сотрудникам.

В конце отчётного периода остаётся проверить правильность заполнения документов и передать их в налоговую или СФР. Подробнее функции «1С:Бухгалтерии» мы разберём ниже.

Кроме «1С:Бухгалтерии», у компании «1С» есть много других продуктов для автоматизации бизнес-процессов — от кадрового учёта до комплексного управления бизнесом. Подробнее о программах «1C» рассказывали в этой статье.

В типовых версиях «1С:Бухгалтерии» есть все необходимые функции для бухгалтерского и налогового учёта. Но можно добавить дополнительную функциональность под нестандартные задачи бизнеса. Например, изменить логику некоторых процессов или добавить свои шаблоны документов.

Для этого нужен кто-то, кто разбирается в «1C», и анализ того, какие функции требуются компании и зачем. За анализ может отвечать 1C-аналитик, а за разработку — 1C-разработчик или компания, которая специализируется на внедрении «1C».

Что умеет «1С:Бухгалтерия» — изучаем основную функциональность

С помощью «1С:Бухгалтерии» можно закрывать все задачи бухгалтерского и налогового учёта. Перечислим, что может делать программа.

Собирать и сохранять данные финансово-хозяйственной деятельности. Например, фиксировать отгрузку сырья и материалов, продажу товаров, выдачу зарплаты сотрудникам, расчёты с контрагентами и так далее.

Чтобы сохранить информацию, пользователь вносит в программу данные из входящих первичных документов — например, накладных, чеков или актов приёма-передачи товара. Дальше он создаёт документацию по ним — например, передаточные акты или счета-фактуры, а программа формирует в них бухгалтерские записи и выводит формы для печати.

В программе есть типовые операции для внесения данных. Их можно выбрать в журнале. Когда пользователь выбирает типовую операцию и вносит данные учёта, программа сама делает бухгалтерские проводки.

Бухгалтерские проводки по нестандартным операциям пользователь вносит вручную.

Формировать список бухгалтерских задач и напоминать о них. Все задачи и даты их закрытия соответствуют календарю бухгалтера. Календарь бухгалтера — это список задач, которые нужно выполнять в назначенные даты. Например, подавать уведомления, отчётность, выплачивать зарплату, уплачивать налоги, проводить регулярные платежи поставщикам и контрагентам.

Когда приближается срок, программа присылает оповещение. Поэтому пропустить даты выплаты аванса, расчёта заработной платы, уплаты налогов, сдачи деклараций в «1С:Бухгалтерии» почти невозможно.

Автоматизировать расчёты и формировать отчётность. В конце периода программа закрывает его: определяет финансовые результаты работы компании — за прошедший период и нарастающим итогом с начала года.

Затем проводит расчёты — например, вычисляет сумму налогов, амортизацию основных средств — и формирует обязательную отчётность. Пользователю остаётся проверить её, а затем отправить в ведомства или сохранить.

Импортировать данные из других программ «1С». Если интегрировать «1C:Бухгалтерию» с другими программами, она может брать данные для налогового и бухгалтерского учёта из них. Подразделениям компании не нужно будет готовить отчёты для бухгалтерии.

Приведём пример того, как это работает. Продавец в торговом зале оформляет операции в «1С:Управление торговлей» — эти данные автоматически попадают в «1С:Бухгалтерию». Или отдел кадров ведёт кадровый учёт и расчёт выплат сотрудникам в «1С:Зарплата и управление персоналом». Эти данные также автоматически импортируются в «1С:Бухгалтерию» для формирования отчётности.

Хранить документы и пользовательскую информацию. Допустим, данные о сотрудниках, контрагентах или товарах. Это позволяет заниматься задачами, смежными с бухучётом, например:

• Вести складской учёт — контролировать перемещение товаров со склада в магазин, проводить инвентаризацию, контролировать остатки.
• Учитывать торговые операции — отражать поступление и продажу товаров, оформлять возвраты товаров от клиентов, выставлять счета на оплату.
• Вести кадровый учёт — оформлять трудовые отношения с работниками, вести трудовые книжки и больничные листы, начислять зарплаты, рассчитывать налоги за сотрудников, формировать отчётность.
• Готовить финансовые отчёты — собирать информацию, например, о том, какие товары лучше продаются и какой у компании процент дебиторской задолженности.

Поэтому небольшие компании могут не покупать несколько продуктов «1C», а использовать только «1С:Бухгалтерию».

Чтобы программа работала корректно — автоматически заполняла документы, рассчитывала налоги и взносы, формировала отчётность, — её нужно настроить. Это несложно — достаточно добавить данные компании о организационно-правовой форме бизнеса, наименовании, виде деятельности, режиме налогообложения, номерах ИНН, ОГРН, КПП, прописать настройки учётной политики компании по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Как устроен интерфейс «1С:Бухгалтерии»

Главное окно программы «1С:Бухгалтерия» состоит из трёх областей: области системных команд, панели разделов и панели навигации. Ещё есть начальная страница — она открывается каждый раз, когда пользователь заходит в программу. Опишем эти области подробнее.

Область системных команд. Это верхняя строка окна. Слева расположено название программы «1С». Справа — кнопки «Оповещения», «История», «Избранные» и «Сервисы и настройки».

