Декомпозиция целей: что это и как она работает в бизнесе, менеджменте и жизни

О методе рассказал

Владимир Завертайлов

Основатель Scrum-студии «Сибирикс». Студия работает с крупными проектами. В числе её клиентов — «Северсталь», Disney, «Атол» и многие другие.

Чтобы достичь амбициозной цели, нужно составить план действий и понять, какие ресурсы для этого понадобятся. Оценить предстоящую работу поможет декомпозиция.

• Что такое декомпозиция целей
• Зачем нужна декомпозиция
• Какие принципы разделения существуют
• Какие способы декомпозиции можно использовать
• Как оценить и измерить результат
• Как правильно декомпозировать: советы
• Каких ошибок стоит избегать

Что такое декомпозиция целей

Декомпозиция целей — разделение большой цели на несколько взаимосвязанных задач или этапов. При декомпозиции используют приём «от сложного к простому»: цель разбивают на блоки задач, блоки — на задачи, их — на подзадачи.

Метод декомпозиции используют везде — в менеджменте, бизнесе, маркетинге. Без него нельзя начать масштабный проект, например разработку сайта. Также он помогает в достижении личных целей — выучить английский язык, получить новую должность, переехать.

Зачем нужна декомпозиция целей

Декомпозицию используют, чтобы упростить достижение цели. Она помогает:

• разобраться, какие этапы будет включать путь к цели;
• понять, какие подзадачи нужно выполнить в первую очередь, что делегировать, а что отложить на будущее;
• наглядно показать объём работ и оценить трудозатраты;
• подготовить ресурсы для выполнения всех этапов;
• оценить, реально ли достичь цели при имеющихся сроках и ресурсах.

У декомпозиции могут быть дополнительные задачи.

При работе со стратегическими целями декомпозицию используют, чтобы визуализировать схему работы и упростить её выполнение. С её помощью можно понять, как будут связаны этапы стратегии и как должны взаимодействовать отделы и сотрудники. Можно заранее организовать это взаимодействие — и сэкономить время, которое ушло бы на решение проблем коммуникации.

При работе с целями компании декомпозицию используют, чтобы снизить риск не достичь намеченного. Сотрудники могут использовать инструмент, чтобы составить план работ и утвердить его с руководителем. Это избавит от риска того, что сотрудники неверно поняли задачу или рассчитывают на ресурсы, которых у компании нет.

При работе с личными целями декомпозиция нужна, чтобы упростить процесс и избавиться от переживаний. Когда глобальная цель превращается в простые и понятные, человек меньше нервничает. А ещё он может избавиться от прокрастинации, которая возникает среди прочего из-за отсутствия пошагового плана действий.

Принципы декомпозиции целей

Цели декомпозируют в соответствии с принципами, которые также можно использовать для декомпозиции проектов, задач, процессов и работ. Вот основные принципы:

• Декомпозицию всегда проводят от общего к частному. Сначала выделяют основные группы задач, их делят на более мелкие и так далее. У каждой группы должны быть свои цели и измеримый результат.
• Работы, нужные для достижения дели, делят на группы. Разделять можно по дедлайнам, ответственным, этапам выполнения и так далее.
• Каждую группу детализируют до уровня простых задач, которые можно быстро выполнить. Но важно следовать здравому смыслу — микроскопические этапы тоже не нужны. Если, глядя на подзадачу, вы легко представляете алгоритм её выполнения, декомпозировать её не нужно.
• Для всех этапов назначают дедлайны. Это нужно, чтобы понять приоритеты и сроки достижения глобальной цели.
• Для каждого этапа составляют описание. В нём нужно указывать ответственных лиц, контакты подрядчиков, названия компаний — всё, что может понадобиться в работе.
• Задачи не должны дублироваться и противоречить друг другу. Это может привести к тому, что достичь цели в назначенный срок не получится.

Способы декомпозиции целей

Способов декомпозиции целей много. Перечислим самые популярные в менеджменте.

Дерево целей и задач

Это иерархическая структура в форме перевёрнутого дерева. «Корень» — цель, от него отходят крупные «ветви» первого порядка: это блоки работ. От крупных ветвей отходят ветви поменьше — задачи и подзадачи.

Древовидная структура подходит для проектов, которые можно разделить на независимые друг от друга блоки. Она показывает, в каких блоках больше всего работы, и позволяет охватить глобальную картину процесса.

Пошаговая декомпозиция

Это разделение пути к цели на этапы. У каждого этапа есть свой срок и измеримый результат. Пока не завершён предыдущий этап, нельзя переходить к следующему.

Этот способ декомпозиции целей подходит для проектов, в которых важна последовательность действий. Пошаговую схему представляют в виде плана работ или горизонтальной шкалы. В последнем случае схема показывает даты достижения цели.

Декомпозиция по меняющимся показателям

Этот способ похож на предыдущий, но за основу берут количественные показатели. К основной цели движутся постепенно.

Этот способ подходит для целей, при движении к которым можно фиксировать показатели. Например, для маркетинговых или спортивных. Если глобальная цель — получить 20 тысяч подписчиков в группе во «ВКонтакте», можно разбить путь к ней на этапы: сначала достичь тысячи подписчиков, потом — пяти тысяч и так далее.

