Как разработать и внедрить программу бадди-поддержки: 8 правил

Фёдор Ценер

Head of Recruitment & Adaptation в HiFi-стриминге «Звук»

Согласно опросу платформы «Работа.ру», более 50% сотрудников требуется от месяца до полугода для адаптации на новом рабочем месте. Чтобы этот процесс прошёл для новичка проще и быстрее, компании внедряют систему онбординга. Курировать новичка в ходе программы могут его руководитель или HR-менеджер. Но лучше, когда этим занимается бадди — опытный сотрудник, который хорошо знает, как всё устроено в компании. Обычно эту роль поручают тому, кто находится примерно на такой же позиции или карьерном уровне, что и новенький.

Пару лет назад мы тоже ввели практику бадди в «Звуке», и она показала отличные результаты. Мы заметили, что новички с коллегами-наставниками намного быстрее вливаются в коллектив и демонстрируют успехи. Снизился и показатель текучести в период испытательного срока — с 4,45% до 2,8%. Каких правил стоит придерживаться и что стоит учесть при разработке и запуске бадди-программы — расскажу в статье.

В чём преимущества бадди-поддержки

От бадди-программы выгоду получают все участники:

• Новичок испытывает меньше стресса, быстрее вливается в коллектив и включается в рабочие вопросы. По шкале Холмса — Раге, смена работы — один из сильнейших стрессов, которые может испытывать человек: по уровню переживаний он сравним со смертью друга или проблемами в семье. Бадди помогает новому сотруднику снизить уровень психологического напряжения, выступая в роли компаньона. В отличие от руководителя, он всегда доступен для общения, в том числе ему нестрашно задавать «глупые» вопросы.
• Для бадди — это шанс прокачать свои софт-скиллы и управленческие навыки. Помимо этого, «старички», погружённые в собственные задачи, не всегда обращают внимание на новые возможности в компаниях (например, о расширении услуг в ДМС) или новых проектах. Часто они узнают об этом как раз после взаимодействия с новенькими. Нельзя забывать и о том, что наставник — это социально полезная роль: ты помогаешь человеку и бизнесу развиваться и стать лучше. А ощущение собственной пользы вдохновляет.
• Руководителю новичка эта практика освобождает время, которое ему пришлось бы лично посвящать адаптации, и облегчает процесс оценки. Наличие доверенного лица — бадди — позволяет руководителю передать более объективную и честную обратную связь новичку, а также быстрее и глубже видеть возможные проблемы в команде и сразу их устранять.

Основные правила внедрения бадди-программы на примере «Звука»

До 2023 года в «Звуке» не было единой системы онбординга и бадди. Структура компании, инструменты, доступы, чаты для общения и другая полезная информация для новичка хранились на разных страницах в Confluence. Функцию бадди, по сути, выполняли рекрутеры — они проводили регулярные встречи с новенькими до конца испытательного срока. И после него сотрудники делились, что порой им было трудно что-то найти или понять, к кому обратиться с конкретным вопросом.

Мы решили одновременно разработать онбординг и систему бадди-поддержки, поскольку одно без другого невозможно — наставнику проще системно вводить новичка в рабочую среду, проводя его по контрольным точкам выстроенного процесса онбординга. Реализовали идею в несколько этапов:

• Начали с базы — описали процессы, разобрали завалы из существующих вводных материалов для новичков, провели опросы среди недавно принятых сотрудников и руководителей.
• Выбрали концепцию — в основном опирались на мой предыдущий опыт в крупных российских компаниях.
• Расписали путь кандидата и механику программы на базе полученных данных.
• Сделали учебные материалы, в том числе инструкцию (подробный чек-лист) для бадди о его роли и чек-лист для новичка, презентации.
• Провели бета-тестирование на лояльной группе, отобрав желающих стать «пробным» бадди, обнаружили недочёты и исправили их.

В результате получились две программы, они длятся три месяца. В течение этого периода бадди и новичок регулярно встречаются, выполняют задания, проходят опросы. По завершении их ждёт общая встреча с руководителем и HR-менеджером. Весь процесс отображается в пространстве Jira. С момента запуска программы бадди-поддержки в 2023-м в компанию пришли более 500 новых сотрудников. Мы стали получать от них позитивную обратную связь о периоде адаптации. «Всё было хорошо, комфортно и понятно. Радует такое чуткое отношение к адаптации», — на днях написала мне новая сотрудница.

Перечислю некоторые правила из моего опыта для компаний, которые тоже хотят ввести у себя бадди-поддержку.

