Что такое должностная инструкция и как с ней работать

Обязанности и права работника можно прописать в трудовом договоре. Но если их много, лучше составить отдельный документ — должностную инструкцию. Она обезопасит работодателя в случае трудовых споров и поможет лучше контролировать рабочий процесс.

В этой статье рассказываем главное о должностных инструкциях. Материал будет полезен руководителям, тем, кто связан с кадровым учётом, и тем, кто хочет разобраться в своих обязанностях.

• Что такое должностная инструкция
• Какие есть виды инструкций
• Что нужно писать в должностной инструкции
• Как утвердить документ в компании
• Сколько нужно хранить должностную инструкцию

Статью проверила партнёр и руководитель трудовой̆ практики Balashova Legal Consultants Анастасия Зайцева.

Что такое должностная инструкция и обязательна ли она

Должностная инструкция (ДИ) — это внутренний документ, в котором работодатель определяет подчинённость, требования к квалификации, права и обязанности сотрудника, зону его ответственности и порядок вознаграждения.

Обязательно ли составлять должностную инструкцию? Нет, это не обязательный документ, согласно Письму Минтруда РФ от 25.04.2022 №14-2/ООГ-2707. Каждый работодатель сам решает, составлять ли должностную инструкцию и в какой форме это сделать. Для компаний, в которых не используют ДИ, никаких санкций не предусмотрено.

Но если работодатель хочет чётко регламентировать работу сотрудников и защитить как свои, так и их права, инструкцию лучше составить. Документ поможет объективно оценивать результат работы сотрудника, а также разрешать споры между работодателем и подчинённым, если они возникнут.

Кроме того, наличие должностной инструкции позволяет мотивированно отказать кандидату в приёме на работу. Это возможно, если у него отсутствует необходимый опыт, навыки и образование, которые требуются на должности.

Чаще всего ДИ составляют крупные компании и государственные учреждения, чтобы регламентировать обязанности большого количества сотрудников. Кроме того, документ будет полезен среднему и малому бизнесу.

Кто должен составлять должностную инструкцию? В Трудовом кодексе РФ нет указаний на этот счёт. Это может быть генеральный директор, руководитель одного из отделов или юрист.

Лучше всего, чтобы раздел с обязанностями составил тот, кто хорошо понимает специфику работы специалиста. Как правило, это его непосредственный руководитель. Все остальные разделы в идеале составляет юрист совместно с работником отдела персонала, чтобы исключить возможные ошибки и нарушения законодательства.

Какие бывают виды должностных инструкций

Должностные инструкции можно условно разделить на два вида: индивидуальные и типовые. Объясним, в чём разница между ними.

Типовую должностную инструкцию можно составить для всех сотрудников, которые работают на одинаковой должности, обладают одинаковыми компетенциями и выполняют схожие задачи.

Например, если в супермаркете посменно работает 40 продавцов-консультантов, для них будет действовать единая ДИ, поскольку круг обязанностей у них одинаковый.

Если в компании есть грейды, например младший и ведущий специалист, то для каждого из них необходимо составить свою ДИ. Это позволит обозначить разницу в компетенциях, круге обязанностей и уровне зарплаты сотрудников.

Индивидуальную должностную инструкцию составляют под конкретного сотрудника с учётом его обязанностей, опыта и навыков.

Например, индивидуальную ДИ можно написать для специалиста в очень узкой области или для топ-менеджера. У таких сотрудников специфический круг обязанностей, а других людей, занимающих эту же должность, в компании нет.

Индивидуальные ДИ используют редко, поскольку их сложно применить к другим сотрудникам: те могут не соответствовать описанным в документе критериям.

Что должно быть указано в должностной инструкции

Единого стандарта должностных инструкций не существует, но есть примерный перечень пунктов, которые прописывают практически всегда. Вот что чаще всего включают в документ.

Общие положения. Это вводная часть инструкции, в которой указывают название должности сотрудника и его место в иерархии компании. В ДИ можно прописать, кому сотрудник подчиняется и есть ли кто-то в подчинении у него самого. Здесь же компания может указать требования к работнику — наличие высшего образования по специальности, требуемый стаж работы и другие компетенции.

Например, в требованиях к должности руководителя отдела бухгалтерии можно указать обязательное наличие диплома по специальности «Бухгалтерский учёт» и опыт на аналогичной должности не менее двух лет. В подчинении у главного бухгалтера будут младшие сотрудники, а он сам будет отчитываться перед генеральным директором компании.

Обязанности и трудовая функция. В этом пункте указывают все должностные обязанности работника. Чем подробнее они будут расписаны, тем меньше будет вероятность разночтений, а также возможных споров между сотрудником и работодателем.

Например, в ДИ главного бухгалтера нужно указать, что он заполняет и отправляет в ФНС всю налоговую отчётность компании, выставляет счета контрагентам, а также заведует начислением зарплат, отпускных и больничных.

Также к обязанностям относится выполнение требований локальных нормативных актов и соблюдение дисциплины: режима рабочего времени, корпоративной этики и так далее.

