«Битрикс24»: большой обзор функций для тех, кто выбирает CRM или автоматизирует бизнес

Обычно, когда говорят о «Битрикс24», имеют в виду CRM-систему. На самом деле «Битрикс24» — сервис для управления бизнес-процессами. Кроме CRM, в нём много функций, которые позволяют управлять продажами, менеджерами, контролировать процессы, анализировать данные и многое другое.

Рассказываем, для чего нужен «Битрикс24» и что входит в раздел CRM. Наш обзор поможет понять, подходит ли сервис вашему бизнесу.

Эту статью помог подготовить сооснователь компании — интегратора CRM AlarmaPro Александр Кирсанов. Также мы спросили других предпринимателей, почему они пользуются «Битрикс24».

Знает всё о «Битрикс24»

Александр Кирсанов

Предприниматель, сооснователь компании — интегратора CRM, сертифицированного партнёра amoCRM и «Битрикс24» — AlarmaPro.

• Что такое «Битрикс24»
• Какие функции есть в «Битрикс24»
• Как управлять продажами с помощью «Сделок»
• Как работать с товарами и остатками
• Как найти и понять своего клиента
• Как быстро готовить документы и счета
• Как оценить эффективность продаж и работу сотрудников
• Что говорят пользователи: плюсы «Битрикс24»
• Что говорят пользователи: минусы «Битрикс24»

Что такое «Битрикс24»

«Битрикс24» — сервис, который предоставляет набор инструментов для организации работы бизнеса. Работает в браузере, мобильном приложении и десктопной версии на Microsoft и macOS. Сервис создан в 2012 году российской компанией «Битрикс» предпринимателя Сергея Рыжикова.

С помощью «Битрикс24» можно вести задачи и проекты, проводить видеоконференции, контролировать продажи, создавать интернет-магазины и сайты в конструкторе, вести складской учёт, отслеживать показатели сайта и многое другое.

Сервисом пользуются как маленькие команды из 2–3 человек, так и крупные компании с большим штатом: интернет-магазины, диджитал-агентства, сетевые магазины, операторы сотовой связи и другие.

В «Битрикс24» три тарифа: базовый — 2490 рублей в месяц, стандартный — 6990 рублей в месяц и профессиональный — 13 990 рублей в месяц. Есть ещё специальный тариф «Энтерпрайз» за 33 990 рублей в месяц — он подходит крупным компаниям с большим штатом и числом клиентов.

Иногда «Битрикс24» проводит акции, и новые клиенты могут подключить выбранный тариф со скидкой. Например, в октябре 2023 года скидка для новых клиентов составляла 20%.

Стоимость зависит от лимита: чем дороже тариф, тем больше пользователей можно подключить. Также тарифы различаются количеством функций.

Есть демоверсия, которая позволяет пользоваться всеми функциями тарифа «Профессиональный» 15 дней.

Для регистрации в сервисе достаточно ввести свой email. Система сгенерирует индивидуальную ссылку для входа в систему. Затем откроется доступ к личному кабинету.

Какие функции есть в «Битрикс24»

«Битрикс24» позволяет объединить различные бизнес-процессы в одном рабочем пространстве. Управлять компанией, персоналом и продажами можно прямо из личного кабинета — в нём собраны все инструменты, которые могут потребоваться для работы.

Коммуникация с сотрудниками. В раздел входят сервисы, которые помогают взаимодействовать с сотрудниками, — например, корпоративные мессенджеры, сервисы для звонков, почтовые сервисы. Сотрудники могут общаться в чате между собой, хранить документы на облачном диске и обмениваться ими с коллегами.

Каждый сотрудник может настроить своё рабочее пространство так, как удобно ему, — например, отображать его в виде канбан-доски. Есть календарь, в котором можно планировать рабочий график и выделять слоты под определённые задачи, и другие полезные функции.

Все инструменты для коммуникации находятся в разделе «Совместная работа».

Постановка задач и контроль. Можно ставить задачи отдельным сотрудникам или сразу отделу. Если в работе несколько проектов, то можно сформировать группы сотрудников для каждого проекта и ставить задачи конкретной группе — так будет легче отслеживать результаты работы над проектами.

Каждому сотруднику можно дать свой уровень доступа к задачам проекта. Например, менеджеру, который отвечает за итог проекта, можно установить статус «Ответственный». Он получит полный доступ к результатам работы команды, сможет вносить изменения в проект, ставить новые задачи подчинённым, получать дополнительную информацию.

