Знакомимся с кадровым учётом: как он устроен, зачем нужен и чем занимаются кадровики

Кадровый учёт должны вести все компании и индивидуальные предприниматели. Для этого бизнесу нужны компетентные сотрудники, которые знают Трудовой кодекс РФ и умеют работать с разными кадровыми документами.

Начните изучать тему с этого гайда Skillbox Media. В нём мы собрали самое важное о кадровом учёте для предпринимателей, руководителей и будущих специалистов отдела кадров.

• Что такое кадровый учёт
• Зачем нужен кадровый учёт
• Чем занимаются специалисты по кадровому учёту
• Какие знания и навыки нужны специалистам
• Какие инструменты используют для учёта
• Какие кадровые документы нужно оформлять
• Когда и куда передавать кадровые данные
• Что будет, если не вести кадровый учёт
• Как узнать больше об управлении персоналом

Что такое кадровый учёт

Кадровый учёт, или кадровое делопроизводство, — ведение всех документов, которые связаны с сотрудниками. Например, составление должностных инструкций, заполнение табеля рабочего времени, оформление отпуска, трудоустройства и увольнения. По закону кадровый учёт обязателен. Часто за него отвечают сотрудники HR-департамента, но так происходит не всегда.

Вести кадровый учёт должны и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Он обязателен для любого бизнеса, у которого есть наёмный персонал, даже если в компании работает один сотрудник или у неё есть только учредитель. Документы кадрового делопроизводства подают в разные контролирующие органы. Если не делать этого, бизнес понесёт ответственность — о ней поговорим ниже.

Требования к ведению кадрового учёта прописаны в Трудовом кодексе РФ и дополнительных документах. Например, Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждает унифицированные формы документов для учёта труда и его оплаты — сейчас они не обязательны, но их часто используют. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержатся общие требования к оформлению документов. В Законе об архивном деле №125-ФЗ указано, как нужно хранить кадровые документы.

В разных компаниях за кадровый учёт отвечают разные специалисты. В больших компаниях им занимаются специалисты по кадровому учёту — их называют кадровиками. Они работают в отделе кадров, а он относится к HR-департаменту.

В небольших компаниях функции специалистов по кадровому учёту может выполнять собственник бизнеса. Ещё их могут передать HR-менеджеру или бухгалтеру.

И большой, и малый бизнес может делегировать кадровый учёт: нанять внешнего специалиста или передать задачи на аутсорсинг сторонней компании. Внешний специалист — рискованный вариант: если случится форс-мажор, компания может не успеть вовремя подать документы в контролирующие органы, и это повлечёт штрафы. В случае с компанией рисков меньше, главное — выбрать надёжного подрядчика.

Зачем нужен кадровый учёт

Кадровый учёт нужен и контролирующим органам, и самим компаниям.

Контролирующим органам кадровый учёт нужен, чтобы получать сведения о сотрудниках компаний. Например, учитывать страховые взносы, чтобы потом рассчитать пенсию. Или узнать, где работает человек, чтобы вызывать его в военкомат через работодателя.

Компаниям кадровый учёт нужен, чтобы избегать штрафов и регламентировать отношения с сотрудниками. Грамотное кадровое делопроизводство сводит к минимуму конфликты с работниками. Они знают обо всех условиях работы и понимают, что защищены от произвола. Это отражается на их лояльности.

Поэтому кадровый учёт влияет и на репутацию компании. Если его нет, недовольные работники могут оставить негативный отзыв или пожаловаться на работодателя в контролирующие органы, а это плохо отразится на имидже компании. Лояльные сотрудники увольняются реже и не пишут негативных отзывов.

Чем занимаются специалисты по кадровому учёту

Специалисты по кадровому учёту или те, кто взял на себя их функции, готовят документы, ведут базы данных и взаимодействуют с контролирующими органами. Разберёмся подробнее.

Большую часть времени специалисты работают с документами. Они ведут личные дела сотрудников, оформляют взыскания и премирования, готовят трудовые договоры, документы об аттестации или переквалификации и множество других бумаг. Для этого они взаимодействуют с сотрудниками других отделов — например, с бухгалтерами, юристами, C& B.

Кроме того, специалисты по кадровому учёту проверяют и обновляют кадровые документы. Например, если сотрудник сменил фамилию, к трудовому договору составляют дополнительное соглашение. А если произошли изменения в бизнес-процессах, специалист обновляет должностные инструкции.