Соберите обратную связь до разработки программы

В корпоративном обучении важно придерживаться человекоцентричного подхода — учитывать пожелания и особенности новых работников и руководителей. Но просто «кинуть» опросник сотрудникам недостаточно. Вот что мы сделали в «Звуке»:

• Провели онлайн-встречу с проактивными сотрудниками, которые недавно завершили испытательный срок. Предложили им набросать на онлайн-доске комментарии, что понравилось и что нет в период адаптации. После обсудили каждую заметку всей рабочей группой. Такой метод хорош тем, что коллеги могут дополнить комментарии друг друга и раскрыть проблемы гораздо глубже.
• Организовали тет-а-тет-встречи на 15–20 минут с теми, кто недавно прошёл адаптацию, — чтобы детальнее узнать, как всё прошло. Важно использовать этот инструмент для улучшения процессов, а не для того, чтобы подчеркнуть чьи-то ошибки.
• Изучили регулярные опросы о настроении команды. Новички проходят их дважды: через полтора и через три месяца после выхода на работу.
• Поговорили с руководителями — узнали, какие с их точки зрения бывают сложности в период адаптации новеньких, и какие у руководителей есть предпочтения по будущей программе. Некоторые руководители переживали за мотивацию сотрудников-бадди. Что мы насчёт этого придумали, расскажу позже.

Обеспечьте структурность и прозрачность

Проведя опросы среди сотрудников, мы определили, что главный запрос — это прозрачность. Всем хотелось чётко выстроенной системы с понятными инструментами.

Прежде всего, должно быть единое пространство, где будет храниться вся информация о бадди-программе. Поскольку у нас нет HRM-системы, мы создали страницу в Confluence.

В качестве основного пространства выбрали Jira, поскольку коллеги хорошо знакомы с ней. По сути, это канбан-доска с этапами пути новичка во время онбординга.

Процесс выглядит так:

• HR-менеджер регистрирует нового сотрудника в Jira, заводит задачу по его онбордингу и назначает ему бадди из числа сотрудников его подразделения.
• Бадди заходит в карточку нового сотрудника, чтобы менять в ней статусы по мере прохождения адаптации.
• Менеджер по персоналу может в любой момент посмотреть, как проходит адаптация новенького.

Системность также должна быть в материалах для бадди и новичков. Мы сделали методичку и чек-листы, в которых пошагово расписано, что каждый из них должен делать и в какой день.

В методичке больше теоретических материалов: кто такой бадди и зачем он нужен, как лучше взаимодействовать с коллегами, на что обратить внимание, как работать с обратной связью и другие организационные моменты.

Сделайте чат-бота

Чат-боты сейчас часто используют в обучении и, в частности, для онбординга сотрудников. Преимущества понятны: с одной стороны, инструмент позволяет сотруднику получать знания в привычной среде, с другой — избавляет HR-менеджера от рутинной работы и возможных ошибок.

Мы тоже сделали отдельный чат-бот для адаптации новеньких. Точно в нужный срок он информирует о правилах посещения офиса, отправляет список документов для оформления на работу, просит поделиться интересными фактами о себе (для публикации в еженедельном корпоративном дайджесте), предлагает послушать музыкальный плейлист для сотрудников «Звука». Также чат-бот проводит регулярные опросы, рассказывает про бадди-программу и напоминает о регулярных встречах с наставником.

Важно хорошо продумать контентную часть чат-бота — написать тексты на понятном и дружелюбном языке, подобрать картинки, мемы и видеоролики, чтобы не было скучно. Нам в этой задаче помогала команда HR-маркетинга.

Проведите бета-тестирование

Бета-тестирование позволяет обнаружить недоработки в программе до её запуска на всех участников. Обычно для этой цели приглашается лояльная группа, которая опробует программу и делится своими впечатлениями.

Для проверки программы бадди мы подобрали около 30 сотрудников (пары — бадди и новички) из разных IT-подразделений. Организовали для них вводную встречу с презентацией, ответами на вопросы и раздачей справочных материалов. В течение трёх месяцев мы регулярно собирали обратную связь от напарников (бадди и новичков) и их руководителей. Выяснилось, что кое-что из того, что нам казалось понятным и классным в программе, показалось сложным или ненужным. Приведу несколько примеров того, что мы, благодаря обратной связи, изменили:

• Уменьшили нагрузку. Оказалось, что учебные задания занимают слишком много времени и отвлекают от рабочих задач.
• Донастроили пространство в Jira. Поначалу не всё работало идеально: например, сотруднику-бадди не приходило оповещение, что он стал наставником для новенького.
• Добавили в методичку отдельный блок про роль бадди. Не все новенькие понимали, кто это, зачем он нужен и почему стоит проходить с ним этот путь.
• Расписали подробнее чек-лист для бадди. Например, после бета-тестирования мы выяснили, что бадди не всегда понимают, что именно им нужно сделать первый шаг и познакомиться с новеньким, а не наоборот.
• Снизили ответственность бадди за успехи подопечного. По нашей первоначальной задумке наставник должен был полноценно включаться в онбординг новичка. В том числе участвовать в принятии решений о его судьбе в компании по окончании испытательного срока. Но обнаружилось, что многие не готовы брать на себя какую-то значимую ответственность за успехи другого человека и вообще не понимают, насколько плотно они должны участвовать в рабочей жизни новичка. Поэтому мы отказались от первоначальной идеи, и теперь бадди выполняет скорее консультативную роль.

Проводите обучение для бадди

Формат может быть разный. В 2023 году мы «посвящали в бадди» путём отдельной встречи два раза в квартал. На ней мы показывали презентацию, проводили интерактивы и отвечали на вопросы сотрудников. Но этот формат оказался не таким идеальным, так как занимал много времени у руководителей и HR-менеджеров.

Поэтому мы решили автоматизировать обучение — записали видеокурс для бадди и добавили его в LMS. А чтобы убедиться, что бадди получили нужные навыки, приложили опросник после обучения. Теперь, когда кто-то собирается стать бадди, он должен завершить этот курс.

Помогайте напарникам находить общий язык

Хорошо бы сделать так, чтобы сотрудники могли не только говорить о рабочих вопросах, но и подружились. Это важно, поскольку так новенький обретёт крепкие социальные связи на работе и большую мотивацию на прохождение испытательного.

Проще всего объединять людей через общее хобби. В «Звуке» каждый сотрудник в первый рабочий день пишет на своей странице в Jira про себя и свои увлечения. Предположим, «Люблю читать Есенина и кататься на санках». Мы советуем бадди учитывать эту информацию, находить точки соприкосновения и обсуждать с подопечным:

И поскольку «Звук» — музыкальный стриминг, мы просим наших новеньких рассказать о любимых треках и и поделиться плейлистами. Это тоже помогает находить точки соприкосновения.

Мотивируйте бадди

За два года в компании более 200 сотрудников стали бадди — считаю это хорошим показателем. Бадди — роль не номинальная. Сотруднику действительно приходится тратить много времени и сил на адаптацию новичка. У нас это устроено так: каждый опытный сотрудник может стать бадди. Распределяют бадди новичкам руководители отделов. Но чтобы сотрудники с радостью брались за эту роль, нужно работать с вовлечённостью и мотивацией. И вот как мы это делаем:

• Продвигаем ценности бадди. Важно доносить до коллег, что быть наставником — это возможность прокачать и собственные навыки, проявить себя в глазах руководства, что помогает продвижению в карьере.
• Рассказываем о программе бадди-поддержки в разных каналах: в дайджестах, рассылках, телеграм-канале и на общих мероприятиях.
• Дарим привлекательный мерч. Все бадди, чьи подопечные прошли испытательный срок, получают дизайнерские лонгсливы и футболки с надписью «Buddy».
• Начисляем внутреннюю валюту. В 2024 году мы внедрили внутреннюю систему бонусов, на которые сотрудники могут приобрести мерч и другие полезные штуки. И, конечно, получают их за баддинг.
• Хвалим бадди в еженедельном дайджесте. Успешные наставники и новички попадают на полосы еженедельника.

Отдельно отмечу, что на роль бадди сотрудника назначает руководитель той команды, в которую приходит новичок. Чтобы сотрудники соглашались на участие в программе, руководители в рамках своих отделов доносят её ценность до подчинённых и мотивируют их — это отдельная менеджерская задача.

Создайте комьюнити для бадди

Как правило, наставниками становятся наиболее активные, вовлечённые, разносторонние и опытные сотрудники — эксперты в своём деле. Мы решили объединить наших бадди в закрытом комьюнити, чтобы они могли генерировать новые идеи, обмениваться опытом и просто завязывать интересные знакомства.

Мы только начали работать в этом направлении, но уже успели создать телеграм-чат для бадди и проводить офлайн-митапы. Первый состоялся летом 2024 года. На нём бадди, их подопечные и руководители поделились эмоциями и опытом, обменялись обратной связью после завершения программы. Появление такого закрытого комьюнити, кстати, тоже может мотивировать коллег становиться бадди.