Дизайнеру, который будет готовить баннеры для проекта, можно установить статус «Исполнитель», и он получит доступ только к той части проекта, которая необходима ему для работы. А клиенту, который хочет видеть, как идёт работа над его проектом, будет достаточно статуса «Наблюдатель»: он сможет отслеживать этапы работы, оставлять комментарии, но не сможет вносить изменения в задачу и вмешиваться во внутреннюю работу.

Ещё можно делать проекты открытыми или закрытыми. Открытые видны всем сотрудникам, любой может вступить в них, а к закрытым можно присоединиться только по приглашению.

Изменения в проектах корректируются в реальном времени, поэтому руководителю проще контролировать работу сотрудников и оценивать результаты.

Все проекты и задачи, над которыми работает компания, собраны в разделе «Задачи и проекты».

Работа со складами. В «Битрикс24» можно работать со всеми складами одновременно: готовить документы, отмечать поступление товара, отгрузку, брак, обнаруживать потери, делать списание и прочее.

Все инструменты для работы со складами находятся в разделе «Складской учёт». В нём есть подразделы «Приход», «Реализация», «Перемещение» и «Списание» — можно быстро найти данные о товарах в любой категории. Например, в разделе «Реализация» находятся записи о продажах товаров — описание товара, цена, дата продажи и информация о покупателе. Эта информация позволяет кладовщику правильно оформить доставку.

Рассылки и реклама. В «Битрикс24» можно запустить рассылку или рекламную кампанию, создать задание для менеджеров и собрать контакты клиентов для показа рекламы.

С помощью сервиса можно проводить рассылки в email, соцсетях и по СМС, совершать звонки. Есть готовые шаблоны для email- и СМС-рассылок — они пригодятся, если нет времени создавать собственные. Рассылки можно настроить и отправлять разным сегментам аудитории, чтобы увеличить вовлечённость и привлечь больше клиентов.

Доступны отчёты, позволяющие отслеживать эффективность писем.

Тут же можно настроить доступ к разделам для сотрудников. Например, менеджер может создавать рассылки, настраивать рекламную кампанию, просматривать информацию о клиентах и изменять шаблоны, а исполнитель — только создавать рассылки.

Инструменты для работы с клиентами и рекламой находятся в разделе «Маркетинг».

Создание и запуск сайта или магазина. Если нужен сайт или интернет-магазин, его можно быстро создать по шаблону или с помощью конструктора. При этом дополнительная адаптация не потребуется: конструктор уже адаптирован к разрешению мобильных телефонов и планшетов на ОС iOS и Android.

На сайте уже будет встроенный онлайн-чат, форма заявки и виджет обратного звонка. Другие инструменты — например, кнопки соцсетей или внешнюю аналитику в «Яндекс Метрике» или Google Analytics — нужно будет подключать самостоятельно.

«Битрикс24» предлагает более тысячи готовых шаблонов для разных типов ресурсов — например, новостного сайта, строительного магазина или сайта услуг ветеринара.

Инструменты для создания сайта и управления им находятся в разделе «Сайты и магазины» в боковом меню личного кабинета.

Работа с клиентами и партнёрами. «Битрикс24» позволяет вести «досье» каждого клиента или партнёра и сохранять данные всех его заказов. Основная информация о клиенте — название компании, адрес, контакты, сделки — собирается в карточке. Можно добавлять комментарии — они помогают быстро идентифицировать клиента впоследствии. Например: «Заказывает оптом раз в полгода, постоянно задерживает плату на месяц».

Важная функция: можно проследить путь заказчика — данные о взаимодействии клиента с компанией автоматически подтягиваются из системы сквозной аналитики и отображаются в карточке клиента.

Вся информация о клиентах и партнёрах собирается и хранится в разделе «Компании».

Автоматизация бизнес-процессов и рутины. В «Битрикс24» можно автоматизировать многие бизнес-задачи и повторяющиеся рутинные задачи. Например, настроить автоматическое выставление счёта клиенту после изменения статуса задачи на «Выполнено».

Есть готовые шаблоны, в которых уже прописаны цепочки действий. Например, при оплате документа автоматически изменить статус сделки на «Оплачено».

Нужно выбрать нужный шаблон и установить действие, после которого этот процесс будет запускаться. Например, при входящем звонке у сотрудника будет автоматически открываться новая карточка клиента, и ему не придётся тратить время на поиск.

В «Битрикс24» много разных инструментов — описать все в одной статье не получится. Мы рассмотрим подробнее основные инструменты, которые относятся к управлению продажами: «Сделки», «Товары и склады», «Клиенты», «Продажи» и «Аналитика».