В базах данных кадровые специалисты хранят сведения о сотрудниках. Они ведут в базах, например, учёт отпусков и больничных. Или делают большую таблицу с данными каждого сотрудника: ФИО, датой рождения, контактами, должностными обязанностями, размером зарплаты и так далее.

Взаимодействие с контролирующими органами сводится к тому, что специалист по кадровому учёту отправляет им заявления, уведомления и отчёты. У каждого контролирующего органа — свои требования. Подробнее об этом мы поговорим ниже.

Чтобы выполнять все эти задачи, у специалистов должны быть теоретические знания и практические навыки. Человек без опыта и достаточной подготовки не сможет правильно вести делопроизводство.

Что должны знать и уметь специалисты по кадровому учёту

Специалисты, ответственные за кадровое делопроизводство, должны знать трудовое законодательство и кадровый документооборот, уметь составлять документы и работать в программах для автоматизации процессов. Чтобы освоить это, они получают профильное образование или учатся на практике.

Знания трудового законодательства и кадрового документооборота специалистам нужны, чтобы понимать:

• когда и какие документы нужно готовить;
• что в них должно быть и как их оформлять;
• куда и когда их передавать;
• как и сколько их хранить.

Если специалист знает всё это, он правильно оформляет документы. Если он не знает этого, то будет тратить много времени на изучение законодательства — или может ошибиться, и компанию оштрафуют.

Программы для автоматизации процессов используют в большинстве компаний. Поэтому специалисты должны уметь в них работать — редактировать информацию о сотрудниках, составлять документы, отправлять их контролирующим органам и самим работникам и так далее. Но этот навык не обязателен для трудоустройства в компании, которые не используют подобные программы или готовы обучать сотрудников.

Профильное образование для специалиста по кадровому учёту — среднее специальное или высшее по профилям «Управление персоналом» или «Документоведение и архивоведение».

Не все, кто работает с кадровым учётом, получают профильное образование. Бывает, что в делопроизводство переходят из смежных сфер, часто из бухгалтерии. Бухгалтеры уже умеют работать в программах для автоматизации и знакомы с порядком начисления зарплат. Если они изучат трудовое законодательство и документооборот, смогут работать с кадровым учётом.

Какие инструменты используют для кадрового учёта

Набор инструментов зависит от компании. В небольшом бизнесе, где работает несколько человек, могут использовать шаблоны документов, сохранённые в DOCX, и вести учёт в Excel или «Google Таблицах». В компаниях, где работает больше сотрудников, используют специальные сервисы — они автоматизируют и упрощают работу.

Сервисов много. Одно из самых популярных решений — российская программа «1C: ЗУП». В ней можно полностью автоматизировать делопроизводство — хранить данные о сотрудниках, оформлять электронные документы, вести электронные трудовые книжки, отправлять отчёты и справки в контролирующие органы и так далее. Она подходит и небольшим, и крупным компаниям.

Также компании могут пользоваться другими решениями — BambooHR, Zoho People, Workday, Oracle HCM Cloud и так далее. Выбор зависит от бюджета и потребностей бизнеса.

Кроме сервисов для автоматизации, многие компании пользуются ЭДО — электронным документооборотом. Он ускоряет процесс обмена документами с сотрудником и снижает затраты — документы не нужно печатать и отправлять по почте или курьером. Ими обмениваются в специальном сервисе — например, в HRlink, СБИС, EmplDocs. Многие из них можно интегрировать с «1С: ЗУП» и другими продуктами «1C».

Какие документы оформляют в рамках кадрового учёта

Список документов будет различаться в разных компаниях. Есть обязательные кадровые документы — их должны вести все. Но микропредприятия могут не готовить некоторые акты. Есть необязательные кадровые документы — компании ведут их по желанию.

Есть общие документы, которые регламентируют работу всех сотрудников, — локальные нормативные акты. Их составляют один раз, а потом знакомят с ними сотрудников под подпись. Есть документы, которые касаются каждого сотрудника, — например, трудовой договор или распоряжение о предоставлении отпуска. Их готовят каждый раз, когда с сотрудником происходит какое-то кадровое событие.

Мы расскажем об обязательных документах, которые есть в большинстве компаний. Вот список таких документов:

Также к обязательным относят все распорядительные документы — например, приказы о приёме на работу, о переводе на другую должность, увольнении, премировании. Все их можно составлять по унифицированным формам или в свободной форме так, чтобы они не противоречили требованиям закона.

Ещё есть необязательные документы, которые часто используют. Например, должностные инструкции. Они нужны, чтобы обозначить зоны ответственности сотрудников и решать спорные ситуации.

