Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте

Матрица Эйзенхауэра — простая таблица, разделяющая дела по важности и срочности. Она позволяет приоритизировать задачи, помогает планировать рабочее и свободное время. Матрица подходит и для работы, и для семейных дел — например, для организации ремонта или переезда. В этой статье мы разберёмся, как пользоваться этим инструментом.

• Как работает матрица Эйзенхауэра
• Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
• Где построить матрицу Эйзенхауэра и где с ней работать: 5 сервисов

Читайте также:

5 навыков, которые стоит изучить в 2024 году, чтобы зарабатывать больше

Как работает матрица Эйзенхауэра

По легенде, матрицу придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Можно встретить упоминания, что он использовал матрицу на президентском посту. Официального подтверждения этому не было.

В 1984 году матрицу впервые описал Лотар Зайверт — в книге «Ваше время — в ваших руках». Популярность метод приобрёл чуть позже — в конце 1980-х. Стивен Кови рассказал о нём в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

В чём смысл матрицы? Техника помогает быстро рассортировать дела из списка, даже если их много. Внешне всё выглядит просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса о каждой из них.

• Это важно?

• Это срочно?

Далее берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи.

Теперь посмотрим на структуру каждой из ячеек.

Ячейка A: важные и срочные дела:

• дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели;
• задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни;
• вопросы здоровья.

Отвезти родственника в больницу, подготовить отчёт для экстренного совещания — к этой ячейке относятся внезапные дела, откладывать которые нельзя, и задачи, которые возникли из-за кризисов или форс-мажоров.

Предположим, что задача стояла в плане давно, но вы забыли о ней или оттягивали её выполнение до последнего дня.

Квадрант B: важные, но несрочные дела:

• основная деятельность в бизнесе или на работе;
• повседневные дела, которые нельзя не делать.

Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Тот, кто хорошо работает с этой ячейкой, может рассчитывать на то, что добьётся своих целей. Эти задачи не горят, а значит, не делаются в состоянии, близком к панике.

Меньше препятствий тому, чтобы сделать их без нервов и максимально эффективно. Главное — не затягивать, иначе они перейдут в ячейку А.

Квадрант C: срочные, но не важные дела:

• отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Эта ячейка самая коварная — есть риск спутать дела из этого сектора с делами ячейки А и получить хаос в приоритетах. К таким задачам можно отнести, например, помощь коллеге в работе: это важно, но приоритет — сделать собственные рабочие задачи вовремя.

Квадрант D: несрочные и неважные дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Парадоксальный квадрант, потому что тут находятся дела, которые, с одной стороны, не приносят пользы, с другой — часто являются приятными. Прислушайтесь: звучит любимая музыка, ждёт удобное кресло, и, главное, участие мозга практически не требуется.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, сёрфинг в Сети, компьютерные игры — отдыхать от работы надо, но не в ущерб тому, что продвигает нас к целям.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Как найти баланс между всеми четырьмя ячейками? Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов. Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте.

Идти от запланированного. В «идеальном мире» мы сначала решаем задачи из квадрата B, в оставшееся время делаем задачи из квадрата A. После у нас остаётся время на задачи из ячейки С, а напоследок — заслуженный отдых и приятные задачи из квадрата D.

Последовательный план. Более жизненный сценарий: сначала выполняем срочные задачи из квадрата A — если их нужно сделать прямо сейчас. После решаем повседневные задачи из квадрата B, ну а напоследок — дела из ячеек С и D.

Экстренная ситуация. Если на первый план выходят сроки, сначала делаем задачи из квадрата A, после C, а затем B и D. В этой стратегии приоритет — срочность, а следующий за ним — важность.

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

В блокноте или тетради. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник. Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами.

В офисном редакторе. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах — в виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе «Р7-Офис»:

Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы. Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения.

Trello. Популярный сервис с виртуальной доской в основе. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов. Если нужно больше, можно взять платную версию. Её стоимость — от 5 до 17,5 доллара в зависимости от функциональности.

Cerebro. Сервис создан для компаний, которые часто взаимодействуют с визуальными материалами: дизайн-студий, архитектурных бюро, создателей графики и анимации. В Cerebro есть интеграции с графическими и видеоредакторами. Комментарии к задачам можно оставлять не только текстом, но и, например, видео или голосом. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если в команде до десяти человек, услуги обойдутся в 300 рублей в месяц за пользователя. Можно подключить неограниченное количество пользователей — это будет стоить от 1450 до 2950 рублей в месяц за человека в зависимости от функциональности.

Yandex Tracker. Сервис также работает в формате досок. В Yandex Tracker продуманная система аналитики. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди. Также есть учёт временных затрат — функцию можно использовать, например, для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если их больше, сервис будет стоить от 185 до 258 рублей в месяц за пользователя в зависимости от их общего числа.

YouGile. Работает по методологии Agile. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей. Облачная версия стоит 333 рубля в месяц за человека, коробочная версия — 579 рублей за человека при плате за год.

Матрица Эйзенхауэра: главное

• Матрица Эйзенхауэра — таблица, которая позволяет группировать задачи, планировать их выполнение и расставлять приоритеты.
• Задачи в матрице делятся на четыре группы — важные и срочные (A), важные, но несрочные (B), срочные, но неважные (C) и несрочные и неважные (D).
• Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно на простом листе бумаги или в любом офисном редакторе. Контролировать выполнение задач удобно в специальных сервисах для их постановки — например, Trello, Cerebro или YouGile.