Программа «1C:ЗУП»: для чего нужна, что умеет и чем различаются основные версии

Об основных функциях программы рассказала

Марина Бочарова

Старший специалист отдела внедрения «Гэндальф».

«1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП») — программа для управления человеческими ресурсами компаний и эффективной организации работы сотрудников. С помощью неё можно, например, оформлять приём сотрудника на работу или его увольнение, начислять зарплату, вести трудовые книжки. Она подходит как крупным корпорациям с тысячами сотрудников, так и небольшим компаниям.

Чаще всего «1С:ЗУП» используют в отделах кадров, HR-службах и бухгалтерии. Но разобраться в функциональности программы полезно и руководителям компаний или отделов.

В статье рассказываем:

• что такое «1С:ЗУП»;
• как выглядит её интерфейс;
• что умеет «1С:ЗУП»;
• какие есть версии программы и чем они различаются;
• как узнать больше об управлении персоналом и кадровом учёте.

«1С:ЗУП»: что это за программа

«1С:ЗУП» — программа для автоматизации кадрового учёта, управления персоналом и расчётов с сотрудниками. Её выпускает компания «1С». Можно установить типовую конфигурацию программы — то есть версию со стандартной функциональностью, о ней мы будем говорить ниже. А можно добавить дополнительные функции под нестандартные задачи компании.

«1С:ЗУП» позволяет автоматизировать:

• учёт кадровых изменений — в программе оформляют приём сотрудников на работу, ведут трудовые книжки, готовят приказы о переводе на другую должность или документы на увольнение;
• расчёт выплат сотрудникам — например, зарплат, премий, отпускных;
• расчёт налога и страховых взносов за сотрудников — НДФЛ, взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ;
• подготовку отчётности по сотрудникам — например, отчёт в СФР, расчёт 6-НДФЛ;
• подбор персонала — допустим, HR вносит информацию о требуемых кандидатах, а программа интегрируется с рекрутинговыми сайтами и размещает на них вакансии, оформляет карточки кандидатов, готовит отчёты о подборе.

Подробнее о функциональности программы «1С:Зарплата и управление персоналом» будем говорить ниже.

«1С:ЗУП» разрабатывает российская компания «1С». Кроме этой программы, у компании есть другие продукты для автоматизации бизнес-процессов. Например, «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учёт, а «1С:ERP Управление предприятием» — управлять сразу всеми процессами в бизнесе.

В типовых версиях «1С:ЗУП» есть все необходимые функции для кадрового учёта и управления персоналом. Также программу можно доработать под индивидуальные потребности бизнеса — например, изменить принципы документооборота в компании или добавить собственные формы документов.

Доработка программы проходит на языке программирования «1С». Для этого, как правило, привлекают 1C-разработчиков или специалистов компаний, которые внедряют программы «1С».

Как выглядит интерфейс «1С:ЗУП»

Интерфейс программы «1С:ЗУП» выглядит так же, как и интерфейсы других продуктов компании «1С» — например, «1С:Бухгалтерии».

Окно состоит из трёх основных областей: области системных команд (выделена красной рамкой), панели разделов (выделена зелёной рамкой) и панели навигации (выделена голубой рамкой).

Область системных команд — самая верхняя строка окна. В ней можно посмотреть оповещения от программы, историю действий пользователя, избранные документы, а также поменять настройки.

Панель разделов — жёлтая полоса в левой части окна. Она показывает разделы с набором операций пользователя в программе и журналы документов. Подробнее состав этой панели разбираем ниже.

Панель навигации — самая широкая область программы. Она наполняется, когда пользователь выбирает нужный раздел из области слева. Панель навигации состоит из отдельных блоков: команд перехода к формам, спискам, отчётности и так далее. С этой панели пользователь запускает нужные ему функции.

Интерфейс «1С:ЗУП» можно настроить под нужды и предпочтения пользователя. Например, изменить расположение областей, состав панелей разделов и навигации — оставить только необходимые элементы в удобном порядке.

Что умеет «1С:ЗУП» — главные функции

«1С:Зарплата и управление персоналом» позволяет закрывать задачи кадрового учёта, расчётов с сотрудниками и управления персоналом. Чтобы начать работу, нужно выбрать подходящий раздел на панели слева, а затем — операции или документы на панели навигации.

