Как не терять сотрудников, только пришедших в компанию? Рассказываем об онбординге

Исследования показывают: 90% сотрудников решают, останутся ли они в компании, в первые шесть месяцев работы. Чтобы помочь новичкам адаптироваться, нужен онбординг.

Пересказываем вводный гайд по онбордингу, подготовленный ELMO Software — разработчиком облачных решений для управления персоналом. Пошаговая инструкция поможет подготовиться к встрече нового сотрудника ещё до его первого дня работы.

Бесплатно: 3 книги для буста жизни и карьеры

Помогут занять руководящую должность, избавиться от чувства вины, стыда и неуверенности в себе.

Забрать бесплатно

Что такое онбординг

Онбординг — это действия компании, нацеленные на адаптацию сотрудника на новом рабочем месте. Простыми словами, онбординг — это подготовка новичка к любым задачам. Это посвящение во всё важное, с чем столкнётся сотрудник: от рабочих обязанностей до корпоративной культуры.

Онбординг помогает вступить в должность без стресса. Во время онбординга новичок постепенно знакомится с продуктами компании, коллективом, регламентами и правилами. Если онбординг пройдёт удачно, сотрудник останется в компании надолго, а значит, не нужно будет тратить ресурсы на поиск нового.

Список действий во время онбординга различается от команды к команде. Онбординг начинается в момент предложения о работе, продолжается во время введения в должность и после него. Он может потребоваться, если сотрудник переходит в другую команду в рамках одной компании.

Многие компании превращают онбординг в формальность, но есть множество способов сделать его интересным и полезным. В этом материале мы расскажем, как провести эффективный онбординг.

Онбординг до первого рабочего дня

Перед тем как новый сотрудник придёт на работу, подготовьте всё для его комфортного старта. Помните: большинство людей хотят ещё до своего первого рабочего дня знать, чего от них ждут на работе. Некоторые хотят понимать это, потому что для них важно быть эффективными. Другие просто не хотят выглядеть глупо, если придут в джинсах и свитере, когда остальные сотрудники будут в классических костюмах.

Подготовьте всё для работы. Вы потратили много сил и времени, чтобы найти подходящего сотрудника. Постарайтесь не испортить впечатление о компании. Если в первый же рабочий день возникнут задержки с подготовкой рабочего места, у сотрудника может сложиться впечатление, что от него не ждут продуктивной работы.

Подготовьте заранее:

• рабочий стол, стул, компьютер, нужные кабели;
• логины и пароли от учётных записей;
• рабочие профили в корпоративной системе;
• инструменты для учёта рабочего времени;
• специализированный софт для работы;
• униформу и бейджик — если они есть.

Теперь вы можете быть уверены, что у нового сотрудника есть всё, чтобы начать работу.

Сократите бумажную работу. Оформление бумаг — самая скучная и запутанная часть приёма на работу. Процесс может затянуться, если нет нужных данных.

Постарайтесь до первого рабочего подготовить всё необходимое. Например:

• трудовой договор;
• NDA;
• банковские реквизиты.

Чтобы ускорить работу с документами, принимайте данные банковской карточки и паспорта, ИНН и другую информацию для заключения договора по электронной почте.

Привлеките к онбордингу команду. Онбордингом персонала должен заниматься не только HR-менеджер. Сотрудники компании также должны участвовать в адаптации. Если у новичка не окажется доступа к нужному ему ресурсу, ему будет проще обратиться к коллеге, чем в HR-отдел.

Непосредственный руководитель должен общаться с новым сотрудником ещё до первого дня работы, чтобы понять его слабые и сильные стороны. Тогда уже в первые дни работы получится составить план развития специалиста.

Можно попросить ключевых лиц компании, руководителей команд, менеджеров проектов составить приветственное сообщение для новичков в текстовом или видеоформате.

Когда в онбординге участвуют и HR-менеджеры, и члены команды, они могут сообщать друг другу, кто из сотрудников попадает в группу риска. Речь идёт о тех, кто может скоро уволиться, или тех, кому не хватает компетенций для работы. Это поможет улучшить процесс адаптации.

Поделитесь с новичком информацией о компании. Люди хотят работать в организациях, которые соответствуют их ценностям и убеждениям. Поэтому рассказывайте новым сотрудникам о вашей культуре, ценностях, бренде и стиле работы. Но не перегружайте их информацией. Отправьте новому сотруднику:

• видеоприветствие от генерального директора;
• презентацию с историей компании, рассказом о её ценностях;
• презентацию или видео с представлением сотрудников компании — кто есть кто;
• список терминов и сленговых слов, которые используют в компании;
• описание командных ритуалов;
• расписание рабочего дня.

Можно пригласить новичка в чаты с сотрудниками компании и социальные сети ещё до первого рабочего дня. Так он сможет заранее понять, какой стиль общения принят в команде.

Онбординг в первый день работы

Даже самый талантливый и общительный человек может бояться первого дня на новой работе, потому что его ждёт неизвестное. В этот день новички перегружены информацией, они должны познакомиться с многочисленными новыми коллегами. Поэтому сосредоточьтесь на знакомстве и объясните сотруднику, какие ритуалы существуют в команде.