Все эти документы нужно хранить — от года до 75 лет. Точные сроки хранения каждого документа указаны в Приказе Росархива №236.

Какие данные о сотрудниках нужно сдавать и куда

Работодатели должны сообщать контролирующим органам почти всё — какую зарплату платят сотрудникам, на какие должности их переводят, какие суммы налогов удерживают. Набор сведений зависит от того, кто их получает.

Вот список органов, которые должны получать данные о сотрудниках:

• ФНС (Федеральная налоговая служба). В неё нужно отправлять заявления и уведомления о начислении, удержании и перечислении налогов и сборов, декларации о доходах сотрудников. Порядок регламентирует статья 289 НК РФ.
• СФР (с 2023 года Фонд пенсионного и социального страхования). В него нужно направлять заявления и уведомления о начислении и удержании пенсионных взносов и декларации о зарплате сотрудников. Отчёты подают по новой форме ЕФС-1.
• ФСЗН (Федеральная служба занятости). Ей сообщают об изменении структуры организации, а также направляют уведомления о численности работников.
• ФМС (Федеральная миграционная служба). Если компания работает с иностранными гражданами, она направляет в ФМС заявления и уведомления — например, о приёме на работу.
• Росстат (Федеральная служба государственной статистики). В неё могут направлять данные о численности сотрудников, отчёты о средней заработной плате и другую статистику.

Большинство видов отчётности сдают регулярно — ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Некоторые виды отчётности сдают, только если произошло событие, требующее отчёта. Например, данные в ФМС подают только тогда, когда компания принимает на работу или увольняет иностранного гражданина.

Что будет, если не вести кадровый учёт

За кадровым делопроизводством бизнеса следит ГИТ — Государственная инспекция труда. Она проводит плановые и внеплановые проверки и, если находит нарушения, привлекает к ответственности.

Плановые проверки проводят не чаще одного раза в два года — периодичность зависит от того, к какой категории риска отнесена компания. Но есть исключения. Если компания относится к малому бизнесу, её не проверяют три года с момента регистрации. О проверках сообщают за день или два, но могут не сообщить, если, по мнению ГИТ, это может повредить итогам проверки.

Во время плановой проверки ГИТ изучает, правильно ли оформлены документы, нет ли задержек зарплаты, в каких условиях трудятся работники. Во время плановой проверки могут проверять кадровый учёт в целом или только какую-то часть, например трудовые договоры.

Внеплановые проверки проводят, если есть основания. Например:

• если во время предыдущей проверки ГИТ выявила нарушения, выдала предписание их устранить и срок исполнения этого предписания истёк;
• произошёл несчастный случай на производстве;
• в ГИТ обратились с жалобой сотрудники, представители профсоюзной организации или другие лица;
• правоохранительные органы сообщили, что компания нарушает требования законодательства.

О внеплановых проверках не предупреждают. Во время них обычно изучают то, на что были жалобы. Например, если сотрудник пожаловался на отсутствие трудового договора, проверяют кадровые документы.

Мера ответственности, которую несёт работодатель, зависит от нарушения. Есть два вида ответственности за нарушения в ведении кадрового учёта:

Чаще всего применяют административные наказания. Если нарушений много, компания может заплатить штрафов на несколько миллионов рублей.

Как узнать больше об управлении персоналом

• Управление персоналом — самостоятельная отрасль внутри компании. HR‑служба занимается не только кадровым учётом, но и рекрутментом, адаптацией, обучением, оценкой и развитием персонала. В Skillbox Media есть гайд по управлению персоналом, с которого можно начать погружение в тему.
• Если вам интересно управление персоналом, изучите обзор профессии HR-менеджера. Разобрали в нём, как могут выглядеть задачи специалиста в разных компаниях и как стартовать в этой отрасли.
• В Skillbox есть курс «Профессия Бухгалтер», с которого можно начать погружение в кадровый учёт и HR. На курсе учат работать в «1С: ЗУП» и вести бухучёт по российским стандартам. С этими навыками можно взять на себя больше задач и получить повышение или попросить о надбавке.
• Также в Skillbox есть курс «Управление персоналом 2.0» для тех, кто хочет освоить профессию с нуля. На курсе есть не только теория и практические задания, но и и стажировка. В течение 40 дней сотрудники отдела рекрутмента Skillbox будут погружать пользователей в процесс поиска сотрудников — от составления заявки на подбор до подготовки и презентации оффера. Участники курса получат вознаграждение в 30 тысяч рублей за каждую закрытую вакансию, а в конце стажировки Skillbox предоставит им рекомендации для работодателей.