Как управлять продажами с помощью инструмента «Сделки»

«Сделки» — раздел для управления продажами. В нём можно посмотреть дату, когда поступила заявка, информацию о клиенте, сумму сделки, счёт на оплату. Также можно отследить, для какой сделки нужно подготовить документы или выставить счёт, а для какой — созвониться с клиентом, чтобы напомнить о платеже.

Просматривать сделки можно в виде канбан-доски или в виде списка. Канбан-доска удобна, когда нужно быстро просмотреть и оценить ситуацию с продажами, список — когда нужно найти информацию, например, о сделках определённого сотрудника или о заказах компании.

Процесс продажи можно автоматизировать. Например, настроить автоматическую отправку напоминания о платеже клиенту или отправлять сотрудникам напоминания о незакрытых сделках.

Чтобы сделки автоматически попадали в CRM из внешних источников, нужно настроить интеграцию — с почтой, Telegram, онлайн-чатами, Viber и программами для звонков. Также можно настроить импорт из Excel, «Google Таблиц» и так далее.

Чтобы создать новую заявку, нужно нажать кнопку «Создать» и заполнить форму — указать название сделки, её статус, сумму, дату завершения и контакты покупателя.

Как работать с товарами и остатками на складах в «Битрикс24»

В «Битрикс24» есть отдельный раздел «Товары и склады», в котором собирается вся информация о движении товаров. Здесь можно посмотреть количество товаров на складе, характеристики продукции, дату поступления, информацию о поставщиках и клиентах. Раздел разделён на два подраздела — «Каталог товаров» и «Складской учёт».

Раздел «Каталог товаров» помогает менеджерам отследить, достаточно товара или он заканчивается, у каких товаров есть излишки. Ещё по этим данным можно оценить востребованность товара — то, на какие позиции есть спрос.

Во вкладке складского учёта можно проводить основные складские операции: приход, оприходование, перемещение между складами, инвентаризацию, списание, реализацию. Также в «Битрикс24» можно оформлять складские документы и ставить печать прямо в программе.

Чтобы создать товарную позицию, нужно нажать кнопку «Создать» и внести в форму данные товара: характеристики, стоимость, количество на складе. Также можно добавить фотографию товара и штрихкод.

Как найти и понять своего клиента с помощью «Битрикс24»

В разделе «Клиенты» находится информация о клиентах и поставщиках. Контакты физлиц собраны во вкладке «Контакты», юрлиц — во вкладке «Компании». Раздел позволяет держать всю информацию о клиентах в одном месте.

В карточке клиента содержится информация о нём: имя, номер телефона и мессенджеров, комментарий о клиенте, задачи, счета. В карточке компании, помимо основных данных, есть информация о годовом обороте организации и о том, сколько заключено сделок с этой компанией и на какую сумму.

Карточки можно и нужно постоянно дополнять — это поможет составить портрет потенциального покупателя, проанализировать его желания и потребности, разработать индивидуальную программу лояльности. Также на основе собранных данных можно понять, как общаться с целевой аудиторией и какие выгодные предложения можно делать.

Как быстро готовить документы и счета

В CRM «Битрикс24» есть функция форматирования всех документов — например, счетов или коммерческих предложений — по шаблону. Шаблоны находятся в разделе CRM «Продажи».

Счета формируются CRM по шаблону, а поля с реквизитами заполняются автоматически. Счёт можно распечатать или отправить по электронной почте в формате PDF или DOCX.

Составить коммерческое предложение можно парой кликов: все данные о компании и товарах подгружаются из CRM. Также можно настроить напоминания для клиентов. Например, если клиент долго не отвечает, ему придёт уведомление с напоминанием, а у менеджера в личном кабинете «Битрикс24» появится задача связаться с клиентом.

Как определить эффективность продаж и оценить работу сотрудников

В CRM «Битрикс24» можно следить за воронкой продаж, контролировать работу менеджеров, оценивать эффективность рекламных кампаний и прогнозировать доход. Для этого есть специальный раздел «Аналитика».

Информация в разделе отображается в виде диаграмм и графиков. Данные отчётов можно отфильтровать по любым полям. Например, составить отчёты отдельно для заказов с доставкой и без.

В разделе есть всё, что может понадобиться для анализа работы бизнеса: учёт продаж, оценка эффективности работы менеджеров, информация о взаимодействии с клиентами, отчёты, складской учёт, статистика звонков и диалогов. Здесь же находится сквозная аналитика и собираются данные о работе интернет-магазина. Можно кликнуть на любое значение, и «Битрикс24» откроет список соответствующих элементов. Например, при клике на «активные лиды» откроется список контактов, а при клике на сумму — список заказов, из которых сложилась эта сумма.