Назначьте наставника. Лучше, если наставником будет товарищ по команде, а не непосредственный начальник. Так и новичку, и наставнику будет комфортнее — они будут друг с другом на равных. Новичок может задавать наставнику вопросы об офисе, культуре, коллективе. Наставник может познакомить новичка со всеми членами команды и провести экскурсию по офису.

Расскажите сотруднику о культуре компании. Информацией о компании вы поделились ещё до первого рабочего дня. Теперь объясните, как всё работает на практике. Пусть влиятельные лица компании или хотя бы команды поделятся мнением о ценностях. Пусть они расскажут, как эти ценности влияют на работу.

Только 32% компаний доносят свои ценности до кандидатов на вакансию и новых сотрудников, поэтому во многих компаниях новые сотрудники быстро увольняются и менеджерам приходится искать новых.

Сделайте знакомство с командой и рабочим местом приятным. Подумайте, что делает вашу команду уникальной, что выделяет её на фоне других. Расскажите об этом новому сотруднику.

Определите, кто проведёт экскурсию и познакомит со всеми — HR-менеджер, руководитель команды или наставник новичка.

Сотруднику нужно показать все важные места в офисе: где находятся кухня, кофеварка и печенье, где можно помыть руки и распечатать документы.

Если у сотрудника есть собственное рабочее место, выделите его чем-то. Например, можно оставить стикеры с полезными советами. Если компания работает в формате hot desking, когда сотрудники могут занимать любое свободное место и менять его, подготовьте для сотрудника забавный «набор для путешествий». В набор может входить ноутбук, блокнот, ручка и чашка или сладости.

Расскажите, как стать ценным сотрудником. Расскажите, какие навыки в компании ценятся больше всего. Что нужно уметь и знать, чтобы быть ценным независимо от специальности? Пусть новый сотрудник расскажет о своих сильных и слабых сторонах своему руководителю. Тогда новичку помогут составить план для развития знаний и навыков.

Онбординг после первого рабочего дня

Перенеситесь на три месяца и на год вперёд. Вы всё ещё поддерживаете нового сотрудника? Онбординг не должен заканчиваться в первый рабочий день.

Разработайте план, чтобы новичок влился в работу с первых дней. Новый сотрудник может стать эффективным уже с первой недели работы. Определите шаги для достижения цели вместе с руководителем, но не перегружайте новичка с самого начала семинарами по продуктам компании и тяжёлыми задачами. Вводите его в должность постепенно.

Устанавливайте чёткие OKR. Систему OKR используют в Google и других крупных компаниях. OKR помогают придумывать измеримые цели и вовлекать команду в них. С помощью OKR вы можете объяснить, как работа нового сотрудника влияет на цели команды, а он сможет принимать более обоснованные решения.

Укрепляйте социальные связи в команде и со стейкхолдерами. Большинству людей важно, какие отношения складываются внутри компании. Они влияют на то, как долго сотрудник проработает. Поэтому организуйте для новичка как можно больше индивидуальных и групповых встреч с людьми, с которыми ему придётся работать напрямую.

Вдохновляйте. Вспомните: когда вы были новым сотрудником, вы обращались к кому-то за поддержкой, вдохновением и советом? Когда руководитель команды и HR-менеджер делятся опытом, обучают, это показывает сотруднику, что компания заинтересована в его развитии.

Управляйте испытательным сроком. Часто длительность испытательного срока оставляют на усмотрение руководителя команды или менеджера проектов. Чтобы не проверять знания и умения нового сотрудника в суматохе, лучше установить испытательный срок от трёх до шести месяцев. В этот период нужно регулярно проверять, чем занимается сотрудник, что у него получается, а что нет.

Поздравьте сотрудника с годовщиной работы и с первыми успехами. Исследования показывают, что до 23% новичков, которые прошли плохой онбординг, уходят с работы в течение первого года. Поэтому первая годовщина — отличный повод поразмышлять о достижениях, спланировать дальнейшее развитие и отпраздновать.

Собирайте обратную связь. Нужно постоянно улучшать процесс найма и онбординга сотрудников. Регулярно проводите опросы, чтобы оценивать, насколько сотрудники довольны работой, командой и компанией. Анализируйте информацию и ищите, что можно улучшить.

Главное — в пяти пунктах

• Онбординг начинается ещё до прихода нового сотрудника на работу. Подготовьте все необходимые документы и рабочее место заранее — тогда в первый рабочий день вам не придётся делать всё в спешке. Заодно вы поддержите хорошее впечатление нового сотрудника от компании.
• Заранее подготовьте нового сотрудника к первому рабочему дню. Так он будет чувствовать себя более комфортно. Отправьте ему презентацию о компании, добавьте его в командные чаты и социальные сети.
• В онбординге должны участвовать HR, руководитель и члены команды: это нужно, чтобы новичок понимал, к кому обращаться с вопросами. Будет полезно, если вы выделите для новичка наставника, который познакомит его с командой и расскажет, где пить чай и кого спрашивать о документах.
• Разработайте вместе с руководителем план, который поможет новому сотруднику влиться в работу как можно скорее. Не перегружайте новичка информацией и задачами в первую неделю.
• Онбординг не заканчивается в первый день. Поддерживайте сотрудника на протяжении всего его срока работы. Например, отпразднуйте его первую годовщину в компании. Тогда сотрудники будут чувствовать себя ценными.