Интеллект-карты

Принцип создания интеллект-карт такой же, как у дерева целей и задач, но ответвления идут не сверху вниз, а от центра к краям. Кроме того, некоторые из них могут быть связаны. Например, вёрстка сайта может зависеть от дизайна, хотя это разные группы работ.

Интеллект-карты подойдут для небольших проектов. Слишком крупные цели будет сложно визуализировать и охватывать единым взором.

Декомпозиция в один шаг

При использовании этого метода цель декомпозируют не полностью. Сначала определяют первый этап , разбивают его на задачи и подзадачи, прописывают необходимый результат. Когда первый этап выполнен, планируют второй — и так далее.

Этот способ подойдёт, когда нужно быстро начать выполнение глобальной цели, а данных для полной декомпозиции недостаточно. Он позволяет гибко планировать этапы, но с его помощью нельзя заранее рассчитать ресурсы для достижения цели.

SMART

Это метод, согласно которому цель и каждая задача в декомпозиции должны быть:

• S — specific — конкретными и понятными;
• M — measurable — измеримыми в количественных показателях;
• A — achievable — достижимыми с имеющимися ресурсами;
• R — relevant — значимыми;
• T — time bound — ограниченными по времени.

Например, правильная задача по этому методу звучит так: «Увеличить количество подписчиков группы во „ВКонтакте“ вдвое к июлю 2023 года». При этом у вас должен быть достаточный бюджет и объём человеческих ресурсов для продвижения группы. Нужно также, чтобы это вписывалось в общий маркетинговый бюджет и стратегию.

Этот метод подходит для любых проектов. Он позволяет сразу отсеять нерелевантные или невыполнимые задачи и сконцентрироваться на сроках.

Метод Брайана Трейси

Брайан Трейси — американо-канадский мотивационный спикер и бизнес-тренер. Он предложил достигать целей в несколько этапов:

• формулировка желаемой цели;
• формулировка её подробного описания;
• составление списка выгод от достижения цели;
• подсчёт стартовых ресурсов;
• определение сроков;
• определение рисков и препятствий на пути к достижению цели;
• сбор максимального объёма информации о цели и её анализ;
• составление списка партнёров, подрядчиков и других ответственных лиц, которые могут помочь вам с достижением цели;
• как можно более точное определение результата;
• составление плана достижения цели в хронологическом или в приоритетном порядке

Этот метод обычно применяют при декомпозиции масштабных целей, для достижения которых важен первичный анализ, сбор информации, оценка возможных перспектив и рисков. Например, его можно использовать, если цель — получить 25% рынка вместо текущих 3%. Метод применяют при декомпозиции и глобальных целей, и этапов их достижения.

Читайте также:

«Меня уже сокращали в 2014‑м. Я сразу понял, к чему всё идёт»: путь от инженера до проджекта

Как оценить и измерить результат

Чтобы оценить результат, используют разные показатели. Достижение цели может выражаться:

• В количественных показателях — числе подписчиков, заработанной сумме, количестве выполненных проектов.
• В качественных показателях — насколько выросла лояльность клиентов или улучшилась физическая форма.
• В сроках — на сколько сократилось время проекта или удалось ли ежедневно тренироваться на протяжении полугода.
• В том, выполнена или не выполнена какая-то задача — например, сдать экзамен IELTS или исполнить на гитаре сложную композицию.

Когда установлены метрики, проводят декомпозицию. После декомпозиции желаемые показатели можно скорректировать — например, в соответствии со сроками или ресурсами.

Как правильно декомпозировать цели: советы

• Обязательно продумывайте показатели, которых вы хотите достичь в целом и на каждом этапе. Используйте для этого метод SMART.
• Если проект большой, подробно описывайте только приоритетные задачи, а второстепенные наметьте — так декомпозиция пройдёт быстрее. По мере продвижения к цели вы сможете корректировать и дополнять второстепенные этапы.
• Описывайте задачи так, чтобы было понятно. Напишите не «тренер», а «написать тренеру в WhatsApp» — иначе вы можете забыть, что имели в виду.
• Не давайте волю прокрастинации. Примите то, что идеального списка задач никогда не получится — достаточно просто хорошего.
• Разделяйте этапы и группы задач не более чем на девять шагов. Слишком подробная декомпозиция отнимает время и приводит к тому, что проект становится сложно охватить одним взглядом.
• Не устанавливайте сроки и бюджет «впритык». С большой вероятностью эти показатели изменятся в процессе, поэтому нужно иметь хотя бы минимальный запас.
• После декомпозиции цели обязательно проверьте список задач и подумайте, нельзя ли что-то сократить, объединить или оптимизировать. Так вы потратите меньше ресурсов и сделаете путь к цели проще.
• Если нужно, пересматривайте итоговую цель по итогам выполнения групп задач. Например, если на каком-то этапе вы потратили больше ресурсов, чем планировали, это отразится и на итоговом результате.
• Используйте сервисы для визуализации декомпозиции — так схема работы всегда будет под рукой.