Продажи. Здесь можно посмотреть воронку продаж, план продаж, динамику и сравнить данные по периодам. Например, сравнить оборот в январе прошлого года с оборотом в январе текущего.

Ещё во вкладке «Продажи» можно увидеть конверсию в продажи и показатели работы менеджеров. Например, сколько запланировано сделок, сколько обрабатывается сейчас и сколько закрыто.

Сравнивать данные можно за последние 30 дней, текущий месяц и предыдущий месяц.

Эффективность менеджеров. Здесь можно посмотреть данные о работе всех сотрудников и средние показатели каждого. Например, сколько сотрудник принял заявок, как долго их обрабатывает и какое количество клиентов стали покупателями.

Клиенты. Здесь отображается информация о клиентах и их финансовом рейтинге — сколько товаров покупает клиент и как часто. Это помогает определить ценность клиента — узнать, сколько прибыли он приносит компании в сравнении с другими клиентами.

Сквозная аналитика. По данным на этой вкладке можно понять, окупается ли реклама: сколько было потрачено и на какую сумму благодаря этому продали товаров. Также можно увидеть, как трафик влияет на продажи: посмотреть, сколько людей зашли на сайт по рекламным объявлениям и сколько из них купили товар.

Отчёты. Вкладка с визуализацией общих данных о менеджерах и продажах. Отчёты отображены в виде презентаций, скачать их нельзя. Можно формировать отчёт по текущему месяцу или кварталу.

В «Битрикс24» можно создавать отчёты по шаблону. Но шаблонов мало, и они малоинформативны. Перечень настроек ограничен, поэтому, даже если создать свой отчёт, он будет практически таким же, как шаблоны. Внедрить более серьёзную систему настройки отчётов в «Битрикс24» нельзя.

Складской учёт. Здесь отображается информация о движении товара на складах. Также в этот раздел можно загрузить данные о складах партнёров — например, Wildberries, Ozon, «СберМаркет», AliExpress.

Если в системе присвоить маркетплейсу статус отдельного склада, то можно из личного кабинета «Битрикс24» следить за остатками и перемещать товары туда, куда нужно. Это удобно: не приходится открывать несколько личных кабинетов в разных маркетплейсах и сравнивать цифры.

Прямо во время разговора с заказчиком можно быстро находить товар по описанию и оформлять сделку. Например, клиент хочет «жёлтую вазу в цветочек». По этому определению поиск быстро найдёт, на каком складе есть такой товар и в каком количестве. Не прерывая разговора, можно создать новую сделку и быстро оформить заказ.

Что нравится пользователям в «Битрикс24»

Мы опросили пользователей «Битрикс24» и выяснили, чем удобен сервис. Среди плюсов пользователи выделили гибкость, универсальность и большой выбор интеграторов.

Гибкость. В «Битрикс24» много готовых решений: шаблоны документов, сайтов, сделок, цепочек продаж. Если чего-то не хватает, можно интегрировать нужные решения. «Битрикс24» легко адаптировать под любые задачи бизнеса.

Универсальность. «Битрикс24» — сервис для управления продажами и бизнес-процессами. Он удовлетворяет множество запросов бизнеса — от коммуникации с клиентами до ведения документооборота и анализа данных.

Большой выбор интеграторов. «Битрикс24» — один из самых популярных сервисов в России, поэтому у него много сертифицированных интеграторов. Список интеграторов «Битрикс24» можно выбрать на сайте сервиса.

Что не нравится пользователям в «Битрикс24»

Опрос пользователей показал, что в «Битрикс24» есть и свои минусы: сложности в настройке сервиса, долгое ожидание ответов техподдержки и баги.

Сложно настраивать. «Битрикс24» — сервис с множеством функций. Поэтому новым пользователям сложно разобраться во всех его возможностях. К тому же инструкции не всегда обновляют вовремя.

Сбои в работе системы. Иногда в «Битрикс24» бывают неполадки. Например, из-за перегруженности серверов что-то не работает. Как правило, неполадки быстро устраняют.

Техподдержка отвечает долго. В «Яндекс Картах» можно встретить отзывы о долгом ожидании ответа от техподдержки. Некоторым приходится ждать 4–12 часов.

Главное о «Битрикс24» в 3 пунктах

• «Битрикс24» — это сервис, который предоставляет полезные инструменты для ведения бизнеса. В нём можно работать в онлайн-режиме — на десктопе или в мобильном приложении.
• «Битрикс24» подойдёт как командам из нескольких человек, так и крупным компаниям с большим штатом.
• С помощью «Битрикс24» можно управлять продажами, анализировать воронку продаж, контролировать сотрудников, вести складской учёт, формировать счета и так далее.