Как руководитель, главный бухгалтер имеет право передавать часть своих задач младшим сотрудникам, но обязан контролировать результаты. Если подчинённые не отправят отчётность в ФНС вовремя, ответственность понесёт именно главный бухгалтер.

Ещё в должностной инструкции можно указать возможность поручения сотруднику других задач, которые входят в его трудовую функцию. Например, бухгалтер может сделать смету для проекта или провести закупки для компании. А вот попросить бухгалтера прибраться в офисе или написать код для сайта нельзя — эти действия в его трудовую функцию не входят.

Права сотрудника. К ним относится, например, право на доступ к информации, которая нужна для выполнения работы, или на пользование спецтехникой на производстве.

Так, главный бухгалтер имеет право на доступ к рабочим программам, например «1С», на доступ к внутренней документации и счетам для проведения всех финансовых операций компании.

Ответственность. Работодатель может включить в ДИ перечень действий, за которые сотруднику будет грозить ответственность в соответствии с трудовым законодательством и правилами внутреннего распорядка компании. К таким нарушениям могут отнести разглашение личных данных сотрудников или коммерческой тайны, несоблюдение субординации, задержку в подаче отчётов, некорректное отношение к коллегам и клиентам.

Например, если главный бухгалтер не сформирует вовремя зарплатные ведомости, сделает ошибку в налоговой отчётности или нагрубит сотрудникам, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Читайте также:

Что такое дисциплинарные взыскания и как их применять

Как утвердить должностную инструкцию

Должностную инструкцию можно составить как отдельный локальный нормативный акт, так и в качестве приложения к трудовому договору сотрудника.

Как правило, общую форму должностной инструкции утверждает руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник, отвечающий за персонал в компании, на которого руководитель выписал доверенность. Это может быть, например, заместитель директора или руководитель отдела персонала. Должностную инструкцию для самого руководителя компании при необходимости утверждают коллективно руководящие органы компании согласно её уставу. В ООО это будет совет директоров, в АО — собрание акционеров.

Важно, чтобы процедура утверждения документов соответствовала процедуре, указанной в уставе компании. Иначе документы не будут иметь юридической силы.

Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Порядок ознакомления зависит от способа утверждения ДИ. Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, экземпляр инструкции при найме на работу должны подписать сотрудник и уполномоченное лицо компании.

Если должностную инструкцию оформляют в качестве локального нормативного акта, сотрудника ознакамливают с ней под подпись до подписания трудового договора.

Как вносить изменения в должностную инструкцию. Изменения в уже существующие инструкции вносят в том же порядке, в каком и утверждают.

Если инструкция — это локальный нормативный акт, то нужно выпустить приказ с указанием изменений, утвердить новую редакцию ДИ и ознакомить с ней сотрудника под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то с сотрудником заключают дополнительное соглашение, в котором фиксируют все изменения.

Что делать, если сотрудник сменил должность или у него появились новые обязанности. Допустим, сотрудник перевёлся в другое подразделение компании или получил повышение до старшего специалиста.

Если ДИ — локальный нормативный акт, сотрудник должен ознакомиться с ДИ по новой должности под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то потребуется, чтобы ДИ подписали сотрудник и уполномоченный руководитель.

Ещё у работника могут появиться новые обязанности на текущей должности. Например, главный бухгалтер может взять на себя проверку контрагентов перед заключением сделок или общение с банками по поводу открытия новых счетов.

В этом случае работодатель сначала должен получить у сотрудника письменное согласие на внесение изменений в обязанности, прописанные в ДИ. После этого можно скорректировать ДИ, а затем ознакомить сотрудника с обновлённым документом в порядке, который использовался при подписании первоначальной редакции ДИ.

Сколько хранится должностная инструкция

Срок хранения должностной инструкции не указан в Трудовом кодексе РФ. Но в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236 упоминается, что должностные регламенты или инструкции для сотрудников хранятся от 50 до 75 лет.

Где именно нужно хранить документ, в законах также не указано, поэтому это остаётся на усмотрение руководителя. Важно обеспечить сохранность документов — в частности, от пожара.

Как правило, ДИ, которые являются локальными нормативными актами, хранятся в архиве вместе с другими корпоративными документами или в системе электронного документооборота. Должностные инструкции, оформленные как приложение к трудовому договору, хранятся в аналогичном хранению трудового договора порядке.

Главное о должностных инструкциях в 3 пунктах

• Должностная инструкция — это внутренний документ, который компания может разработать для любой из имеющихся в штате должностей. В нём указывают обязанности и права сотрудника, а также санкции при возможных нарушениях.
• Должностная инструкция облегчает работодателю контроль за рабочим процессом, а сотруднику даёт чёткое понимание, что именно он должен делать. Также этот документ помогает регулировать возможные споры, которые могут возникнуть между компанией и работником.
• Государством не установлены структура и вид документа, поэтому работодатель может составить его в свободной форме. Лучше всего, чтобы инструкцию перед утверждением проверил юрист, а обязанности определял человек, хорошо знакомый со спецификой работы.