Разберём основную функциональность «1С:ЗУП» подробнее — по разделам.

«Подбор персонала». В этом разделе собраны операции и документы, необходимые для поиска новых сотрудников.

С его помощью создают и согласуют вакансии компании, размещают их в интернете или внутренней базе компании, ищут подходящие резюме. Затем собирают и ведут базу кандидатов, отправляют резюме руководителям для согласования, формируют отчёты по подбору персонала.

«Мотивация». Здесь собраны операции и документы, связанные с управлением мотивацией персонала. Чаще всего этим разделом пользуются HR-менеджеры и руководители отделов.

Например, здесь можно настраивать грейды должностей, работать с ключевыми показателями эффективности — создавать критерии оценки и рассчитывать KPI. Также с помощью функций раздела разрабатывают и хранят правила предоставления льгот сотрудникам.

«Обучение и развитие». С помощью функций этого раздела автоматизируют внутреннее обучение и аттестацию сотрудников. Здесь можно разрабатывать индивидуальные планы развития сотрудников и формировать планы обучения, подавать заявки на курсы, создавать и хранить ученические договоры.

Также в этом разделе есть опция оценки персонала по методу «360 градусов». С помощью него проводят опросы руководителей и коллег работника, а затем определяют, соответствует ли работник занимаемой должности. Для этого в «1C: ЗУП» составляют анкеты, выбирают участников, опрашивают их и анализируют результаты.

«Кадры». Это основной раздел для работы отдела кадров. В нём можно:

• создавать и хранить все документы для приёма, перевода, увольнения сотрудников;
• контролировать длительность испытательного срока сотрудников;
• фиксировать отсутствие сотрудников на рабочем месте — например, из-за отпусков, командировок, больничных, отгулов, прогулов, медосмотров;
• создавать и утверждать штатное расписание;
• рассчитывать и начислять пособия — например, декретные;
• хранить данные полисов ОМС или ДМС;
• формировать кадровые отчёты — например, личные карточки работников, отчёты об остатках отпускных дней, справки для сотрудников.

В версии «1С:ЗУП КОРП» есть сервис «1С:Кабинет сотрудника» — в него могут заходить все сотрудники компании. В этом разделе можно:

• посмотреть расчётный листок за любой период;
• согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;
• уведомить о внеплановом отсутствии — например, о болезни или опоздании;
• создать и отправить заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счёт;
• посмотреть отчёт об оставшихся днях отпуска;
• найти коллегу в справочнике и узнать его рабочий телефон или адрес почты;
• запросить справки — например, 2-НДФЛ или справку с места работы;
• проверить свои персональные данные и запросить их изменение при необходимости.

«Зарплата». Это раздел для бухгалтеров. Здесь проводят расчёт положенных выплат — например, зарплат, начислений по договорам ГПХ, больничных, отпускных, премий, командировочных. А также расчёт удержаний — например, НДФЛ или профсоюзных взносов.

Здесь же формируют отчёты по начислениям и удержаниям — например, расчётные листы, расчётные ведомости, свод начислений и удержаний.

В блоке «Бухучёт» этого раздела можно создать, например, документы «Отражение зарплаты» и «Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте». Их можно будет перенести в «1С:Бухгалтерию» для дальнейшего учёта.

«Выплаты». В этом разделе сотрудникам начисляют выплаты, которые рассчитали в предыдущем разделе, — здесь собраны все операции и документы, необходимые для этого.

Например, в разделе выплат настраивают обмен данными с банками, через которые будут перечислять зарплату на счета сотрудников. А также готовят ведомости и проводят платежи.

«Налоги и взносы». В этом разделе контролируют перечисленные налоги на доходы физических лиц и страховые взносы.

Здесь можно, например, сформировать справки 2-НДФЛ, сделать перерасчёт или возврат НДФЛ и страховых взносов, подать заявление на налоговый вычет, сформировать отчёт для проверки начисленных налогов и взносов за сотрудников.

«Отчётность, справки». В этом разделе формируют отчётность для контролирующих органов — для ФНС, СФР, Росстата и других — и справки для работников, например справки для расчёта пособий.

Здесь же отражаются сведения о добровольном пенсионном страховании и собраны классификаторы особых условий труда. Эти классификаторы нужны, чтобы, например, начислять работникам пособия или учитывать дополнительные дни отпуска.

