Что такое прямые и косвенные затраты и как с ними работают при налоговом учёте

Компании и индивидуальные предприниматели, работающие на ОСН, обязаны разделять расходы на прямые и косвенные в налоговой отчётности. Знать, чем различаются эти расходы, полезно всем, кто работает с финансами бизнеса.

В этом материале Skillbox Media рассказываем главное о прямых и косвенных расходах:

• что такое прямые и косвенные расходы;
• какой бизнес должен вести разделение затрат;
• как отражать расходы в налоговой отчётности.

Помогла разобраться

Валерия Нечаева

Куратор курсов «Профессия Бухгалтер» и «Профессия Финансовый менеджер» в Skillbox. Прошла путь от помощника бухгалтера до финансового директора. Работала в стартапах и крупных компаниях. 11 лет в профессии.

Что такое прямые и косвенные затраты

Все расходы бизнеса можно разделить на два типа: прямые и косвенные. Каждая компания сама определяет, к какой категории отнести статью расходов, — в законодательстве строгого перечня нет, только рекомендательный.

Прямые расходы — это деньги, которые компания потратила на производство товара или услуги. Как правило, к этой категории относят деньги, потраченные на закупку сырья, техническое обслуживание оборудования и зарплату сотрудников, которые изготовили продукт. Прямые расходы включают в себестоимость товара или услуги.

Например, в мини-кофейне к прямым расходам можно отнести покупку расходных материалов — зёрен, молока, сахара, крышек и стаканчиков. В эту же категорию включают зарплату бариста, а также страховые взносы и налоги, которые работодатель уплачивает за него.

Косвенные расходы — это деньги, потраченные на обеспечение работы компании в целом, а не на сам продукт. Это могут быть затраты на аренду помещения, коммунальные услуги, зарплату вспомогательного персонала, рекламу, обучение сотрудников или командировки.

Допустим, кофейня арендует помещение и оплачивает утилизацию мусора, свет и воду. Кроме бариста, в ней работает управляющий, который заказывает расходники, занимается документацией и запускает таргетированную рекламу, чтобы привлекать новых клиентов.

Кроме того, владелец кофейни нанимает бухгалтера на аутсорсе раз в год, чтобы тот подготовил отчётность для ФНС. Все эти расходы нельзя отнести непосредственно к производству продукта, но они нужны для ежедневной работы заведения.

Какой бизнес должен вести разделение затрат

Разделять расходы на группы должны компании и индивидуальные предприниматели, которые используют ОСНО. Размер налоговой базы у них зависит от величины прямых и косвенных расходов.

Читайте также:

Общая система налогообложения: всё, что нужно знать о работе на этом режиме

Компаниям, использующим УСН, АУСН, НПД, ПСН или ЕСХН, вести учёт прямых и косвенных затрат не нужно.

Как отражать прямые и косвенные затраты в налоговой отчётности

Компания должна прописать, какие расходы она относит к косвенным, а какие — к прямым, в своей учётной политике. Этот документ необходимо составить в течение 90 дней с момента регистрации юридического лица. С его помощью бизнес ведёт бухгалтерский и налоговый учёт.

Как учитывать прямые затраты. Прямые затраты вычитают из дохода компании только в момент продажи товара. Например, кофейня закупает зёрна, молоко и расходники ежемесячно. Напитки готовят и отдают покупателю сразу же. Таким образом, прямые затраты на их производство учитывают в документации за тот же период.

А вот производителям товаров длительного хранения важно учитывать, когда именно их продукт был продан. Например, производитель шампуня потратил деньги на выпуск партии товара в конце 2023 года. Её постепенно распродавали в январе, феврале и марте 2024 года. Вычесть прямые расходы из доходов производитель шампуня сможет только в отчётности за первый квартал 2024 года.

Как учитывать косвенные затраты. Их вычитают из доходов компании в момент возникновения. Например, если кофейня потратила 50 тысяч рублей на рекламу в апреле 2024 года, то эти расходы записывают в отчётность за второй квартал этого же года.

В декларациях за каждый налоговый и отчётный период расходы указывают в Приложении №2 к Листу 2:

• прямые расходы — код строки 10;
• косвенные расходы — код строки 40;
• внереализационные расходы — код строки 200.

Главное о прямых и косвенных затратах в 3 пунктах

• Прямые затраты — это средства, потраченные на создание товара или услуги. Чаще всего к ним относят сырьё, расходные материалы и зарплату сотрудников, которые заняты на производстве.
• Косвенные затраты — это деньги, потраченные на обеспечение работы компании. Как правило, к ним относятся затраты на аренду помещений, коммунальные услуги, зарплату административных сотрудников или рекламу.
• Составлять перечень прямых и косвенных затрат должны все ИП и компании на ОСНО. Список включают в учётную политику и утверждают в ФНС. В соответствии с ним компания заполняет налоговые декларации и учитывает доходы и расходы в каждом отчётном и расчётном налоговом периоде.

Как узнать больше об открытии бизнеса и налогах

• Если вы хотите узнать больше о системах налогообложения, прочитайте подробные гайды Skillbox Media об ОСНО, УСН, ПСН, НПД, АУСН, ЕСХН. В них мы подробно разбираем, кому подходит тот или иной режим, какие налоги и взносы нужно платить и как заполнять отчётность.
• Ещё у нас есть подробные инструкции: как открыть ООО, как открыть ИП, как стать самозанятым. Если вы только собираетесь открыть своё дело и не знаете, какую форму выбрать, прочитайте статью «Что выбрать: ИП или ООО».
• Чтобы лучше разбираться в отчётности, налогах и построении финансовой модели компании, пройдите курс «Финансы для предпринимателя». Он подойдёт как опытным управленцам, так и предпринимателям-новичкам.