20 дек 2024
0

5 ошибок при переходе на аутсорсинг кадровых и бухгалтерских услуг: найти и обезвредить

Рассказываем, почему не стоит ориентироваться только на цену и как передать провайдеру задачи так, чтобы не пришлось переделывать.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Об ошибках при передаче на аутсорсинг кадровых и бухгалтерских процессов рассказала руководитель проектов аутсорсинговой компании UCMS Group Екатерина Бульдина.

Аутсорсинг кадровых и бухгалтерских услуг — передача части задач бухгалтерского и кадрового учёта внешним провайдерам. Такой подход позволяет компаниям сократить расходы на штат и снизить риски.

Но не все компании, которые передают кадровые и бухгалтерские задачи на аутсорсинг, достигают желаемых результатов. В этой статье для Skillbox Media рассказываю о типичных ошибках компаний.

Ориентироваться только на цену
Не выделить время и ресурсы на переход
Скрывать от провайдера весь объём задач
Нарушать правила и не соблюдать сроки
Выбирать провайдера без системы контроля качества

Ошибка 1

Выбирать провайдера только по цене

На первый взгляд, предложение с выгодной ценой кажется самым привлекательным. Но часто провайдер включает в него не все услуги, которые могут потребоваться клиенту.

Например, при заключении договора провайдер указывает стоимость базового пакета услуг, без учёта особенностей клиента. А уже после начала сотрудничества говорит, какие услуги нужно оплачивать отдельно. В результате итоговая стоимость оказывается гораздо выше той, что оговаривали в начале.

Как избежать ошибки:

На этапе переговоров с провайдером подробно опишите специфику бизнеса, процессы и задачи, которые выполняют сотрудники. Чем больше деталей вы предоставите, тем точнее будет расчёт стоимости.
Запросите у провайдера подробное коммерческое предложение с описанием всех услуг. Изучите, какие работы входят в базовую стоимость, а какие нужно будет оплатить дополнительно.
Убедитесь, что необходимый объём работ и финальная стоимость согласованы и зафиксированы в договоре.

Ошибка 2

Не выделить ресурсы на передачу процессов провайдеру

Просто так заключить договор с провайдером и забыть о бухгалтерских и кадровых задачах не получится. Для перехода потребуется время и участие сотрудников компании.

Если в начале сотрудничества с аутсорсером не выделить достаточно ресурсов, чтобы передать работу, можно потерять важную информацию. В результате провайдер будет работать с неполными данными — это приведёт к замедлению работы и ошибкам.

В нашей практике был случай, когда бухгалтера сократили до того, как мы взяли компанию на аутсорсинг. В этой компании выплаты за сверхурочные часы работы рассчитывали не так, как это делают все, а по своей методологии. Из-за того, что бухгалтера не было, нам эту методологию не передали. Это привело к тому, что люди получили не ту зарплату, на которую рассчитывали.

Как избежать ошибки:

Убедитесь, что у провайдера есть план приёма-передачи процессов. Он должен включать изучение внутренних регламентов компании, проведение интервью с сотрудниками и передачу ключевых документов.

Назначьте ответственного сотрудника, который будет взаимодействовать с провайдером на всех этапах передачи процессов. Это снизит риск недопонимания, потери важных данных и ошибок в будущем.
Если времени на подробные интервью с провайдером не хватает, предложите ему посетить ваш офис и изучить процессы «в полях». Но учитывайте, что для этого могут потребоваться дополнительные расходы, — например, если провайдер находится в другом городе.

Ошибка 3

Скрывать от провайдера часть задач

Некоторые компании намеренно или случайно передают провайдеру не всю информацию о процессах. Причины могут быть разные. Кто-то хочет снизить стоимость услуг, поэтому говорит, например, что задачу выполнял один сотрудник, а не три. Кто-то просто не до конца знаком с задачами сотрудников, а сотрудники уже уволились.

Это приводит к тому, что провайдер берётся за проект, основываясь на неверных данных, а в процессе работы выясняется, что объём задач намного больше. В результате приходится пересматривать договор, согласовывать новые условия, а стоимость услуг увеличивается.

Как избежать ошибки:

Тщательно детализируйте процессы, которые хотите передать на аутсорсинг. Составьте чёткий план и техническое задание, в котором будет указан полный объём работ и необходимые компетенции сотрудников.
Будьте честны с провайдером. Скрывать часть работ ради снижения стоимости договора бессмысленно — провайдер в любом случае увидит фактический объём, и договор придётся пересматривать.
При необходимости попросите провайдера помочь оценить реальные трудозатраты. Например, сколько человек и времени потребуется для выполнения ваших задач. Так вы сможете избежать недопонимания в дальнейшем.

Ошибка 4

Нарушать правила и сроки, прописанные в регламенте

Регламенты, которые составляют провайдеры, устанавливают сроки и порядок выполнения работ не только для них самих, но и для клиентов. Часто компании отправляют информацию провайдеру с опозданием, но при этом требуют немедленного результата. Это сказывается на качестве услуг: любое нарушение графика провайдера создаёт спешку, поэтому может привести к ошибкам и задержкам.

Как избежать ошибки:

Соблюдайте графики передачи информации. Провайдер обязуется выполнять свои задачи в установленные сроки, и клиент должен также предоставлять необходимые данные и ресурсы вовремя.

Ошибка 5

Выбирать провайдера без системы контроля качества

Если у провайдера не настроена система внутреннего контроля качества, он может работать нестабильно — например, задерживать результаты или делать ошибки.

Также, если нет системы контроля, вы не сможете отслеживать процесс выполнения работы, а проблемы могут оставаться незамеченными до момента их обострения.

Как избежать ошибки:

Узнайте у провайдера, как он контролирует качество своих услуг. Надёжный провайдер должен быть готов представить отчёты и примеры проверок, чтобы клиент мог оценить качество контроля.
Выбирайте провайдера с налаженной системой контроля качества. Например, если в аутсорсинговой компании внедрён стандарт управления качеством ISO 9001:2015, значит, она работает в соответствии со строгими требованиями, регулярно проводит внутренние проверки и аудит, представляет клиентам подробные отчёты о проделанной работе.

Главное о том, как эффективно передать на аутсорсинг кадровые и бухгалтерские задачи

Внимательно выбирайте провайдера. Не ориентируйтесь только на низкую стоимость — дешёвое предложение может скрывать за собой дополнительные расходы. Также уточните, настроена ли в аутсорсинговой компании система внутреннего контроля качества.
Назначьте сотрудника, который будет взаимодействовать с провайдером на всех этапах передачи процессов. Если уделить этому недостаточно внимания, важные данные могут потеряться и это приведёт к ошибкам. Также не стоит скрывать от провайдера реальный объём работ.
Соблюдайте регламенты и договорённости. Передавайте данные вовремя и в полном объёме — так провайдер сможет выполнять работу без сбоев и ошибок.

Другие статьи Skillbox Media о бухгалтерском и кадровом учёте

Бухгалтерский учёт: зачем он нужен, как он устроен и как его организовать
Программа «1C:Бухгалтерия»: для чего нужна, как работает и чем различаются её версии
Знакомимся с кадровым учётом: как он устроен, зачем нужен и чем занимаются кадровики
Программа «1C:ЗУП»: для чего нужна, что умеет и чем различаются основные версии
Что такое управление персоналом, зачем оно нужно и что делают HR-менеджеры в компании

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.