• «Оповещения» показывают, какие пользователю нужно выполнить действия — например, подать налоговую декларацию или сделать расчёт 6-НДФЛ за сотрудников.
• «История» показывает последние действия пользователя.
• В «Избранном» хранятся документы и журналы, которые часто требуются в работе.
• «Сервисы и настройки» используют для настройки панели разделов и начальной страницы программы — об этом говорим ниже. Также в разделе можно найти календарь и калькулятор.

Ниже под названием программы размещаются вкладки с заголовками. Например, «Начальная страница», «Обсуждения», «Журнал операций».

Панель разделов. На ней располагаются разделы с журналами документов и набором операций пользователя в программе. Эту панель можно редактировать в соответствии с тем, что необходимо бухгалтеру для учёта.

Например, если бухгалтер занимается только ведением учёта по кассе и банковским операциям, ему будет достаточно разделов «Банк и касса», «Отчёты» и «Справочники». Если бухгалтер занимается взаиморасчётами с поставщиками и покупателями, ему понадобятся разделы «Продажи» и «Покупки».

Панель навигации. Это самая широкая область программы. Она появляется, когда пользователь выбирает нужный раздел на панели разделов. Панель навигации состоит из отдельных блоков с командами перехода к формам, спискам, отчётности и так далее.

Например, в разделе «Продажи» можно выставить счета покупателям, провести инвентаризацию расчётов с контрагентами, создать отчёты о продажах. В разделе «Зарплата и кадры» хранится всё необходимое для ведения кадрового учёта. С помощью инструментов раздела можно управлять начислением зарплат, вести электронные трудовые книжки, рассчитывать НДФЛ и формировать отчётность по сотрудникам.

Начальная страница. На ней размещён свёрнутый список задач и монитор основных показателей.

В списке задач находятся действия, которые пользователю нужно выполнить в ближайшее время. Например, подать формы отчётности, заплатить налоги или рассчитать зарплаты.

Монитор основных показателей отображает важную информацию о компании. Например, остатки денежных средств, состояние расчётов, задолженность покупателей, динамику продаж и так далее.

Интерфейс «1С:Бухгалтерии» мобилен — его можно настроить под нужды и предпочтения пользователя. Например, изменить состав панелей разделов и навигации, вид начальной страницы программы, набор основных показателей — оставить только необходимые элементы в удобном порядке.

Версии «1С:Бухгалтерии»: главные различия

У «1С:Бухгалтерии» есть три основные версии: «КОРП», «ПРОФ» и «Базовая». Разберёмся, чем они различаются.

«1С:Бухгалтерия. Базовая версия». Подходит для малого и среднего бизнеса с небольшим штатом. Рассчитана на одного пользователя. В ней можно вести учёт только одной компании или одного ИП.

В этой версии функциональность максимально адаптирована для непрофессиональных бухгалтеров. Некоторые руководители самостоятельно ведут бухгалтерию именно в этой версии «1С:Бухгалтерии».

Доработать базовую версию «1С:Бухгалтерии» — например, добавить дополнительные функции — нельзя. Цена версии — 3600–6000 рублей за бессрочную лицензию.

«1С:Бухгалтерия ПРОФ». Подойдёт растущему бизнесу или бухгалтерам, работающим на аутсорсе. В программе может работать несколько пользователей одновременно.

В версии «1С:Бухгалтерия ПРОФ» можно вести учёт неограниченного количества юридических лиц и предпринимателей. В этом случае используют общие справочники, например список контрагентов или номенклатуры товаров, а отчётность формируется раздельно.

Эту версию можно доработать под дополнительные задачи компании или бухгалтера — ​​например, изменить логику процессов, добавить дополнительные документы, отчёты и так далее. Цена бессрочной лицензии — 15 400 рублей.

«1С:Бухгалтерия КОРП». Подходит большим корпорациям, которым стало тесно в версии «ПРОФ». В программе тоже может работать несколько пользователей одновременно.

Функциональность версии «1С:Бухгалтерии КОРП» позволяет учитывать сложную архитектуру внутренних подразделений организации или обособленных компаний, входящих в одну группу. Например, можно вести раздельный учёт доходов и расходов каждого подразделения и распределять налоги между ними.

Программу можно дорабатывать. Её цена — 39 700 рублей.

Кроме того, есть версии «1С:Бухгалтерии», адаптированные для некоммерческих компаний и государственных учреждений.

Где купить «1С:Бухгалтерию»? У любого партнёра компании «1С» — их полный перечень можно посмотреть здесь. Они помогут выбрать нужную версию программы, установить её и настроить под задачи бизнеса.

Подведём итоги

• «1С:Бухгалтерия» — программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта.
• С её помощью можно собрать данные о финансово-хозяйственных операциях бизнеса, сформировать первичные документы бухучёта, рассчитать налоги, подготовить обязательную отчётность и отправить её в госорганы.
• У «1С:Бухгалтерии» есть три версии: «КОРП», «ПРОФ» и «Базовая». Они отличаются друг от друга количеством функций. Базовая версия подойдёт для малого и среднего бизнеса. «ПРОФ» — для растущих компаний, а также для бухгалтеров на аутсорсе. Версия «КОРП» — для больших корпораций.
• Версии «ПРОФ» и «КОРП» можно доработать — добавить дополнительную функциональность для решения нестандартных задач бизнеса.