«Охрана труда». В этом разделе собраны данные и документы, необходимые для контроля охраны труда работников. Например, здесь можно подготовиться к спецоценке условий труда и посмотреть её результаты, сформировать отчёты по охране труда.

Раздел «Настройка». В этом разделе вносят данные о компании и настраивают учётную политику. Например, добавляют наименование компании, её реквизиты, систему налогообложения, настраивают формулы для расчёта зарплат и сумм удержания, добавляют графики работы сотрудников и так далее. Это необходимо для того, чтобы программа работала корректно.

Какие есть версии «1С:ЗУП»: главные различия

У «1С:ЗУП» есть три версии: «Базовая», «ПРОФ» и «КОРП». Они отличаются друг от друга количеством поддерживаемых функций. Разберём главные различия.

«1С:ЗУП Базовая версия». Работать с программой может только один пользователь. В ней можно вести учёт одной компании или одного ИП.

В базовой версии есть разделы «Кадры», «Зарплата», «Выплаты», «Налоги и взносы», «Отчётность, справки», о которых мы говорили выше.

Добавить дополнительные разделы и функции в базовую версию «1С:ЗУП» нельзя. Цена версии — 8200–8900 рублей за бессрочную лицензию.

«1С:ЗУП ПРОФ». В программе может работать одновременно несколько пользователей. Версия позволяет вести учёт для нескольких организаций в одной информационной базе.

«1С:ЗУП ПРОФ» поддерживает те же функции, что и базовая версия. Но её можно доработать под специфику бизнеса — например, изменить логику процессов, учесть особенности документооборота, добавить свои шаблоны документов.

Цена версии «ПРОФ» — 26 700 рублей за бессрочную лицензию.

«1С:ЗУП КОРП». Версия с полной функциональностью. Поддерживает все возможности «1С:ЗУП ПРОФ». Кроме того, в ней есть разделы «Подбор персонала», «Мотивация», «Обучение и развитие», «Охрана труда» и сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Цена версии «КОРП» — 128 700 рублей за бессрочную лицензию.

Как купить «1С:ЗУП»? Обратиться к любому партнёру компании «1С». Их полный перечень есть на сайте «1С». Партнёры подберут нужную версию программы, исходя из потребностей бизнеса, установят её и доработают при необходимости.

Главное об «1С:ЗУП» в трёх пунктах

• «1С:ЗУП» — программа для автоматизации кадрового учёта, управления персоналом и расчётов с сотрудниками. Типовую версию программы выпускает компания «1С». Также её можно доработать под индивидуальные задачи бизнеса.
• С помощью программы можно подбирать сотрудников, вести учёт кадровых изменений, рассчитывать и выплачивать зарплату, исчислять налоги и страховые взносы, готовить обязательную отчётность, управлять мотивацией и обучением персонала и так далее.
• У «1С:ЗУП» три версии: «Базовая», «ПРОФ» и «КОРП». Они отличаются друг от друга количеством поддерживаемых функций. Базовая версия подойдёт малому и среднему бизнесу. «ПРОФ» — развивающимся компаниям. «КОРП» — большим корпорациям, которым нужна расширенная функциональность для всех процессов работы с сотрудниками.

Как узнать больше об управлении персоналом и кадровом учёте

• Кадровый учёт должны вести все компании и ИП. Для этого бизнесу нужны компетентные сотрудники, которые знают Трудовой кодекс РФ и умеют работать с разными кадровыми документами. В гайде Skillbox Media рассказали, как устроен кадровый учёт, зачем он нужен и чем занимаются кадровики.
• Управление персоналом (HR-менеджмент) — самостоятельная отрасль внутри компании. HR‑служба занимается не только кадровым учётом, но и рекрутментом, адаптацией, обучением, оценкой и развитием персонала. В статье Skillbox Media об HR-менеджменте рассказали о структуре службы управления персоналом и о том, как понять, что она работает хорошо.
• В Skillbox есть курс «Профессия Бухгалтер», с которого можно начать погружение в кадровый учёт и HR. На курсе учат работать в «1С:ЗУП» и вести бухучёт по российским стандартам. С этими навыками можно взять на себя больше задач и получить повышение или попросить о надбавке.
• Также в Skillbox есть курс «Профессия Управление персоналом 2.0». После него можно претендовать на позицию старшего HR-менеджера и зарабатывать больше.